การตรวจสอบและการให้คะแนน Shoeboxed

แอปพลิเคชั่นสแกนมือถือส่วนใหญ่ที่เราประเมินในบทสรุปนี้มีบทบาทที่แตกต่าง Shoeboxed (ซึ่งเริ่มที่ระดับราคาฟรี) ให้ความสนใจเป็นหลักในการช่วยเหลือเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจัดการใบเสร็จรับเงินและนามบัตร เอกสารอื่น ๆ จะได้รับความสนใจรอง นั่นไม่ได้หมายความว่า Shoeboxed ถือว่าสิ่งเหล่านี้ไม่สำคัญ แต่พวกเขาได้รับการปฏิบัติด้วยความเร่งด่วนน้อยลงอย่างเห็นได้ชัด สำหรับธุรกิจจำนวนมากนั่นเป็นสิ่งที่ดีอย่างสมบูรณ์ แต่หากคุณกำลังมองหาฟังก์ชั่นการสแกนที่กว้างขึ้นคุณจะต้องดูผู้ชนะ Editors 'Choice ของเรา Abbyy FineScanner และ Evernote Scannable

คุณสามารถเริ่มต้นกับ Shoeboxed ได้ฟรีแม้ว่าคุณจะสนใจการรู้จำตัวอักษรแบบออพติคอล (OCR) เวอร์ชั่น "DIY" ฟรีนั้นมีมากกว่า "สิ่งนี้เหมาะกับฉันหรือไม่" การทดลอง; มันประมวลผลข้อความเพียงห้าเอกสารและหนึ่งใบเสร็จต่อเดือน คุณสามารถรวบรวมเอกสารได้มากเท่าที่คุณต้องการ แต่ด้วยรุ่น DIY คุณต้องคัดลอกข้อมูลจากภาพด้วยตัวคุณเอง (เช่นพิมพ์จำนวนใบเสร็จรับเงินผู้ขายหมวดหมู่และอื่น ๆ )

คุณจะเริ่มต้นด้วยแผนการกำหนดราคาระดับเริ่มต้นอย่างใดอย่างหนึ่งเช่นแผนผู้ใช้รายเดียว ($ 9.95 ต่อเดือน) ที่ให้คุณสแกนเอกสาร 50 ฉบับและใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ต่อเดือน สำหรับ $ 29.95 ต่อเดือนผู้ใช้สองคนสามารถเพิ่ม 150 เอกสารและรับ Intuit QuickBooks Online Integration แผน $ 99.95 ต่อเดือนรองรับเอกสาร 1, 000 ฉบับและผู้ใช้มากกว่า 10 คน

ทุกอย่างเป็นใบเสร็จรับเงินเว้นแต่จะไม่ใช่

Shoeboxed (ซึ่งคุณสามารถเรียกใช้บน Android หรือ iOS) ปรับแต่งคุณสมบัติทั้งหมดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMBs) ที่ต้องการจัดการคอลเลกชัน fluttery ของใบเสร็จรับเงินกระดาษนามบัตรและธุรกรรมชั่วคราวอื่น ๆ ที่คืบคลานไปด้านล่างของกระเป๋าเดินทาง . Shoeboxed สามารถ ถูกกดให้บริการในฐานะที่เป็นโซลูชั่นการจัดการเอกสาร แต่ จำกัด แต่จุดแข็งของมันอยู่ที่อื่น หากความต้องการหลักของคุณคือการประมวลผลกองกระดาษตัวเลือกของบรรณาธิการของเราเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าด้วย FineScanner อาจจับขอบ Evernote เล็กน้อยหากมีกระดาษจำนวนมากที่เกี่ยวข้อง

อย่างไรก็ตาม Shoeboxed จะส่องแสงเมื่อคุณใช้ตามที่ตั้งใจไว้ซึ่งจะรวบรวมการรับและการติดตามค่าใช้จ่ายและในระดับที่น้อยกว่าที่จะเก็บข้อมูลจากนามบัตร ตามค่าเริ่มต้น Shoeboxed จะถือว่าเอกสารใด ๆ ที่คุณถ่ายคือใบเสร็จธุรกรรม หากคุณต้องการที่จะปฏิบัติแตกต่างกันคุณต้องเปลี่ยนประเภทของเอกสารเป็น "นามบัตร" หรือ "อื่น ๆ " โดยเจตนา

