รีวิวและให้คะแนนระบบ Docuware บนคลาวด์

เท่าที่ระบบการจัดการเอกสารดำเนินไป DocuWare Cloud ได้รับการพิจารณาให้เป็นคู่แข่งที่แข็งแกร่งมานานนับตั้งแต่ Microsoft Windows 3.0 วันเมื่อการจัดการเอกสารกลายเป็นเรื่องสำคัญ DocuWare Cloud มีราคาอยู่ที่ $ 300 ต่อเดือนสำหรับอินสแตนซ์ที่มีขนาดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีผู้ใช้สูงสุดสี่คนและพื้นที่เก็บข้อมูล 20 GB แพลตฟอร์มดังกล่าวมีชุดคุณลักษณะขององค์กรที่แข็งแกร่งรวมถึงการนำเข้าเอกสารที่ยอดเยี่ยมและความสามารถในการจัดการแบบฟอร์ม แม้ว่าจะมีประสบการณ์ในอุตสาหกรรม แต่ขาดฟังก์ชั่นการทำงานร่วมกันและการแบ่งปันที่พบในผู้ชนะของบรรณาธิการ Edens 'Choice Ascensio System OnlyOffice และ Microsoft SharePoint Online แต่ก็เป็นข้อเสนอที่คุ้มค่า

พื้นฐาน

DocuWare Cloud นั้นเหมือนกับ Adobe Document Cloud Standard ตรงที่อยู่ในหมวดหมู่ขององค์กรสำหรับระบบการจัดการเอกสารด้วยเสียงระฆังและเสียงนกหวีด อย่างไรก็ตามมันใช้สายอินเทอร์เฟซผู้ใช้ (UI) ซึ่งมอบเครื่องมือที่ผู้ใช้จำเป็นต้องใช้ในการทำงานทั่วไปขณะเดียวกันก็มีตัวเลือกขั้นสูงเพิ่มเติมสำหรับผู้ใช้ระดับสูงหรือผู้ดูแลระบบ มุมมองหลักที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่เห็นด้วย DocuWare Cloud แบ่งออกเป็นสองมุมมองหลัก บานหน้าต่างนำทางที่ด้านซ้ายมือช่วยให้คุณเข้าถึงกล่องจดหมายค้นหาเอกสารรายการที่พร้อมใช้งานและงานของคุณ ทางด้านขวามีตัวเลือกเพิ่มเติมที่เสนอตัวดูเอกสารพร้อมกับเครื่องมือการเพิ่มความคิดเห็น เมื่อเอกสารถูกเลือกบานหน้าต่างด้านซ้ายยังช่วยให้คุณมีตัวเลือกในการแก้ไขฟิลด์ดัชนีไม่ว่าจะด้วยมือหรือโดยการคลิกที่ข้อความภายในเอกสารการเติมฟิลด์ดัชนีโดยอัตโนมัติ

รายการเป็นที่เก็บเอกสารหลักที่ผู้ใช้สามารถมองเห็นได้และถูกกำหนดโดยผู้ดูแลระบบ มุมมองรายการมีตัวเลือกที่มีประโยชน์สำหรับผู้ใช้ในการสร้างทางลัดไปยังรายการโดยตรงโดยไม่ต้องแยกแยะ URL รายการไม่เพียง แต่แสดงเอกสารที่มีอยู่ในคอนเทนเนอร์นั้น แต่ยังอนุญาตให้คุณดูส่งออกและแชร์ฟิลด์ดัชนีสำหรับเอกสารเหล่านั้นในรูปแบบของไฟล์ CSV

บานหน้าต่างนำทางด้านซ้ายมีตัวเลือกที่น่าสนใจสองข้อสำหรับเชื่อมโยงเอกสารเข้าด้วยกัน: ลวดเย็บกระดาษและคลิป ทั้งลวดเย็บกระดาษและคลิปรวมเอกสารเพื่อใช้ในภายหลังและสามารถย้อนกลับได้ คุณสมบัติเย็บเล่มใช้เฉพาะกับไฟล์ PDF เท่านั้นและจะรวมหลายไฟล์ PDF เป็น PDF เดียวหรือแบ่งเอกสาร PDF หลายหน้าเป็นหน้าเดียว การคลิปอนุญาตให้เชื่อมโยงเอกสารหลายประเภทในขณะที่ยังคงรักษาเอกสารที่แตกต่างกัน

