การทบทวนและการทำสัญญาข้อได้เปรียบของซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยม

อย่าถูกเลื่อนออกไปจากเว็บไซต์หากคุณตัดสินใจที่จะศึกษาข้อได้เปรียบของซอฟต์แวร์ Great Minds ใช่มันทั้งช้าและนำทางยาก แต่ถ้าคุณขุดลงไปคุณจะพบข้อมูลบนแพลตฟอร์มการจัดการสัญญาที่โดดเด่นและปรับแต่งได้สูง น่าเสียดายที่เว็บไซต์ค่อนข้างสะท้อนแอพใน Great Minds ที่ทำให้เกิดปัญหาการเรียนรู้ระหว่างคุณกับการใช้ประโยชน์จากสัญญาอย่างเต็มที่ อย่างไรก็ตาม บริษัท ยังคงปรับปรุงผลิตภัณฑ์อย่างต่อเนื่องตามความจริงที่ว่าตั้งแต่การตรวจสอบครั้งแรกของเราสัญญา Advantage ได้เพิ่มการปรับปรุงส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ (UI) การผนวกรวมใหม่การทำงานอัตโนมัติในเวิร์กโฟลว์และอื่น ๆ และนั่นหมายความว่าการข้ามสิ่งกีดขวางการเรียนรู้นั้นอาจคุ้มค่าสำหรับคนจำนวนมาก

แพลตฟอร์มการจัดการสัญญาที่มีประสบการณ์นี้เริ่มต้นที่เพียงแค่ $ 75 ต่อผู้ใช้ที่มีชื่อต่อเดือนและไม่ได้มุ่งเน้นไปที่กระบวนการจัดการสัญญา ค่อนข้างจะให้ฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลายในการจัดเก็บและการจัดหมวดหมู่สัญญาการสร้างและแก้ไขสัญญาเวิร์กโฟลว์และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์รวมถึงการรายงานและการแจ้งเตือน ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดที่เรามีกับผลิตภัณฑ์นี้เกี่ยวข้องกับการใช้งานและความเข้ากันได้ในการเริ่มต้นและใช้งาน บริษัท จัดทำคู่มือที่ครอบคลุมอย่างละเอียดครบถ้วนเอกสารวิธีใช้และทรัพยากรเพื่อช่วยคุณในการสำรวจและปรับแต่งระบบ แต่จำนวนของการปรับแต่งที่แท้จริงสามารถเป็นที่น่ากลัวและแม้จะมีการปรับปรุงตั้งแต่การตรวจสอบครั้งแรกของเราและวัสดุความช่วยเหลือ UI นั้นใช้งานได้ง่ายหลังจากที่คุณได้รับผลิตภัณฑ์ บริษัท กล่าวว่าทรัพยากรความช่วยเหลือไม่ได้ทดแทนการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการ บริษัท จัดเตรียมการสาธิตและการฝึกอบรมรวมถึงการฝึกอบรมในสถานที่และการตั้งค่า 3-5 วันขึ้นอยู่กับแผนการที่คุณเลือก

Editors 'Choice Updraft ให้การสร้างสัญญาที่ดีขึ้นและ Edil' Choice Editors Agiloft นั้นใช้งานได้ง่ายกว่า นอกจากนี้ยังมีผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานง่ายบนคลาวด์ที่ได้รับการตรวจสอบในบทสรุปนี้ซึ่งใช้งานได้ง่ายกว่า แต่ไม่มีฟังก์ชั่นระดับองค์กรเกือบเท่าตัว อย่างไรก็ตามสำหรับขนาดกลางสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่และองค์กรที่สามารถอุทิศเวลาในการตั้งค่าระบบและปรับแต่ง UI เทมเพลตสัญญาและตัวเลือกการจัดการและระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ Contract Advantage เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดในตลาด

รุ่นและราคา

ข้อได้เปรียบของสัญญามีอยู่ในสามเวอร์ชัน: WebEssentials, WebPro และ WebElite การกำหนดราคาแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการผลิตภัณฑ์โฮสต์ผ่านเว็บพอร์ทัลหรือ Contract Advantage รุ่นที่ติดตั้งซึ่งจะอยู่บนเซิร์ฟเวอร์หลังไฟร์วอลล์ของคุณ Blueridge Software Contract Assistant เป็นผลิตภัณฑ์เดียวที่ผ่านการทดสอบในบทสรุปนี้ซึ่งมีตัวเลือกในสถานที่

