Microsoft sharepoint ตรวจสอบและให้คะแนนออนไลน์

เริ่มต้นใช้งาน SharePoint Online

การสมัครใช้งาน Microsoft SharePoint Online เป็นเรื่องง่าย เพียงเลือกแผนและระบุชื่ออีเมลหมายเลขโทรศัพท์ บริษัท และที่อยู่ของคุณ จากนั้นสร้าง ID ผู้ใช้รหัสผ่านและ URL ที่ไม่ซ้ำกัน (เช่น yourname.onmicrosoft.com) หลังจากนั้นให้ตรวจสอบว่าคุณไม่ใช่หุ่นยนต์ด้วยการป้อนรหัสที่จะส่งถึงคุณทางข้อความหรือโทรศัพท์ สุดท้ายให้ป้อนข้อมูลการชำระเงินของคุณแล้วเลือกว่าจะจ่ายรายเดือนหรือรายปี ไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลการชำระเงินหากคุณเลือกทดลองใช้ฟรี

หากเป็นประสบการณ์ครั้งแรกของคุณกับ Office 365 คุณอาจพบข้อมูลจำนวนมากเมื่อคุณเข้าสู่ระบบครั้งแรกหากคุณลงชื่อสมัครใช้ Microsoft Office 365 Enterprise E3 รุ่นทดลองใช้ฟรีแผงแดชบอร์ดของคุณจะรวมอยู่ในโหลที่เชื่อมโยง ไปยังโปรแกรมและฟีเจอร์ต่าง ๆ ของ Microsoft ที่รวมอยู่ในระดับ Enterprise E3 หนึ่งในไทล์เหล่านี้คือ Microsoft SharePoint Online นอกจากนี้คุณสามารถเข้าถึงด้านการจัดการของ Microsoft SharePoint Online ภายใต้โมดูลผู้ดูแลระบบโดยใช้เมนูศูนย์ผู้ดูแลระบบทางด้านซ้ายมือ

Microsoft SharePoint Online ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างแต่ละไซต์เป็นองค์กรและหน่วยงานการจัดการ แต่ละไซต์ SharePoint สามารถมีไลบรารีเอกสารสมุดบันทึกความปลอดภัยและการออกแบบของตัวเอง นอกจากนี้ไซต์สามารถจัดระเบียบเป็นไซต์แบบสแตนด์อโลนหรือในลำดับชั้นผ่านการใช้ไซต์ย่อย เมื่อสร้างไซต์คุณจะได้รับแจ้งให้เลือกระหว่างไซต์ทีมหรือไซต์การสื่อสาร ไซต์ทีมเป็นไซต์ SharePoint ดั้งเดิมที่มีไว้สำหรับการทำงานร่วมกันภายในองค์กรโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่ผู้ใช้จะมีส่วนร่วมในการจัดการเอกสาร ไซต์การสื่อสารมีประโยชน์สำหรับสถานการณ์ที่กลุ่มบุคคลหรือกลุ่มเล็กกำลังสร้างเนื้อหาที่ต้องใช้โดยกลุ่มผู้ใช้ขนาดใหญ่ คิดว่ามันเป็นจุดเชื่อมต่อระหว่างไลบรารีเอกสารและบล็อก ตัวเลือกไซต์ทั้งสองสามารถใช้เพื่อแชร์เอกสารและปรับแต่งได้สูง

ไซต์ทีมใน Microsoft SharePoint Online นั้นมีความยืดหยุ่นหากมีใครบางคนเต็มใจที่จะควบคุมกราฟการเรียนรู้ ตัวอย่างเช่นไลบรารีเอกสารของไซต์สามารถกำหนดค่าด้วยเขตข้อมูลเมทาดาทาจำนวนมากซึ่งสามารถใช้ประโยชน์จากฟังก์ชันที่แตกต่างกันจำนวนมาก มุมมองเอกสารสามารถปรับแต่งเพื่อแสดงเขตข้อมูลเฉพาะเพื่อให้คุณใช้ในการค้นหาและเรียงลำดับ นอกจากนี้ยังสามารถกรองมุมมองเพื่อแสดงเฉพาะเอกสารที่มีข้อมูลเมตาที่ตรงกันซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างมุมมองหลาย ๆ มุมแต่ละมุมที่กำหนดเองเพื่อแสดงชุดของเอกสารที่เฉพาะเจาะจง

