ตรวจสอบค่าใช้จ่ายและการจัดอันดับ Zoho

Zoho เป็นที่รู้จักกันดีว่ามีสองสิ่ง: อย่างแรกคือมันมีไลบรารี่ขนาดใหญ่ของโซลูชั่นซอฟท์แวร์ธุรกิจขนาดเล็กและที่สองเป็น บริษัท ที่ดำเนินการโดยโปรแกรมเมอร์ซึ่งแสดงให้เห็นว่าผลิตภัณฑ์ของพวกเขาได้รับการออกแบบและพัฒนาอย่างไร มุ่งไปที่เวิร์กโฟลว์เฉพาะแทนที่จะเป็นประเภทผู้ชม ที่แสดงใน Zoho Expense (เริ่มต้นที่ $ 3 ต่อเดือนเมื่อมีการเรียกเก็บเงินรายเดือนสำหรับผู้ใช้ 10 คนและยังมีในรุ่น freemium) ซึ่งเป็นเครื่องมือการติดตามค่าใช้จ่ายที่ยอดเยี่ยมซึ่งทำได้ดีในชุดงานเฉพาะและสามารถปรับแต่งได้มากที่สุด ลูกค้าจะต้อง ข้อดีอีกอย่างของ Zoho Expenses คือการเลือกซอฟต์แวร์ที่เป็นส่วนหนึ่งของแผน Zoho One ซึ่งมีราคาอยู่ที่ $ 30 ต่อพนักงานต่อเดือนซึ่งเป็นข้อตกลงที่น่าสนใจ สามารถใช้งานได้กับ $ 1 ต่อวันต่อพนักงานสำหรับซอฟท์แวร์ Zoho ทั้งหมด เราพบว่าแอพนี้ใช้งานง่ายขึ้นสำหรับผู้ดูแลระบบและบัญชี SMB มากกว่าสำหรับพนักงาน แต่ค่าใช้จ่ายโซโหยังคงเป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับนักเดินทางธุรกิจ ในขณะที่ส่วนต่อประสานผู้ใช้โดยรวม (UI) ยังไม่เพียงพอที่เครื่องมือรับรองของทางเลือกของเราได้รับการรับรองและเพิ่มค่าใช้จ่าย

Zoho Expense มีการทดลองใช้ฟรี 14 วันที่ให้คุณสำรวจแอพในเชิงลึก แต่อาจจะง่ายกว่าที่จะทำความคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์โดยใช้เวอร์ชันฟรีซึ่งรองรับผู้ใช้สูงสุดสามคน การสมัครสมาชิกฟรี จำกัด การจัดเก็บใบเสร็จรับเงินถึง 5 กิกะไบต์ (GB) สำหรับผู้ใช้ทั้งหมดและ 100 ใบเสร็จรับเงินที่สแกนต่อเดือน มิฉะนั้นคุณจะได้รับเกือบทุกอย่างรวมอยู่ในรุ่นที่จำหน่ายได้แล้วรวมถึงการสนับสนุนหลายสกุลเงินการนำเข้าข้อมูลจากบัตรเครดิตการบังคับใช้นโยบายและการรักษาความปลอดภัยที่ต้องอาศัยการเข้ารหัส Secure Sockets Layer (SSL) และการรับรองความถูกต้องสองประการ การสมัครสมาชิกพรีเมียมของ Zoho Expense ซึ่งลบข้อ จำกัด ด้านการจัดเก็บและเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเริ่มต้นที่ $ 3 ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้ 10 คนเพิ่ม $ 3 ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้เพิ่มเติมแต่ละราย แผนกำหนดเองมีให้บริการสำหรับองค์กรที่มีผู้ใช้มากกว่า 500 ราย

