เริ่มต้นอย่างรวดเร็ว: กำหนดค่า crm พื้นฐานใน 10 ขั้นตอนง่ายๆ

Base CRM เป็นตัวเลือก Editors 'Choice สำหรับซอฟต์แวร์ CRM ชุดวิดีโอที่ออกแบบมาเพื่อให้คุณพร้อมใช้งานกับ Base CRM อย่างรวดเร็วและง่ายดาย มันจะนำคุณไปสู่ขั้นตอนเริ่มต้นทั้งหมดของการตั้งค่าการจัดระเบียบและการใช้บัญชีของคุณ ในบทความเราจะแยกย่อยงานเช่นการปรับแต่งท่อส่งขายการกำหนดค่าการจัดการลูกค้าเป้าหมายและการตั้งค่าการดำเนินการอัตโนมัติ

สารบัญ

• ขั้นตอนที่หนึ่ง: ภาพรวมแดชบอร์ด
• ขั้นตอนที่สอง: ปรับเปลี่ยนการแจ้งเตือนของคุณ
• ขั้นตอนที่สาม: ลูกค้าเป้าหมายและผู้ติดต่อ
• ขั้นตอนที่สี่: การสร้างและจัดการข้อตกลง
• ขั้นตอนที่ห้า: การปรับแต่งท่อขายของคุณ
• ขั้นตอนที่หก: การเพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเอง
• ขั้นตอนที่เจ็ด: การนัดหมายกำหนดเวลา
• ขั้นตอนที่แปดการสร้างและมอบหมายงาน
• ขั้นตอนที่เก้าการรวมอีเมลของคุณ
• ขั้นตอนที่ 10 การตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติ

ภาพรวมแดชบอร์ดการปรับการแจ้งเตือนส่วนบุคคลลูกค้าเป้าหมายและผู้ติดต่อการสร้างและการจัดการข้อเสนอการปรับแต่งท่อขายของคุณการเพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองการนัดหมายการนัดหมายการสร้างและการมอบหมายงาน

ขั้นตอนที่หนึ่ง: ภาพรวมแดชบอร์ด

เรียนรู้วิธีใช้แดชบอร์ด CRM ฐานของคุณในวิดีโอสั้น ๆ นี้รวมถึงภาพรวมของกิจกรรมบัญชีสรุปไปป์ไลน์และตัวเลือกการกรอง โปรไฟล์ฐาน CRM มีสามประเภทแต่ละประเภทมีสิทธิ์ที่แตกต่างกัน: ผู้ใช้ผู้จัดการและองค์กร โปรไฟล์ผู้ใช้สามารถเห็นเฉพาะกิจกรรมของตนเองผู้จัดการสามารถดูกิจกรรมและรายงานโดยตรงและผู้ใช้ระดับองค์กรสามารถดูกิจกรรมสำหรับทีมทั้งหมด

มิฉะนั้นแผงควบคุมจะมีลักษณะเหมือนกันในทุกโปรไฟล์พร้อมไปป์ไลน์และสรุปข้อตกลงทางด้านซ้ายมือกิจกรรมบัญชีในศูนย์และงานและการนัดหมายทางด้านขวา การเพิ่มส่วนติดต่อผู้ใช้ (UI) ใหม่คือปุ่มเพิ่มสากลซึ่งสามารถใช้เพื่อเพิ่มผู้ติดต่อรายใหม่โอกาสในการขายและระเบียนอื่น ๆ จากหน้าจอใดก็ได้รวมถึงแดชบอร์ด

คุณสามารถดูข้อมูลระดับสูงสุดเกี่ยวกับข้อเสนอของคุณกรองตามขั้นตอนการส่งมอบและกิจกรรมในช่วง 30 วันที่ผ่านมารวมถึงข้อเสนอที่ได้รับรางวัลและสูญหายหรือทำเครื่องหมายว่าไม่มีเงื่อนไข กิจกรรมบัญชีจะถูกจัดระเบียบโดยบันทึกงานที่เสร็จสมบูรณ์และข้อตกลง ในคอลัมน์นี้คุณจะเห็นทุกครั้งที่มีคนเพิ่มดีลผู้ติดต่อบันทึกย่องานหรือเปลี่ยนสถานะหรือระยะของผู้นำหรือดีลใหม่ ในที่สุดงานและการนัดหมายที่กำลังจะมาถึงอยู่ทางด้านขวา งานที่เกินกำหนดจะแสดงเป็นสีแดง ดูวิดีโอสำหรับเคล็ดลับในการกรองเนื้อหาและกำหนดแดชบอร์ดตามความต้องการเฉพาะของคุณ