ไลบรารีเอกสาร Microsoft SharePoint Online สามารถซิงโครไนซ์กับคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์มือถือของคุณโดยใช้ไคลเอนต์ Microsoft OneDrive ผู้ใช้เดสก์ท็อปสามารถคลิกปุ่มซิงค์ภายในไลบรารีเอกสารเพื่อกำหนดค่าการเชื่อมต่อ (หรือดาวน์โหลดซอฟต์แวร์) สามารถเพิ่มไฟล์ใหม่ลงในไลบรารีเอกสารผ่านการลากแล้วปล่อยคัดลอกไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ที่ซิงค์บนเดสก์ท็อปของคุณหรือโดยใช้แอป Office ต่างๆใน เดสก์ทอป หรืออุปกรณ์มือถือ หนึ่งเคาะกับ Microsoft SharePoint Online เป็นเวลาหลายปีเนื่องจากความไม่แน่นอนของลูกค้าซิงค์ OneDrive Microsoft ได้เปิดตัวไคลเอนต์ OneDrive ใหม่ซึ่งดูเหมือนจะทำงานได้ดีกว่ามากในการซิงค์ไฟล์ของคุณ

การแบ่งปันเอกสารและการทำงานร่วมกัน

หลักสำคัญของ Microsoft SharePoint Online คือแพลตฟอร์มการจัดการเอกสาร นอกเหนือจากความสามารถในการจัดการเอกสารขั้นพื้นฐานเช่นการอัปโหลดและดาวน์โหลดไฟล์การแก้ไขและการแชร์ Microsoft SharePoint Online ยังรองรับการติดตามการเปลี่ยนแปลงด้วย การบันทึกบันทึกของใครทำการแก้ไขและอนุญาตให้คุณดาวน์โหลดเอกสารรุ่นก่อนหน้าของคุณเพื่อตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงหรือกลับไปที่การแก้ไขก่อนหน้านี้ให้ความยืดหยุ่นกับ Microsoft SharePoint Online ค่อนข้างน้อย ผู้ใช้ยังสามารถกำหนดค่าการแจ้งเตือนในไลบรารีเอกสารเพื่อรับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง สามารถตรวจสอบเอกสารเพื่อป้องกันปัญหาเกี่ยวกับการแก้ไขไฟล์เดียวกันหลายคนแม้ว่าผู้เขียนร่วม (ผู้ใช้หลายคนที่แก้ไขไฟล์เดียวกันพร้อมกัน) ก็รองรับเอกสาร Office ที่ทันสมัยโดยสมมติว่าผู้ใช้ทั้งหมดกำลังใช้ Office 2010 หรือใหม่กว่า

Microsoft มีคุณสมบัติความปลอดภัยและความสอดคล้องตามมาตรฐานใน Office 365 ซึ่งสามารถใช้ประโยชน์จาก Microsoft SharePoint Online ได้ ชุดการจัดการเอกสารระดับธุรกิจอื่น ๆ ส่วนใหญ่เช่น Ascensio System OnlyOffice มีคุณสมบัติความปลอดภัยขั้นพื้นฐานเช่นการอนุญาตและการติดตามตรวจสอบ Microsoft SharePoint Online รองรับคุณสมบัติเหล่านี้เช่นกัน แต่ยังรวมถึงคุณลักษณะที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่าคู่แข่ง สำหรับผู้เริ่มต้นคุณสามารถสร้างนโยบายที่จัดการกับสิ่งต่าง ๆ เช่นฉลากเอกสารการป้องกันการสูญหายของข้อมูลการเก็บรักษาเอกสารและการเข้าถึงหัวหน้างาน ป้ายกำกับเอกสารใช้เพื่อระบุเอกสารที่อาจมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเช่นบัตรเครดิตหมายเลขประกันสังคมหรือข้อมูลลูกค้า

