รับการตรวจสอบและการให้คะแนนของธนาคาร

จำวันเก่า ๆ ของกระบวนการกระดาษได้ไหม แพ็คเกจซอฟต์แวร์การติดตามค่าใช้จ่ายในปัจจุบันดูเหมือนจะเลียนแบบเทคนิคเหล่านี้ มันเป็นเวลาที่เราจะได้รับซองจดหมายที่เต็มไปด้วยใบเสร็จรับเงินและรวมเข้ากับรายงานสไตล์สเปรดชีตโดยมีรายละเอียดว่าเราใช้เงินของ บริษัท อย่างไร หลังจากผู้จัดการแผนกลงชื่อออกแผนกบัญชีก็ถูกทิ้งเพื่อตรวจสอบว่าใบเสร็จรับเงินทุกใบมีคำอธิบายที่น่าพอใจและในทางกลับกัน ใบเสร็จรับเงินธนาคาร (ซึ่งเริ่มต้นที่ $ 14.99 ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้เดี่ยว) ใช้วิธีที่แตกต่างกันเล็กน้อยซึ่งอาจเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กบางแห่ง มันใช้งานได้ดีและประสบความสำเร็จในการตอบสนองต่อการรับของแต่ละบุคคลมากกว่า "รายงาน" ที่เป็นทางการ อนุญาตให้ทุกคนได้รับสถานะ "ผู้อนุมัติ" เพื่อให้ตกลงสำหรับการชำระเงินคืน และอาศัยการรวมเข้ากับแอปพลิเคชันของบุคคลที่สามโดยเฉพาะอย่างยิ่งแอพพลิเคชั่นการบัญชีที่ใช้ระบบคลาวด์ แม้ว่าคุณจะกำลังมองหาการจัดการค่าใช้จ่ายขั้นสูงแบบดั้งเดิมมากขึ้นลองดูทางเลือกของบรรณาธิการรับรองตอนนี้ Rydoo และ Expensify

การนับธุรกรรมไม่ใช่ผู้ใช้

แทนที่จะเรียกเก็บเงินต่อผู้ใช้ที่ใช้งานเช่นเดียวกับ Expensify รูปแบบการชำระเงินของธนาคารใบเสร็จรับเงินจะขึ้นอยู่กับจำนวนรายการที่ประมวลผลต่อเดือน ผู้ประกอบการเดี่ยวที่ต้องการติดตามค่าใช้จ่ายสามารถเริ่มต้นได้ในราคา $ 14.99 ต่อเดือนสำหรับการประมวลผล 50 รายการ, $ 29.99 สำหรับการประมวลผล 100 รายการ, หรือ $ 44.99 สำหรับ 150 รายการและดำเนินการต่อไปจนถึง $ 202.49 สำหรับ 675 รายการ ธุรกิจที่มีผู้ใช้มากกว่าหนึ่งรายจ่าย $ 25 ต่อเดือนสำหรับการประมวลผล 50 รายการ, $ 40 สำหรับ 100 รายการ, $ 55 สำหรับ 150 รายการ, และสูงถึง $ 220 สำหรับ 675 รายการ

อย่างไรก็ตามการนับเหล่านี้มีค่าเฉลี่ยสามเดือนที่ผ่านมาดังนั้นคุณสามารถมีตารางการเดินทางที่หนักหน่วงในเดือนกันยายนตามด้วยเวลาว่างสองเดือนโดยไม่ต้องอัปเกรดเนื่องจากการประชุมประจำปีหนึ่งครั้ง การสมัครสมาชิกเหล่านี้ทั้งหมดรวมถึงการสแกนใบเสร็จรับเงินออพติคอลออพติคอลอักขระ (OCR) ความปลอดภัย Secure Sockets Layer (SSL) 256 บิต (ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้อาจสามารถใช้เครือข่ายส่วนตัวเสมือน (VPN) ได้หากส่งใบเสร็จจากถนน การรวมเข้ากับแอปพลิเคชันการบัญชีออนไลน์ (รวมถึง Intuit QuickBooks) และการแบ่งปันข้อมูลกับองค์กรอื่นซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นนักบัญชีธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้ทำบัญชี

และบางสิ่งที่ไม่ได้นำเสนอโดยบริการอื่น ๆ : บริการสำหรับผู้ทำงานอิสระที่ให้บริการฟรีหาก จำกัด การสแกนได้ 10 รายการต่อเดือน มิฉะนั้นจะมีค่าใช้จ่าย $ 24.99 สำหรับการสแกน 50 ครั้งต่อเดือนและ $ 49.99 ต่อปีสำหรับการสแกนมากกว่า 50 รายการ น่าเสียดายที่ไม่มีสมาชิกฟรี แต่มีการทดลองใช้ฟรี 14 วันสำหรับแผนผู้ใช้รายเดียว เนื่องจากฉันต้องการทดสอบขั้นตอนการอนุมัติฉันจึงขอและรับรุ่นทดลองใช้ฟรีสำหรับผู้ใช้หลายคน

