Office 2016: การทำงานร่วมกันที่มากขึ้น แต่ไม่ค่อยมี

แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะบอกว่า Microsoft Office ไม่เพียง แต่เป็นชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของสำนักงานที่ได้รับความนิยมสูงสุด แต่ยังมีประสิทธิภาพมากที่สุดอีกด้วย ผลิตภัณฑ์อย่าง LibreOffice และ Corel WordPerfect เป็นคู่แข่งโดยตรง แต่ก็ไม่ได้อยู่ในระดับเดียวกัน แต่การแข่งขันมาจากแอพมือถือและทางเลือกออนไลน์ที่โดดเด่นที่สุดคือ Google ไดรฟ์ / แอพซึ่งมีการทำงานร่วมกันมากขึ้นและดีขึ้นพร้อมกับข้อดีของการจัดเก็บข้อมูลออนไลน์

ในช่วงไม่กี่เดือนที่ผ่านมา Microsoft ได้มุ่งเน้นที่ Office เพื่อต่อสู้กับสิ่งเหล่านี้ด้วยชุดใหม่สำหรับ iOS และ Android เว็บแอปที่ได้รับการปรับปรุงและล่าสุดใน Office 2016 เวอร์ชันใหม่ของชุดเดสก์ท็อปที่ดูเหมือนว่าออกแบบมาโดยเฉพาะ ตอบโต้ข้อดีของการทำงานร่วมกันของคู่แข่ง ในด้านหน้านี้ Office 2016 ประสบความสำเร็จเพียงบางส่วนเท่านั้น คุณลักษณะบางอย่างทำงานได้ดี แต่คุณลักษณะหลายอย่างที่คุณต้องการยังไม่ได้มี เมื่อใช้ไปสองสามเดือนที่ผ่านมามันให้ความรู้สึกเหมือน Office รุ่นเก่า - มันใช้งานได้ดีและยังคงเป็นผู้นำและไหล่เหนือการแข่งขัน แต่ก็ยังไม่ได้มีความร่วมมือเท่าที่คุณต้องการ

เมื่อดูแวบแรก Microsoft Office 2016 จะไม่แตกต่างจาก Office รุ่นล่าสุดทั้งหมด ใช่แถบชื่อเรื่องมีการเปลี่ยนสีและแถบริบบิ้นและเมนูดูเหมือนจะถูกปรับแต่งเพื่อให้ทำงานได้ดีขึ้นเมื่อคุณทำงานกับแท็บเล็ต (หรือเครื่องที่มีหน้าจอสัมผัส) แต่ฟังก์ชั่นพื้นฐานไม่ได้เปลี่ยนแปลงมากนักคำสั่งทั้งหมดที่คุณคาดหวังว่าจะเป็นรูปแบบไฟล์จะไม่เปลี่ยนแปลงและสิ่งต่าง ๆ เช่นแมโครและโปรแกรมเสริมก็เหมือนกันเช่นกัน โดยทั่วไปฉันใช้มันในช่วงสองสามเดือนที่ผ่านมาฉันพบว่ามันใช้งานได้ดี แต่มันก็ไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่จนกระทั่งคุณเริ่มร่วมมือกับคนอื่น

ข้อได้เปรียบที่สำคัญของ Office 2016 คือคุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่ได้รับการปรับปรุงและการควบคุมด้านไอทีมากกว่าการจัดการระบบ ในบรรดาคุณสมบัติการทำงานร่วมกันซึ่งช่วยให้คนสองคนขึ้นไปทำงานร่วมกันบนเอกสารได้โดดเด่นจริงๆ

Office รุ่นก่อนหน้านี้มีคุณสมบัติการทำงานร่วมกัน แต่ Office 2016 ใช้เวลานานกว่านี้มากทำให้คุณเห็นการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร Word ทันที (ขณะที่คนอื่นกำลังพิมพ์) แม้ว่านี่จะเป็นขั้นตอนที่ยิ่งใหญ่ แต่คุณลักษณะการทำงานร่วมกันสำหรับ Excel และ PowerPoint เวอร์ชันเดสก์ท็อปยังคงหายไปแม้ว่า Microsoft จะให้คำมั่นว่าจะมีการอัปเดตในอีกไม่กี่เดือน