SharePoint มีเครื่องมือที่ไม่เพียง แต่สร้างและจัดการป้ายกำกับเหล่านี้ แต่เพื่อนำไปใช้กับเอกสารที่มีอยู่ (หรือแม้กระทั่งอีเมลหากคุณใช้ชุด Office 365 เต็มรูปแบบ) ตามเนื้อหาของเอกสาร มีเครื่องมือที่คล้ายกันเพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูลเช่นการป้องกันเอกสารที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจากการแบ่งปันนอกองค์กรของคุณ นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือสำหรับจัดการการเก็บรักษาเอกสารทั้งเพื่อป้องกันผู้ใช้จากการลบเอกสารอย่างถาวรและสำหรับการบังคับใช้การเก็บถาวรหรือการลบหลังจากระยะเวลาที่กำหนด ในหลายกรณีเหล่านี้ Microsoft นำเสนอชุดตัวกรองที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติตามกฎระเบียบในประเทศต่างๆรวมถึงพระราชบัญญัติประกันสุขภาพและพระราชบัญญัติความรับผิดชอบ (HIPAA) และกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง คุณยังสามารถกำหนดค่าแอปพลิเคชันนโยบายโดยใช้คำค้นหา นโยบายเหล่านี้สามารถนำไปใช้กับ Microsoft SharePoint Online หรือไปยังไซต์แต่ละแห่งได้

การบันทึกการตรวจสอบสามารถใช้เพื่อติดตามกิจกรรมระดับผู้ใช้หรือการเปลี่ยนแปลงผู้ดูแลระบบ เมื่อเปิดใช้งานการบันทึกแล้วคุณสามารถค้นหาบันทึกการตรวจสอบเพื่อดูการกระทำเฉพาะผู้ใช้เวลาในหน้าต่างหรือคำค้นหาเพื่อเน้นมุมมองของคุณ หนึ่งคุณลักษณะที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ eDiscovery เป็นเครื่องมือที่ครอบคลุมสำหรับการค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อเฉพาะเช่นการดำเนินการทางกฎหมาย โดยการใช้ eDiscovery คุณสามารถค้นหาเอกสารที่อยู่ในขอบเขตของหมายศาลหรือคำขอข้อมูลอื่น ๆ ปกป้องเอกสารที่เกี่ยวข้องโดยการระงับ พวกเขา หรือส่งออกไฟล์ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้สอดคล้องกับการร้องขอ

หากคุณลักษณะด้านความปลอดภัยดังกล่าวน่าหวาดกลัวคุณควรรู้ว่าตัวเลือกเหล่านี้เป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์และจะไม่เข้ามาหาคุณหากคุณเลือกที่จะเพิกเฉย ตัวเลือกความปลอดภัยมาตรฐานเพิ่มเติมเช่นสิทธิ์แบบกลุ่มหรือแบบผู้ใช้ก็มีให้เช่นกัน นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดค่าวิธีการแชร์ไฟล์ภายนอกองค์กรของคุณเช่นการแชร์เฉพาะผู้ใช้ที่ผ่านการรับรองความถูกต้องการตั้งค่าช่วงเวลาหมดอายุสำหรับการเข้าถึงแบบไม่ระบุชื่อหรือ การใช้ กลุ่มเพื่อจัดการผู้ที่สามารถแบ่งปันเอกสารภายนอก คุณยังสามารถกำหนดค่าลิงก์แชร์เพื่อให้การเข้าถึงเอกสารของคุณแบบอ่านอย่างเดียว

เวิร์กโฟลว์ที่ยืดหยุ่นและขยายได้

Microsoft SharePoint ได้สนับสนุนการสร้างเวิร์กโฟลว์มาระยะหนึ่งแล้วและ SharePoint Online ก็ไม่มีข้อยกเว้น ในขณะที่ระบบการจัดการเอกสารส่วนใหญ่ที่มีโมดูลเวิร์กโฟลว์สนับสนุนงานการจัดการเอกสารขั้นพื้นฐานเช่นการกำหนดเส้นทางตรวจสอบหรือการร้องขอลายเซ็น Microsoft SharePoint Online ผสานรวมกับ Microsoft Flow อย่างแน่นหนาซึ่งเป็นเครื่องมือสำหรับการสร้างเวิร์กโฟลว์ระหว่างแพลตฟอร์มที่แตกต่างกัน โดยการใช้ Flow คุณสามารถส่งคำขออนุมัติเมื่อโหลดเอกสารไปยังห้องสมุดรวมกับ Microsoft Forms เพื่อกำหนดเส้นทางข้อมูลไปยังผู้ติดต่อที่เหมาะสมหรือเชื่อมโยงไลบรารีเอกสารกับแพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของบุคคลที่สามเช่น DropBox Business หรือ Google Drive งาน. Microsoft เสนอแม่แบบ Flow กว่าร้อยรายการหรือคุณสามารถม้วนเอง