ขั้นตอนที่สอง: ปรับเปลี่ยนการแจ้งเตือน

วิดีโอนี้จะแนะนำวิธีการจัดการการแจ้งเตือนให้คุณทราบ มีการแจ้งเตือนสามประเภทใน Base CRM: การแจ้งเตือนที่ตั้งไว้ล่วงหน้าการแจ้งเตือนส่วนบุคคลและการแจ้งเตือนทางเว็บ

การแจ้งเตือนที่ตั้งไว้ล่วงหน้ารวมถึงกิจกรรมซอฟต์แวร์เช่นเมื่อลูกค้าเป้าหมายข้อตกลงหรืองานได้รับมอบหมายให้คุณเช่นเดียวกับการแจ้งเตือนการนัดหมายและงาน นอกจากนี้ยังมีการแจ้งเตือนของระบบเช่นเมื่อการนำเข้าหรือส่งออกเสร็จสมบูรณ์หรือเมื่อมีการสร้างโอกาสในการขายใหม่จากแบบฟอร์มการจับภาพ สำหรับแต่ละรายการคุณสามารถเลือกรับการแจ้งเตือนทางเว็บแจ้งเตือนทางอีเมลหรือปิดการแจ้งเตือน

ผู้ใช้สามารถสร้างการแจ้งเตือนส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องกับโอกาสในการขายผู้ติดต่อและดีล สำหรับแต่ละคนก่อนอื่นคุณเลือกตัวกรองเช่นโอกาสในการขายที่อยู่ในทีมหรือผู้ใช้เฉพาะรายหรือข้อตกลงที่อยู่ในระยะหนึ่ง จากนั้นคุณเลือกทริกเกอร์ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการรับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเพิ่มงานลงในดีลใหม่หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงระยะของดีลในไปป์ไลน์ การแจ้งเตือนสามารถมีทริกเกอร์ได้มากกว่าหนึ่งตัว คุณสามารถรับการแจ้งเตือนทางเว็บอีเมลและโทรศัพท์มือถือ

ในที่สุดผู้ใช้ที่ลงทะเบียนสำหรับ Base Voice หรือรวมเข้ากับผู้ให้บริการเสียงธุรกิจอื่นสามารถลงทะเบียนรับการแจ้งเตือนทางเว็บเกี่ยวกับสายเรียกเข้าและข้อความ Base Voice ประกอบด้วยหมายเลขโทรศัพท์ที่ไม่ซ้ำกันและบันทึกการโทรและข้อความไปยังลูกค้าเป้าหมายและผู้ติดต่อโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่สาม: ลูกค้าเป้าหมายและผู้ติดต่อ

หากคุณยังใหม่กับ CRM คุณอาจมีความสับสนเกี่ยวกับโอกาสในการขายและการติดต่อ ใน Base CRM ลูกค้าเป้าหมายคือลูกค้าบุคคล บริษัท หรือโอกาสทางธุรกิจที่ยังไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการขาย เหล่านี้รวมถึงผู้คนและ บริษัท ที่คุณค้นพบผ่านระบบเครือข่าย แต่กับคนที่คุณยังไม่ได้ทำข้อตกลงทางธุรกิจ โอกาสในการขายเป็นไปได้ทั้งหมด เมื่อลูกค้าเป้าหมายแสดงความสนใจในผลิตภัณฑ์หรือบริการพวกเขาสามารถเปลี่ยนเป็นผู้ติดต่อได้ ผู้ติดต่ออาจเป็นคนที่คุณเคยทำธุรกิจในอดีตและมีแนวโน้มที่จะเสนอธุรกิจซ้ำ

แท็บลูกค้าที่มุ่งหวังและผู้ติดต่อใน Base CRM จะมีลักษณะและการทำงานในทำนองเดียวกันพร้อมตัวกรองการค้นหาที่หลากหลาย การแบ่งประเภทลูกค้าแบ่งออกเป็นสามวิธี: ใหม่การทำงานและไม่มีเงื่อนไข รายชื่อจะถูกแบ่งระหว่างกลุ่มเป้าหมายและลูกค้า ผู้ติดต่อสามารถเชื่อมโยงกับข้อเสนออย่างน้อยหนึ่งข้อ สำหรับลูกค้าที่มุ่งหวังและผู้ติดต่อคุณสามารถดูงานและการนัดหมายที่เกี่ยวข้องในรายการของพวกเขารวมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้อง ลูกค้าเป้าหมายสามารถเปลี่ยนเป็นผู้ติดต่อได้ แต่การกระทำนั้นไม่สามารถยกเลิกได้

