รีวิวและให้คะแนน Agiloft

ส่วนต่อประสานและคุณสมบัติหลัก

Agiloft ปรับแต่งการใช้งานแต่ละอย่างตามความต้องการทางธุรกิจของแต่ละบุคคลดังนั้นสิ่งที่คุณเห็นใน Agiloft นั้นเชื่อมโยงกับบทบาทผู้ใช้ของคุณอย่างสมบูรณ์และขั้นตอนการจัดการสัญญาเฉพาะที่เหมาะกับองค์กรของคุณ ตรงกันข้ามกับแพลตฟอร์มเช่น Coupa Contract Lifecycle Management ซึ่งมุ่งเน้นการจัดการสัญญาในสถานการณ์การจัดการค่าใช้จ่ายและการจัดซื้อ Agiloft เป็นกระดานชนวนที่ว่างเปล่าที่คุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับกรณีการใช้งานทางธุรกิจ

ส่วนต่อประสานผู้ใช้วานิลลา (UI) อาจจะดูค่อนข้างล้าสมัยหากใช้โดยไม่ต้องใช้การปรับแต่งใด ๆ แต่ Agiloft ช่วยให้คุณสามารถปรับสีการสร้างแบรนด์และการจัดวางตามความชอบหรือเพื่อให้เข้ากับเว็บไซต์ บริษัท ของคุณ เพื่อทดสอบแพลตฟอร์มที่อัปเดตฉันลงชื่อเข้าใช้พอร์ทัลที่แตกต่างกันสี่แบบที่ปรับแต่งให้เหมาะกับบทบาทเฉพาะ ขึ้นอยู่กับว่าฉันเข้าสู่ระบบในฐานะผู้ดูแลระบบผู้จัดการสัญญาผู้อนุมัติสัญญาหรือผู้ใช้ตามสัญญาฉันเห็นการจัดเรียงที่แตกต่างกันของคุณสมบัติและเขตข้อมูลที่มีให้

ในแดชบอร์ดที่ผู้ใช้กำหนดทั้งหมดสิ่งแรกที่คุณเห็นคือแดชบอร์ดที่กำหนดเองพร้อมแผนภูมิและวิดเจ็ตและเมนูการนำทางด้านซ้ายที่แสดง "ตาราง" ที่มีอยู่ของแพลตฟอร์มเปิดเร็กคอร์ดและสัญญาและงานใด ๆ ที่คุณต้องการ ได้รับมอบหมาย นอกจากนี้ยังมีแถบการค้นหาสากลที่ด้านบนของ UI ที่สามารถเรียกใช้แบบสอบถามในทุกสัญญาไฟล์หน้าและบันทึกในฐานข้อมูล สำหรับวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบนี้เราทดสอบจากมุมมองของผู้จัดการสัญญาผู้อนุมัติและผู้ใช้จาก UIs ที่แตกต่างกัน

