การทบทวนและการจัดอันดับการจัดการวงจรข้อตกลง Coupa

หากคุณกำลังมองหาแพลตฟอร์มการจัดการสัญญาที่ทั้งใจใช้รูปแบบซอฟต์แวร์ -as-a-service (SaaS) แล้ว Coupa Contract Lifecycle Management ไม่ใช่สิ่งที่คุณกำลังมองหา อย่างไรก็ตามนี่เป็นผลิตภัณฑ์ที่มีประสิทธิภาพสูงหากคุณเป็นผู้ชมที่ตั้งใจไว้ นั่นเป็นเพราะ Coupa เป็นแพลตฟอร์มพิเศษที่มุ่งเน้นเฉพาะผู้ที่มุ่งเน้นการจัดการการใช้จ่ายขององค์กรและการจัดซื้อ ในขณะที่ Coupa ได้เปิดตัวฟังก์ชั่นขั้นสูงในกระบวนการจัดการการใช้จ่ายรวมถึงการกำหนดเส้นทางการทำงานและทริกเกอร์อัตโนมัติการทำซ้ำและทบทวนการเปลี่ยนแปลงและการดำเนินงานสัญญาในระบบที่กว้างขึ้น แต่มันยังทำให้การจัดการสัญญาเป็นเพียงองค์ประกอบเดียวของกรอบแอปพลิเคชันองค์กรที่ใหญ่กว่านี้มาก

ทั้งหมดนี้รวมเข้าด้วยกันเพื่อให้การจัดการระยะเวลาของสัญญา Coupa ไม่สามารถปรับแต่งได้ตามกรณีการใช้งานที่หลากหลายเช่นเดียวกับผู้ชนะ Editors 'Choice Agiloft หรือ Updraft ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือการเจรจาต่อรองสัญญาและเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ทรงพลังเช่นเดียวกับ Onit Contract Management แม้ว่ามันจะคล้ายกับ Onit ในการเป็นส่วนหนึ่งของกรอบการทำงานที่ใหญ่ขึ้น อย่างไรก็ตามไม่มีแพลตฟอร์มการจัดการสัญญาอื่น ๆ ที่เราทดสอบได้นำเสนอมูลค่าทางธุรกิจแบบครบวงจรและการวิเคราะห์เชิงพาณิชย์เพื่อรวมวงจรชีวิตของสัญญาเข้ากับห่วงโซ่อุปทานอย่างสมบูรณ์

โครงสร้างราคาองค์กร

Coupa มุ่งเน้นสิ่งที่ครั้งหนึ่งเคยเป็นสัญญาจากบริการคลาวด์ขั้นพื้นฐานไปสู่โซลูชั่นการจัดการสัญญาที่กำหนดเป้าหมายผสานกับการซื้อการขายและการประมวลผลธุรกรรมของ บริษัท จากข้อมูลของ Coupa บริษัท ให้ความสำคัญกับธุรกิจที่มีรายได้ต่อปีเริ่มต้นที่ 75 ล้านดอลลาร์หรือสูงกว่า นี่ไม่ใช่แพลตฟอร์มสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง (SMB) และไม่เสนอการสมัครใช้งาน Software-as-a-Service (SaaS) ฟรีหรือในระดับเริ่มต้นเช่นสิ่งที่คุณจะพบใน Agiloft หรือ Concord นี่เป็นวิธีการแก้ปัญหาสำหรับองค์กรองค์กรขนาดใหญ่ระดับโลก

การจัดการระยะเวลาของสัญญา Coupa ถูกรวมไว้เป็นส่วนหนึ่งของการสมัครการจัดการการใช้จ่าย Coupa ซึ่งรวมถึงสัญญาที่ไม่ จำกัด ผู้ใช้การแจ้งเตือนและการใช้จ่ายและการติดตามโดยอัตโนมัติ การทำงานร่วมกันตามสัญญาเป็นค่าธรรมเนียมที่เพิ่มขึ้นและกำหนดราคาเป็นเปอร์เซ็นต์ของการสมัครใช้จ่าย Coupa Management Coupa Contract Lifecycle Management รวมถึงความสามารถในการสร้างสัญญาที่ไม่ จำกัด รวมถึงการสร้างการแก้ไขและ eSignature กับทุกฝ่ายรวมถึง redlining และการควบคุมเวอร์ชัน

