ทบทวนการจัดอันดับและการจัดการสัญญาของ Onit

การจัดการสัญญา Onit เริ่มต้นที่ $ 3, 000 ต่อเดือนและเป็นโซลูชันแบบสแตนด์อโลนน้อยกว่าหนึ่งชิ้นของระบบนิเวศแอปพลิเคชัน Onit ขนาดใหญ่กว่าที่ครอบคลุมการจัดการสัญญาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการจัดการกระบวนการธุรกิจ (BPM), การขาย, ทรัพยากรมนุษย์ (HR) ไอทีและอีกมากมาย ลูกค้าทำงานภายในกรอบนี้ผ่านตัวสร้างแอป Onit ซึ่งช่วยให้ลูกค้าสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้ตามกระบวนการทางธุรกิจที่พวกเขาต้องการ นี่เป็นแนวคิดที่ทรงพลังมากหากลูกค้ายอมรับแพลตฟอร์มทั้งหมด สำหรับการจัดการสัญญาเพียงอย่างเดียวมันค่อนข้างซับซ้อนกว่าการแข่งขันส่วนใหญ่และมีราคาแพงกว่ามากซึ่งเป็นสิ่งที่อยู่เบื้องหลังผู้ชนะ Editors 'Choice ในหมวดหมู่นี้ Agiloft และ Updraft อย่างไรก็ตามหากคุณกำลังมองหาแพลตฟอร์มที่ยืดหยุ่นพร้อมการรายงานที่ครอบคลุมซึ่งสามารถจัดการสัญญาได้อย่างฉับพลันและมีพื้นที่ว่างเพียงพอที่จะขยายไปทั่วทั้งองค์กรของคุณ Onit นั้นขึ้นอยู่กับภารกิจแล้ว

ราคาและการรวมระบบ

การกำหนดราคาโซลูชันการจัดการสัญญาของ Onit เริ่มต้นที่ $ 3, 000 ต่อเดือน แต่ บริษัท กล่าวว่าการกำหนดราคาขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าทั้งหมด การกำหนดราคาของ Onit สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามความซับซ้อนของเวิร์กโฟลว์และปัจจัยอื่น ๆ แต่โซลูชันมีราคาโดยใช้รูปแบบการสมัครสมาชิกโดยไม่ จำกัด ผู้ใช้หรือใบอนุญาต ค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกรวมถึงการบำรุงรักษาซอฟต์แวร์การสนับสนุนและการอัพเกรด

การบูรณาการของ Onit มีให้ในแบบกำหนดเองเช่นกัน แต่แพลตฟอร์มดังกล่าวสนับสนุนวิธีการมาตรฐานสำหรับการพัฒนาและส่งมอบจุดการรวมขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของลูกค้า อินเทอร์เฟซมาตรฐานของ Onit ประกอบด้วย SFTP / FTP และ HTTPS รวมถึง SOAP และ REST application programming interface (API) - การผสานรวมระดับหนึ่ง Onit ทำงานร่วมกับ DocuSign, Adobe Sign และ Hello Sign สำหรับฟังก์ชัน eSignature

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของลูกค้า Onit ระบุว่า บริษัท ได้สร้างการรวม SOAP สำหรับแพลตฟอร์มรวมถึง IBM Emptoris และ OpenText การผสานรวม REST กับ Google APIs และการผสานรวมที่อิงกับไฟล์ด้วยโปรโตคอลและบริการต่างๆตั้งแต่ Active Directory (AD) และ SharePoint ถึง SAP, Workday และบูรณาการระดับ SQL กับ Tableau ท่ามกลางบริการอื่น ๆ Onit ยังรองรับโปรโตคอลความปลอดภัยซึ่งรวมถึง SAML 2.0 single-sign on (SSO) และการรับรองความถูกต้อง OAuth 2.0