แผน WebEssentials เริ่มต้นที่ $ 75 ต่อผู้ใช้ที่ระบุชื่อต่อเดือนและ $ 90 ต่อที่นั่งพร้อมกันต่อเดือน สำหรับรุ่นที่ติดตั้งการกำหนดราคาเป็นค่าธรรมเนียมใบอนุญาตแบบครั้งเดียวที่ $ 500 ต่อผู้ใช้ที่มีชื่อและ $ 875 ต่อผู้ใช้ที่ใช้งานพร้อมกัน แผนถัดไปคือ WebPro ซึ่งเริ่มต้นที่ $ 83 ต่อผู้ใช้ที่มีชื่อและ $ 99 ต่อผู้ใช้พร้อมกันต่อเดือน เวอร์ชันที่ติดตั้งนั้นมีราคา $ 550 ต่อผู้ใช้ที่ระบุชื่อและ $ 963 ต่อผู้ใช้ที่ใช้งานพร้อมกันสำหรับใบอนุญาตแบบครั้งเดียว

ในที่สุดมี WebElite edition ซึ่งเริ่มต้นที่ $ 95 ต่อผู้ใช้ที่มีชื่อและ $ 114 ต่อผู้ใช้พร้อมกันต่อเดือน เวอร์ชันที่ติดตั้งของ WebElite มีค่าใช้จ่าย $ 633 ต่อผู้ใช้ที่ระบุชื่อและ $ 1, 108 ต่อผู้ใช้ที่ใช้งานพร้อมกันสำหรับสิทธิ์ใช้งานครั้งเดียว ซอฟต์แวร์ Great Minds ยังมีที่นั่งแบบดูอย่างเดียวสำหรับ Contract Advantage ตั้งแต่ $ 15 - $ 20 ต่อเดือนสำหรับระบบโฮสต์และค่าธรรมเนียมใบอนุญาต $ 150 - $ 175 สำหรับระบบที่ติดตั้ง ดังกล่าว บริษัท ยังมีการฝึกอบรมในสถานที่กับแต่ละแผนเพื่อช่วยในการเรียนรู้ที่สำคัญ การฝึกอบรมที่รวมคือสามวันสำหรับ WebEssentials สี่วันสำหรับ WebPro และห้าวันสำหรับ WebElite

ในขณะที่รุ่นเหล่านี้ทั้งหมดมี "เว็บ" ในชื่อของพวกเขาไม่ได้บอกว่าพวกเขาทำงานเป็นบริการคลาวด์ที่โฮสต์ แต่หมายความว่าผู้ใช้โต้ตอบกับพวกเขาผ่านเว็บเบราว์เซอร์ที่ชี้ไปที่ซอฟต์แวร์ที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ที่โฮสต์โดยซอฟต์แวร์ Great Minds หรือบนเซิร์ฟเวอร์ที่ทำงานในศูนย์ข้อมูลลูกค้า ทางเลือกขึ้นอยู่กับคุณ ข้อได้เปรียบของสัญญามีตัวเลือกการปรับใช้และการกำหนดราคาที่หลากหลายดังนั้นโปรดทำความเข้าใจกับภาพเต็มก่อนซื้อ และจำไว้ว่าการใช้งานซอฟต์แวร์ในพื้นที่หมายถึงการลงทุนใน Microsoft SQL Server (2008, 2012, 2014, หรือ 2016 edition) หรือ Windows Server (2008 R2, 2012 R2 หรือเซิร์ฟเวอร์ 2016 R2)

โครงสร้างพื้นฐานส่วนหลังที่เพิ่มเข้ามานี้หมายถึงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมนอกเหนือจากราคาลิขสิทธิ์พื้นฐานของ Advantage Advantage: สิทธิการใช้งานเซิร์ฟเวอร์และไคลเอนต์สำหรับแพลตฟอร์ม Microsoft ทั้งสองรวมถึงค่าใช้จ่ายของเครื่องเซิร์ฟเวอร์เฉพาะทั้งทางกายภาพหรือเสมือน นอกจากนี้ยังหมายถึงอาจมีความซับซ้อนเพิ่มขึ้นสำหรับการดำเนินงานขนาดเล็กโดยไม่มีความเชี่ยวชาญด้านไอทีภายในเพื่อจัดการเซิร์ฟเวอร์และฐานข้อมูล สิ่งนี้สามารถแปลเป็นต้นทุนที่ปรึกษาด้านไอทีของบุคคลที่สามได้มากขึ้น สิ่งที่อาจซับซ้อนเกินไปสำหรับธุรกิจบางประเภทโดยเฉพาะการดำเนินงานที่มีขนาดเล็กมากเช่นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียว สำหรับการดำเนินงานขนาดกลางด้วยฟิสิคัลหรือเซิร์ฟเวอร์เสมือนเพื่อสำรองและวงจรไอทีบางอย่างเปิดให้จัดการสัญญา Advantage จะให้สิทธิ์การใช้งานที่ยืดหยุ่นองค์ประกอบพื้นฐานทั้งหมดและความสามารถในการปรับแต่งได้จำนวนมาก