การจัดการสัญญาที่ขับเคลื่อนด้วยพาณิชย์

เนื่องจากนี่เป็นการทบทวนระบบการจัดการสัญญาเราเน้นการทดสอบของเราเป็นหลักเกี่ยวกับการจัดการวงจรชีวิตของสัญญา Coupa และแง่มุมความร่วมมือของสัญญา Coupa ของแพลตฟอร์มการจัดการการใช้จ่าย Coupa โดยรวมแผงควบคุมของ Coupa ทำให้ชัดเจนว่าทุกแง่มุมของประสบการณ์ ใช้การจัดการและการจัดซื้อ ข้ามแถบการนำทางด้านบนคือแท็บสำหรับค่าใช้จ่ายการร้องขอคำสั่งซื้อใบแจ้งหนี้สินค้าคงคลังการจัดหาซัพพลายเออร์สัญญาและรายงานพร้อมด้วยแผงการตั้งค่าที่ละเอียดมากซึ่งช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งทุกแง่มุมของแพลตฟอร์มแบบแยกส่วน เครื่องมือการจัดซื้อทริกเกอร์การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์การรวมระบบและอื่น ๆ โดยรวมแล้ว Coupa นำเสนอฟังก์ชั่นที่หลากหลายคล้ายกับโซลูชันการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) แบบเต็มรูปแบบ

แผงควบคุมหลักยังให้แถบการค้นหาสากลแบบไดนามิกสำหรับการสืบค้นภาษาธรรมชาติเพื่อนำทางไปยังสิ่งที่คุณต้องการในแพลตฟอร์มที่หนาแน่น นอกจากนี้ยังให้ตัวกรองเพื่อเจาะลึกตามแผนกหรือรายการเฉพาะ เป็นระบบที่ออกแบบมาเพื่อกลั่นการดำเนินงานขององค์กรที่ซับซ้อนลงไปยังข้อมูลเป้าหมายและมุมมองที่ปรับแต่งและหนึ่งที่คุณสามารถเข้าถึงได้จากเบราว์เซอร์ใด ๆ

ฉันเริ่มต้นจากแท็บสัญญาซึ่งเป็นที่เก็บข้อมูลรวมเดียวของสัญญาผู้จัดหาทั้งหมดในระบบ มันวางในมุมมองรายการที่คล้ายกับสิ่งที่คุณจะพบใน Concord หรือ ContractWorks มันแสดงรายละเอียดเช่นวันที่เริ่มต้นและหมดอายุสถานะสัญญาและกลุ่มเนื้อหาเพิ่มเติมจากไอคอนสำหรับการแก้ไขและลบรายการ แถบตัวกรองด้านบนมีตัวเลือกให้คุณสร้างรายการสัญญาใหม่สัญญาอัปโหลดจำนวนมากจากไฟล์สัญญาส่งออกเป็นไฟล์ CSV หรือ Microsoft Excel และตัวกรองจำนวนหนึ่งเพื่อเรียงลำดับสัญญาของคุณตามภาษาวันที่กรอบเวลาหมดอายุและขั้นสูง ตัวกรองที่ช่วยให้คุณสามารถเจาะลึกตามหมายเลขสัญญาหรือคำหลัก แถบการค้นหาสามารถเรียกใช้การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ในเอกสารสัญญาและไฟล์ PDF เพื่อระบุคำและคำเฉพาะ

