เพิ่มความคิดเห็นและการให้คะแนน

หยิบข้อมูลการจัดการค่าใช้จ่ายจากทุกที่

Expensify พยายามอย่างดีที่สุดเพื่อให้ง่ายที่สุดในการลงชื่อเข้าใช้และตั้งค่าบัญชี เมื่อคุณลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้ฟรีตัวอย่างเช่นเจ้าหน้าที่อำนวยความสะดวกนำคุณเข้าสู่ขั้นตอนการตั้งค่า

ส่วนใหญ่หากคุณมีเศษกระดาษที่มีตัวเลขอยู่ Expensify จะมีวิธีการดูดซับข้อมูลนั้น Expensify อนุญาตให้คุณเพิ่มค่าใช้จ่ายโดยใช้แอพมือถือ (สำหรับ Android และ iOS) ซึ่งใช้ OCR SmartScan หรือคุณสามารถเลือกอัปโหลดเว็บไซต์ใบเสร็จรับเงินที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมลเฉพาะและบัญชีบัตรเครดิตที่เฉพาะเจาะจง (ทั้งส่วนบุคคลและองค์กร) คุณยังสามารถจับภาพใบเสร็จรับเงินจากเว็บเบราว์เซอร์โดยใช้ส่วนขยายของ Google Chrome หรือนำเข้าโดยใช้ Dropbox หรือ Evernote เว็บไซต์มีหน้าจอที่คุณสามารถป้อนค่าใช้จ่ายหลายรายการพร้อมกันกรอกแบบฟอร์มสเปรดชีตแล้วอัปโหลดหรือแนบใบเสร็จที่เกี่ยวข้อง ตัวเลือกแรกสำหรับการเก็บข้อมูลคือแอพมือถือ คุณถ่ายรูปใบเสร็จรับเงิน ณ จุดขายกำหนดให้กับรายงานจากนั้นให้ซอฟต์แวร์ทำการยกของหนัก Expensify ทำได้ดีมากในเรื่องนี้ (แม้ว่าจะไม่ใช่เรื่องง่ายเหมือนจุดรับเงินของธนาคารใบเสร็จ)

อย่างไรก็ตามสิ่งที่สำคัญกว่าส่วนต่อประสานผู้ใช้ (UI) ที่สนุกนั้นมีความแม่นยำ ความสามารถของ Expensify ในการตีความข้อความบนใบเสร็จที่สแกนนั้นเป็นแบบอย่าง ได้ระบุจำนวนรวมอย่างถูกต้องและชื่อผู้จำหน่ายโดยไม่ต้องมีการผลิต (ภาพด้านล่างแสดงให้เห็นว่าอยู่ในสถานะ "ดิบ" โดยไม่ต้องเดาเกี่ยวกับหมวดหมู่) ผู้ใช้หรือผู้อนุมัติสามารถแบ่งค่าใช้จ่ายเช่นการแยกการเข้าพักในโรงแรมจากค่าอาหารบางประเภท และมันใช้กระบวนการที่ง่ายและใช้งานง่ายพอที่จะทำให้ความสามารถในการแยกค่าใช้จ่ายใน ExpensePoint ดูน่าอึดอัดใจ

นอกเหนือจากหมวดหมู่การบัญชี (เช่นโรงแรมหรือมื้ออาหาร) คุณสามารถติดแท็กค่าใช้จ่ายด้วยข้อความใด ๆ ที่คุณเห็นว่ามีความหมาย (เช่นชื่อโครงการหรือ "ผู้สมัครงานสัมภาษณ์") เว็บแดชบอร์ดของผู้ใช้ให้การรายงานเล็กน้อยกับจำนวนเงินที่คุณใช้ไปตามหมวดหมู่แท็กและช่วงเวลา