ถ่ายภาพบันทึกข้อมูล

เช่นเดียวกับแอปพลิเคชันค่าใช้จ่ายอื่น ๆ คุณป้อนข้อมูลลงใน Receipt Bank โดยใช้แอพมือถืออัปโหลดเว็บเบราว์เซอร์โดยส่งต่ออีเมลไปยัง ID เฉพาะสำหรับพนักงานแต่ละคนหรือผ่านการซิงโครไนซ์บัตรเครดิตองค์กรหรือส่วนตัว มีวิธีแบบสแตนด์อโลนสองสามวิธีในการรับข้อมูลเข้าสู่ระบบด้วย ธนาคารใบเสร็จรับเงินสามารถนำเข้าใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้จาก PayPal หรือ Dropbox อย่างหลังสุดเจ๋ง: พนักงานสามารถเก็บใบเสร็จไว้ในโฟลเดอร์ Dropbox โดยเฉพาะซึ่ง Receipt Bank จะแยกไฟล์ทุก ๆ 24 ชั่วโมง หลังจากประมวลผลแล้วมันจะย้ายใบเสร็จไปยังโฟลเดอร์เฉพาะอื่น

แอพมือถือของ Receipt Bank เป็นผู้ชนะที่ชัดเจนในแผนกที่ใช้งานง่ายลดเวลาที่พนักงานใช้ในการป้อนข้อมูล คุณถ่ายรูปใบเสร็จรับเงินคลิกที่ "ส่งเพื่อดำเนินการ" และหลังจากนั้นข้อมูลที่แจงจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณตรวจสอบอีกครั้งและส่งไปยังผู้อนุมัติ การประหยัดเวลาที่ดีจริงๆที่เราไม่เคยเห็นมาก่อน: คุณสามารถตั้งค่ากล้องให้ถ่ายใบเสร็จหลายใบทีละใบหรือใบเสร็จเดี่ยวที่มีมากกว่าหนึ่งหน้า ธนาคารใบเสร็จรับเงินพยายามอย่างดีที่สุดในการระบุวันที่ทำธุรกรรมสกุลเงินภาษีผู้จัดหาและหมวดหมู่ หากจำได้ว่าบัตรเครดิตที่ใช้สำหรับการทำธุรกรรมนั้นจะซิงค์บันทึกกับแอปพลิเคชันการบัญชีของคุณดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องป้อนรายการสองครั้ง

ในทางกลับกันไม่มีทางที่จะป้อนค่าใช้จ่ายด้วยตนเองโดยไม่ต้องมีใบเสร็จบ้าง? ซึ่งอาจเป็นปัญหาสำหรับค่าใช้จ่ายพูดเคล็ดลับที่คุณออกสำหรับแม่บ้านของห้องพักในโรงแรมของคุณ เมื่อถูกถามตัวแทน บริษัท แนะนำให้เพิ่มบันทึกที่เขียนด้วยลายมือ

กระบวนการ OCR ใช้เวลานานกว่าที่เราต้องการเล็กน้อย ในการทดสอบดูเหมือนจะใช้เวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงแม้ว่าเราจะไม่ได้ใช้ตัวจับเวลา อย่างไรก็ตามธนาคารใบเสร็จรับเงินทำให้คุ้มค่ากับการรอคอย มันเป็นงานที่ดีอย่างน่าทึ่งในการเปลี่ยนแม้แต่การเขียนด้วยลายมือเขียนลวก ๆ โดยเจตนาเป็นข้อความที่ถูกต้อง เมื่อเราส่งต่อใบเสร็จรับเงิน Uber จากการเดินทางบูดาเปสต์ไปยังที่อยู่อีเมลส่วนบุคคลธนาคารใบเสร็จรับเงินจะสแกนค่าใช้จ่าย Forint ฮังการีอย่างถูกต้องดำเนินการทำธุรกรรมสกุลเงินและบันทึกดอลลาร์สหรัฐในช่องค่าใช้จ่าย ข้อดีอีกประการหนึ่งคือคุณสามารถแยกใบแจ้งหนี้รวมกันเรียกว่าใบแจ้งหนี้โรงแรมออกเป็นรายการโฆษณาแต่ละรายการได้อย่างง่ายดาย