ลูกค้าควรตรวจสอบความสามารถของแต่ละรุ่นอย่างรอบคอบอย่างไรก็ตามเนื่องจากมีความแตกต่างที่ทำเครื่องหมายไว้ ตัวอย่างเช่นมีคุณสมบัติหลายอย่างที่ไม่สามารถใช้ได้ใน WebEssentials หรือ WebPro edition รุ่น WebElite และ WebPro เสนอคลังข้อและทรัพย์สินทางปัญญา (IP) การเงินและความสามารถในการติดตามพิเศษ นอกจากนี้ WebElite edition ยังมีการรายงานที่ผู้ใช้กำหนดเวิร์กโฟลว์พร้อมการแจ้งเตือนอัตโนมัติเทมเพลตเอกสารที่ผู้ใช้กำหนดและกรอกข้อมูลไว้ล่วงหน้าและการติดตามใบแจ้งหนี้ จำนวนรายงานที่มีเพิ่มขึ้นตามรุ่นด้วย คุณได้รับรายงาน 60 ฉบับด้วย WebEssentials, 70 กับ WebPro และเข้าถึงรายงานมากกว่า 115 ฉบับด้วย WebElite เช่นเดียวกับระบบการจัดการสัญญาจำนวนมากมีคุณสมบัติที่หลากหลายและระดับรายบุคคลที่สูง การทบทวนนี้มุ่งเน้นไปที่ฟังก์ชั่นการใช้งานนอกสถานที่ซึ่งเป็นคุณสมบัติหลักของการจัดการสัญญาและคุณสมบัติอื่น ๆ อีกมากมายในระดับที่น้อยกว่า

เริ่มต้นใช้งาน

เช่นเดียวกับระบบจัดการสัญญาที่ปรับแต่งได้อื่น ๆ ที่เราตรวจสอบรวมถึง Agiloft และ Coupa Contract Lifecycle Management ในตอนแรก Contract Advantage นั้นยากที่จะสำรวจ ฟังก์ชันการทำงานแบบกว้างที่รวมอยู่ใน Contract Advantage หมายความว่าคุณจะต้องเผชิญกับ UI ของปุ่มแท็บฟิลด์ข้อมูลและเมนูที่หลากหลายเพื่อปรับแต่งประสบการณ์ของคุณ

เปรียบเทียบกับ UI ที่มีลักษณะคล้าย Gmail ของ Concord หรือแผงควบคุมบนคลาวด์ที่พบในเครื่องมือ SaaS ที่ทรงพลังน้อยกว่าเช่น ContractSafe และ Contract Hound สัญญา Advantage ไม่ใช่เครื่องมือที่คุณสามารถเข้าสู่ระบบและเริ่มใช้งานได้ นอกจากการสาธิตแทนการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการแล้วซอฟต์แวร์ Great Minds ยังมีคู่มือผู้ใช้จำนวนมากที่จำเป็นในการเริ่มต้น คู่มือผู้ใช้เริ่มต้นคู่มือเวิร์กโฟลว์คู่มือมินิเปลี่ยนการแสดงผลและการเปลี่ยนชื่อฟิลด์และคู่มือย่อการตั้งค่าเว็บเบราว์เซอร์กระบวนการติดตั้งเริ่มต้นด้วยบัญชีทดสอบของฉันที่เชื่อมโยงกับฐานข้อมูลตัวอย่าง

