รีวิว Papertracer & ให้คะแนน

สร้างขึ้นเพื่อให้ครอบคลุมความต้องการด้านการจัดการเอกสาร (DM) ของธุรกิจ PaperTracer (ซึ่งเริ่มต้นที่ $ 15 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน) เป็นโซลูชันที่สมเหตุสมผลและปรับแต่งได้อย่างลึกซึ้งซึ่งสร้างขึ้นจากการเตรียมการจับและการจัดการเอกสาร การควบคุมอย่างละเอียดและความยืดหยุ่นในการจัดการข้อมูลเมตาของเอกสารทำให้เป็นโซลูชันการจัดการเอกสารที่มีความสามารถ PaperTracer เป็นมากกว่าการเก็บรักษาเอกสารและมอบเครื่องมือสำหรับการรวบรวมและติดตามข้อมูลแก่ผู้ใช้ คุณลักษณะการทำงานร่วมกันและการแบ่งปันนั้นสั้นและการกำหนดราคาสามารถบอลลูนได้อย่างรวดเร็วหากความสามารถในการจัดเก็บเพิ่มขึ้น PaperTracer ตกหลุมหลังผู้ชนะของ Editors 'Choice ผู้ชนะของ Ascensio System OnlyOffice และ Microsoft SharePoint Online ในการตรวจสอบซอฟต์แวร์ DM ของเราเนื่องจากขาดในพื้นที่เหล่านั้น

ผู้ใช้บทบาทและความปลอดภัย

จากมุมมองของผู้ดูแลระบบไอทีการประเมินระบบ DM ใด ๆ หมายถึงการใส่ใจอย่างใกล้ชิดกับความปลอดภัยเนื่องจากความปลอดภัยที่อ่อนแออาจส่งผลให้ข้อมูลสูญหาย แต่ยังอาจทำให้องค์กรถูกละเมิดเมื่อต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบมาตรฐานอุตสาหกรรมหรือนโยบายขององค์กร ส่วนใหญ่ของระบบ DM ที่มุ่งเน้นองค์กรที่เราตรวจสอบในบทสรุปนี้ไม่เพียง แต่ผู้ชนะ Editors 'Choice แต่ยังรวมถึง Adobe Document Cloud Standard ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยด้วยเหตุผลเหล่านี้

PaperTracer จะตอบสนองความต้องการด้านความปลอดภัยของธุรกิจส่วนใหญ่เนื่องจากการควบคุมความปลอดภัยที่หลากหลาย สิ่งที่ต้องการมากที่สุดคือการจัดการผู้ใช้และกลุ่มการหมดเวลาของเซสชันและการบังคับใช้ความยาวรหัสผ่าน (แต่ความซับซ้อนของรหัสผ่านไม่สามารถกำหนดค่าได้) ระบบ PaperTracer นั้นสอดคล้องกับ Health Insurance Portability และ Accountability Act (HIPAA) ซึ่งเป็นไปตามบันทึกการเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดอย่างถาวร ระบบมีสภาพแวดล้อมการเข้ารหัส 2048 บิตใช้การรับรองความถูกต้องของผู้ใช้ที่ปลอดภัยและมีความสามารถในการสร้างหลักฐานการตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูลการปรับปรุงและการกำหนดเส้นทางทั้งหมด