สามารถบันทึกและจัดการข้อมูลได้อีกมากมาย ในบรรดาพวกเขา: คุณสามารถสร้างกฎสำหรับผู้ขายที่เฉพาะเจาะจง, การกำหนดธุรกรรมให้กับหมวดหมู่หรือลูกค้าเฉพาะ คุณสามารถแบ่งค่าใช้จ่าย และคุณสามารถส่งออกข้อมูลค่าใช้จ่ายส่วนตัวของคุณไปยัง PDF หรือสเปรดชีตเช่น Microsoft Excel แผงควบคุมของเว็บไซต์แสดงรายการและสรุปการใช้งาน กล่องจดหมายแสดงใบเสร็จรับเงินที่โดดเด่นเป็นทางเลือกรวมถึงประเภทลูกค้าหรือชื่อโครงการ ในหน้าจอเดียวคุณสามารถแก้ไขหลายรายการพร้อมกันก่อนที่จะเพิ่มลงในรายงานและส่งเพื่อขออนุมัติ

เครื่องมือในการทำให้นักบัญชีมีความสุข

ธนาคารใบเสร็จรับเงินมีสามระดับผู้ใช้: ผู้ดูแลระบบผู้อนุมัติค่าใช้จ่ายและผู้ใช้ขั้นพื้นฐาน ผู้ดูแลระบบกำหนดกฎและนโยบายของ บริษัท และสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดได้ในกล่อง ผู้อนุมัติมีบทบาทแตกต่างกันเล็กน้อย: พวกเขาไม่สามารถเปลี่ยนการตั้งค่าบัญชีได้ แต่ผู้อนุมัติใด ๆ สามารถลงชื่อออกในรายงานของผู้ส่งได้โดยไม่ต้องมีลำดับชั้นอย่างเป็นทางการ บริษัท มีแผนที่จะนำผู้อนุมัติหลายรายเข้ามาในช่วงฤดูใบไม้ร่วงนี้

ทั้งสามระดับยังหมายความว่าวิธีการอนุมัติของธนาคารใบเสร็จรับเงินนั้นแตกต่างจากวิธีอื่น ๆ ที่เราเคยร่วมงานด้วย ผู้อนุมัติจะได้รับคำแนะนำจำนวนรายการที่รอความสนใจของพวกเขา ในฐานะผู้อนุมัติคุณสามารถคลิกที่รายการเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมรวมถึงรูปถ่ายของใบเสร็จ การอนุมัติเป็นคู่มือโดยสมบูรณ์ หากคุณเห็นสิ่งที่คุณไม่ชอบคุณสามารถคลิกที่ไอคอนรูปธงเล็ก ๆ หน้ารายการ คุณสามารถออกจากบันทึกย่อ แต่ไม่มีวิธีการตั้งค่าสถานะการละเมิดนโยบายโดยอัตโนมัติและวิธีเดียวในการส่งรายการที่มีปัญหากลับไปที่พนักงานคือการส่งสำเนา CSV หรือ PDF ของรายการกลับโดยใช้คุณสมบัติอีเมลที่ค่อนข้างคลุมเครือ

นอกจากนี้ธนาคารใบเสร็จรับเงินไม่ต้องการให้ผู้ใช้พึ่งพารายงานค่าใช้จ่าย ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องส่งหรือสร้างคอลเลกชัน "trip to New York" ผู้ดูแลระบบสำนักงานสามารถกำหนดใบเสร็จรับเงินให้กับรายงานในนามของพวกเขา นอกจากนี้คุณยังสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงบัญชีหรือผู้ทำบัญชีของคุณเพื่อเพิ่มรายการใหม่แก้ไขรายการแยกหรือผลักดันข้อมูลจากบัญชีของคุณ

การตั้งค่าเป็นเรื่องง่าย: พื้นที่การตั้งค่าช่วยให้คุณรักษาการตั้งค่าส่วนบุคคลและผู้ใช้ของคุณ ที่น่าสนใจเมื่อคุณเพิ่มผู้ใช้คุณ (ไม่ใช่ผู้ใช้) ระบุรหัสผ่าน (แนะนำให้คุณใช้) ซึ่งจะถูกส่งไปยังผู้ใช้ทางอีเมล