ซอฟต์แวร์ Great Minds กล่าวว่าระบบทำงานร่วมกับ Google Chrome, Microsoft Edge และ Safari เช่นเดียวกับ Internet Explorer (IE) สำหรับพอร์ทัลต่างๆที่มีให้ แต่ในปัจจุบันระบบหลักทำงานบน IE เท่านั้นและต้องใช้การปรับแต่งการตั้งค่าที่น่ารำคาญเพื่อให้มันทำงานได้ สำหรับการทดสอบการตรวจสอบที่อัปเดตของเราฉันใช้พีซี Windows 10 ที่ติดตั้ง Microsoft Edge และ Google Chrome แต่เพื่อให้เว็บพอร์ทัลสัญญาทำงานได้ฉันต้องเปิด IE และอ่านคู่มือเบราว์เซอร์เพื่อเปิดการตั้งค่าความเข้ากันได้ที่ถูกต้อง Contract Advantage ได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับ IE 6, 7, 8 และ 9 ซึ่งทั้งหมดนี้ล้าสมัยแล้ว พีซีรุ่นใหม่ที่รัน IE11 จำเป็นต้องกำหนดค่าอินเทอร์เน็ตจำนวนมากและตัวเลือกความปลอดภัยขั้นสูงในเบราว์เซอร์เพื่อให้ทำงานได้ สำหรับผลิตภัณฑ์ที่ใช้เว็บในปี 2560 การตั้งค่าระดับพิเศษนี้เพื่อเปิดใช้งานความเข้ากันได้แบบย้อนหลังนั้นเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรที่ไม่ได้ใช้ซอฟต์แวร์แบบดั้งเดิม บริษัท กล่าวว่าคาดว่าจะมีการเปิดใช้งานระบบหลักทั้งหมดแบบหลายเบราว์เซอร์ในช่วงไตรมาสแรกของปี 2018

วงจรการจัดการที่กำหนดเอง

เกือบทุกแง่มุมของ Contract Advantage สามารถปรับแต่งได้อย่างมาก Contract Advantage สามารถตั้งค่าให้เปิดทั้ง Dashboard ของผู้ใช้หรือเฉพาะเมนูหลัก (ซึ่งอยู่ใน Dashboard) แผงควบคุมประกอบด้วยหน้าต่างหรือไทล์ต่าง ๆ ที่เรียกว่า "วิดเจ็ต" วิดเจ็ตเหล่านี้สามารถกำหนดค่าให้แสดงข้อมูลเกือบทุกประเภทรวมถึงการกระทำที่ผ่านมาการกระทำที่จะเกิดขึ้นงานที่ใช้งานของผู้ใช้และการหมดอายุสัญญา วิดเจ็ตแดชบอร์ดทั้งหมดสามารถลากและวางลงในตำแหน่งใหม่และสามารถเพิ่มวิดเจ็ตได้มากขึ้น แม้กระทั่งชุดรูปแบบสีสามารถเปลี่ยนแปลงได้เพื่อให้ผู้ใช้สามารถกำหนดตัวอย่างเช่นสีที่แตกต่างกันสำหรับสัญญาปกติผู้รับเหมาช่วงหรือสัญญาหลักเพื่อระบุตัวตนได้ง่ายขึ้น แผงควบคุมยังสามารถกำหนดค่าให้แสดงการประกาศของ บริษัท หรือกราฟที่แสดงรายงานเช่นการเปรียบเทียบหมายเลขสัญญาทุกปี ผู้ใช้แต่ละคนสามารถปรับเปลี่ยนแดชบอร์ดให้เป็นแบบส่วนตัวด้วยโครงร่างสีและวิดเจ็ตในเมนูการตั้งค่า แต่เมนูหลักสามารถเข้าถึงได้จากด้านล่างซ้ายมือเสมอ

Contract Advantage ยังให้ที่เก็บเอกสารส่วนกลางด้วยโมดูลเพิ่มเติมจำนวนหนึ่งที่คุณสามารถเพิ่มได้ขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจของคุณ (เช่นการเงินหรือโมดูลอสังหาริมทรัพย์) ในแง่นี้ระบบการจัดการสัญญาเกือบจะคล้ายกับระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ในการกำหนดค่า นอกจากนี้ยังมีพอร์ทัลขอสัญญาสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ต้องการความสามารถของผู้ดูแลระบบ สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้ใช้ทางธุรกิจและหัวหน้างานมี UI ที่จะส่งสัญญาเพื่อขออนุมัติอนุมัติหรือปฏิเสธเอกสารและจัดการเวิร์กโฟลว์ ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดฟอร์มและฟิลด์ทั้งหมดได้ดังนั้นพอร์ทัลประเภทนี้จึงมีประโยชน์สำหรับองค์กรที่แผนกต่างๆต้องส่งและจัดการสัญญาประเภทต่างๆ

แม้ว่า Contract Advantage จะไม่สามารถใช้กราฟได้เหมือนกันบน Dashboard เช่นเดียวกับ Agiloft แต่ผู้ใช้ Contract Advantage มีความสามารถที่ไม่เหมือนใครในการเลือกโครงร่างสีของตัวเองในบางหน้า ค่อนข้างน่าแปลกใจที่ฟีเจอร์นี้ไม่พร้อมใช้งานในระบบอื่น ๆ Contract Advantage เป็นหนึ่งในไม่กี่คนที่เราเห็นด้วยความสามารถดังกล่าว ด้วยพาเลทที่มีอยู่เต็มรูปแบบผู้ใช้สามารถแต่งตัว Contract Advantage ได้ตามใจชอบ