การแก้ไขการทำงานร่วมกันอยู่ไกลจากแนวคิดใหม่ เป็นคุณลักษณะที่ทำให้ Google เอกสารโดดเด่นเมื่อหลายปีก่อนและตั้งแต่นั้นมา Microsoft ได้เพิ่มฟีเจอร์การทำงานร่วมกันจำนวนมากให้กับ Office โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเวอร์ชันบนเว็บที่ Office Online ในเวอร์ชันเหล่านั้นหลายคนสามารถแก้ไขเอกสารสเปรดชีตหรืองานนำเสนอเดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน นี่เป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมมีประโยชน์สำหรับสเปรดชีตที่หลายคนสามารถป้อนข้อมูลในแถวที่แตกต่างกันหรือทำงานร่วมกันในเอกสารโดยแก้ไขส่วนต่างๆ

น่าเศร้าที่แอปพลิเคชั่นบนเว็บไม่ได้มีประสิทธิภาพเทียบเท่ากับแอปพลิเคชันเดสก์ท็อป เวอร์ชั่นออนไลน์ขาดคุณสมบัติอันทรงพลังสำหรับการฟอร์แมต ในความเป็นจริงฉันพบว่าการจัดรูปแบบในเอกสารที่ซับซ้อนอาจทำให้เกิดความสับสนหากคุณพยายามทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในลักษณะของเอกสาร (การเปลี่ยนข้อความไม่ใช่ปัญหา) และเวอร์ชันออนไลน์ขาดมาโครที่ผู้ใช้ขั้นสูงจำนวนมาก พึ่งพาเวอร์ชันเดสก์ท็อป ไม่ได้หมายความว่าเวอร์ชั่นของเว็บจะแย่ แต่แน่นอนว่ามันไม่ได้แทนที่เวอร์ชั่นเดสก์ท็อป สิ่งนี้เป็นจริงสำหรับแอพ iOS และ Android - มันทำงานได้ดีในการรักษารูปแบบภายในไฟล์ของคุณและใช้งานได้สะดวก แต่สำหรับการแก้ไขและการสร้างเอกสารอย่างจริงจังคุณจะดีกว่าบนเดสก์ท็อป

เริ่มต้นด้วย Word 2013, Microsoft สร้างคุณลักษณะการทำงานร่วมกันบางอย่างในแอปพลิเคชันเดสก์ท็อป ใน Word 2013 คุณเห็นสิ่งบ่งชี้ว่าคนอื่นกำลังแก้ไขเอกสาร แต่คุณไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงของพวกเขาจนกว่าคุณจะบันทึก (เมื่อพวกเขาถูกไฮไลต์)

ใน Word 2016 เวอร์ชันเดสก์ท็อปคุณไม่เพียงเห็นตัวบ่งชี้ว่าใครกำลังทำการเปลี่ยนแปลง แต่คุณสามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ขณะที่พิมพ์ ในการทดสอบฉันพบว่ามันใช้งานได้ค่อนข้างดีแม้ว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณจะไม่ได้เกิดขึ้นทันที

ทั้งหมดนี้ต้องการให้เอกสารของคุณถูกเก็บไว้ในที่เก็บเอกสารของ Microsoft เช่น OneDrive หรือ SharePoint นี่จะเป็นข้อ จำกัด ที่ร้ายแรงสำหรับบางคน ในองค์กรจำนวนมากไฟล์ที่แชร์นั้นโฮสต์อยู่บนไฟล์เซิร์ฟเวอร์ดั้งเดิมและบุคคลจำนวนมากใช้บริการอื่นนอกเหนือจาก OneDrive เพื่อจัดเก็บและแบ่งปัน Microsoft มีพื้นที่เก็บข้อมูล OneDrive ฟรีสำหรับทุกคนและผู้ที่ซื้อผลิตภัณฑ์ผ่านแผนการสมัครใช้งาน Office 365 สามารถเข้าถึง OneDrive ได้อย่างสมบูรณ์ ฉันชอบแนวคิดของ OneDrive แต่ฉันสังเกตเห็นปัญหาการซิงโครไนซ์ไฟล์ระหว่างพีซีกับ OneDrive อย่างแน่นอน เครื่องมือซิงค์รุ่นต่อไปอยู่ในขณะนี้ในการทดสอบตัวอย่างและฉันหวังว่าสิ่งนี้จะแก้ปัญหาได้ในไม่ช้า