ไม่มีคำถาม: Shoeboxed ทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมในการจับการรับด้วยหลายวิธีในการรวบรวมภาพและข้อมูล คุณสามารถส่งอีเมลใบเสร็จรับเงินไปยังรหัสอีเมลเฉพาะนำเข้าภาพที่มีอยู่จากอัลบั้มรูปสั่ง Shoeboxed เพื่อนำเข้าใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติจากบัญชี Gmail ใช้เว็บเบราเซอร์ add-in เพื่อคลิปใบเสร็จบนหน้าเว็บอัปโหลดไฟล์จากคุณ เดสก์ท็อปหรือส่งซองจดหมายทางไปรษณีย์ที่ บริษัท จ่ายให้ซึ่งเต็มไปด้วยเศษกระดาษ (ให้พวกเขาเข้าครอบครองความน่าเบื่อ) Shoeboxed ยังมีคุณสมบัติมือถือที่เปิดใช้งาน GPS ในการติดตามระยะเพื่อการรายงานค่าใช้จ่าย แต่เนื่องจากรีวิวนี้เกี่ยวกับ Shoeboxed เป็นสแกนเนอร์มือถือนั่นคือสิ่งที่ฉันให้ความสนใจ

แอพมือถือช่วยให้คุณถ่ายเอกสารและติดแท็กเพื่อการประมวลผลในภายหลังเช่น "ชำระเงินคืน" หรือหมวดธุรกิจภาษี ("มื้ออาหาร" หรือ "ตั๋วเครื่องบิน") แอพ Android และ iPhone มีส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่ค่อนข้างต่างกัน แอพ Android ถือว่าทุกอย่างเป็นใบเสร็จรับเงินในขณะที่แอพ iPhone ขอให้คุณระบุว่าภาพนั้นเป็นใบเสร็จหรือนามบัตร ในกรณีใดกรณีหนึ่งคุณ (เป็นทางเลือก) เพิ่มหมวดหมู่และบันทึกย่อ ("อาหารกลางวันลูกค้า") เมื่อคุณป้อนใบเสร็จหรือหลังจากนั้น

ความถูกต้องของข้อความที่แยกออกมานั้นสูงมากเพราะมันถูกควบคุมโดยมนุษย์ เมื่อคุณส่งใบเสร็จรับเงินหรือนามบัตรไปที่ Shoeboxed เพื่อทำการประมวลผลข้อมูลนั้นจะผ่านการแยกข้อมูลและได้รับการตรวจสอบจากบุคคลจริง บริษัท กล่าวว่าการประมวลผลอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมง แต่โดยทั่วไปจะเร็วกว่ามาก ในขณะที่ฉันพบว่าการอ้างสิทธิ์ในวันถัดไปนั้นถูกต้องระหว่างการทดสอบ

ดังนั้นหากคุณใจร้อนนั่นอาจเป็นปัญหาแม้ว่าผลลัพธ์สุดท้ายนั้นยอดเยี่ยม นอกจากนี้เนื่องจากการวิเคราะห์ข้อความแต่ละครั้งจะถูกนับกับขีด จำกัด การใช้งานรายเดือนของแผนของคุณคุณอาจไม่ต้องการจ่ายสำหรับเอกสารทุกฉบับ ไม่ว่าในกรณีใด ๆ Shoeboxed จะให้ตัวเลือกในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองซึ่งเพียงพอสำหรับความต้องการทางธุรกิจขนาดเล็กมากมาย ธุรกิจขนาดกลางส่วนใหญ่ต้องการติดตามจำนวนการใช้จ่ายที่ร้านแบตเตอรี่และเก็บไว้ในถังเก็บภาษีของ "เครื่องใช้สำนักงาน" โดยไม่รู้สึกว่าจำเป็นต้องบันทึกบัตรเครดิตที่ใช้แม้ว่าจะพิมพ์ลงในใบเสร็จรับเงินก็ตาม