สิทธิ์ภายใน PaperTracer นั้นแข็งแกร่งเช่นเดียวกัน ผู้ดูแลระบบมีความสามารถในการควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้หรือกลุ่มในแผนกหรือตามเขตข้อมูลแต่ละรายการ ผู้ใช้สามารถเข้าถึงและสามารถดูหรือเพิ่ม / แก้ไขสิทธิ์ในระดับย่อย นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ในการจัดการสิทธิ์สำหรับระเบียนที่เฉพาะเจาะจงซึ่งแทนที่สิทธิ์ที่กำหนดให้กับระเบียนนั้นก่อนหน้านี้โดยใช้วิธีการอื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นอกจากความสามารถในการอนุญาตที่ครอบคลุม PaperTracer ยังเสนอการรายงานที่มุ่งเน้นไปที่การสร้างความมั่นใจว่าท่าด้านความปลอดภัยที่เหมาะสม รายงานการเข้าถึงจะระบุสิทธิ์ที่กำหนดให้กับทรัพยากรต่าง ๆ รวมถึงการเข้าถึงที่มีให้สำหรับผู้ใช้และกลุ่มแต่ละคน ฟังก์ชันบันทึกการตรวจสอบสามารถใช้เพื่อติดตามการดำเนินการต่างๆที่ดำเนินการภายในช่วงเวลาที่แน่นอนและ / หรือโดยผู้ใช้เฉพาะราย บันทึกที่เกี่ยวข้องกับการดูหรือการกำหนดเส้นทางเอกสารสามารถซ่อนเพื่อลดปริมาณข้อมูลที่จะลอดผ่าน เป็นการดีที่ข้อมูลการตรวจสอบนี้สามารถส่งออกเป็นไฟล์ PDF หรือไฟล์ Microsoft Excel แต่ความสามารถนี้ไม่สามารถใช้ได้

มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับข้อมูล

คุณสมบัติที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งของ PaperTracer คือความสามารถในการปรับแต่งเขตข้อมูลเมทาดาทาให้อยู่ในระดับสูงเป็นพิเศษ ในกรณีที่ระบบการจัดการเอกสารอื่นจะให้คุณปรับแต่งฟิลด์เหล่านี้ PaperTracer จะจัดการกับฟิลด์เหล่านี้เช่นระบบฐานข้อมูลแบบดั้งเดิมให้คุณกำหนดประเภทของฟิลด์ค่าอัตโนมัติ (ขึ้นอยู่กับพารามิเตอร์การประทับเวลาหรือผู้ใช้ที่ดำเนินการ) ค่าที่เป็นไปได้ ของรายการค่าและแม้แต่การกำหนดค่าฟิลด์ตามต้องการหรืออ่านอย่างเดียว เขตข้อมูลยังสามารถจัดกลุ่มเพื่อแสดงผู้ใช้ด้วยมุมมองการป้อนข้อมูลแบบแท็บและสามารถกำหนดค่าเช่นเดียวกับลำดับชั้นให้กับพวกเขาดังนั้นหากค่าบางอย่างถูกเลือกจะมีช่องเพิ่มเติมให้

PaperTracer ยังมีความสามารถในการจัดการข้อมูลที่ขยายเกินกว่าการกำหนดค่าฟิลด์ที่กำหนดเอง สำหรับหนึ่งความสามารถในการรายงานนั้นสอดคล้องกับสิ่งที่คุณคาดหวังจากยูทิลิตี้การจัดการข้อมูลซึ่งมีการปรับแต่งเล็กน้อยในแง่ของฟิลด์ที่ใช้สำหรับการแสดงการกรองการเรียงลำดับและการจัดกลุ่ม นอกจากนี้ผู้จัดการสามารถดำเนินการนำเข้าจำนวนมากโดยใช้ Microsoft Excel หรือการเปลี่ยนแปลงจำนวนมากโดยใช้เครื่องมือแก้ไขจำนวนมากซึ่งช่วยให้คุณค้นหาระเบียนที่มีเขตข้อมูลที่มีค่าที่แน่นอนและอัปเดตเขตข้อมูลเหล่านั้นทีละรายการหรือทั้งหมดในคราวเดียว เพิ่มความสามารถของแพลตฟอร์มข้อมูลเหล่านี้เข้าด้วยกันและธุรกิจจำนวนมากสามารถใช้ PaperTracer ไม่เพียง แต่จัดการเอกสาร แต่เพื่อจัดการการดำเนินการรวบรวมข้อมูลทั้งหมด

มุ่งเน้นการจัดการสัญญา

การจัดการสัญญามีขอบเขตทางกฎหมายที่ร้ายแรงโดยทั่วไปและมักจะเป็นกระบวนการทางธุรกิจที่จับตาดูอย่างใกล้ชิดไม่เพียง แต่รักษาความปลอดภัยเท่านั้น PaperTracer มีความสามารถในการเขียนสัญญาเพื่อปรับปรุงความสัมพันธ์ระหว่างการทำสัญญาและการจัดการเอกสาร