การนำเข้าเอกสาร

มีหลายตัวเลือกในการรับเอกสารเข้าสู่ DocuWare Cloud ในสถานการณ์กรณีการใช้งานที่หลากหลาย สามารถนำเข้าเอกสารผ่านทางเว็บไคลเอ็นต์หรือสามารถติดตั้ง DocuWare Cloud Scan App เพื่อสแกนเอกสารไปยัง DocuWare Cloud ได้โดยตรง อีกทางเลือกหนึ่งผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดค่าไดรเวอร์เครื่องพิมพ์ที่กำหนดเองเพื่อให้ผู้ใช้สามารถปรับปรุงงานนำเข้าบางอย่างเช่นการจัดทำดัชนีและการจัดการแบบฟอร์ม ผู้ดูแลระบบยังมีความสามารถในการกำหนดค่าโฟลเดอร์ FTP ดังนั้นเอกสารจะถูกบันทึกลงในพื้นที่เฉพาะใน DocuWare Cloud ทันทีทำให้สามารถใช้งานได้หลายสถานการณ์เช่นการอัปโหลดจำนวนมากการนำเข้าทางโปรแกรมหรือตามกำหนดเวลาหรือการรวมเข้ากับซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สาม

อีกส่วนหนึ่งที่ DocuWare Cloud ทำได้ดีคือการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ระบบการจัดการเอกสารส่วนใหญ่รองรับ OCR แต่ความสามารถในการปรับแต่งเอ็นจิ้นเป็นคุณสมบัติที่ไม่ได้เห็นบ่อยครั้ง DocuWare Cloud ช่วยให้ผู้ดูแลระบบปรับแต่งเครื่องมือ OCR เพื่อประสิทธิภาพหรือความแม่นยำตามความต้องการทางธุรกิจในปัจจุบัน เอ็นจิ้น OCR สามารถสอนได้เช่นเดียวกับพจนานุกรมตรวจการสะกดการอัปโหลดรายการคำศัพท์ที่อาจใช้ในธุรกิจของคุณเพื่อปรับกระบวนการ OCR ให้เหมาะสม

การจัดการแบบฟอร์ม

DocuWare Cloud ทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมในการเปิดใช้งานรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการใช้ภายในหรือสำหรับสถานการณ์ที่ลูกค้าเผชิญ กระบวนการเริ่มต้นด้วยผู้ดูแลระบบที่สร้างแม่แบบฟอร์มโดยใช้เครื่องมือออกแบบฟอร์ม DocuWare Cloud มีสองรูปแบบ แบบฟอร์มบนเว็บนั้นค่อนข้างเรียบง่ายเนื่องจากผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายนำเสนอเทมเพลตที่ออกแบบโดยผู้ดูแลระบบ ในทางกลับกันแบบฟอร์มจะนำข้อมูลที่รวบรวมผ่านเทมเพลตฟอร์มแล้ววางทับข้อมูลนั้นในเอกสารที่มีอยู่ตามการตั้งค่าของผู้ดูแลระบบ ทั้งสองชนิดของฟอร์มยังใช้เพื่อเติมฟิลด์ดัชนีและสามารถใช้ประโยชน์สำหรับงานและการรวมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลได้เช่นกัน

ด้วยการใช้ตัวออกแบบฟอร์ม DocuWare Cloud คุณสามารถลากองค์ประกอบต่าง ๆ ลงบนแบบฟอร์มและวางอย่างรวดเร็วตามที่คุณต้องการ คุณสามารถติดป้ายกำกับฟิลด์และทำเครื่องหมายตามที่ต้องการและคุณสามารถวางคำแนะนำในที่ที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว การผสานแบบฟอร์มต้องมีการอัปโหลดเทมเพลตเอาต์พุตฟิลด์จากเทมเพลตฟอร์ที่จะรวมเข้ากับเทมเพลตเอาท์พุทและตัวเลือกการจัดรูปแบบข้อความพื้นฐานที่จะกำหนดค่าสำหรับแต่ละฟิลด์ ในที่สุดทั้งสองชนิดของฟอร์มจะส่งผลให้ฟอร์มที่มีประชากรใหม่ถูกวางในที่เก็บเอกสารที่คุณเลือกรวมถึงเขตข้อมูลดัชนีที่เต็มไปด้วยข้อมูลฟอร์มหรือค่าคงที่ สุดท้ายคุณสามารถกำหนดค่าการอนุญาตในระหว่างกระบวนการนี้ให้ผู้ใช้แต่ละคนดูแลหรือใช้แบบฟอร์ม นอกจากนี้คุณยังมีความสามารถในการสร้างแบบฟอร์มสาธารณะให้ผู้ใช้ภายนอกสามารถเติมและส่งแบบฟอร์ม