ขั้นตอนที่สี่: การสร้างและจัดการข้อตกลง

ข้อตกลงคือโอกาสในการขายที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อ พวกเขาย้ายไปป์ไลน์การขายของคุณซึ่งแสดงถึงกระบวนการขายของคุณ ไปป์ไลน์แต่ละสิ้นสุดที่หนึ่งในสามขั้นตอนปิด: ชนะแพ้หรือไม่มีเงื่อนไข ได้รับรางวัลและสูญหายเป็นตัวอธิบาย; การทำข้อตกลงอย่างไม่มีเงื่อนไขหมายความว่าไม่ใช่การปฏิเสธอย่างสมบูรณ์ เหตุผลที่ไม่มีเงื่อนไขอาจเป็นเรื่องเกี่ยวกับเวลางบประมาณการปรับโครงสร้างองค์กรหรือองค์ประกอบใด ๆ ที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ ถังเก็บข้อเสนอทั้งสามนี้ทำให้การติดตามความสำเร็จของคุณง่ายขึ้นและกำหนดเป้าหมายทีมขายของคุณได้ดีขึ้น

ในหน้าดีลคุณสามารถดูจำนวนดีลได้ในแต่ละขั้นตอนของขั้นตอน เช่นเดียวกับโอกาสในการขายและผู้ติดต่อคุณสามารถกรองข้อเสนอด้วยฟิลด์ใด ๆ ที่คุณใช้ ในรายการดีลคุณสามารถดูได้ว่ารายชื่อผู้ติดต่อลูกค้าเป้าหมายหรือ บริษัท ใดที่เชื่อมโยงกับกิจกรรมล่าสุดและมูลค่าและความน่าจะเป็นเปอร์เซ็นต์ งานหรือการนัดหมายใด ๆ ที่เกี่ยวข้องจะปรากฏขึ้นเช่นกัน คุณสามารถเปลี่ยนระยะของดีลได้ที่นี่

ขั้นตอนที่ห้า: การปรับแต่งท่อขายของคุณ

ท่อขายถูกสร้างขึ้นจากขั้นตอน Base CRM มีหกขั้นตอนในกล่อง แต่คุณสามารถเพิ่มเพิ่มเติมหรือลบรายการใด ๆ ที่คุณไม่ต้องการใช้ คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อและจัดลำดับขั้นตอนใหม่ตามกระบวนการของ บริษัท ของคุณ ขั้นตอนมีสองประเภท: ใช้งานและปิด ในขณะที่คุณสามารถเปลี่ยนชื่อหนึ่งในสามสเตจปิดซึ่งเป็นค่าเริ่มต้นเป็นชนะแพ้และไม่มีเงื่อนไขคุณสามารถลบออกหรือเพิ่มอีก

หากคุณมีท่อขายหลายท่อคุณสามารถปรับแต่งแต่ละท่อด้วยขั้นตอนที่แตกต่างกัน ดังนั้นถ้าคุณขายทั้งผลิตภัณฑ์และบริการคุณสามารถมีท่อที่เหมาะสมกับแต่ละกระบวนการ

ขั้นตอนที่หก: การเพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเอง

ลูกค้าเป้าหมายรายชื่อติดต่อและดีลนั้นมีฟิลด์เริ่มต้นมากมาย แต่ก็ไม่เพียงพอเสมอไป ฟิลด์ที่กำหนดเองช่วยให้คุณรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโอกาสในการทำธุรกิจของคุณ Base CRM มีตัวเลือกฟิลด์ที่กำหนดเองที่หลากหลาย คุณสามารถสร้างฟิลด์สำหรับข้อความบรรทัดเดียวย่อหน้าข้อความช่องทำเครื่องหมายเมนูแบบเลื่อนลงเมนูแบบเลือกได้หลายแบบวันที่อีเมลโทรศัพท์ที่อยู่และ URL คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองได้มากเท่าที่คุณต้องการและสำหรับเมนูแบบเลื่อนลงและเมนูแบบเลือกได้มากถึง 500 ตัวเลือก

ขั้นตอนที่เจ็ด: การนัดหมายกำหนดเวลา

Base CRM มาพร้อมกับคุณสมบัติปฏิทินและคุณสามารถรวม Google Calendars หนึ่งบัญชีหรือมากกว่าเข้ากับบัญชีของคุณ คุณต้องเลือกหนึ่งปฏิทินเป็นค่าเริ่มต้นซึ่งเป็นปฏิทินเดียวที่คุณสามารถแก้ไขได้ การนัดหมายจากปฏิทินที่ไม่ใช่ค่าเริ่มต้นจะแสดงเป็นสีเทา เมื่อคุณสร้างการนัดหมายคุณสามารถเชื่อมโยงกับลูกค้าเป้าหมายผู้จัดการหรือผู้ติดต่อ เพียงเริ่มพิมพ์ชื่อและ Base CRM จะแนะนำระเบียนที่ตรงกัน