การจัดการข้อมูลใน Web Application

ไม่ว่าภาพหรือข้อมูลใดก็ตามที่คุณป้อนไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตามทุกอย่างจะถูกเก็บไว้ในพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางในแอปพลิเคชันเว็บ Shoeboxed ซึ่งมีการจัดการข้อมูลและรูปภาพจัดหมวดหมู่และค้นหา

แดชบอร์ดจัดระเบียบเอกสารเป็นใบเสร็จรับเงินนามบัตรและอื่น ๆ ด้วยการแสดงตัวอย่างที่ดีที่แสดงคำอธิบายข้อความของเอกสาร (นั่นคือสิ่งที่คุณพิมพ์หรือ บริษัท ประมวลผล) และภาพที่เกี่ยวข้อง เป็นเรื่องง่ายที่จะเห็นว่ามีอะไรรอดำเนินการสำหรับการประมวลผลข้อความด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติและเพื่อทำเครื่องหมายแต่ละรายการสำหรับ "ฉันจะทำเอง" ในขณะที่คุณสามารถป้อนข้อความด้วยมือบนแอพมือถือได้เร็วขึ้นแน่นอนด้วยแป้นพิมพ์และจอภาพจริงเช่นการซูมเข้าไปในภาพเพื่อที่จะคิดออกการสะกดคำที่ผิดปกติของใครบางคนหรือบ่นเกี่ยวกับรูปแบบนามบัตรแปลก ๆ

คุณสามารถส่งออกนามบัตรไปยังที่อยู่ติดต่อของ Google เป็นไฟล์เก็บถาวร Evernote หรือเป็นไฟล์ CSV (และนำเข้าสู่ LinkedIn ผู้จัดการการติดต่ออื่น ๆ หรือแม้กระทั่งแพลตฟอร์มการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เช่น Salesforce)

สิ่งใดที่สามารถดาวน์โหลดเป็น PDF ซึ่งเป็นโอกาสที่น่าจะเป็นไปได้สำหรับการสแกนส่วนใหญ่ที่คุณบันทึกเป็นเอกสาร "อื่น ๆ " ไม่มีเอกสาร "อื่น ๆ " ที่ฉันส่งไปยัง Shoeboxed สำหรับ OCR กลับมาพร้อมกับข้อความใด ๆ ที่อยู่นอกเหนือจากฉลากข้อความ (ในกรณีของข้อความหนังสือสองหน้ามันเป็นชื่อ "50 อาหาร" - ไม่ใช่บรรทัดเดียวของ ข้อความหนังสือ) ไม่ว่าในกรณีใด ๆ เอกสาร "อื่น ๆ " จะไม่ได้รับการจัดการ แต่อย่างใดยกเว้นการติดแท็กของคุณเอง

แต่โปรดจำไว้ว่า Shoeboxed ได้รับการปรับแต่งเป็นพิเศษสำหรับการติดตามค่าใช้จ่าย มันง่ายมากที่จะจัดหมวดหมู่และติดแท็กใบเสร็จรับเงินเพื่อสร้างรายงาน (เช่นค่าใช้จ่ายการเดินทางทั้งหมดสำหรับเดือนนี้) และเพื่อให้เห็นภาพว่าเงินจะไปไหน Shoeboxed ยังมีพันธมิตรมากมายกับแอพ Software-as-a-Service (SaaS) อื่น ๆ เช่นการเชื่อมต่อโดยตรงกับผังบัญชี Xero หรือเอกสารที่เก็บถาวรอัตโนมัติเพื่อ Evernote เมื่อ Shoeboxed ประมวลผลพวกเขา

เห็นได้ชัดว่า Shoeboxed ทำได้ดีในสิ่งที่มันบอกว่าทำได้ - ช่วยคุณรวบรวมใบเสร็จรับเงินและติดตามค่าใช้จ่าย - และสิ่งอื่น ๆ อย่าขอให้ทำมากกว่าที่สัญญาและคุณควรจะชอบ