การจัดการระยะเวลาของสัญญา

Onit ใช้วิธีการตรวจสอบที่อิงกับลูกค้าโดยใช้ Onit App Builder เพื่อปรับแต่งประสบการณ์ขององค์กรเพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กรและแผนก แดชบอร์ดการดูแลสัญญาเริ่มต้นและการตรวจสอบสัญญาและการอนุมัติไม่ได้เปลี่ยนแปลงไปมากนักตั้งแต่การตรวจสอบเริ่มต้นของเราวางปฏิทินเชิงเส้นตามกิจกรรมการทำสัญญาขึ้นด้านบนเพื่อติดตามสถานะของสัญญาในระบบ

เลย์เอาต์เริ่มต้นของอินเทอร์เฟซ Onit เป็นสีเทาและเหมือน Microsoft Excel แต่แดชบอร์ดหลักปรากฏขึ้นพร้อมสีตามมุมมองลำดับเวลา วิดเจ็ตรายงานเชิงโต้ตอบด้านล่างแสดงวิดเจ็ตตัวนับอย่างรวดเร็วพร้อมการหมดอายุสัญญาและหมายเลขการอนุมัติและการแยกประเภทของสัญญามูลค่าและจำนวนสัญญาในแต่ละขั้นตอนของวงจรชีวิตในวงกลมแถบและกราฟเส้น แทนที่จะใส่ข้อมูลการรายงานและการวิเคราะห์ในแท็บแยกเช่นเดียวกับ Agiloft และคองคอร์ด Onit รวบรวมข้อมูลการรายงานเป็นสิ่งแรกที่คุณเห็นเมื่อคุณเข้าสู่ระบบสิ่งนี้ช่วยป้องกันไม่ให้คุณต้องหวีผ่านฐานข้อมูลหรือเครือข่ายอีเมลสำหรับข้อมูล คุณต้องการ. แม้ว่าจะมีตัวเลือกการปรับแต่งการรายงานไม่มากนักเช่น Agiloft หรือตัวชี้วัด ROI เฉพาะแผนกที่พบในการจัดการวงจรสัญญา Coupa สัญญารายงานแบบโต้ตอบได้รับการออกแบบมาอย่างดีและวิดเจ็ตแดชบอร์ดลากและปล่อย

เมนูการนำทางด้านซ้ายมือมีหน้ารายงานเชิงลึกมากขึ้นเช่นกัน นี่คือที่ที่คุณสามารถสร้างรายงานเฉพาะกิจที่กรองโดยกลุ่มเฟสประเภทสัญญา ฯลฯ สิ่งเหล่านี้สามารถบันทึกได้ตามที่ Onit อ้างถึงว่าเป็น "Views" ที่บันทึกไว้จากเมนูและส่งออกเป็นรายงานรายสัปดาห์หรือตามกรอบเวลาที่กำหนดเอง หรือส่งออกเป็นไฟล์ Microsoft Excel นอกจากนี้ยังสามารถตั้งค่ามุมมองในระดับแผนกและระดับส่วนบุคคลดังนั้นตัวชี้วัดและมุมมองแดชบอร์ดของที่ปรึกษาทั่วไปจะแตกต่างจากผู้บริหาร

ในการเริ่มต้นกระบวนการรับสัญญาตามจริงคุณเพียงกดปุ่มบวก (+) ขนาดใหญ่ที่ด้านขวาบนของอินเทอร์เฟซถัดจากแถบค้นหา จากที่นี่คุณจะเห็นรายการตัวเลือกที่ปรับแต่งได้ตามประเภทของสัญญาและคำขอที่แผนกของคุณจัดการ ฉันมีตัวเลือกในการส่งการร้องขอบริการด้านกฎหมายใหม่การตรวจสอบสัญญาใหม่แบบฟอร์มการบริหารสัญญาข้อตกลงการไม่เปิดเผยข้อมูลมาตรฐาน (NDA) หรือข้อตกลงการเปิดเผยข้อมูลลับ (CDA)