ทั้งหมดนี้เป็นมาตรฐานที่เป็นธรรมสำหรับโซลูชั่นการจัดการสัญญาที่เราทดสอบ สิ่งที่พิเศษเกี่ยวกับ Coupa คือแดชบอร์ด Contracts ยังให้แผนภูมิของรายการที่ซื้อสูงสุดและสินค้าในระบบ สิ่งนี้จะช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญของสัญญาตามการจัดการค่าใช้จ่าย ทุกอย่างยังได้รับอนุญาต ดังนั้นตามกลุ่มผู้ใช้บทบาทการเข้าถึงและกลุ่มเนื้อหาของสัญญาที่แตกต่างกันซึ่งกำหนดค่าโดยผู้ดูแลระบบในแท็บการตั้งค่าผู้ใช้ทุกคนจะเห็นสิ่งที่แตกต่างกัน แต่ละสัญญาสามารถมีกลุ่มสัญญาอย่างน้อยหนึ่งกลุ่มที่ผูกไว้กับแผนกหรือกลุ่มผู้ใช้เฉพาะบัญชีกลยุทธ์เฉพาะประเทศหรือภาษาเฉพาะหรือแอตทริบิวต์อื่น ๆ

เมื่อสร้างสัญญาใหม่ฉันป้อนรายละเอียดสัญญาพื้นฐานเช่นซัพพลายเออร์และข้อกำหนด ฉันรวมตัวเลือกในการเลือกเอกสารและประเภทบริการอัปโหลดเอกสารสัญญาที่เกี่ยวข้องและเชื่อมต่อสัญญากับข้อตกลงหลักหากมี Coupa มอบชุดเทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้าให้ฉันซึ่งให้เลือกเมื่อกำหนดผู้จัดหา มันให้ฉันเลือกจากผู้ขายที่อยู่ในรายการในระบบ

เมื่อคุณสร้างสัญญาหรือพบสัญญาที่คุณได้ทำไว้คุณสามารถคลิกเข้าไปในหน้ารายละเอียด Coupa ให้คุณไม่เพียง แต่รายละเอียดสัญญาเช่นประเภทเอกสารและหมายเลขรุ่น แต่ยังรวมถึงส่วนที่เกี่ยวกับข้อมูลใบแจ้งหนี้การขอกลุ่มเนื้อหาการกำหนดราคาและข้อกำหนดการแจ้งเตือนและรายการหรือผลิตภัณฑ์เฉพาะในระบบอีคอมเมิร์ซที่เกี่ยวข้องกับสัญญานั้น . ส่วนการกำหนดราคาและเงื่อนไขเป็นสิ่งที่ดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งทำให้คุณสามารถกำหนดหมายเลขเงินฝากออมทรัพย์ของสัญญาในลักษณะใดก็ได้ที่คุณต้องการไม่ว่าจะเป็นเปอร์เซ็นต์ส่วนลดจากราคารายการหรือตามพารามิเตอร์การใช้จ่ายขั้นต่ำ / สูงสุด สิ่งนี้จะทำงานควบคู่กันไปกับคุณสมบัติ "แหล่งที่มานี้" ซึ่งเป็นปุ่มที่แสดงการเสนอราคาเปรียบเทียบสินค้าและบริการในสัญญาผู้จัดหาเมื่อเปรียบเทียบกับการเจรจาต่อรอง

มีความสามารถในการผสานรวมกับโมดูลอื่น ๆ ด้วยดังนั้นคุณจะคลิกเพียงครั้งเดียวเพื่อดูคำสั่งซื้อตามแผนกหรือชุดสินค้าใบแจ้งหนี้หรือส่วนอื่น ๆ ของแพลตฟอร์ม Coupa มีกล่องจดหมายเตือนและแผงควบคุมการแจ้งเตือนของตัวเอง แต่ บริษัท บอกว่าชอบที่จะทำงานร่วมกับบริการของบุคคลที่สามเช่น Gmail หรือ Slack เพื่อส่งการแจ้งเตือนผู้ใช้ (ในแอพหรืออินเทอร์เฟซที่ทำงานอยู่)

