อ่านก่อนที่คุณจะทิ้งอีเมลเพื่อหาหน่วงเวลา

อีเมลเกลียดง่าย และเราชอบที่จะเกลียดมันมากแค่ไหน เป็นลิงค์ไปสู่โลกภายนอกมันยอดเยี่ยมมาก เป็นวิธีการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานไม่มาก ไม่ใช่แบบเรียลไทม์ผู้ใช้ในทางที่ผิด (สวัสดี "ตอบกลับทั้งหมด") และข้อความสำคัญถูกฝังไว้ในจดหมายข่าวโฆษณาและอีเมลการสมัครรับข้อมูลผลิตภัณฑ์และบริการที่คุณอาจสาบานได้ว่าคุณไม่เคยสมัคร

มันไม่ได้เป็นแบบนี้เสมอไป มันใช้เวลานานกว่าสองทศวรรษหลังจากที่โปรแกรมเมอร์คอมพิวเตอร์ชาวอเมริกันเรย์ทอมลินสันใช้ระบบอีเมลระบบแรกในปี 2514 เพื่อให้อีเมลดำเนินการต่อไป แต่เมื่อมันทำมันสร้างการปฏิวัติในวิธีที่ผู้คนสื่อสารทั้งในและนอกงาน ทอมลินสันเสียชีวิตเมื่อวันที่ 6 มีนาคมเมื่ออายุ 74

วันนี้ บริษัท ต่าง ๆ กำลังทิ้งอีเมลไว้เป็นจำนวนมากสำหรับเครื่องมือความร่วมมือออนไลน์เช่น Atlassian HipChat, Google Hangouts และ Slack ที่สะดุดตาที่สุด กิจกรรมนี้คาดว่าจะผลักดันตลาดโลกสำหรับสิ่งที่นักวิเคราะห์เรียกว่าเครือข่ายโซเชียลขององค์กรสู่ 3.5 พันล้านดอลลาร์ในปี 2562 มากกว่าสองเท่าของปี 2557 ตามรายงานของไอดีซีในเดือนกรกฎาคม 2558

การเปลี่ยนเป็น Slack หรือเครื่องมือสื่อสารภายในสำนักงานที่คล้ายคลึงกันนั้นง่ายเหมือนการเปิดบัญชีทดลองใช้ฟรี ความหย่อนอาจเป็นเรื่องที่ยอดเยี่ยมสำหรับการแลกเปลี่ยนอย่างรวดเร็วระหว่างสมาชิกในทีมหรือแบ่งปันเอกสารและรายงานทั่วทั้ง บริษัท แต่มีช่วงการเรียนรู้มันอาจมีราคาแพงและมันสามารถกลายเป็นใหญ่ดูดเวลาเป็นอีเมลถ้าไม่เลว

“ มันต้องมีการซื้อของพนักงาน” Danny Groner, Blogger Partnerships และ Outreach Manager ที่เว็บไซต์รูปถ่ายหุ้น Shutterstock ซึ่งใช้ Slack สำหรับการสื่อสารภายใน "ถ้าคนซื้อเข้ามาและเต็มใจที่จะรับรู้ว่ามีคุณค่าในอีกสามถึงหกเดือนคุณจะต้องออกไปทางเก่า"

นี่คือปัจจัยที่จะช่วยคุณตัดสินใจว่าธุรกิจของคุณพร้อมที่จะส่งอีเมลลาก่อนหรือไม่ พวกเขามาจากข้อมูลจากธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็กมากกว่าครึ่งโหล (SMBs) ฉันสัมภาษณ์ว่าย้ายสำนักงานส่งข้อความไปยัง Slack หรือเครื่องมือที่คล้ายกัน

1. เข้าใจว่าทำไมคุณถึงเปลี่ยน

มันไม่เพียงพอที่จะส่งอีเมลเพราะมัน "แย่" วัตถุประสงค์ที่เป็นรูปธรรมสามารถช่วยคุณกำหนดวิธีการตั้งค่าและนำเสนอบริการใหม่ Greg Edwards ซีอีโอของ Watchpoint Data บริษัท รักษาความปลอดภัยไซเบอร์ต้องการวิธีที่รวดเร็วกว่าในการรับข้อมูลจากพนักงาน แต่ด้วยความสามารถในการแนบไฟล์ทำงานร่วมกันและจัดเก็บวัสดุ เขาต้องการฟังก์ชั่นที่สมบูรณ์กว่าการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที (IM) ดังนั้นเขาจึงทดสอบ Slack และพบว่า "มันทำทุกอย่างที่ฉันต้องการ"