หัวเรื่องหลัก (ที่ด้านบนของหน้า) สามารถปรับแต่งด้วยโลโก้และสีของ บริษัท มีวิธีการพื้นฐานสองวิธีสำหรับผู้ใช้ในการสำรวจความได้เปรียบของสัญญา: ผ่านแถบเมนูและผ่านเมนูหลัก เมนูหลักเป็นรายการที่เหมือนวิดเจ็ตในแง่มุมต่าง ๆ ของฟังก์ชั่นหลักของ Advantage Advantage ซึ่งรวมถึงสัญญาคู่สัญญารายชื่อและที่เก็บเอกสาร แถบเมนูลัดไปด้านบนของทุกหน้า มันให้การเข้าถึงที่รวดเร็วไปยังหลายพื้นที่ในหน้าเมนูหลักเช่นเดียวกับโมดูลและรายงาน

สิ่งที่น่าสนใจอย่างหนึ่งของ UI คือหน้าจอการเลือกสัญญาจำนวนมากมีความรู้สึกถึงสเปรดชีต Microsoft Excel ซึ่งมากกว่าผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ที่ฉันตรวจสอบอีกมาก สิ่งนี้น่าจะให้ความสะดวกสบายในระดับหนึ่งแก่ผู้ใช้ที่คุ้นเคยกับ Microsoft Excel หรือโปรแกรมสเปรดชีต อย่างไรก็ตามสิ่งนี้อาจไม่ดึงดูดผู้ใช้ที่ชอบวิธีการจัดการไฟล์เสมือนสำหรับการจัดการสัญญาซึ่งสามารถพบได้ในระบบเช่น ContractWorks และ ContractSafe

การเพิ่มสัญญากับระบบนั้นค่อนข้างเจ็บปวด มันเป็นเพียงเรื่องของการคลิกสัญญาใหม่และการป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อเริ่มกระบวนการป้อนข้อมูล เมื่อมีการป้อนข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับสัญญาเพื่อตั้งค่าโปรไฟล์คุณสามารถเพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ ใน WebElite edition คุณสามารถโหลดสัญญาจากเทมเพลตได้ หน้านี้ยังช่วยให้คุณเพิ่มฝ่ายสัญญาขั้นสูงและข้อมูลการเจรจารวมถึง "ผู้รับผิดชอบ" สำหรับแต่ละ บริษัท ที่มีส่วนร่วมในข้อตกลง คุณยังสามารถเพิ่มชื่อของทุกฝ่ายที่อยู่ในแต่ละด้านของคดีรวมถึงผู้ใช้ที่ถูกกำหนดให้เป็นผู้ลงนาม

โปรไฟล์สัญญามีดัชนีการนำทางของหน้าทางด้านซ้ายเพื่อย้ายระหว่างสรุปการกระทำการแก้ไขและข้อ จำกัด หน้าสัญญาที่กำหนดเองสามารถเพิ่มได้ใน WebElite edition หน้าสรุปมีส่วนหัวที่แสดงข้อมูลพื้นฐานที่สุด (เช่นประเภทคำศัพท์การหมดอายุและสถานะ) ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภาคีผู้ติดต่อรายละเอียดและสถานะสามารถป้อนได้ นอกจากนี้หากผู้ใช้มีสิทธิ์เกือบทุกอย่างในหน้าสามารถเป็นรายบุคคลหรือเปลี่ยนทั้งระบบหากต้องการ

บุคคลและผู้ติดต่อสามารถเพิ่มได้จากรายชื่อผู้มีส่วนได้เสียที่มีอยู่หรือเพิ่มเข้ามาหากพวกเขาเป็น บริษัท ใหม่ ฟังก์ชันนี้ช่วยให้การป้อนข้อมูลที่รวดเร็วและการรายงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อไม่มีรายชื่อส่วนกลางของฝ่ายผู้ใช้สามารถเปลี่ยนถ้อยคำที่แน่นอนของ บริษัท (เช่นระหว่าง XYZ Incorporated, XYZ Inc. และ XYZ) ซึ่งสามารถนำไปสู่การค้นหาและการรายงานที่ผิดพลาด Contract Advantage มีคุณลักษณะที่เป็นประโยชน์เพิ่มเติมที่ฉันไม่เคยเห็นมาก่อนในแท็บ "ประวัติ FKA" FKA ย่อมาจาก "รู้จักกันในชื่อเดิม" และคุณลักษณะที่มีประโยชน์นี้ช่วยให้ชื่อเดิมของ บริษัท ได้รับการบันทึกไว้ในโปรไฟล์เพื่อช่วยในการติดตามการเปลี่ยนชื่อ บริษัท