การทำงาน, การป้อนข้อมูลมือถือเป็นครั้งแรก

ผู้ใช้ปลายทาง (นั่นคือพนักงานที่ต้องการเบิกค่าใช้จ่าย) สามารถป้อนข้อมูลได้หลายวิธี บริษัท คาดว่าผู้ใช้ส่วนใหญ่จะจับใบเสร็จรับเงินโดยใช้แอพมือถือ Zoho Expense สำหรับ iOS, Android และ Windows Phone และนั่นเป็นวิธีที่คล่องตัวที่สุด แต่คุณยังสามารถรับข้อมูลเข้าสู่ระบบได้อย่างง่ายดายโดยใช้เว็บไซต์ค่าใช้จ่าย Zoho (ซึ่งคุณสามารถลากและวางใบเสร็จบนหน้าจอ) โดยส่งอีเมลใบเสร็จรับเงินไปยัง ID ผู้ใช้เฉพาะสำหรับพนักงานแต่ละคนหรือโดยการประสานกับบัตรเครดิตองค์กร . ในขณะเดียวกันค่าใช้จ่าย Zoho ได้เพิ่มความสามารถในการลบผู้ใช้จำนวนมากซึ่งเป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์

Zoho Expense มีคุณสมบัติสองอย่างที่คนอื่นขาด เป็นแอพเดียวที่ให้บริการเสริมสำหรับเว็บเบราว์เซอร์ Google Chrome มันคลิปส่วนหนึ่งของหน้าเว็บและถือว่าเป็นใบเสร็จรับเงิน นอกจากนี้ค่าใช้จ่าย Zoho ยังมี "หน้าจอเพิ่มค่าใช้จ่ายจำนวนมาก" เพื่อให้คุณสามารถจัดระเบียบค่าใช้จ่ายจำนวนมากได้ในหน้าเดียว ในฟอร์มเหมือนสเปรดชีตคุณป้อนวันที่ของผู้ขายผู้ค้าหมวดหมู่และจำนวนเงินและเชื่อมโยงใบเสร็จรับเงิน กระบวนการนี้น่าเบื่อน้อยกว่าการลากและวางหลายครั้งและแน่นอนว่าจะสะดวกสำหรับการจัดระเบียบหลังจากการเดินทางเพื่อธุรกิจ แต่เราหวังว่าค่าใช้จ่ายของ Zoho จะเพิ่มคุณสมบัตินี้ให้มากขึ้นโดยให้เราอัปโหลดสเปรดชีตเพื่อเติมข้อมูลในฟิลด์เหล่านั้นทั้งหมด มันเป็นสิ่งที่เราอาจทำในบ้านของเที่ยวบิน

Zoho Expense พยายามอย่างมากที่จะลดการป้อนข้อมูลโดยเฉพาะอย่างยิ่งในประสบการณ์มือถือ จากแอพคุณจะถ่ายรูปใบเสร็จและมันจะถูกอัพโหลดโดยอัตโนมัติ คุณสมบัติ OCR ของ Zoho Expense ทำหน้าที่ได้ดีในการสแกนใบเสร็จรับเงินสำหรับวันที่ชื่อผู้ขายและจำนวนเงิน เมื่อคุณแมปผู้ขายไปยังหมวดหมู่มันจะจดจำการเชื่อมโยงสำหรับครั้งต่อไป ค่าใช้จ่ายสามารถกำหนดให้เรียกเก็บเงินกับลูกค้าได้ดังนั้นคุณสามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับอุปกรณ์ที่คุณซื้อในนามของพวกเขา และถ้าคุณตั้งใจจะป้อนใบเสร็จรับเงินสองครั้ง Zoho Expanse จะทำเครื่องหมายไว้

ในกรณีใด ๆ ค่าใช้จ่ายโซโหจัดระเบียบทุกอย่างโดยรายงานที่มีชื่อ ("ค่าใช้จ่ายเดือนกันยายน" หรือ "การเดินทางไปเซนต์หลุยส์") คุณสามารถส่งรายงานจากแอพมือถือหรือเว็บไซต์รวมทั้งรับภาพรวมของสถานะปัจจุบันสำหรับการส่งแต่ละครั้ง หน้าแดชบอร์ดของค่าใช้จ่าย Zoho สื่อสารสถานะโดยสรุปของใบเสร็จรับเงินรายงานความคืบหน้าและสถานะปัจจุบันของรายงานที่ส่ง นี่เป็นวิธีที่ใช้งานง่ายและตั้งค่านอกเหนือจากแอพที่มีอินเทอร์เฟซที่สับสนเล็กน้อยเช่น Concur Expense