ฉันมักจะทำงานภายในเอกสารที่ใช้ร่วมกันของ Word (เก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ออนไลน์ SharePoint) พร้อมข้อมูลที่ทีมของฉันอัปเดต เราใช้ Word เวอร์ชันเดสก์ท็อปอย่างเต็มรูปแบบแทนที่จะเป็น Web App เนื่องจากการจัดรูปแบบเป็นไปตามที่เราคาดไว้ ฉันสามารถดูว่าสิ่งนี้จะทำงานได้ดีขึ้นมากเมื่อเราเห็นการเปลี่ยนแปลงการพิมพ์ใน Word 2016

ข้อเสียที่สำคัญสำหรับตอนนี้อย่างน้อยที่สุดก็คือเท่าที่แอปเดสก์ท็อปดำเนินไปสิ่งนี้จะถูก จำกัด อยู่ที่ Word เท่านั้น PowerPoint ยังคงคุณลักษณะการแก้ไขร่วมที่อยู่ในเวอร์ชัน 2013 (และคล้ายกับ Word 2013) ในขณะที่ Excel เวอร์ชันเดสก์ท็อปไม่ได้มีอะไรมากมาย Microsoft ได้กล่าวว่า Excel และ PowerPoint รุ่นอนาคตที่เป็นส่วนหนึ่งของ Office 2016 จะได้รับความสามารถในการแก้ไขร่วมแบบเรียลไทม์ในอนาคตอันใกล้และการอัปเกรดเหล่านี้จะมีให้สำหรับผู้ที่ซื้อ Office บนแผนการสมัครสมาชิกรายปี Office 365 แต่ไม่ใช่สำหรับผู้ที่ซื้อรุ่นเดสก์ท็อปแบบสแตนด์อโลน ในระหว่างนี้แอปเวอร์ชันเว็บยังคงให้ความร่วมมือซึ่งไม่ได้แก้ไขปัญหา ฉันมีแอปพลิเคชั่นที่ผู้ใช้หลายคนป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีต Excel เวอร์ชันออนไลน์ แต่ต้องเปิด Excel เวอร์ชันเต็มสำหรับการจัดรูปแบบและแมโครขั้นสูง

Word, Excel และ PowerPoint

ฟีเจอร์ใหม่ที่น่าสนใจของแอพพลิเคชั่นหลักเรียกว่า "บอกฉันว่าคุณต้องการทำอะไร" ซึ่งจะปรากฏในแถบเมนูใน Word, Excel และ PowerPoint ตัวอย่างเช่นคุณเพียงแค่พิมพ์ "เพิ่มตาราง" และมันจะทำเช่นนั้นหรือนำคุณไปสู่ระบบความช่วยเหลือแบบดั้งเดิม ฉันพบว่านี่เป็นส่วนเสริมที่ดี แต่ยังมีช่องว่างสำหรับการปรับปรุงอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่นยังไม่มีการค้นหาด้วยเสียง (หรือไม่รวมกับ Cortana บน Windows 10) และโดยทั่วไปจะมีตัวเลือกเมนูที่หลากหลายแทนที่จะทำสิ่งต่าง ๆ ให้คุณ

ภายใน Word คุณสมบัติที่น่าสนใจอีกอย่างคือ "การค้นหาที่ชาญฉลาด" ซึ่งนำเสนอแผงการวิจัยพร้อมข้อมูลจาก Wikipedia และแหล่งข้อมูลอื่นบนเว็บ คุณเพียงคลิกที่คำหรือเลือกเฟสแล้วเลือกการค้นหาอัจฉริยะจากเมนูป๊อปอัพ (ซึ่งมีสิ่งต่าง ๆ เช่นตัดคัดลอกและวาง) Word รุ่นก่อนหน้านี้ช่วยให้คุณค้นหาคำศัพท์โดยไปที่หน้าต่างเบราว์เซอร์แยกต่างหากและมี "บานหน้าต่างการวิจัย" แต่ด้วยปี 2559 สิ่งนี้ทั้งสะดวกและเป็นตัวเองมากขึ้น

หากคุณกำลังใช้เครื่องที่มีหน้าจอสัมผัสและสไตลัสคุณสามารถเพิ่มสมการด้วยการวาด นั่นไม่ใช่สิ่งที่ฉันทำมาก แต่ฉันเห็นว่ามันมีประโยชน์ที่ไหน

