ระบบการตรวจสอบและจัดอันดับของ Cobblestone

CobbleStone Systems Contract Insight (ซึ่งเริ่มต้นที่ $ 59 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน) เป็นอีกหนึ่งระบบจัดการสัญญาที่ปรับแต่งได้อย่างสูงซึ่งมีคุณสมบัติที่แตกต่างหลากหลายเพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการทำสัญญา บริษัท ซึ่งมีมานานกว่า 20 ปีให้บริการลูกค้าที่หลากหลายตั้งแต่รัฐบาลไปจนถึงกลุ่มเล็ก ๆ ไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ หมายเหตุสำคัญคือสัญญา Insight เป็นหนึ่งในระบบการจัดการสัญญาที่ค่อนข้างน้อยในการเสนอรุ่นทดลองใช้ที่สามารถเข้าถึงได้โดยตรงจากเว็บไซต์ของตน อย่างไรก็ตามในขณะที่สัญญา Insight ส่วนใหญ่สามารถกำหนดค่าได้ Agiloft ซึ่งเป็นหนึ่งในผู้ชนะทางเลือก PCMag Editors 'Choice ของเรามีตัวเลือกการปรับแต่งที่ยิ่งใหญ่ นอกจากนี้ยังให้บริการฟรีในระดับซึ่งหมายความว่าคุณจะสามารถประเมินเนื้อหาของคุณได้โดยไม่ต้องหมดเวลา

ราคาและแผน

มีสามรุ่นที่แตกต่างกันที่ให้บริการในระดับต่าง ๆ : Enterprise, Express และ Work Group Cobblestone นำเสนอแผนภูมิเปรียบเทียบรุ่นที่แตกต่างกันบนเว็บไซต์ แต่โดยพื้นฐานแล้ว Enterprise Editions นั้นมาพร้อมกับความสามารถของเวิร์กโฟลว์เพิ่มเติมการจัดทำดัชนีข้อความแบบเต็มการนำเข้าจำนวนมากผู้ออกแบบรายงานออนไลน์และระบบการจัดอันดับสัญญาของลูกค้า ทุกรุ่นมาพร้อมกับพื้นที่เก็บข้อมูลไม่ จำกัด สำหรับสัญญาและข้อมูล

โซลูชันของ Cobblestone สามารถปรับใช้กับลูกค้าหรือโฮสต์โดย บริษัท ในรูปแบบ Software-as-a-Service (SaaS) และราคาแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่คุณใช้ ตัวเลือกบนเว็บมีราคาที่ต่ำกว่าอัตราการเกิดซ้ำในขณะที่ไซต์สูงกว่าและครั้งเดียว ไม่สามารถใช้งาน Work Group ได้เนื่องจาก SaaS และรุ่น Express ไม่สามารถใช้งานได้ในสถานที่ รุ่นด่วนเริ่มต้นที่ $ 59 ต่อเดือนต่อผู้ใช้ รุ่น Enterprise เริ่มต้นที่ $ 5, 000 ต่อปีสำหรับผู้ใช้ห้าคน เช่นเดียวกับผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ในบทสรุปนี้รวมถึงผู้ช่วยสัญญาซอฟต์แวร์ Blueridge และข้อได้เปรียบสัญญาซอฟต์แวร์ใจที่ยิ่งใหญ่ Contract Insight ต้องการอินสแตนซ์ของ Microsoft SQL Server 2005 หรือใหม่กว่าเพื่อเรียกใช้รุ่นองค์กร

อินเตอร์เฟซที่เรียบง่าย

อินเทอร์เฟซมีการออกแบบที่เรียบง่าย: พื้นหลังสีขาวที่มีเฉดสีฟ้าแตกต่างกันเพื่อระบุแถบและปุ่ม มีไอคอนอยู่ถัดจากเมนูแบบเลื่อนลงที่ดูเหมือนว่า "น่ารัก" ข้อความ ตัวเลือกเมนูดูเหมือนจะเข้ากับหมวดหมู่การกระทำหลักทั้งหมดที่ผู้จัดการสัญญาจะต้องใช้รวมถึงสัญญาพนักงาน บริษัท รายงานและการค้นหาและจัดการและตั้งค่า

เมื่อผู้ใช้เข้าสู่ระบบครั้งแรกมุมมองเริ่มต้นคือปฏิทินสัญญาที่ผู้ใช้ได้รับมอบหมาย สิ่งนี้สามารถกำหนดค่าให้รวมหรือถูกแทนที่ด้วย "แดชบอร์ด" และ "ท่าเรือ" ซึ่งเป็นรายงานส่วนบุคคลที่สำคัญซึ่งจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่นผู้ใช้สามารถกำหนดค่าท่าเรือที่แสดงสัญญาการใช้งานทั้งหมดที่พวกเขาได้รับมอบหมายหรือหนึ่งที่แสดงสัญญาทั้งหมดที่จะหมดอายุใน 30, 60, หรือ 90 วันถัดไป คุณลักษณะนี้ให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้มากที่สุดแก่เขาหรือเธอเมื่อเข้าสู่ระบบ