ลำดับถัดไปคือรายละเอียดสัญญาและวันที่สำคัญ อยู่ในพื้นที่เหล่านี้ที่จะป้อนข้อมูลสัญญาจำนวนมาก ส่วนรายละเอียดสัญญาสามารถกำหนดค่าได้โดยผู้ดูแลระบบเพื่อแสดงเขตข้อมูลบางอย่างตามประเภทของสัญญาที่เลือกโดยผู้ใช้ครั้งแรกหรือในทุกประเภทสัญญา สามารถสร้างเขตข้อมูลชนิดใดก็ได้: กล่องกาเครื่องหมายกล่องข้อความรายการแบบหล่นลงรายการหลายรายการเขตข้อมูลสกุลเงินและวันที่ นอกจากนี้คุณสามารถตั้งค่าวันที่หลัก ๆ ได้หลายอย่างรวมถึงข้อตกลงมีผลบังคับใช้สิ้นสุดวันหมดอายุและวันที่ต่ออายุ

จากวันที่สำคัญการดำเนินการสามารถสร้างได้อย่างรวดเร็วเพื่อเตือนผู้ที่รับผิดชอบเหตุการณ์สำคัญในอนาคต สามารถตั้งค่าการเตือนล่วงหน้าได้โดยส่งอีเมลอัตโนมัติไปยังผู้ที่เหมาะสมเป็นเวลาหลายวันก่อนการแข่งขัน หากข้อมูลทางการเงินเกี่ยวข้องโดยเหตุการณ์สามารถเพิ่มข้อมูลดังกล่าวได้ การแจ้งเตือนสามารถส่งต่อเนื่องจนกว่าสถานะของการดำเนินการจะเปลี่ยนไป การแจ้งเตือนสามารถส่งถึงคู่ค้าได้

หากคุณมีโมดูลลายเซ็นเอกสารซึ่งมีเฉพาะในรุ่น WebElite คุณสามารถรวมกระบวนการกับ DocuSign สำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อเปิดใช้งานหากคุณคลิกที่ชื่อของผู้ติดต่อในหน้าสัญญาก็สามารถบันทึกข้อมูลรับรองของพวกเขาลงใน DocuSign ได้โดยตรง เมื่อคุณสร้างเอกสารพร้อมวันที่ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดคุณสามารถกำหนดผู้ลงนามเพิ่มเติมได้ หากคุณใช้เทมเพลตเทมเพลตจะมีภาษาสัญญาที่เฉพาะเจาะจงและคุณสามารถกรอกข้อมูลลงในฟิลด์ที่เกี่ยวข้องได้ คุณสามารถสร้างไฟล์ Microsoft Word หรือ PDF ที่มีบล็อกลายเซ็นที่ตกลงไปในพื้นที่ที่กำหนดของสัญญา สัญญาแต่ละฉบับมีที่เก็บเอกสารของตนเองซึ่งคุณสามารถกำหนดโครงสร้างโฟลเดอร์เองได้ ระบบจะบันทึกสัญญาไปยังเวิร์กโฟลว์การอนุมัติโดยอัตโนมัติ ดังนั้นหากเป็นข้อตกลงการซื้อคุณจะไม่เห็นโฟลเดอร์สำหรับการเงินหรือการประกันภัย ฯลฯ ไม่มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบดั้งเดิมดังนั้นคุณสามารถเปิดใช้งานการรวม DocuSign หากคุณมีบัญชีหรือคุณจะต้องพิมพ์ เอกสารลงชื่อด้วยตนเองและอัปโหลดเวอร์ชันที่ลงชื่อแล้วกลับเข้าสู่เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

เวิร์กโฟลว์ขั้นสูงการค้นหาและการรายงาน

สำหรับผู้ใช้ขั้นสูงเพิ่มเติมใน WebElite edition ข้อมูลเวิร์กโฟลว์ยังสามารถเพิ่มเกี่ยวกับสัญญาในส่วนสถานะสัญญากระบวนการ สามารถสร้างรายการขั้นตอนที่กำหนดค่าได้สำหรับผู้จัดการเพื่อติดตามความคืบหน้าของสัญญา สามารถตั้งค่าปุ่มตัวเลือกใช่ / ไม่ได้ถัดจากสถานะที่แตกต่างกัน (เช่นส่งไปยังกฎหมาย, ดำเนินการ, ส่งไปยังการบัญชี, ส่งไปยังฝ่ายที่ทำสัญญาและยอมรับคำขอ) พร้อมกล่องวันที่เพื่อบันทึกเวลา

ความสามารถอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ได้รับการปรับปรุงตั้งแต่การตรวจสอบครั้งแรกของเราด้วยเทมเพลตเวิร์กโฟลว์มากขึ้นรวมถึงงานหลังการทำงาน หลังจากทำสัญญาเสร็จแล้วคุณสามารถกำหนดการติดตามผลเช่นส่งอีเมลเอกสารที่ลงนามแล้วสร้างรายงาน ฯลฯ การดำเนินการติดตามเหล่านี้ทั้งหมดจะถูกเรียกใช้โดยอัตโนมัติ เท็มเพลตเวิร์กโฟลว์สามารถแก้ไขได้เพื่อระบุงานที่ไม่น่าเชื่อถือสำหรับมันระยะเวลาและการแจ้งเตือนสำหรับขั้นตอนใหม่ในเวิร์กโฟลว์ การแจ้งเตือนสรุปสามารถตั้งค่าเช่นเดียวกับช่วงเวลาที่กำหนดเอง

ข้อได้เปรียบของสัญญายังมีการเจรจาสัญญาขั้นสูงและคุณสมบัติการติดตาม สิ่งเหล่านี้ช่วยให้คุณติดตามการแก้ไขสัญญาที่แนบมากับรายการแก้ไขในที่เก็บเอกสารของสัญญา ระบบยังมีคุณสมบัติการเปรียบเทียบรุ่นและรวมถึงการควบคุมการย้อนกลับและบันทึกการตรวจสอบเต็มรูปแบบของการเปลี่ยนแปลงและการปรับปรุงทั้งหมด การแก้ไขสัญญาจะเริ่มต้น Microsoft Word โดยตรงและช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนแปลงเอกสารได้โดยตรง แต่ระบบจะสแกนและประมวลผลเวอร์ชันที่อัปเดตด้วยการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) เพื่อลงทะเบียนการเปลี่ยนแปลง

เช่นเดียวกับระบบการจัดการสัญญาจำนวนมากมีคุณสมบัติ Note ใน Advantage Contract คุณลักษณะนี้เรียกว่า "Contract Diary:" และช่วยให้ผู้ใช้แนบความคิดเห็นไปยังโปรไฟล์สัญญาโดยการสร้างรายการ Diary ที่มีการลงวันที่และเวลา เช่นเดียวกับหลาย ๆ ระบบสามารถคัดลอกโปรไฟล์สัญญาได้ แต่ Contract Advantage จะเพิ่มความสามารถในการควบคุมข้อมูลส่วนตัวที่ถูกคัดลอก

Contract Advantage ใช้แนวทางที่แตกต่างจากเอกสารหรือด้านไฟล์ขององค์กร โปรไฟล์สัญญาทั้งหมดมาพร้อมกับที่เก็บเอกสารซึ่งรับรู้ว่าสัญญาบางสัญญาอาจมีเอกสารจำนวนมากหรือมีข้อตกลงย่อยแนบมาด้วย แต่ละพื้นที่เก็บข้อมูลมีกลุ่มเอกสารที่ให้ผู้ใช้มีตัวเลือกในการวางไฟล์ภายใต้หมวดหมู่ที่แตกต่างกัน ระบบจำนวนมากในตลาดให้ผู้ใช้สามารถแนบไฟล์หรือเอกสารหลาย ๆ ไฟล์ไปยังโปรไฟล์สัญญาเดียว อย่างไรก็ตามส่วนใหญ่ไม่ได้ให้องค์กรในระดับเดียวกับที่ Contract Advantage ทำ สามารถสร้างโฟลเดอร์และโครงสร้างสามารถแก้ไขได้ เอกสารยังสามารถล็อคเพื่อป้องกันปัญหาการควบคุมเวอร์ชัน นอกจากนี้อีเมลที่ส่งผ่าน Contract Advantage จะถูกบันทึกไว้ใน Repository

สำหรับผู้ดูแลระบบที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยผู้ใช้สามารถกำหนดให้กับกลุ่มเพื่อให้ง่ายต่อการควบคุมการเข้าถึงและการแก้ไข ผู้ใช้สามารถเก็บไว้จากพื้นที่ทั้งหมดของระบบหรือป้องกันเพียงแค่การแก้ไขบางฟิลด์ให้วิธีการที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น