คุณสมบัติการบริหาร

ผู้ดูแลระบบขององค์กรจะเป็นความสามารถด้านความปลอดภัยของ DocuWare Cloud การอนุญาตสามารถกำหนดค่าได้หลายระดับ แต่คล้ายกับ Dokmee ซึ่งแพร่หลายมากที่สุดในตู้เอกสาร สิ่งเหล่านี้สามารถมีหลายกล่องโต้ตอบซึ่งเป็นองค์ประกอบที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงหรือจัดเก็บเอกสาร กล่องโต้ตอบรายการเป็นชุดเอกสารตามแบบสอบถามที่กำหนดค่าโดยใช้โปรแกรมแก้ไขกราฟิกหรือใช้คำสั่ง SQL กล่องโต้ตอบร้านค้าจะใช้เพื่อระบุเขตข้อมูลดัชนีที่ใช้เมื่อวางเอกสารในที่เก็บข้อมูลในขณะที่กล่องโต้ตอบรายการผลลัพธ์ระบุเขตข้อมูลที่ใช้สำหรับมุมมองรายการเอกสารและแบบฟอร์มการแก้ไขเขตข้อมูลดัชนี ในที่สุดไดอะล็อกโฟลเดอร์จะใช้เพื่อระบุโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ใช้สำหรับการจัดเก็บเอกสารและการนำทาง โครงสร้างโฟลเดอร์ถูกสร้างโดยการวางเขตข้อมูลดัชนีหรือค่าคงที่ที่ระดับโฟลเดอร์ต่าง ๆ เพื่อสร้างลำดับชั้นตามความต้องการของคุณ

สำหรับผู้ดูแลระบบที่ต้องการให้ชีวิตผู้ใช้ง่ายขึ้น DocuWare Cloud ก็ให้ความช่วยเหลือเช่นกัน สองตัวอย่างคือการบังคับใช้ตัวเลือกฟิลด์ดัชนีและดำเนินกระบวนการทางธุรกิจโดยอัตโนมัติ ฟิลด์สำหรับเอกสารประเภทต่างๆสามารถกำหนดค่าให้ใช้รายการค่าสำหรับการค้นหาและตรวจสอบความถูกต้องไม่ว่าจะเป็นจากรายการสแตติกรายการที่สร้างจากข้อมูลภายใน DocuWare Cloud หรือค่าจากแหล่งข้อมูลภายนอก ความสัมพันธ์ของเอกสารสามารถกำหนดได้ไม่ว่าจะเป็นภายในตู้เดี่ยวหรือระหว่างตู้สองตู้โดยการเปรียบเทียบฟิลด์สำคัญ

พิจารณาต้นทุน

ข้อเสียอย่างหนึ่งของ DocuWare Cloud ก็คือราคาที่ค่อนข้างคลุมเครือ ไม่เหมือนกับการแข่งขันส่วนใหญ่คุณจะต้องติดต่อ บริษัท เพื่อกำหนดราคาที่แน่นอนเนื่องจาก DocuWare Cloud มีราคาตามขนาดอินสแตนซ์มากกว่าต่อผู้ใช้หนึ่งราย ดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้อินสแตนซ์ DocuWare Cloud ที่มีขนาดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีผู้ใช้มากถึงสี่คนและที่เก็บข้อมูล 20 GB จะให้คุณ $ 300 ต่อเดือน อินสแตนซ์ขนาดใหญ่ที่รองรับผู้ใช้ 40 คนและพื้นที่เก็บข้อมูล 100 GB ใกล้เคียงกับ $ 1, 500 ต่อเดือน ไม่ว่าคุณจะต้องการผู้ใช้และพื้นที่เก็บข้อมูลใดก็ตามคุณต้องติดต่อทีมขาย DocuWare Cloud เพื่อหารือเกี่ยวกับข้อกำหนดทางธุรกิจของคุณและสิ่งเหล่านี้จะส่งผลกระทบต่ออัตรารายเดือนของคุณอย่างไร

โดยรวมแล้ว DocuWare Cloud มีคุณสมบัติเพียงพอที่จะทำให้เป็นตัวเลือกที่น่าดึงดูดในพื้นที่การจัดการเอกสาร ความสามารถที่อยู่รอบ ๆ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจจำนวนมากและคุณลักษณะด้านการจัดการหลายอย่างก็มีความน่าสนใจเช่นกัน ในขณะที่มันล่าช้าเล็กน้อยหลังตัวเลือกของบรรณาธิการของเรา Ascensio System OnlyOffice และ Microsoft SharePoint Online ในแง่ของการผสานรวมและการใช้งานที่ง่ายความล่าช้านั้นไม่ได้เกิดขึ้นมากมายนัก ด้วยเหตุนี้ DocuWare Cloud จึงเป็นตัวเลือกการจัดการเอกสารที่คุ้มค่ากับการตรวจสอบ