คล้ายกับ Edil 'Choice Agiloft หนึ่งในคุณสมบัติที่เด่นชัดที่สุดของระบบคือความลึกของการปรับแต่ง Contract Insight อยู่ในระดับสูงสุดของระบบการจัดการสัญญาที่อนุญาตให้ผู้ดูแลระบบสร้างและแก้ไขฟิลด์ข้อมูลสัญญาโดยอัตโนมัติและกำหนดกระบวนการอนุมัติและ จำกัด การเข้าถึงของผู้ใช้ในระดับย่อยรวมถึงประเภทสัญญาสัญญาเฉพาะหรือฟิลด์เฉพาะ .

เริ่มต้นใช้งาน

Contract Insight มาพร้อมกับวิดีโอการเรียนการสอนที่นำผู้ใช้ใหม่ผ่านการตั้งค่าระบบและทำงานทั่วไป วิดีโอแสดงให้ผู้ใช้ทราบถึงวิธีการใช้งานฟังก์ชั่นเหล่านี้และตั้งค่าสัญญา Insight ตามความชอบ แต่ในขณะที่ฉันพบว่าวิดีโอย่อยง่ายมาก Help Help ของระบบในทางกลับกันค่อนข้างยากที่จะนำทาง คุณสมบัติความกว้างของผลิตภัณฑ์ทำให้แม้แต่การค้นหาที่ชาญฉลาดของวิกินั้นเป็นเรื่องน่าเบื่อ อย่างไรก็ตามเมื่อพบเอกสารช่วยเหลือจะแสดงอย่างชัดเจนพร้อมภาพประกอบ

การเพิ่มสัญญาใหม่ในระบบนั้นง่าย: เพียงคลิก "เพิ่มสัญญา" อย่างไรก็ตาม Contract Insight เพิ่มเลเยอร์ profiel สัญญาที่นี่ นี่คือข้อมูลฐานข้อมูลและเวิร์กโฟลว์ที่ระบบต้องการในการประมวลผลเอกสารและจัดการวงจรชีวิตของมัน สามารถสร้างโปรไฟล์สัญญาพร้อมกับอัพโหลดไฟล์สัญญาหรือสามารถสร้างขึ้นได้ตามข้อมูลผู้ขายหรือลูกค้า กระบวนการป้อนข้อมูลจริงนั้นเกี่ยวข้องกับการกรอกแบบฟอร์มที่สามารถใช้งานได้ซึ่งผู้ดูแลระบบของคุณหรือ Cobblestone สามารถปรับแต่งได้อย่างไม่ จำกัด หากคุณใช้ซอฟต์แวร์ในรุ่น SaaS สามารถเพิ่มหรือลบฟิลด์ได้ตามประเภทของสัญญา จำกัด ตาม ID ผู้ใช้หรือคลาสของผู้ใช้และกำหนดค่าให้ยอมรับเฉพาะข้อมูลบางประเภทเช่นจำนวนเต็มวันที่สกุลเงินหรือรายการจากรายการแบบเลื่อนลง

หลังจากป้อนข้อมูลทั้งหมดผู้ใช้สามารถกำหนดโปรไฟล์เอกสารของสัญญาเพิ่มเติม มีรายการทางด้านขวามือของโปรไฟล์สัญญาที่ให้ผู้ใช้มีตัวเลือกที่หลากหลายรวมถึง Tasks & E-mails, กำหนดพนักงาน, พิมพ์, รีเฟรช, ลิงก์สัญญา, ดูประวัติและอีเมล นอกจากนี้ผู้ใช้สามารถแนบไฟล์ได้ไม่ จำกัด จำนวนในโปรไฟล์สัญญา

การเพิ่มโปรไฟล์พนักงานและ บริษัท ทำได้อย่างรวดเร็วและไม่เจ็บปวดโดยใช้แถบเมนูหลัก โดยการกรอกแบบฟอร์มง่ายๆเพื่อเพิ่มพนักงานหรือ บริษัท ในระบบผู้ใช้สามารถป้องกันความไม่ถูกต้องในการค้นหาและการรายงาน ตัวอย่างเช่นหากไม่มีโปรไฟล์ บริษัท ที่มีมาก่อนผู้ใช้หนึ่งคนสามารถเขียนใน "XYZ Corp. " และอีกคนสามารถเขียนใน "XYZ Corporation" ซึ่งอาจทำให้สัญญาถูกตัดออกจากผลการค้นหาและรายงาน