เช่นเดียวกับด้านอื่น ๆ ทั้งหมดของ Contract Advantage คุณสมบัติการค้นหานั้นสามารถปรับแต่งได้อย่างมาก สามารถค้นหาช่องข้อมูลใดก็ได้เพื่อให้สามารถค้นหาได้อย่างไร้ขีด จำกัด พารามิเตอร์การค้นหาถูกจัดระเบียบเป็นแท็บ สิ่งนี้จะช่วยให้ข้อมูลและศูนย์หน้าพื้นฐานที่สุดในขณะที่ยังคงสามารถค้นหาข้อมูลใด ๆ ได้ สามารถบันทึกการค้นหาเพื่อใช้ในภายหลังได้เช่นกัน

ตามที่ได้กล่าวไว้แล้ว Contract Advantage มาพร้อมกับ OCR สำหรับเอกสารที่อัปโหลด คุณสมบัตินี้ช่วยให้สามารถค้นหาข้อความของเอกสารและไฟล์ภายในระบบ คุณลักษณะการค้นหาข้อความของ Contract Advantage มีประโยชน์มากกว่าเพราะแสดงจำนวนครั้งในแต่ละเอกสาร ความสามารถในการค้นหาขั้นสูงแปลเป็นรายงานที่มีประสิทธิภาพ การค้นหาหรือรายการสัญญาใด ๆ ที่สามารถส่งออกไปยัง Microsoft Excel และคอลัมน์ของข้อมูลที่สามารถปรับแต่งทั้งหมด นอกเหนือจากการส่งออกการค้นหาใด ๆ Contract Advantage ยังมาพร้อมกับรายงานที่สร้างไว้ล่วงหน้าจำนวนมากซึ่งสามารถปรับแต่งสำหรับผู้ใช้แต่ละคน รายงานเหล่านี้จัดเตรียมผลิตภัณฑ์ที่สวยงามกว่าเล็กน้อยและสามารถส่งออกไปยัง Microsoft Excel หรือดูในระบบ

นอกเหนือจากฟีเจอร์ที่น่าสนใจมากมายที่ได้มีการพูดคุยไปแล้ว ตัวอย่างเช่น Contract Advantage เป็นหนึ่งในไม่กี่ระบบที่อนุญาตให้มีการอัพเดตทั่วโลกไปยังระบบ ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการอัปเดตข้อมูลข้ามผู้ติดต่อ บริษัท หรือเขตข้อมูลต่างๆได้พร้อมกัน คุณลักษณะนี้สามารถประหยัดเวลาและพลังงานจำนวนมากเมื่อใช้งานฟิลด์ใหม่หรืออัปเดตและแก้ไขเก่า

เพื่อช่วยในการจัดทำสัญญาสามารถเก็บถาวรได้ Contract Advantage มีคุณสมบัติอื่น ๆ อีกมากมายเช่นการนำเข้าที่ติดต่อของ Microsoft Outlook การสร้างเทมเพลตและไลบรารี่มาตรา นอกจากนี้ยังมีการรวม Active Directory (AD) และการสนับสนุน single sign-on (SSO) สำหรับแผน WebElite

แพลตฟอร์มการจัดการสัญญาสำหรับงานหนัก

Contract Advantage สามารถปรับแต่งให้ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้เกือบทุกราย แต่ข้อกำหนดของระบบและการตั้งค่าอาจเป็นข้อห้ามสำหรับบุคคลและ บริษัท ขนาดเล็ก Contract Advantage มีคุณสมบัติที่เป็นประโยชน์มากมายเช่น OCR และการอัปเดตทั่วโลกรวมถึงแนวทางเฉพาะในการจัดเก็บเอกสาร สำหรับผู้ใช้ที่ต้องการเริ่มต้นและใช้งานด้วยประสบการณ์การจัดการสัญญาที่เป็นธรรมชาติมากขึ้นผู้ชนะ Editors 'Choice Agiloft และ Updraft อาจเหมาะสมกว่า และสำหรับตัวเลือกที่ใช้ระบบคลาวด์แบบง่ายพร้อมการทำงานร่วมกันที่ใช้งานง่ายคองคอร์ดอาจเหมาะสมกว่า

อย่างไรก็ตามเมื่อกล่าวถึงการปรับแต่งที่ไม่สิ้นสุดอย่างแท้จริงและคุณสมบัติขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติและการจัดการขั้นสูงที่จำเป็นสำหรับการจัดการสัญญาระดับองค์กร Contract Advantage เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่เต็มไปด้วยคุณสมบัติที่มีความสามารถมากที่สุดในตลาด เมื่อคุณผ่านการติดตั้งและการฝึกอบรมเพื่อให้คุณคุ้นเคยกับผลิตภัณฑ์ที่ซับซ้อนนี้มันเป็นเรื่องเกี่ยวกับระบบที่ครอบคลุมและปรับให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