ไม่ใช่ทุกอย่างขึ้นอยู่กับการจับภาพใบเสร็จ ค่าใช้จ่ายสะสมไมล์สามารถติดตามได้โดยการพิมพ์ระยะทางหรือการอ่านมาตรวัดระยะทางหรือโดยใช้ GPS บอกแอพว่าไม่เป็นไรเพื่อติดตามการเดินทางของคุณในช่วงเริ่มต้นการเดินทางของคุณและเพิ่มค่าใช้จ่ายของคุณว่าคุณขับรถไปได้ไกลแค่ไหน ในขณะที่แอพอื่น ๆ ระบุระยะทางที่เดินทางโดยใช้ Google Maps บางครั้งคุณไม่ต้องเดินทางจากจุด A ไปยังจุด B

ส่วนต่อประสานผู้ใช้บนเว็บนั้นสะอาดและเข้าใจง่ายเหมือนกับแอพมือถือ เพิ่งได้รับการอัพเกรดและตอนนี้มีตัวเลือกให้เลือกสี่แบบ: กล่องจดหมายค่าใช้จ่ายรายงานและการตั้งค่าทางด้านซ้ายของหน้าจอ แต่ละค่าใช้จ่ายถูกกำหนดให้กับรายงานและสามารถส่งเพื่อขออนุมัติได้จากหน้าจอรายงาน Expensify ทำให้ผู้จัดการสามารถตัดสินใจได้ว่าการรับพนักงานเป็นแบบ "แบตช์" บ่อยครั้งเพียงใดดังนั้นผู้จัดการจึงไม่ต้องกังวลเมื่อรับใบเสร็จเข้ามา

Expensify ใช้กับงานบัญชีธุรกิจขนาดเล็กเช่นกัน ตัวอย่างเช่นคุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ลูกค้าเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงในการเดินทาง ด้วยคุณสมบัติการออกใบแจ้งหนี้ (พึ่งพา Stripe) คุณสามารถสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ให้กับทุกคนได้แม้ว่าพวกเขาจะไม่มีบัญชี Expensify คุณสามารถเริ่มต้นใบแจ้งหนี้ตั้งแต่เริ่มต้นหรือใช้รายงานค่าใช้จ่ายที่มีอยู่และหากเครื่องมือที่รวมอยู่ใน Expensify ไม่เพียงพอซอฟต์แวร์จะทำให้สามารถรวมเข้ากับระบบการเรียกเก็บเงินและใบแจ้งหนี้ของบุคคลที่สามได้โดยง่าย

ซอฟต์แวร์แสดงให้เห็นถึงความคิดที่ดีเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการเดินทางรวมกับแอพอื่น ๆ เพื่อให้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่นเมื่อคุณทำการจองการเดินทางโดยใช้ NexTravel, Egencia, Locomote หรือหนึ่งในโฮสต์ของบริการอื่น ๆ ข้อมูลการรับและการเดินทางจะถูกเติมโดยอัตโนมัติใน Expensify สิ่งที่คุณต้องทำคือกรอกรายละเอียดเล็กน้อย และถึงอย่างนั้นงานส่วนใหญ่อาจจะทำเพื่อคุณในฐานะที่เป็นคุณสมบัติจัดหมวดหมู่อัตโนมัติที่ตรวจจับประเภทผู้ค้าบัตรเครดิตโดยอัตโนมัติเชื่อมโยงค่าใช้จ่ายของสายการบินกับหมวดค่าใช้จ่ายในการขนส่ง

มันเป็นความสำเร็จในการบูรณาการในอาณาจักรอื่นเช่นบริการรถยนต์และที่จอดรถบริการจัดส่งอาหาร บริษัท จัดเลี้ยงและระบบขาย ณ จุดขาย (POS) แม้จะมีฟังก์ชั่นการใช้งานมากมาย แต่ก็ไม่เคยมีประโยชน์อะไรมากมายและวิดีโอวิธีการที่มีประโยชน์จะนำคุณเข้าสู่แต่ละทางเลือก

อัตโนมัติมากเท่าที่คุณต้องการ

การทำงานอัตโนมัติเป็นคุณลักษณะสำคัญเมื่อพูดถึงการติดตามค่าใช้จ่าย บริการทำบัญชีเช่นกลยุทธ์สนับสนุนใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติการรายงานค่าใช้จ่ายอัตโนมัติของ Expensify