สิ่งที่ดีอย่างหนึ่ง: ถ้าคุณรวบรวมรายงานจากการรวบรวมใบเสร็จรับเงิน Zoho Expense จะเตือนคุณถึงค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้รายงาน นั่นคือมันจะชี้ให้เห็นว่าคุณได้อัปโหลดใบเสร็จรับเงินเมื่อวานนี้ว่าคุณไม่ได้เพิ่มลงในรายงานและถามคุณว่าคุณต้องการรวมไว้ในการส่งนี้หรือไม่

ล้างการควบคุมสำหรับผู้ดูแลระบบ

เช่นเดียวกับแอพอื่น ๆ Zoho Expense มีประเภทผู้ใช้สามประเภท: ผู้ส่งผู้อนุมัติและผู้ดูแลระบบ แต่ละคนสามารถมีหลายบทบาท ตัวอย่างเช่นผู้ดูแลระบบสามารถให้ผู้อนุมัติอนุมัติความสามารถในการอนุมัติค่าใช้จ่ายของตนเองและซอฟต์แวร์รองรับการอนุมัติหลายระดับ สามารถสร้างกฎโดยที่ผู้จัดการอนุมัติรายงานด้วยยอดรวมภายใต้จำนวนเงินที่แน่นอน หากคุณไปมากกว่าจำนวนเงินที่รายงานจะถูกส่งไปยังรองประธาน นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างนโยบายองค์กรที่ผู้อนุมัติจะต้องอนุมัติรายงานภายในจำนวนวันและเตือนพวกเขาเมื่อวันที่ใกล้จะถึง และเพิ่มเมื่อเร็ว ๆ นี้: ความสามารถในการมอบหมายการอนุมัติให้กับสมาชิกคนอื่นเมื่อไม่มีผู้อนุมัติตามปกติ

มันง่ายสำหรับเจ้านายเช่นกัน Zoho Expense นำเสนอผู้ดูแลระบบด้วยภาพที่ชัดเจนของแต่ละรายงานในคิวรวมถึงใบเสร็จที่เกี่ยวข้อง การอนุมัติทำได้ง่ายเพียงแค่คลิกปุ่ม เมื่อกฎถูกละเมิด - ตัวอย่างเช่นหากมีการส่งค่าใช้จ่ายสองครั้งการละเมิดนั้นจะถูกตั้งค่าสถานะไว้ที่ด้านบนของรายงานพร้อมกับลิงก์ช่วยให้คุณเห็นการละเมิดและแนะนำการแก้ไขอย่างชัดเจน แม้ว่ากระบวนการจะไม่ง่ายเหมือนที่คุณพบใน Abacus สิ่งนี้จะเป็นเรื่องง่ายมากสำหรับผู้ใช้ใหม่ในการรับ

แต่มีพื้นที่เหลือเฟือสำหรับปรับแต่งระบบ ตัวอย่างเช่นหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายแต่ละรายการสามารถมีข้อกำหนดของตัวเองเช่นค่าอาหารกลางวันที่ต้องการใบเสร็จรับเงินมากกว่า $ 20 และตั้งค่าสูงสุด $ 100 ก่อนที่จะทำการแจ้งเตือน เพิ่มหมวดหมู่ได้ง่ายเช่นกัน และมีวิธีไม่กี่วิธีในการปรับแต่งสิ่งที่ผู้ใช้เห็นในรายการค่าใช้จ่ายเช่นค่าใช้จ่ายของ Zoho จะแจ้งให้ระบุที่ตั้งหรือชื่อโครงการและรายการใดที่จำเป็น

เครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายที่มั่นคงสำหรับธุรกิจ SMB

ไม่เหมือนกับแอปออนไลน์อื่น ๆ ในบทสรุปนี้ Zoho Expense เป็นส่วนหนึ่งของชุดผลิตภัณฑ์ที่มีการบัญชีการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) กับ Zoho CRM การสำรวจออนไลน์และแอพธุรกิจอื่น ๆ อีกมากมาย Zoho Expense ใช้ประโยชน์จากการรวมกลุ่มนี้ได้ดีดังนั้นในบางวิธีคุณจะได้รับมากกว่าที่คุณจ่าย ตัวอย่างเช่นหากคุณเชื่อมต่อกับ Zoho CRM ทีมงานฝ่ายขายสามารถสะสมค่าใช้จ่ายที่เชื่อมโยงกับลูกค้าทำให้ง่ายต่อการส่งโดยลูกค้าหรือตามโครงการ

นอกเหนือจากซอฟต์แวร์ของ Zoho แล้ว Zoho Expense เชื่อมต่อกับ Intuit QuickBooks สำหรับการบัญชีดังนั้นคุณสามารถกำหนดเวลาการชำระเงินคืนในรอบการบัญชีปกติ คุณจะต้องส่งออกและนำเข้าข้อมูลในรูปแบบ CSV (พร้อมด้วยแม่แบบที่กำหนดเองสำหรับการส่งออกข้อมูล) และบันทึกการชำระเงินคืนภายในค่าใช้จ่าย Zoho และเนื่องจากคุณสามารถสร้างบทบาทที่กำหนดเองเช่นนักบัญชีภายนอกที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงระบบได้นี่เป็นสิ่งที่ SMB อาจเลือกที่จะถ่ายโอนไปยังผู้เชี่ยวชาญ

Zoho Expense เป็นประโยชน์อย่างแท้จริงสำหรับผู้ดูแลระบบที่ต้องการติดตามการวิเคราะห์ คุณสามารถดูเงินที่ใช้ไปตามหมวดหมู่ผู้ค้าลูกค้าแม้แต่โครงการและแยกย่อยข้อมูลตามผู้ใช้แผนกและสกุลเงิน รายงานหลายฉบับแสดงว่าเงินหายไปไหน มันเป็นข้อความอย่างเดียวไม่มีกราฟสวย ๆ แต่ถ้าคุณเป็นตัวนับถั่วคุณอาจสนใจในความสามารถของซอฟต์แวร์ในการส่งออกแผนภูมิเป็น XLS, CSV หรือ PDF หรือวิธีการรวมเข้ากับ Zoho Sheet ได้อย่างง่ายดาย ให้คุณสร้างภาพสีสันด้วยแอพนั้น ในที่สุดเนื่องจากค่าใช้จ่ายโซโหเชื่อมโยงกับหนังสือโซโหของตัวเองและที่รวมเข้ากับรายงานโซโหผู้ทำบัญชีน่าจะเพียงพอที่จะทำงานกับเพื่อทำรายงานใด ๆ ที่พวกเขาอาจต้องการ นอกจากแอปพลิเคชัน Zoho แล้ว Zoho Expense ยังรวมเข้ากับชุดการผลิตเช่น Google G Suite และ Microsoft Office 365 การรวมที่ไม่คาดคิดคือความสามารถในการดึงใบเสร็จรับเงินจากการขี่ Lyft ของคุณ

โดยรวมแล้วค่าใช้จ่ายโซโหจะทำงานให้กับธุรกิจขนาดกลางส่วนใหญ่ ด้วยชุดคุณลักษณะที่น่าดึงดูดความสามารถในการรวมที่ยอดเยี่ยมและชุดตัวเลือกการกำหนดราคาที่ดี Zoho Expense เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่อยู่ใต้เครื่องมือตัวเลือก Editors 'Choice Certify Now และ Rydoo