2. ปืนใหญ่ต้องเป็นผู้นำในการต่อสู้

ใช่มันจะเป็นการต่อสู้ แม้ว่าอีเมลจะเสียก็เป็นสิ่งที่คนส่วนใหญ่คุ้นเคย การสลับจะไม่ทำงานจนกว่าผู้จัดการอันดับต้น ๆ จะเป็นเชียร์ลีดเดอร์ที่ใหญ่ที่สุดและผู้ใช้รายแรก ใน บริษัท ขนาดเล็กนั่นอาจเป็นเจ้าของหรือซีอีโอ ใน บริษัท ที่ใหญ่กว่านั้นอาจเป็นหัวหน้าแผนก หลังจากลงทะเบียนกับ Slack เอ็ดเวิร์ดต้องเตือนพนักงานแปดคนของเขาอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับเรื่องนี้ "ฉันยังมีคนส่งอีเมลฉันและฉันจะตอบและพูดว่า 'ส่งสิ่งนี้ให้ฉันใน Slack'"

บริษัท อื่น ๆ ใช้วิธีที่นุ่มนวลกว่า ผู้สร้างแอปหมายเลขโทรศัพท์เสมือนกำลังใช้แอปพลิเคชั่นแชทที่แตกต่างกันเมื่อหนึ่งในผู้ร่วมก่อตั้งของ บริษัท เชิญเพื่อนมาลองใช้ Slack “ ทุกคนเริ่มใช้ Slack มากขึ้นเรื่อย ๆ และเราก็ฆ่าอีกคนหนึ่ง” Greg Cohn ซีอีโอของ Burner กล่าว เขาคาดว่าปริมาณอีเมลของเขาจะลดลง 30 ถึง 50 เปอร์เซ็นต์และจะลดลงมากขึ้นหากงานของเขาไม่ส่งผลต่อการส่งอีเมลถึงบุคคลภายนอก บริษัท

3. พิจารณาตัวเลือกของคุณ

Slack เป็นผู้เล่นตัวใหญ่ แต่มีทางเลือกอื่น เครื่องมือของ Sameroom ช่วยแบ่งปันข้อความระหว่างแพลตฟอร์มการสื่อสารที่ใช้ร่วมกันไม่ได้และ บริษัท ใช้โซลูชั่นหลากหลายสำหรับการส่งข้อความระหว่างสำนักงานรวมถึง Atlassian HipChat, อินเตอร์คอมและ Slack แม้ว่าจะใช้ Fleep เป็นหลัก เหนือสิ่งอื่นใดผู้ใช้ Fleep สามารถเขียนข้อความภายในแพลตฟอร์มเพื่อส่งไปยังและจากอีเมลคุณลักษณะที่ไม่สามารถใช้ได้ใน Slack รุ่นฟรี (ตาม Andrei Soroker ซีอีโอของ Sameroom)

4. พิจารณาต้นทุน

Slack นั้นฟรีจนกว่าคุณจะกด 10, 000 ข้อความและมีเครื่องมือรองรับห้าตัว หลังจากนั้นค่าใช้จ่าย $ 8 ต่อเดือนต่อผู้ใช้ (หรือ $ 6.67 เมื่อชำระรายปี) Jeff Gladnick ผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ บริษัท พัฒนาเว็บไซต์ Great Dental Websites (GDW) จ่าย $ 200 ต่อเดือนสำหรับ Slack สำหรับพนักงาน 30 คนของเขา เขาชอบบริการ แต่ชอบที่จะหาสิ่งที่ถูกกว่า "คุณชนกำแพงเร็วกว่าที่คุณคิด" เขาพูด "จากนั้นเจ้าหน้าที่ของคุณบ่นเมื่อพวกเขาไม่สามารถหาสิ่งของและพูดว่าให้กลับไปที่อีเมลดังนั้นคุณซื้อมันเหมือนเฮโรอีนคุณติดอยู่และ ลงไม่ได้ "