การนัดหมายเหล่านั้นจะปรากฏในรายการเพื่อนำไปสู่การติดต่อหรือการจัดการ การบันทึกการนัดหมายจะเพิ่มลงในปฏิทินของคุณและส่งคำเชิญไปยังผู้เข้าร่วมรายอื่น คุณสามารถอัปโหลดโลโก้ บริษัท ของคุณเพื่อให้ปรากฏในคำเชิญทั้งหมด คุณยังสามารถเพิ่มการนัดหมายจากหน้าลูกค้าเป้าหมายผู้ติดต่อหรือดีล เมื่อคุณดูการนัดหมายคุณสามารถดูว่าผู้เข้าร่วมรายใดยอมรับและปฏิเสธคำเชิญของคุณ

ขั้นตอนที่แปด: การสร้างและการมอบหมายงาน

ใน Base CRM งานทั้งหมดจะเกี่ยวข้องกับดีล คุณสามารถเพิ่มงานจากแท็บปฏิทินหรืองานหรือจากรายการลูกค้าเป้าหมายหรือดีลโดยตรง งานมีกำหนดเวลาและการแจ้งเตือนเพิ่มเติมซึ่งสามารถส่งหนึ่งสัปดาห์หนึ่งวันหนึ่งชั่วโมง 30 นาที 15 นาทีหรือห้านาทีก่อนถึงวันครบกำหนดหรือตามเวลาที่แน่นอนของวันที่ครบกำหนด งานที่เกินกำหนดจะแสดงเป็นสีแดง ขึ้นอยู่กับการอนุญาตของคุณคุณสามารถมอบหมายงานให้กับตัวคุณเองหรือผู้ใช้รายอื่น

ขั้นตอนที่เก้า: การผสานรวมอีเมลของคุณ

Base CRM มีเครื่องมืออีเมล แต่มันยังทำงานร่วมกับ Gmail และผู้ให้บริการอีเมลอื่น ๆ การรวมบัญชีอีเมลของคุณหมายความว่าการสื่อสารกับลูกค้าที่มุ่งหวังและผู้ติดต่อจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติทำให้คุณมีเวลาสำหรับงานที่สำคัญมากขึ้น บัญชีอีเมลของคุณจะได้รับการซิงค์สองวิธี: อีเมลที่คุณส่งใน Base CRM จะปรากฏในไคลเอนต์อีเมลของคุณและในทางกลับกัน Base CRM จะส่งอีเมลถึงคุณเมื่อการซิงค์อีเมลเริ่มต้นเสร็จสิ้น

อีเมลของคุณแบ่งออกเป็นสี่โฟลเดอร์: กล่องจดหมายเข้า, อีเมลที่ไม่ได้ติดตาม, ส่งและเก็บถาวร กล่องจดหมายเข้าของคุณมีอีเมลที่เชื่อมโยงกับลูกค้าเป้าหมายผู้ติดต่อและข้อเสนอในบัญชีของคุณ อีเมลที่ไม่ได้ติดตามคืออีเมลที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับบัญชีของคุณ จากโฟลเดอร์นั้นคุณสามารถเพิ่มอีเมลเป็นลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อได้ ในโฟลเดอร์ส่งคุณสามารถดูว่ามีการดูอีเมลหรือไม่และมีการดูกี่ครั้งวิธีที่คุณสามารถระบุข้อความที่อาจแตกหรือแตกไปยังที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้อง คุณสามารถลบข้อความหรือเก็บถาวรเมื่อไม่มีความสำคัญอีกต่อไป

ขั้นตอนที่ 10: การตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติ

หากคุณพบว่าตัวเองกำลังทำภารกิจเดียวกันซ้ำไปซ้ำมาทำไมไม่ทำมันโดยอัตโนมัติ? Base CRM มีหลายตัวเลือกสำหรับสร้างงานโดยอัตโนมัติตามเหตุการณ์บางอย่าง คุณต้องเป็นผู้ใช้ระดับผู้จัดการที่เป็นผู้ดูแลบัญชีเพื่อสร้างการกระทำอัตโนมัติ ตัวอย่างรวมถึงการสร้างงานเมื่อดีลย้ายไปยังสเตจใหม่หรืออัปเดตฟิลด์ที่กำหนดเองเมื่อสร้างดีลใหม่ ขั้นแรกให้คุณเลือกเหตุการณ์ที่จะเรียกการกระทำ ตัวเลือกรวมถึง: เมื่อมีการสร้างลูกค้ามุ่งหวังใหม่เมื่อมีการสร้างที่ติดต่อใหม่เมื่อมีการสร้างดีลหรือเมื่อมีการย้ายดีลไปยังเวทีอื่น เหตุการณ์เหล่านี้บางอย่างมีตัวเลือกที่ละเอียดยิ่งขึ้นเช่นการกรองโดย บริษัท ไปป์ไลน์หรือขั้นตอนการจัดการ

ถัดไปคุณตัดสินใจว่างานควรจะกำหนดให้กับผู้ใช้และเลือกที่จะเพิ่มวันที่ครบกำหนด คุณสามารถสร้างหลาย ๆ งานต่อการกระทำอัตโนมัติ