การจัดการสัญญาที่ไม่ดีอาจทำให้คุณต้องเสียเงินธุรกิจ

ร้อยละหกสิบสี่ของ บริษัท บอกว่ากระบวนการอนุมัติสัญญาเป็นสาเหตุให้เกิดข้อตกลงตามรายงานใหม่จาก SpringCM ความท้าทายที่องค์กรใหญ่ที่สุดเผชิญคือการจัดการเวิร์กโฟลว์ของสัญญาและการลงชื่อออกจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก อุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดที่ บริษัท เผชิญอยู่จากการสำรวจคือการขาดกระบวนการจัดการและเคลื่อนย้ายตามสัญญา บริษัท หกสิบเปอร์เซ็นต์ใช้อีเมลเพื่อจัดการสัญญาในขณะที่มี บริษัท เพียง 32% เท่านั้นที่ใช้เครื่องมือจัดการสัญญา บริษัท หกเปอร์เซ็นต์กล่าวว่าพวกเขาไม่มีกระบวนการจัดการสัญญาเลย

"การพยายามทำสัญญาผ่านกระบวนการอนุมัติภายในและภายนอกเป็นเพียงประสบการณ์ที่น่าสังเวช" นาย Erik Severinghaus หัวหน้าเจ้าหน้าที่กลยุทธ์และพันธมิตรของ SpringCM กล่าว "สัญญาเป็นข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างพื้นฐานที่คุณกำลังทำงานในสององค์กรที่แตกต่างกันโดยมีชุดเครื่องมือและกระบวนการต่างกันสองชุดในตอนท้ายของวันหากคุณดำเนินการผ่านอีเมลและสิ่งที่แนบมาสิ่งที่เกิดขึ้นคือไม่มีใครมองเห็นกระบวนการ และไม่มีใครสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการได้ "

“ หากคุณดูที่การสำรวจและความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของผู้ตอบแบบสอบถาม” Will Wiegler หัวหน้าเจ้าหน้าที่การตลาดของ SpringCM กล่าว“ สี่อันดับแรกคือเวิร์กโฟลว์การสร้างสัญญาใหม่การติดตามและการอนุมัติซึ่งเป็นกระบวนการทางธุรกิจที่ติดอยู่โดยทั่วไป คนไม่รู้ด้วยซ้ำว่าสัญญาอยู่ในขั้นตอนใดกล่องจดหมายเข้าเป็นของใครใครจะได้รับมันต่อไป "

(รูปภาพ Via: SpringCM)

การจัดการสัญญาสามารถทำได้

เครื่องมือการจัดการสัญญาช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดเก็บติดตามตรวจสอบและเรียกใช้รายงานข้อมูลตามสัญญา โดยทั่วไปแล้วจะเกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่สามารถอ่านและรวบรวมข้อมูลโดยอัตโนมัติรวมทั้งส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้มีส่วนได้เสียเมื่อถึงเวลาที่ต้องดำเนินการตามสัญญาที่กำหนดไว้ Severinghaus กล่าวว่า บริษัท ที่พยายามจัดการกระบวนการเหล่านี้โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์ต้องดิ้นรนไปหาข้อมูลจากเจ็ดหรือแปดประเภทเอกสารหรือไฟล์ที่แตกต่างกันจากนั้นแปลข้อมูลนั้นเป็นสัญญามาตรฐานหรือใบแจ้งหนี้ ในสถานการณ์เหล่านี้เขาอธิบายว่า "มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นกับมนุษย์"

ในความเป็นจริงแม้แต่ บริษัท ที่ใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์การจัดการสัญญายังคงดิ้นรนเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป ร้อยละเก้าสิบสองของข้อผิดพลาดการจัดการสัญญามีสาเหตุมาจากมนุษย์ตามผู้ตอบแบบสอบถาม บริษัท เจ็ดเปอร์เซ็นต์กล่าวว่าความผิดพลาดของมนุษย์เกิดขึ้นบ่อยมาก “ พนักงานขายชอบที่จะพูดคุยกับลูกค้าชอบที่จะสร้างความสัมพันธ์ แต่พวกเขามักจะเกลียดคณิตศาสตร์เลขคณิตการเงินและคู่มือการแปลตัวเลขผ่านระบบต่าง ๆ ” Severinghaus กล่าว "หากคุณมอบหมายให้พวกเขาย้ายสิ่งเหล่านี้ไปด้วยตนเองคุณไม่ควรแปลกใจหากพบข้อผิดพลาดในกระบวนการ"

(รูปภาพ Via: SpringCM)

หนึ่งในสี่ของธุรกิจที่สำรวจทั้งหมดกล่าวว่า IT มีส่วนเกี่ยวข้องในกระบวนการเวิร์กโฟลว์ของสัญญาซึ่งเป็นวิธีการที่สามารถช่วยชดเชยข้อผิดพลาดของมนุษย์บางส่วนที่เกี่ยวข้องกับสัญญาการบันทึกและการประมวลผล ก่อนที่ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาจะพูดกับลูกค้าที่คาดหวังแผนกไอทีมักจะทำงานร่วมกับนักวิเคราะห์ธุรกิจเพื่อช่วยกำหนดเวิร์กโฟลว์มาตรฐานที่คำนึงถึงกระบวนการทางธุรกิจเทคโนโลยีและปัญหาก่อนหน้านี้ที่รวมทั้งสองอย่างเข้าด้วยกัน ใบแจ้งหนี้)