การค้นหาเป็นเรื่องที่ปรับแต่งได้สูง การค้นหาสามารถทำได้ในฟิลด์ใด ๆ แล้วแคบลงตามหมวดหมู่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้อง คอลัมน์ข้อมูลสามารถเปลี่ยนแปลงและกำหนดค่าตามความชอบของผู้ใช้ได้อย่างง่ายดาย เมื่อกำหนดค่าการค้นหาอย่างเหมาะสมแล้วรายงานสามารถพิมพ์หรือส่งออกเป็น Word, Excel หรือ PDF นอกจากความสามารถที่ปรับแต่งได้แล้วระบบยังมาพร้อมกับการค้นหาและรายงานที่ตั้งไว้ล่วงหน้าจำนวนมากและผู้ใช้สามารถสร้างการค้นหาเฉพาะกิจของตนเองเพื่อใช้ในอนาคต

เกินพื้นฐาน

คุณลักษณะที่เป็นประโยชน์คือคำขอซึ่งน่าจะมีประโยชน์มากกว่าสำหรับ บริษัท ขนาดใหญ่ ตามที่คุณคาดหวังคุณสมบัติการร้องขออนุญาตให้ผู้ใช้สามารถร้องขอสัญญาใหม่จากบุคคลที่เหมาะสม ผู้ใช้คลิกที่ "เพิ่มคำขอใหม่" และเพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าว่าใครจะได้รับการแจ้งเตือนตามข้อมูลที่ให้ไว้

สำหรับผู้ใช้ขั้นสูงเพิ่มเติม Contract Insight มีคุณสมบัติที่มีประโยชน์จริง ๆ สำหรับผู้ที่ใช้สัญญาตามเทมเพลตบ่อยครั้ง การใช้คุณสมบัติแพ็คเกจผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าเทมเพลตที่ดึงข้อมูลเมตาจากสัญญาหรือโปรไฟล์ บริษัท ผู้ดูแลระบบยังสามารถตั้งค่าไลบรารีข้อเพื่อช่วยในการสร้างสัญญา

Cobblestone ช่วยให้ Contract Insight สามารถปรับแต่งเพิ่มเติมผ่านโมดูลเสริมที่หลากหลาย หนึ่งในแอดออนที่มีประโยชน์ที่สุดคือ Document Collaboration และ eSign Module ซึ่งเป็นระบบลายเซ็นออนไลน์ของ Cobblestone System โมดูลนี้อนุญาตให้ทำสัญญาแบบออนไลน์ได้อย่างสมบูรณ์ทั้งโดยสมาชิกขององค์กรและคู่สัญญา มันพิสูจน์ตัวตนของผู้ลงนาม หากองค์กรของคุณต้องการใช้ DocuSign, Cobblestone ยังสามารถรวมโปรแกรมนั้นไว้ในวงจรชีวิตของสัญญา

มีโมดูลอื่นสำหรับสถานการณ์อื่น ๆ ที่หลากหลายและโดยทั่วไปจะเน้นไปที่อุตสาหกรรมเฉพาะหรือประเภทของงาน ตัวอย่างเช่นหนึ่งในโมดูลที่มีอยู่คือ Public Access Portal ซึ่งอนุญาตให้ทำสัญญาบางอย่างเป็นสาธารณะบนเว็บ คุณลักษณะนี้ส่วนใหญ่จะใช้สำหรับหน่วยงานสาธารณะที่ต้องอยู่ภายใต้เสรีภาพของกฎหมายข้อมูล นอกจากนี้ยังมีโมดูลสำหรับการจัดการคำสั่งซื้อความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้าและผู้ขายและตัวเชื่อมต่อ Salesforce เพื่อระบุชื่อไม่กี่ ส่วนเสริมเหล่านี้ช่วยให้สามารถปรับแต่งได้มากขึ้นตามความต้องการของผู้ใช้

Insight สัญญาเป็นโซลูชั่นที่ปรับแต่งได้มาก แต่จะทำให้เกิดความสับสนและ daunting สำหรับบางคน ระบบที่คล้ายกันเช่น Agiloft ช่วยบรรเทาปัญหาความซับซ้อนในการปรับแต่งเหล่านั้นด้วยวิธีการของตัวช่วยสร้างที่ดำเนินการอย่างระมัดระวัง อย่างไรก็ตาม Contract Insight นำเสนอโมดูลและส่วนเสริมจำนวนมากเพื่อช่วยปรับแต่งผลิตภัณฑ์ให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าดังนั้นจึงเป็นเรื่องที่ควรค่าแก่ บริษัท ที่มีเวิร์กโฟลว์หลายด้านและข้อกำหนดการสร้างสัญญาที่ซับซ้อน