ใน Coupa คุณจะไม่ได้รับโมดูลการทำงานร่วมกันและการเจรจาสัญญาในหน้านี้ซึ่งคุณทำใน Onit เพื่อให้คุณกดปุ่ม "สัญญาผู้แต่ง" ในหน้ารายละเอียดสัญญาใด ๆ เพื่อนำคุณเข้าสู่สภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันของสัญญา Coupa นี่คือที่ที่คุณจะพบการแก้ไขสัญญาขั้นสูงและการทำซ้ำซึ่งช่วยให้หลายฝ่ายยอมรับปฏิเสธและแสดงความคิดเห็นในการแก้ไขที่ทำโดยบุคคลอื่น ทั้งหมดนี้ทำในพื้นที่การทำงานร่วมกันที่ใช้เพื่อเลียนแบบ Google เอกสาร มาพร้อมกับการควบคุมเวอร์ชันที่ให้คุณย้อนกลับการเปลี่ยนแปลงรวมถึงหลักฐานการตรวจสอบสำหรับการแก้ไขและการโต้ตอบทั้งหมดในสภาพแวดล้อม คุณยังสามารถตั้งค่าข้อตกลงระดับบริการภายใน (SLA) โดยตั้งค่าหน้าต่างที่กำหนดไว้สำหรับระยะเวลาที่กลุ่มต่าง ๆ ภายใน บริษัท ต้องเจรจา สิ่งนี้ถูกออกแบบมาเพื่อปรับปรุงรอบเวลาสำหรับสัญญา

การแก้ไขสัญญาเองเกิดขึ้นในโปรแกรมแก้ไขแบบ WYSIWYG ขั้นพื้นฐานพร้อมบันทึกการตรวจสอบทางด้านขวาเพื่อช่วยให้คุณดึงภาษาสัญญาที่ได้รับอนุมัติล่วงหน้าตัวเลขจากแหล่งอื่นหรืออนุประโยคเฉพาะ เมื่อคุณบันทึกการเปลี่ยนแปลง Coupa จะให้ตัวเลือกแก่คุณในการดูการเปรียบเทียบรุ่นด้านข้างพร้อมการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจนและรหัสสี หากคุณเชิญผู้ใช้เพิ่มเติมพวกเขาจะเห็นการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่เวลาที่พวกเขาเริ่มต้นด้วยข้อตกลง ผู้ใช้ใหม่จะเห็นหน้าต่างป๊อปอัพอัตโนมัติที่เจ้าของสัญญาสำคัญคือใคร จากตรงนั้นเจ้าของสามารถควบคุมการอนุญาตเพิ่มและลบผู้ใช้หรือกำหนดงานเฉพาะภายในสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน ความร่วมมือในสัญญาและกระบวนการเจรจาต่อรองนั้นรวมศูนย์และรวมเป็นหนึ่งเดียวใน Onit มากขึ้น อย่างไรก็ตาม Coupa มีการควบคุมระดับย่อยในกระบวนการแก้ไขที่ตรงกับการทดสอบของเราโดยการเปลี่ยนแปลงแทร็กและตัวเลือกการจัดรูปแบบที่หลากหลายของ Concord

ในที่สุด Coupa รวมการรวม DocuSign ที่ตรงไปตรงมาในตอนท้ายของกระบวนการวงจรชีวิตของสัญญาเพื่อให้กระบวนการ eSignature เสร็จสมบูรณ์และดำเนินการตามสัญญา Coupa อัปโหลดเอกสารที่สร้างขึ้นไปยัง DocuSign โดยอัตโนมัติด้วยประสบการณ์การคลิกและลงชื่อที่เรียบง่ายสำหรับทั้งผู้ใช้ภายในและผู้จัดหาภายนอกหรือผู้ขายที่เข้าสู่ข้อตกลง ใน Coupa คุณเพียงพิมพ์ชื่อผู้ลงนามคลิกลงชื่อและ Coupa จะบันทึกที่อยู่ IP ของผู้ลงนาม สิ่งนี้บันทึกรอยเท้าดิจิทัลที่เป็นเอกลักษณ์สำหรับการตรวจสอบความปลอดภัย ผู้จัดหาและฝ่ายที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะได้รับอีเมลพร้อมกับสำเนาข้อตกลง PDF โดยอัตโนมัติ