ด้วย Excel การเปลี่ยนแปลงที่เห็นได้ชัดเจนที่สุดคือการสร้างแผนภูมิด้วยชนิดแผนภูมิใหม่เช่น Pareto และกราฟน้ำตก นอกจากนี้ยังเพิ่มภาพเคลื่อนไหวบางส่วนและคุณสมบัติใหม่ที่เรียกว่าการพยากรณ์ ตอนนี้ฟีเจอร์ของ PowerPivot มีอยู่แล้วภายในแทนที่จะเป็น Add-on และคุณสามารถเผยแพร่ข้อมูลไปยัง Power BI ได้ง่ายขึ้น นี่เป็นสิ่งที่ดีสำหรับผู้ใช้ระดับสูงและในสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจง แต่ฉันเดาว่าผู้ใช้ส่วนใหญ่จะได้รับบริการที่ดีขึ้นจากคุณสมบัติที่ประเมินค่าไม่ได้ของผลิตภัณฑ์ที่เปิดตัวในเวอร์ชันก่อนหน้าเช่นการเลือกช่วงและกดปุ่ม Control-Q การวิเคราะห์อย่างรวดเร็วหรือเลือกเมนูแทรกสำหรับแผนภูมิและตารางเดือยที่แนะนำ

โปรแกรมต่างๆเช่น Google Apps, Corel WordPerfect และ LibreOffice ให้การประมวลผลคำที่มีประสิทธิภาพมากในทุกวันนี้ พวกเขาไม่ตรงกับ Word แต่เพียงพอสำหรับคนส่วนใหญ่ สำหรับผู้ใช้ที่ร้ายแรงที่สุดอย่างไรก็ตาม Excel อยู่ในชั้นเรียนด้วยตัวเอง Microsoft ทำเรื่องใหญ่เมื่อสัญญาว่า Office 2016 จะไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงในแมโครหรือรูปแบบไฟล์จากรุ่นก่อนหน้าซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมากสำหรับบทบาทสำคัญของ Excel ในการตั้งค่าขององค์กร

PowerPoint ดูเหมือนจะไม่ได้เปลี่ยนแปลงอะไรมากมายเลยถึงแม้จะมีการทำงานร่วมกันเป็นสัญญา Microsoft มีเครื่องมือการนำเสนอใหม่ที่แตกต่างกันชื่อว่า Sway ออกแบบมาเพื่อสร้างเว็บเพจที่คุณสามารถเลื่อนดูเพื่อทำหน้าที่เป็นการนำเสนอ มันน่าสนใจ แต่ฉันยังไม่ได้พบความต้องการมัน ในทำนองเดียวกันไม่มีการเปลี่ยนแปลง OneNote มากมาย

Outlook และเครื่องมืออื่น ๆ

Outlook มีการเปลี่ยนแปลงมากขึ้นอีกครั้งโดยมุ่งเน้นที่การทำงานร่วมกันแม้ว่าฉันจะไม่สามารถทดสอบได้มากนักเนื่องจากผู้ทำงานร่วมกันส่วนใหญ่ยังคงใช้เวอร์ชันเก่าอยู่ สำหรับผู้ใช้ทางธุรกิจจะเพิ่มคุณสมบัติกลุ่มที่ช่วยให้คุณส่งข้อความถึงทีมเฉพาะในแนวคิดที่คล้ายกับ Slack มากและคุณสามารถดูการสนทนาเหล่านี้แยกกันในแอพมือถือ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถแชร์ไฟล์และปฏิทินให้กับทีมได้ง่ายขึ้น นี่เป็นแนวคิดที่สำคัญและฉันหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะช่วยปรับปรุงการสื่อสารหรือไม่

คุณสมบัติใหม่อื่น ๆ รวมถึงทำให้การส่งลิงค์ไปยังไฟล์ OneDrive ง่ายขึ้นแทนที่จะส่งเป็นไฟล์แนบ (บางสิ่งที่อยู่ในแอพพลิเคชั่นเว็บในบางครั้ง) รวมถึงคุณสมบัติ "Clutter" สำหรับผู้ใช้ระดับองค์กรที่รวบรวมข้อความอีเมล ไม่คิดว่าเป็นสแปม แต่คิดว่าอาจมีความสำคัญต่ำกว่า มันเป็นความคิดที่น่าสนใจ