การเข้าสู่ระบบพอร์ทัลผู้จัดการสัญญาฉันได้รับชาร์ตตามสัญญาแบบวิดเจ็ตที่กำลังดำเนินอยู่และการหมดอายุสัญญาและการต่ออายุสัญญาที่กำลังจะเกิดขึ้นทันที ฉันยังได้รับรายการบันทึกเพื่อจัดการสัญญาที่ใช้งานอยู่ ไอคอนจดหมายที่อยู่ถัดจากสัญญาแต่ละฉบับมีตัวเลือกให้ฉันตั้งค่าการแจ้งเตือนหรือการดำเนินการอัตโนมัติในการดำเนินการตามสัญญาเฉพาะหรือเพื่อมอบหมายงานให้กับผู้ใช้รายอื่น จากหน้านี้ฉันยังสามารถนำเข้าและส่งออกสัญญาตรวจสอบสัญญาที่ฉันต้องการแก้ไขจำนวนมาก ฯลฯ ในฐานะผู้จัดการสัญญาฉันมีตัวเลือกมากมายในเมนูด้านซ้าย ฉันสามารถดูรายการไดเรกทอรีของทุกคนและ บริษัท ที่เกี่ยวข้องกับสัญญาภายในและภายนอกองค์กรของฉันเช่นเดียวกับสัญญาทั้งหมดในระบบที่มีไอคอนรูปต้นไม้ นี่ให้ฉันดูแผนภาพความสัมพันธ์ของผู้ใช้และ บริษัท ที่เกี่ยวข้องกับสัญญานั้น เช่นเดียวกับการจัดการสัญญา Onit และการตรวจสอบและอนุมัติสัญญานอกจากนี้ยังมีเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อติดตามสัญญารวมถึงประเภทสัญญาและความสามารถในการสร้างแม่แบบที่แตกต่างกัน Agiloft ยังช่วยให้คุณค้นหาคำสั่งเฉพาะในสัญญาและค้นหาไลบรารี่เฉพาะส่วน เพื่อแสดงให้เห็นถึงความแตกต่างในบทบาทของผู้ใช้พอร์ทัลผู้อนุมัติสัญญาจะแสดงเฉพาะไดเรกทอรีพื้นฐานและตารางการอนุมัติสัญญาโดยไม่ต้องมีฟังก์ชันการทำงานที่ลึกกว่า ผู้ใช้สัญญาจะไม่เห็นตัวเลือกการอนุมัติ

เพื่อทดสอบว่า Agiloft จัดการกับวงจรชีวิตของสัญญาได้อย่างไรฉันสร้างสัญญาใหม่ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสำหรับมันและติดตามสัญญาตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงลายเซ็น เมื่อคุณคลิกปุ่มสัญญาใหม่ Agiloft จะเปิดหน้าต่างที่มีรายละเอียดพร้อมตัวเลือกมากมาย แต่ละระเบียนใหม่จะได้รับหมายเลข ID โดยค่าเริ่มต้นจากนั้นฉันมีตัวเลือกให้เลือกว่าบันทึกนี้เป็นสัญญารับเหมาช่วงข้อตกลงหลักหรือการแก้ไขสัญญาที่มีอยู่ นอกจากนี้ยังมีประเภทสัญญาซึ่งให้ประเภทและแม่แบบที่กำหนดเองทั้งหมดที่ธุรกิจของคุณสร้างขึ้นให้เลือก ประเภทและแม่แบบเหล่านี้รวมถึงสัญญาการบริการลูกค้าข้อตกลงที่ไม่เปิดเผยข้อตกลงการจ้างงานผู้ขายและสัญญาพันธมิตร

ฉันเลือกสัญญาการบริการลูกค้าและมอบหมายให้ทีมลูกค้าภายใน (Agiloft ช่วยให้คุณสร้างกลุ่มทีมและแผนกที่กำหนดเอง) จากนั้นฉันกำหนดค่า PCMag Test Contract ของฉันให้ต่ออายุอัตโนมัติทุก ๆ 12 เดือนจากนั้นป้อนวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดจำนวนและข้อมูล บริษัท ที่เกี่ยวข้องกับสัญญา คุณสามารถเจาะลึกรายละเอียดได้มากเท่าที่คุณต้องการด้วยตัวช่วยสร้างสัญญา ตัวช่วยสร้างนี้ช่วยให้คุณสามารถเชื่อมโยงเอกสารและสินทรัพย์ที่แนบมากำหนดค่าอีเมลและงานและแน่นอนตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติและลายเซ็นที่มีประวัติเต็มและหลักฐานการตรวจสอบที่เกี่ยวข้องกับการบันทึก เอกสารแนบและสินทรัพย์ที่เกี่ยวข้องอาจรวมถึงใบรับรองการประกันภัยที่เกี่ยวข้องกับ บริษัท หรือสัญญา