เช่นเดียวกับแอพอื่น ๆ ผู้ดูแลระบบตั้งค่านโยบายของ บริษัท และกำหนดผู้ใช้บางคนให้เป็นผู้อนุมัติ ในบรรดาการตั้งค่าที่ปรับแต่งได้มากมายนั้น ได้แก่ อัตราไมล์สะสมมาตรฐานอัตราชั่วโมงเริ่มต้นต่อค่าบริการรายวันข้อ จำกัด หมวดหมู่ (เช่นสูงสุด 2, 000 ดอลลาร์สำหรับค่าโรงแรม) และสกุลเงิน

Expensify จัดระเบียบใบเสร็จรับเงินลงในรายงานในนาม พนักงานไม่สนใจเกี่ยวกับแนวคิดของรายงาน พวกเขาแค่ต้องการรับใบเสร็จและรับเงินคืน ดังนั้น Expensify แบบเป็นทางเลือกสามารถสร้างรายงานโดยอัตโนมัติทุกวันสัปดาห์หรือเดือนเมื่อ "การประชุมในลาสเวกัส" ไม่สมเหตุสมผล เมื่อพนักงานส่งใบเสร็จไปที่อีเมลหรือผ่านแอพมือถือมันจะถูกเพิ่มลงในรายงานที่เปิดโดยอัตโนมัติ เมื่อเปิดใช้ตัวเลือกการเก็บเกี่ยวอัตโนมัติ Expensify จะตรวจสอบรายงานที่เปิดอยู่ทุกคืน (หรือตามกำหนดเวลาที่คุณสามารถตั้งค่าได้) และอนุมัติผู้ที่ตรงกับนโยบายของ บริษัท จ่าหน้า)

ผู้อนุมัติไม่จำเป็นต้องไปที่เว็บไซต์เพื่อตรวจสอบรายงานของพนักงาน พวกเขาสามารถอนุมัติโดยตรงจากกล่องจดหมายของพวกเขารวมถึงการปฏิเสธค่าใช้จ่ายเดียว การละเมิดนโยบายมีการติดแท็กและระบุอย่างชัดเจนดังนั้นการบัญชีสามารถตัดสินใจได้ว่าจะลงโทษพนักงานที่ส่งใบเสร็จรับเงินเกิน 90 วันหรือออกกฏหมายที่เขาขอ

แต่ค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่อยู่ในนโยบายและไม่สำคัญ Expensify อนุญาตให้คุณเปิดใช้คุณสมบัติการอนุมัติอัตโนมัติซึ่งจะอนุมัติและคืนเงินให้กับรายงานใด ๆ โดยอัตโนมัติโดยไม่มีการละเมิดนโยบาย ที่ช่วยให้นักบัญชีและผู้ดูแลระบบให้ความสนใจกับค่าใช้จ่ายที่น่าสงสัยแทนการใช้เวลาของพวกเขาดูใบเสร็จรับเงินที่จอดรถ $ 5 นอกจากนี้คุณสมบัติซิงค์อัตโนมัติช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถซิงค์โดยตรงกับเครื่องมือการบัญชีของ บริษัท

เราชอบความลึกของฟีเจอร์ใน Expensify แต่บางครั้งความเรียบง่ายของมันสามารถนำไปใช้ในการใช้ซอฟต์แวร์ได้อย่างมั่นใจเช่นการค้นหาว่ารายงานนั้น "ปิด" มากกว่าที่จะถูกประมวลผล ส่วนใหญ่นี้เป็นช่วงการเรียนรู้ที่ไม่นาน แต่มันจะสร้าง "หือ?" ไม่กี่ ช่วงเวลา ไม่ว่าจะใช้วิธีใดเครื่องมือนี้ก็เพียงพอที่จะได้รับเกียรติสูงสุดของ PCMag ในฐานะผู้ชนะ Editors 'Choice