ฟีเจอร์การเขียนสัญญาของ PaperTracer สามารถเปิดใช้งานโดยผู้ดูแลระบบและใช้เทมเพลตที่ผู้ดูแลระบบกำหนดโดยใช้ส่วนสัญญาและส่วนต่างๆซึ่งแต่ละส่วนสามารถนำไปใช้กับภาษาทั่วไปที่จัดทำโดยทีมกฎหมายขององค์กร เมื่อส่วนและคำสั่งเหล่านี้ถูกสร้างขึ้นพวกเขาจะเชื่อมโยงกับประเภทสัญญาอย่างน้อยหนึ่งประเภท เทมเพลตสัญญาเหล่านี้สามารถสร้างได้โดยใช้ฟิลด์อินพุตของผู้ใช้ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ใส่ข้อมูลสัญญาได้อย่างรวดเร็วด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็นจากฟิลด์ใน PaperTracer หรือป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมสามารถเริ่มต้นการทำสัญญาเติมข้อมูลในฟิลด์ซึ่งป้อนภาษาของสัญญาโดยรวมส่วนและคำสั่งที่เกี่ยวข้องรวมถึงการใช้คำฟุ่มเฟือยเฉพาะตามเจตนาของสัญญา เมื่อสัญญาถูกสร้างขึ้นภายใน PaperTracer ก็สามารถกำหนดเส้นทางสำหรับการอนุมัติและลายเซ็นเช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ นี่อาจเป็นกระบวนการแบบแมนนวลที่ถูกเรียกใช้โดยผู้ใช้หรือสามารถรวมเวิร์กโฟลว์การประสานงานกับผู้ใช้ทั้งภายในองค์กรหรือภายนอก

ราคาและความสามารถ

PaperTracer มีสองรุ่นคือ Express และ Enterprise รุ่น Express มีการกำหนดเป้าหมายไปยังธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง (SMB) และกำหนดราคาตามการเลือกแม่แบบเวิร์กโฟลว์ผู้ใช้และพื้นที่เก็บข้อมูล เทมเพลตเวิร์กโฟลว์แต่ละรายการมีค่าใช้จ่าย $ 30 ต่อเดือนและรวมถึงตัวเลือกอุตสาหกรรมเช่นการจัดการสินทรัพย์การจัดการคลินิกการจัดการพนักงานการจัดการสัญญาและการจัดการสำนักงานกฎหมาย ผู้ใช้เพิ่มอีก $ 15 ต่อเดือนต่อผู้ใช้และที่เก็บคือ $ 25 ต่อกิกะไบต์ (GB) ในแต่ละเดือน

Enterprise Edition นั้นเกี่ยวข้องกับวิธีการใช้งานจริงมากขึ้นด้วย PaperTracer ช่วยธุรกิจของคุณด้วยการกำหนดเวิร์กโฟลว์การนำเข้าข้อมูลและทำให้ระบบพร้อมใช้งาน การกำหนดราคาสำหรับรุ่นนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจของคุณ แต่ตัวอย่างใบเสนอราคาที่เราได้รับนั้นรวมถึงค่าติดตั้งเริ่มต้น $ 2, 000 สำหรับการติดตั้งเริ่มต้นและการอนุญาตให้ใช้สิทธิ์ $ 1, 000 สำหรับการฝึกอบรมผู้ดูแลระบบและ 30 วัน ของพื้นที่เก็บข้อมูลที่โฮสต์ผู้ใช้ภายในห้ารายและผู้ใช้ภายนอกไม่ จำกัด

มีตลาดสำหรับ PaperTracer โดยเฉพาะในธุรกิจที่มองหาระบบในการเก็บข้อมูลไม่ใช่แค่เอกสาร อย่างไรก็ตามค่าใช้จ่ายของ PaperTracer นั้นเป็นสิ่งที่ควรพิจารณาโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากความต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณเป็นปัจจัยสำคัญ Bottom line: อย่าลืมทำแผนที่ความต้องการของคุณให้ใกล้ชิดกับขีดความสามารถของ PaperTracer ก่อนทำการซื้อ หากพวกเขาเข้าแถวแล้วนี่เป็นทางออกที่มั่นคง แต่ถ้าความต้องการของคุณเป็นกระแสหลักมากกว่านั้นคุณอาจต้องการดูต่อไป