อีกสิ่งหนึ่งที่ Microsoft กำลังผลักดันให้เป็นจุดรวมเข้ากับแพลตฟอร์มการจัดการข้อมูลแบบองค์รวมคือ Microsoft PowerApps ความตั้งใจที่อยู่เบื้องหลัง PowerApps คือผู้ใช้สามารถสร้างแอพพลิเคชั่นที่สามารถรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลใน Microsoft SharePoint (แม้ในกรณีที่ใช้ Flow) PowerApps เหล่านี้สามารถแสดงรายการใน Microsoft Store และใช้สำหรับกระบวนการทางธุรกิจภายในหรือเป็นพอร์ทัลสำหรับลูกค้า

เมื่อพูดถึงแอพความสัมพันธ์อันยาวนานของ Microsoft กับนักพัฒนาหมายความว่าแค็ตตาล็อกแอป Microsoft SharePoint นั้นเต็มไปด้วยแอพที่คุณสามารถรวมเข้ากับไซต์ Microsoft SharePoint ของคุณ แอพเหล่านี้มีทั้งตัวเลือกแบบชำระเงินและฟรี แต่คุณควรตระหนักว่าแม้แอพฟรีจะมีราคา การอนุญาตแอป Microsoft SharePoint นั้นเหมือนที่คุณคาดหวังในอุปกรณ์มือถือของคุณและแต่ละแอพจะมีรายการสิ่งต่าง ๆ ที่แอพจะสามารถทำกับเอกสารและข้อมูลของคุณได้ดังนั้นพวกเขาจึงควรจัดการอย่างเหมาะสม ภายใต้สถานการณ์ที่เหมาะสมแอป Microsoft SharePoint สามารถเพิ่มฟังก์ชันการทำงานเช่นความสามารถในการแจ้งเตือนขั้นสูงตัวเลือกปฏิทินเพิ่มเติมการรวมเข้ากับบริการอื่น ๆ และโฮสต์ของตัวเลือกอื่น ๆ

SharePoint Online เป็นแพลตฟอร์มที่มีประสิทธิภาพ

ชื่อเสียงของ Microsoft SharePoint สำหรับการจัดการหรือใช้งานยากเป็นผลมาจากการมุ่งเน้นไปที่คุณสมบัติที่เหนือกว่าการใช้งาน ด้วยการมุ่งเน้นที่เพิ่มขึ้นของ Microsoft ในการทำให้ Office 365 และส่วนประกอบต่าง ๆ สามารถเข้าถึงได้โดยผู้ดูแลระบบนอกเวลา (โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่มีบทบาทสำคัญ), Microsoft SharePoint Online เป็นการเปิดเผยในแง่ของการเสนอคุณสมบัติขั้นสูงที่ดึงดูดลูกค้าระดับองค์กร โซลูชันที่ซับซ้อนจนไม่สามารถใช้งานได้โดยร้านค้าไอทีขนาดเล็ก เพื่อความเป็นธรรมยังคงมีความซับซ้อนในการจัดการ Microsoft SharePoint รวมถึงสถานที่หลายแห่งสำหรับการตั้งค่าการดูแลระบบ แต่คุณสมบัติส่วนใหญ่นั้นตรงไปตรงมากว่าการกำหนดค่ามากกว่าที่เคยเป็นมาในอดีต

การกำหนดราคา Office 365 ของ Microsoft นั้นก้าวร้าวและ Microsoft SharePoint Online นั้นมีราคา $ 5 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนที่สมเหตุสมผล แต่นั่นก็ยังห่างไกลจากการกำหนดราคา $ 1 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนคุณจะได้รับจากคู่แข่ง Ascensio System OnlyOffice ซึ่งเป็นตัวเลือกบรรณาธิการอื่น ๆ ของเรา ยังคงขึ้นอยู่กับการมุ่งเน้นที่ใช้งานง่ายใหม่ความร่วมมือขั้นสูงและคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่มีให้กับ Flow, eDiscovery และนโยบายการจัดการที่กำหนดค่าได้หลากหลาย Microsoft SharePoint Online ได้รับหนึ่งในตัวเลือกบรรณาธิการของเราในการจัดการเอกสาร ประเภท.