แบบฟอร์มที่คุณเห็นนั้นสามารถปรับแต่งได้ทั้งหมด แต่สามารถกำหนดเป็นแม่แบบพื้นฐานสำหรับสัญญาประเภทต่างๆได้ ในการเข้าสู่การตรวจสอบสัญญาใหม่และแบบฟอร์มการอนุมัติฉันป้อนชื่อและวันที่ของสัญญาแผนกที่สัมพันธ์กับประเภทสัญญาจำนวนเงินการหมดอายุและบันทึกย่อ ฉันมีตัวเลือกให้ป้อนข้อมูลสำหรับบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องกับเอกสารและอัปโหลดไฟล์สัญญาที่แท้จริง Onit ไม่ได้ทำสัญญาการเขียนภายในแพลตฟอร์ม; มันมุ่งเน้นไปที่เลเซอร์ไปป์ไลน์วัฏจักรชีวิตของสัญญาเริ่มต้นด้วยการร้องขอสัญญาและการย้ายตามลำดับเหตุการณ์ผ่านการอนุมัติทางธุรกิจการตรวจสอบทางกฎหมายและการเงินการลงนามและการดำเนินการ

ส่วนที่มีพลวัตที่สุดของกระบวนการนี้คือการทำงานร่วมกันและการเจรจาต่อรองเปิดใช้งานโดยฟังก์ชันการทำงานในตัวทั้งหมดที่มีอยู่ในไฟล์สัญญาทุกฉบับ มีการเพิ่มสัญญาและคำขอใหม่ไปยังที่เก็บสัญญาหลักซึ่งสามารถเข้าถึงได้จากเมนูด้านซ้าย ทั้งเมนูรายงานและที่เก็บสัญญาสามารถกำหนดค่าด้วยมุมมองที่กำหนดเองไม่ จำกัด ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเจาะลึกถึงสัญญาจากผู้ขายที่เฉพาะเจาะจงหรือบุคคลที่สามตามประเภทสัญญาหรือแผนกหรือแม้กระทั่งผ่านมุมมองที่ซับซ้อนมากขึ้นเช่น "NDA ทั้งหมดในกฎหมาย"

เมื่อคุณคลิกเข้าสู่สัญญาคุณจะเห็นขั้นตอนการอนุมัติสูงสุดโดยมีไอคอนแสดงขั้นตอนของกระบวนการที่แต่ละสัญญามีอยู่ในปัจจุบัน ทางด้านซ้ายคุณสามารถแท็บรายละเอียดสัญญาขั้นพื้นฐานพร้อมกับตัวชี้วัดวงจรชีวิตรวมถึงระยะเวลาของสัญญาที่รอการอนุมัติทางธุรกิจการตรวจสอบทางกฎหมายหรือการตรวจสอบทางการเงินไม่ว่าสัญญาจะเป็นลายเซ็น ฯลฯ ถัดจากนั้นคือ โมดูลการทำงานร่วมกันในตัวที่มีความสามารถในการโพสต์ความคิดเห็นลิงก์และสิ่งที่แนบมาเมื่อมีการเจรจาสัญญา คุณสมบัติที่น่าสนใจอีกอย่างคือที่อยู่อีเมลที่ไม่ซ้ำกันซึ่งสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติสำหรับแต่ละสัญญาซึ่งสามารถใช้สำหรับการติดต่อและการเจรจาที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับสัญญาที่อยู่นอกระบบ Onit

สิ่งสำคัญที่สุดคือมีแผงตัวเลือกทางด้านขวาของแต่ละหน้าสัญญาที่ช่วยให้คุณอัปเดตสถานะวงจรชีวิตปัจจุบันของสัญญา (สะท้อนโดยอัตโนมัติในมุมมองลำดับเวลาด้านบน) และตัวเลือกเพื่อเข้าสู่การเจรจาสัญญากับผู้ใช้เฉพาะภายในสัญญา ไฟล์. Onit ยังให้ความสามารถแบบไดนามิกในการมอบหมายงานภายในสภาพแวดล้อมนี้และเชื่อมโยงสัญญาและงานกับโครงการขนาดใหญ่ แผงควบคุมยังมีตัวเลือกให้คุณเพิ่มผู้เข้าร่วมใหม่เพิ่มบันทึกย่อขณะที่สัญญากำลังเจรจาและดูประวัติหลักฐานการตรวจสอบทั้งหมดของการกระทำของผู้ใช้การแก้ไขสัญญาและการเจรจาการเปลี่ยนแปลงเฟสอีเมลที่ส่งและอื่น ๆ