เมื่อคุณทำเสร็จแล้วผู้จัดการสัญญาหรือผู้ดูแลระบบสามารถบันทึกการเปลี่ยนแปลงสัญญาหรือคลิกปุ่ม "ส่งเพื่อตรวจทาน" เพื่อส่งไปยังขั้นตอนถัดไปในกระบวนการ โดยรวมแล้วกระบวนการสร้างสัญญานั้นค่อนข้างล้นหลามเมื่อเทียบกับประสบการณ์ที่คล่องตัวของแพลตฟอร์มเช่น Concord และ ContractWorks แต่นี่เป็นเพียงเพราะ Agiloft มอบทางเลือกและฟิลด์ที่ละเอียดยิ่งกว่าโซลูชันอื่น ๆ ที่เราทดสอบ ความสามารถในการปรับแต่งเองช่วยให้คุณสามารถจัดการเวิร์กโฟลว์ตามสัญญาได้ง่ายหรือซับซ้อนตามที่คุณต้องการ

เวิร์กโฟลว์ขั้นสูงรายงานและการรวมระบบ

Agiloft เปล่งประกายเมื่อพูดถึงคุณสมบัติการจัดการสัญญาขั้นสูงและระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ จากพอร์ทัลผู้ดูแลระบบคุณสามารถดูฟังก์ชั่นเต็มรูปแบบที่มีอยู่ในแพลตฟอร์มหากคุณตัดสินใจที่จะปรับแต่งให้เข้ากับระดับนั้น สิ่งนี้เริ่มต้นด้วยการค้นหาขั้นสูงและความสามารถในการแก้ไขเนทีฟแบบไดนามิกมากขึ้น

Quick Search bar แบบใหม่จะใช้ค่าเริ่มต้นจากการค้นหาข้อความดังนั้นคุณสามารถพิมพ์คำสำคัญใดก็ได้และ Agiloft จะสแกนตารางทั้งหมดในฐานข้อมูลพร้อมกับเอกสารและไฟล์ PDF ทั้งหมดในระบบโดยใช้ OCR นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดค่าเมนูดร็อปดาวน์การค้นหาเพื่อค้นหาฟิลด์เฉพาะเช่นการค้นหาทุกสัญญาที่มีสถานะรอดำเนินการอยู่ ผู้ดูแลระบบเลือกเขตข้อมูลที่จะปรากฏในเมนูดร็อปดาวน์การค้นหาและคุณยังสามารถบันทึกการค้นหาสำหรับคำค้นหาที่ทำซ้ำได้อย่างรวดเร็ว หากคุณค้นหาระเบียนที่เฉพาะเจาะจงและต้องการเปลี่ยนแปลงได้ทันทีการแก้ไขในตารางและคุณสมบัติการแก้ไขไฟล์โดยตรงใหม่ให้คุณเช็คเอาท์และแก้ไขเอกสารใน Microsoft Word จากนั้นคุณสามารถบันทึกอีกครั้งเมื่อดำเนินการเสร็จแล้วโดยมีบันทึกการเปลี่ยนแปลงแบบเต็ม แต่ไม่จำเป็นต้องบันทึกสำเนาเอกสารในเครื่อง

การรายงานยังกว้างขวาง ในอินเทอร์เฟซผู้ดูแลระบบแต่ละแท็บในเมนูด้านซ้ายจะมีตัวเลือกชาร์ต / รายงานที่ให้คุณแยกการวิเคราะห์ในทุกแง่มุมของวงจรการจัดการสัญญาของคุณ ยกตัวอย่างเช่นใน Tasks คุณสามารถดูเวลาเฉลี่ยที่พนักงานใช้ในการปิดงานหรือคุณสามารถแบ่งข้อมูลตามทีมหรือแผนก รายงานการอนุมัติสามารถช่วยคุณระบุปัญหาคอขวดสำหรับสัญญาที่ค้างอยู่ รายงานที่ทำงานบนฐานข้อมูลสัญญาทั้งหมดของคุณสามารถช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญตามมูลค่าทางการเงินการหมดอายุความคืบหน้าหรือโฮสต์ของปัจจัยอื่น ๆ เมื่อสร้างรายงานใหม่ฉันสามารถเลือกประเภทแผนภูมิที่แตกต่างกัน 10 แบบ (บรรทัด, บาร์, หลายแกน, มาตรวัด, พาย, ช่องทาง, ฯลฯ ), เพิ่มตัวกรองวันที่และบันทึก, เพิ่มการจัดรูปแบบและการปรับแต่งเพิ่มเติม พื้นฐานใด ๆ และส่งอีเมลรายงานไปยังผู้ใช้แผนกหรือทีมโดยเฉพาะ แผนภูมิและรายงานที่เสร็จแล้วนั้นไม่ได้สวยที่สุดเมื่อเทียบกับการจัดการวงจรสัญญา Concord หรือ Coupa แต่ Agiloft เสนอการปรับแต่งรายงานขั้นสูงที่สุดที่เราทดสอบ