5. เสนอการฝึกอบรม

ยากที่จะจินตนาการในครั้งเดียวที่ผู้คนต้องเรียนรู้วิธีใช้อีเมล มันเหมือนกันสำหรับ Slack ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานรู้พื้นฐาน Slack เช่นวิธีการทำงานของช่องทางและวิธีการเลือกเข้าหรือออกจากช่องเหล่านั้น หากคุณกำลังรวม Slack เข้ากับแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่มีอยู่ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจว่าพวกเขาคืออะไรและพวกเขาเชื่อมต่ออย่างไร รับเคล็ดลับวิธีการเพิ่มเติมใน 7 เคล็ดลับที่จำเป็นสำหรับผู้ใช้งาน Slack ยิ่งมีพนักงานในองค์กรมากเท่าไรโอกาสที่พวกเขาจะเข้ามาในนิสัยที่ไม่ดีที่สร้างอีเมลที่น่ากลัวก็ยิ่งน้อยลงทุกวันนี้

6. ตัดสินใจว่าจะอนุญาตให้คุณใช้วัฒนธรรมของคุณได้มากน้อยแค่ไหน

พนักงานที่ GDW เริ่มใช้ช่องทางหย่อนสำหรับผู้ที่ชอบแมวเล่นสกีและสโนว์บอร์ด "วัฒนธรรมของเราจำนวนมากเข้ามาใน Slack" Gladnick ของ GDW กล่าว

แต่ความสนุกที่มากเกินไปอาจเป็นสิ่งที่ไม่ดี แทนที่จะให้โอกาสผู้คนได้ปลดปล่อยไอน้ำระหว่างงานต่างๆช่องทางที่ผิดพลาดสามารถกลายเป็นช่วงเวลาที่ยิ่งใหญ่ได้

เมื่อไม่นานมานี้ Slack ประกาศเปิดตัวการแชทด้วยเสียงภายใน Skype พร้อมกับสายสนทนา

Soroker กล่าวว่าครั้งหนึ่งเขาเคยทำงานให้กับ บริษัท ที่ใช้ Skype และ "มีคนที่ใช้เวลาทั้งวันทำงานเพียงแค่ล้อเล่นในห้องสนทนา (Skype) เหล่านี้การแลกเปลี่ยนภาพแมวและ GIF เคลื่อนไหว" เขากล่าว "ถ้านั่นกลายเป็นความจริงมันอันตราย" ที่ Sameroom Soroker กล่าวว่าไม่มีช่องว่างหย่อน “ เราไม่พูดอะไรเลยเว้นแต่จะเกี่ยวข้องกับงานเราพยายามทำให้เบื่อโดยมีจุดประสงค์”

7. อย่าเพิกเฉยแอพสื่อสารสำหรับการติดต่อกับลูกค้า

เครื่องมือการทำงานร่วมกันและแอพการส่งข้อความภายในอาจไม่ได้มีไว้สำหรับการสื่อสารกับลูกค้า แต่ตอนนี้ บริษัท ต่างๆกำลังใช้พวกเขาในแบบนั้น Cohesion Singapore ผู้จัดงานกิจกรรมสร้างกลุ่มเช่นเลเซอร์แท็กและฟุตบอลฟองใช้ WhatsApp Messenger และ Telegram Messaging เพื่อตอบคำถามจากลูกค้าที่คาดหวัง บริษัท อายุ 18 เดือนส่งอีเมล์เนื่องจากแอพส่งข้อความเมื่อประมาณหนึ่งปีที่ผ่านมาเพราะอนุญาตให้พนักงานตอบสนองได้เร็วขึ้น บริษัท Xavier Chng ผู้ร่วมก่อตั้ง Singapore Cohesion Singapore กล่าว และเขากล่าวว่าลูกค้ายินดีจ่ายเบี้ยประกันภัยสำหรับ "คุณค่าที่แท้จริง" เช่นการตอบกลับอย่างรวดเร็ว