รายงานละเอียด

การจัดการวงจรสัญญา Coupa ยังเสนอการรายงานและการวิเคราะห์โดยละเอียดที่สุดของแพลตฟอร์มการจัดการสัญญาทั้งหมดที่ฉันทดสอบ แท็บรายงานมีเมตริกที่กำหนดเองที่เรียกว่า Perfect Fit Insights ซึ่งจะดูเปอร์เซ็นต์ของการใช้จ่ายของคุณกับปริมาณของสัญญาจำนวนเงินดอลลาร์หรือปัจจัยอื่น ๆ เพื่อพิจารณา "ตัวชี้วัดความสำเร็จ" และคำแนะนำสำหรับการปรับผลกำไรให้เหมาะสม การรายงานการขายที่มุ่งเน้นเป้าหมายนี้ไม่เหมือนกับเครื่องมืออื่น ๆ ที่ฉันทดสอบสร้างการวิเคราะห์โดยสัญญาที่มีข้อความเป็นสีเขียวสีแดงหรือสีเหลืองเพื่อกำหนดเป้าหมายการออมในสัญญาซัพพลายเออร์โดยเฉพาะ Coupa ยังให้คำแนะนำด้านการออมประสิทธิภาพและการใช้งานเกี่ยวกับวิธีเพิ่มประสิทธิภาพแคตตาล็อกใบแจ้งหนี้และการจัดหาเพื่อผลตอบแทนการลงทุน (ROI) ที่ดียิ่งขึ้น คำแนะนำอัจฉริยะเหล่านี้ไม่มีอยู่ในสุญญากาศ คุณสามารถมอบหมายงานโดยตรงจากหน้าคำแนะนำเพื่อเริ่มดำเนินการกับข้อมูลเชิงลึก

มีรายงานและตัวชี้วัดอื่น ๆ อีกจำนวนมากเช่นกันซึ่งสามารถกำหนดให้กับกลุ่มเนื้อหาหรือแผนกเฉพาะหรือแบ่งตามอุตสาหกรรม ตัวอย่างเช่นการสร้างแผนภูมิการใช้จ่ายร้อยละจากซัพพลายเออร์อุตสาหกรรมเทคโนโลยีกับซัพพลายเออร์อุตสาหกรรมการผลิต Coupa กล่าวว่าคำแนะนำด้านข่าวกรองนั้นมาจากข้อมูลเชิงประจักษ์จริงที่ไม่เปิดเผยชื่อจากลูกค้าองค์กรนับร้อยและธุรกรรมของพวกเขา แน่นอนว่าตัวชี้วัดการรายงานเหล่านี้เชื่อมโยงกับสถานการณ์การจัดการค่าใช้จ่ายและการจัดซื้อจัดจ้างที่แคบซึ่งเป็นบริการแพลตฟอร์ม แต่การวิเคราะห์ลึกลงไปในเชิงลึกของสัญญาที่เน้นบรรทัดล่างกว่า Agiloft, Onit หรือแพลตฟอร์มการจัดการสัญญาอื่น ๆ ที่ตรวจสอบในบทสรุปนี้

เน้นที่บรรทัดล่าง

การจัดการระยะเวลาของสัญญา Coupa ไม่ใช่แพลตฟอร์มการจัดการตามสัญญาสำหรับทุกประเภทของสัญญาและธุรกิจทุกรูปแบบและทุกขนาด ค่อนข้างเป็นองค์กรที่ใช้การจัดการและแพลตฟอร์มการจัดซื้อด้วยการจัดการสัญญาและคุณสมบัติการรายงานเฉพาะสำหรับกรณีการใช้งานนั้น มันล้ำหน้ากว่ามาก สำหรับการสร้างสัญญาที่ยืดหยุ่นการเจรจาต่อรองและการจัดการวงจรชีวิต Agiloft และ Concord มีราคาถูกกว่าใช้งานง่ายขึ้นและปรับแต่งได้มากขึ้นในแง่ของการจัดวางและส่วนต่อประสานผู้ใช้ นี่ไม่ใช่ทางออกสำหรับการจัดการสัญญา SMB อย่างไรก็ตามสำหรับองค์กรธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีการจัดการน้ำท่วมของสัญญาซัพพลายเออร์และสินค้าคงคลังแบบธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) ที่หนาแน่น Coupa เสนอระดับการจัดการวงจรสัญญาที่มีประสิทธิภาพและเชี่ยวชาญพร้อมตัวชี้วัดปัญญาที่มุ่งเน้น ROI ที่คุณชนะ ' หาที่อื่นไม่ได้