ตัวอย่างเช่น: เครื่องมือการจัดการสัญญาที่ดีที่สุดที่เราตรวจทานมีสิ่งต่าง ๆ เช่นเครื่องสร้างเวิร์กโฟลว์ฟังก์ชันการแชทในแอปและการแจ้งเตือนทางอีเมลที่เตือนผู้คนเมื่อถึงเวลาที่ต้องทำสัญญา คุณลักษณะเหล่านี้บางอย่างสามารถพบได้ในเครื่องมือตัวเลือกของ Editors เช่น Agiloft และ Mitratech การทำสัญญาให้เสร็จรวมถึง SpringCM

คุณสมบัติเหล่านี้สามารถช่วยเร่งรอบสัญญาและประหยัดเงินของ บริษัท ได้ ความยาวของรอบสัญญาทั่วไปสำหรับผู้ตอบแบบสำรวจอยู่ระหว่างหนึ่งถึงสองเดือน (33 เปอร์เซ็นต์) ร้อยละยี่สิบสองของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่ารอบสัญญาของพวกเขาใช้เวลานานกว่าสี่เดือน ร้อยละยี่สิบของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาช่วยประหยัดเงินทางธุรกิจได้

การจัดการสัญญาในอนาคต

เมื่อคุณเพิ่มเทคโนโลยีที่เกิดขึ้นใหม่เช่นปัญญาประดิษฐ์ (AI) และการเรียนรู้ของเครื่องจักร (ML) ลงในส่วนผสมการจัดการสัญญามีศักยภาพที่จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้มากยิ่งขึ้น “ AI จะมีความสำคัญอย่างไม่น่าเชื่อ” Severinghaus กล่าว "มีกรณีการใช้งานที่เพิ่งเกิดขึ้นซึ่ง AI อนุญาตให้มีข้อตกลงการไม่เปิดเผยข้อมูล AI สามารถทำการทบทวนสัญญาขั้นพื้นฐานและการจำแนกสัญญาได้"

น่าเสียดายที่ AI จะไม่แก้ปัญหาที่ยากลำบากในการพัฒนากระบวนการจัดการสัญญาซึ่งเป็นขั้นตอนแรกสู่ระบบอัตโนมัติ “ เราเป็นวิธีการหนึ่งในการแก้ปัญหาความท้าทายของกระบวนการทางธุรกิจ "AI Severinghaus กล่าว "เทคโนโลยีใหม่ ๆ เกิดขึ้นและทุกคนคิดว่าพวกเขาจะเป็นเวทย์มนตร์กระสุนเพราะเทคโนโลยีนี้มีอยู่แล้วพวกเขาคิดว่าเราไม่ต้องทำงานหนักและวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจของเรา AI โดยเฉพาะคือ ณ จุดนี้ที่ผู้คนบอกว่าพวกเขาชนะ ไม่ต้องทำงานหนักเพราะ AI จะทำเวทย์มนตร์ให้กับเราในความเป็นจริง AI เป็นตัวอย่างที่ดีของระบบที่ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่มีโครงสร้างและกระบวนการที่มีโครงสร้างเพื่อฝึกอัลกอริธึมเหล่านั้น "

การขาดมาตรฐานนี้เป็นเหตุผลว่าทำไม บริษัท อย่าง SpringCM จึงขอให้ธุรกิจต่างๆพัฒนากระบวนการจัดการสัญญาก่อนที่จะพูดคุยกับผู้ขาย “ การไม่มีกระบวนการเป็นสูตรสำหรับปัญหาในทุกขั้นตอน” Wiegler กล่าว "คุณไม่สามารถขยายธุรกิจได้หากไม่มีกระบวนการจัดการสัญญา" ในการเริ่มต้นกระบวนการจัดการสัญญาสัญญา Wiegler กล่าวว่าธุรกิจต่างๆต้องถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้ "คุณกำลังทำอะไรอยู่ตอนนี้อะไรสามารถจัดโครงสร้างในแง่ของกระบวนการที่สามารถระบุได้" เมื่อคุณทราบว่ากระบวนการของคุณเป็นอย่างไรและควรเป็นอย่างไรคุณจะสามารถทำงานร่วมกับผู้ค้าไอทีและซอฟต์แวร์เพื่อสร้างระบบที่ใช้งานได้ หรืออย่างที่ Wiegler พูดว่า "คุณไม่สามารถทำอะไรอัตโนมัติถ้าคุณไม่เข้าใจว่ามันคืออะไรก่อน"

SpringCM ทำการสำรวจผู้ตอบแบบสอบถาม 1, 409 รายโดย 32% มาจาก บริษัท ที่มีพนักงานน้อยกว่า 100 คนและ 16% มาจาก บริษัท ที่มีพนักงานมากกว่า 8, 000 คน