หากคุณดึงความสามารถ BPM ของเวิร์กโฟลว์ของ Agiloft (โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหากคุณมีแผนการชำระเงิน) จากนั้นคุณสามารถเลเยอร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพเหนือยอดวงจรการจัดการสัญญาของคุณ ตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์กราฟิกที่ได้รับการปรับปรุงให้ภาพรวมของสถานะทั้งหมดที่สามารถบันทึกและธุรกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นภายในกระบวนการสัญญา จากตรงนั้นมันง่ายในการเพิ่มการกระทำและทริกเกอร์ในขั้นตอนใด ๆ ของวงจรชีวิตสัญญานั้นซึ่งเกิดจากการเปลี่ยนแปลงในบันทึก ดังนั้นหากสัญญาครบ 60 วันก่อนถึงกำหนดต่ออายุคุณสามารถตั้งค่าทริกเกอร์อีเมลเพื่อปิดอีเมลในขั้นตอนนั้นของเวิร์กโฟลว์

ในที่สุด Agiloft นำเสนอรายการการรวมและการเข้าถึง application programming interface (API) ที่แข็งแกร่ง แพลตฟอร์มดังกล่าวไม่ได้มีคุณสมบัติ eSigning ที่เป็นกรรมสิทธิ์โดยเลือกแทนการปรับแต่งประสบการณ์ด้วย Adobe Sign และ DocuSign การผสานรวมขึ้นอยู่กับความต้องการหรือความต้องการทางธุรกิจ Agiloft ยังมีการบูรณาการในตัวกับ Salesforce สำหรับพนักงานขายเพื่อซิงค์รายชื่อ บริษัท และบันทึกสัญญาโดยตรงกับระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ของคุณ Agiloft ยังมีการรวมปฏิทินกับ Apple iCal, Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange และ Rescue by LogMeIn บน API และส่วนความปลอดภัย Agiloft จะซิงค์กับ OAuth 2 และ SAML 2 นอกจากนี้ยังทำงานร่วมกับโปรโตคอล LDAP และ Active Directory (AD) หากคุณสมัครเป็นสมาชิกแผนองค์กรคุณจะได้รับสิทธิ์เข้าถึง REST API, เว็บ API, สคริปต์ Python และ Perl, ของ Agiloft และการรวม JSON

การปรับแต่งตรงตามความเรียบง่าย

Agiloft เป็นระบบจัดการสัญญาที่ปรับแต่งได้มากที่สุดในตลาด วิธีการที่ใช้วิซาร์ดในการปรับแต่งทำให้ง่ายต่อการกำหนดค่ามากกว่าระบบอื่น ๆ พร้อมที่จะออกนอกกรอบและระดับการให้บริการฟรีทำให้เป็นไปได้สำหรับธุรกิจขนาดเล็กเนื่องจากมีประสิทธิภาพสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ Agiloft เคยเป็นเครื่องมือของ Editors 'Choice มาแล้วในอดีตและการปรับปรุงการใช้งานการแก้ไขแบบไดนามิกและระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้ตำแหน่งบนยอดการจัดการสัญญา