ธนาคารใบเสร็จรับเงินมีการรวมเข้ากับโปรแกรมการบัญชีอย่างแท้จริงโดยเริ่มจากจำนวนที่รองรับ: Xero, Intuit QuickBooks และ FreshBooks, FreeAgent, KashFlow, Twinfield, Sage One และ Sage 50 คุณสามารถเชื่อมต่อกับ Receipt Bank ได้เพียงบัญชีเดียว โปรแกรมบัญชีในเวลาเดียวกัน เมื่อฉันรวมระบบเข้ากับบัญชี FreshBooks ของฉันระบบจะนำหมวดหมู่ทั้งหมดที่ใช้รวมถึงชื่อโครงการและลูกค้า หลังจากนั้นจะต้องอาศัยแอปพลิเคชันภายนอกสำหรับทุกสิ่งตั้งแต่การชำระคืนค่าใช้จ่ายไปจนถึงบัญชีเจ้าหนี้จนถึงการรายงานแนวโน้ม คุณไม่สามารถเพิ่มหมวดหมู่หรือโครงการใหม่ได้ทันที แต่คุณต้องไปที่ FreshBooks (หรือระบบใดก็ตามที่คุณใช้อยู่) เพิ่มไปที่นั่นแล้วทำการซิงค์อีกครั้ง

ในขณะที่เราชอบความจริงที่ว่าธนาคารใบเสร็จรับเงินนำหมวดหมู่การบัญชีเรามีการพูดเล่นด้วยวิธีที่นำเสนอพวกเขา เรามั่นใจว่าผู้เชี่ยวชาญด้านการบัญชีชื่นชมหมวดหมู่รายการซอฟต์แวร์ตามหมายเลข GL (0030 - อาหารและความบันเทิง) แต่จากมุมมองของผู้ใช้เราต้องการองค์กรที่มีตัวอักษร (แทนที่จะเลื่อนผ่านตัวเลขทั้งหมด) หรือวิธีอื่น ๆ เพื่อ ค้นหาตัวเลือก (เช่น "ฉันสามารถเลือกหมวดหมู่ใดในการเดินทางไปตามท้องถนน")

มีปัญหาอื่น ๆ อีกหลายประการที่ทำให้ธนาคารใบเสร็จรับเงินแตกต่างจากที่อื่น ตัวอย่างเช่นในขณะที่ซอฟต์แวร์ติดธงทำเครื่องหมายประเด็นบางอย่างเช่นการส่งที่ไม่สมบูรณ์ แต่ไม่ได้ทำเครื่องหมายการละเมิดนโยบายโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังมีข้อสันนิษฐานว่าการอนุมัติ (หรือการปฏิเสธ) จะมาจากการบัญชีมากกว่าผู้อนุมัติขั้นต้น หนึ่งในสิ่งแรกที่คุณถูกขอให้ทำเมื่อคุณเริ่มทำงานคือการรวมธนาคารใบเสร็จรับเงินกับโปรแกรมบัญชี

มีการทำมากมายเพื่อทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับ บริษัท บัญชีที่สนับสนุนธุรกิจขนาดเล็ก คุณสามารถนำเข้าข้อมูลผ่าน Dropbox และ MyFirmsApp (สำหรับ บริษัท บัญชี) นอกจากนี้ยังมีการรวมบัญชีเงินเดือนกับ KeyPay และ PaySuite และยังรวมเข้ากับบริการเรียกเก็บเงินและออกใบแจ้งหนี้ได้มากขึ้นรวมถึง Gusto และ Bill.com

ฟังก์ชั่นช่วยเหลือของใบเสร็จรับเงินของธนาคารนั้นยอดเยี่ยม หากคุณคลิกปุ่มวิธีใช้ที่มุมขวาล่างของแต่ละหน้ามันจะแสดงหัวข้อที่เกี่ยวข้องหลายรายการหรือให้คุณพิมพ์คำถามของคุณ ศูนย์ช่วยเหลือทั่วไปมีคำตอบและวิธีการมากมาย นอกจากนี้ยังมีหลักสูตรการฝึกอบรมผ่านวิดีโอที่หลากหลาย

ธนาคารใบเสร็จรับเงินไม่ได้ทำทุกอย่างตามที่คาดหวัง ธุรกิจที่แข็งแกร่ง "เราทำเช่นนี้!" ความคิดบางอย่างอาจถูกเลื่อนออกไปเช่นสิ่งที่แบนและบางครั้งลำดับชั้นการอนุมัติที่สับสน นอกจากนี้การเล่นโวหารเช่นการไม่สามารถสร้างค่าใช้จ่ายโดยไม่ต้องรับหรือส่งคืนค่าใช้จ่ายที่เป็นปัญหาสำหรับการแก้ไขสามารถทำให้สิ่งต่าง ๆ น่าอึดอัดใจเกินความจำเป็น ไม่เช่นนั้นจะอยู่ใกล้กับระบบที่ดีที่สุดของเราเช่น Certify และ Rydoo เครื่องมือที่ได้รับรางวัลชนะเลิศของ Editors