มีเพียงคองคอร์ดเท่านั้นที่ให้ความร่วมมือในตัวการตรวจสอบและการจัดการงานของแพลตฟอร์มที่เราทดสอบในรอบนี้ไม่ใช่ระดับการเปลี่ยนเฟสดั้งเดิมและคุณลักษณะการเจรจาต่อรองที่พบใน Onit อินเทอร์เฟซนี้สร้างพอร์ทัลที่เป็นกลางสำหรับตัวแทนเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อตกลงแบ่งปันการเปลี่ยนแปลง Redline และอัปเดตขั้นตอนจนกว่าข้อตกลงที่ปฏิบัติได้พร้อมสำหรับการลงนาม ContractWorks ให้มุมมองจากบนลงล่างที่คล้ายกันของการติดตามวงจรชีวิตของเอกสารสัญญา แต่ไม่มีองค์ประกอบการทำงานร่วมกันและการเจรจาเพิ่มเติมที่ Onit จัดทำขึ้นเพื่อแก้ไขเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดภายในพอร์ทัลที่ใช้ร่วมกัน

ในที่สุดเมื่อสัญญาพร้อมสำหรับการเซ็นชื่อและเฟสถูกอัปเดตเป็น "พร้อมสำหรับลายเซ็นต์" Onit ให้คุณลากและปล่อยฟิลด์ลายเซ็นลงในเอกสาร - ซิงค์กับ DocuSign, Adobe Sign หรือ Hello Sign และส่งสัญญาไปที่ ผู้ให้บริการ eSignature คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาอัตโนมัติที่กำหนดเส้นทางสัญญาจากฝ่ายหนึ่งไปยังอีกฝ่ายหนึ่งเพื่อลงนาม และเมื่อสัญญาได้รับการลงนามผ่านผู้ให้บริการ eSignature บุคคลที่สาม Onit จะย้ายสัญญาไปยังเฟส "ดำเนินการ" โดยอัตโนมัติกำหนดวันที่ดำเนินการและวางไฟล์ PDF ที่ลงนามแล้วลงในฟิลด์สัญญาที่ดำเนินการ จากที่นี่ฉันสามารถคลิกเข้าไปในไฟล์ PDF และเลื่อนดูเพื่อดูฟิลด์ที่เซ็นชื่อที่จุดต่าง ๆ ตลอดทั้งสัญญา

แพลตฟอร์มการดำเนินการสัญญาแบบไดนามิก

Onit ไม่ได้ราคาถูกเมื่อเทียบกับผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ส่วนใหญ่ที่ทดสอบในบทสรุปนี้ แต่มันมีความร่วมมือวงจรสัญญาพื้นเมืองที่ดีที่สุดการเจรจาและคุณสมบัติการจัดการที่มีการควบคุมอย่างละเอียดในเวิร์กโฟลว์แบบ end-to-end Editors 'Choice Agiloft มีความเหนือกว่าในด้านการปรับแต่งและการรายงานขณะที่คองคอร์ดให้ประสบการณ์ผู้ใช้ที่ง่ายขึ้นพร้อมความสามารถในการเขียนสัญญาที่มีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตามสำหรับธุรกิจที่กำลังมองหาแพลตฟอร์มที่พร้อมสำหรับองค์กรที่สามารถจัดการการเจรจาหลายฝ่ายและรับสัญญาจากการร้องขอและการอนุมัติตลอดทางจนถึงการลงนามและการดำเนินการและทั้งหมดนี้อยู่ในประสบการณ์จากส่วนกลาง - Onit เป็นฝันของผู้จัดการวงจรชีวิต