ในขณะที่การเขียนร่วมเป็นคุณสมบัติใหม่ที่ยิ่งใหญ่ แต่ก็มีอีกสองสามสิ่งที่เพิ่มเติมใหม่ในชุดโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับลูกค้าธุรกิจ สิ่งเหล่านี้รวมถึงการเผยแพร่ที่ดีกว่าไปยัง PowerBI เครื่องมือข่าวกรองธุรกิจที่เชื่อมโยงกับ Excel และ Skype for Business เวอร์ชันล่าสุด มีเครื่องมือใหม่ที่เรียกว่า Delve ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณค้นหาเอกสารสำคัญและแบ่งปันเอกสารเหล่านั้นและแผนงานประกอบด้วย Office 365 Planner เครื่องมือที่ช่วยให้ทีมจัดระเบียบงานของพวกเขาและดูเหมือนจะง่ายกว่าและง่ายกว่าการใช้ SharePoint หรือ โปรเจ็กต์เต็มรูปแบบ แต่ยังไม่พร้อมใช้งาน จนถึงตอนนี้เป็นแนวคิดที่น่าสนใจแม้ว่าพวกเขาจะดูไม่โตพอสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่

ในด้านองค์กร Office 2016 มีการป้องกันการสูญเสียข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุงและการสนับสนุนการรับรองความถูกต้องหลายปัจจัยรวมถึงตัวเลือกการปรับใช้ใหม่ที่เรียกว่าสาขาปัจจุบันสำหรับธุรกิจซึ่งช่วยให้แผนกไอทีเปิดตัวการปรับปรุงที่สำคัญเพียงสามครั้งต่อปี . ภายใต้แผนนี้ Office 2016 เวอร์ชันแรกจะเปิดตัวต่อผู้ใช้ทางธุรกิจในเดือนกุมภาพันธ์ปีหน้าพร้อมฟีเจอร์จากรุ่นทั่วไปเริ่มต้นพร้อมการอัปเดตความปลอดภัยใหม่

คุณควรอัพเกรดหรือไม่

เมื่อคุณมีผลิตภัณฑ์ที่แพร่หลายเช่นเดียวกับ Office คำถามจริงสำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่คือการอัพเกรดนั้นคุ้มค่าหรือไม่ หากคุณต้องการการแก้ไขเบื้องต้นมือถือรุ่นฟรีหรือตัวเลือกอื่นเช่น LibreOffice หรือ Google Apps จะตอบสนองความต้องการของคุณ พวกมันไม่ได้ทรงพลังเท่าไหร่ แต่ก็มีราคาไม่แพงอย่างแน่นอน หากคุณเป็นเพียงผู้ใช้ Office รายบุคคลที่ไม่ค่อยแบ่งปันไฟล์ก็มีไม่มากในรุ่นนี้ คุณอาจไม่สังเกตเห็นความแตกต่างมากนักในการรักษา Office ที่มีอยู่ของคุณ รูปแบบการสมัครใช้งาน Office 365 ทำให้คุณได้รับการอัปเดตพร้อมกับที่เก็บข้อมูล OneDrive แต่รูปแบบการซื้อครั้งเดียวแบบเก่าอาจมีราคาถูกกว่าหากคุณไม่ต้องการคุณสมบัติใหม่

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กคุณลักษณะการทำงานร่วมกันเพิ่มเติมจะดี แต่อีกหลายคุณลักษณะยังไม่ได้รับการอบอย่างเต็มที่ สำหรับองค์กรในข้อตกลงขององค์กรหรือแผนการสมัครสมาชิกเวอร์ชันใหม่เป็นการอัพเกรดที่ชัดเจนกว่า แต่ฉันสามารถเห็นข้อโต้แย้งในการรอจนกว่าข้อบกพร่องบางประการในการแก้ไขร่วมของ Word จะทำงานได้หรือจนกว่า Excel จะได้รับคุณลักษณะเหล่านั้น

บรรทัดล่างของฉันคือ Office ยังคงเป็นโปรแกรมที่ทรงพลังที่สุดในประเภทของมันและดูเหมือนว่าจะชี้ไปในทิศทางที่ถูกต้อง แต่ฉันหวังว่าฟีเจอร์การทำงานร่วมกันใหม่บางอย่างจะโตเต็มที่กว่าพวกเขาในรีลีสนี้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมโปรดดูการทบทวน Office 2016 ของ PCMag