จัดระเบียบ: วิธีลดอีเมลที่ไม่ต้องการ

โปรดจำไว้ว่าคำมั่นของ Thierry Breton เพื่อกำจัดอีเมลภายในองค์กร 100 เปอร์เซ็นต์จาก Atos บริษัท ของเขาภายในปี 2014? ในเวลาที่เขาประกาศความทะเยอทะยานของเขา - เป็น 2011 - ผู้คนจำนวนมากจากเทคโนโลยีและโลกธุรกิจเหมือนกันเย้ยหยัน พวกเขาเรียกแผนการของเขาไร้สาระ พวกเขาบอกว่าเราต้องการอีเมล เราพึ่งพามัน มันจำเป็น!

กรอไปข้างหน้าอย่างรวดเร็วจนถึงทุกวันนี้และสภาพอากาศเปลี่ยนแปลงไปแล้ว ฉันได้ยินจากพนักงานออฟฟิศมากขึ้นเรื่อย ๆ ว่าอีเมลเป็นสิ่งที่พวกเขามีอยู่จริง มันเสียเวลามากเท่ากับคำว่า 'm': conference เมื่อฉันถาม ว่าทำไม มันถึงเป็นภาระคนมักจะพูดว่า "ฉันได้รับอีเมลจำนวนมากที่ไม่เกี่ยวข้องกับฉัน" หรือ "กระทู้ที่ฉันทำอยู่ไม่เกี่ยวข้องกับงานของฉันเลย" ฉันเริ่มได้ยินความรู้สึกเดียวกันจากคนสองสามคนเกี่ยวกับอีเมลส่วนตัว: "ฉันได้รับอีเมลติดตามเก้ารายการจากสมาชิกของชมรมหนังสือของฉันเพื่อยืนยันวันที่ชมรมหนังสือเล่มต่อไป! สวัสดีคน! มันเป็นอีเมลแรก!"

นี่คือกลยุทธ์บางอย่างสำหรับการตัดแต่งหรือตัดอีเมลจริง ๆ อย่างมีประสิทธิภาพที่คุณไม่ต้องการ (แม้ว่าบทความนี้จะไม่ครอบคลุม graymail แต่ฉันมีเคล็ดลับอื่น ๆ มากมายเกี่ยวกับวิธีจัดการจดหมายข่าวทางอีเมลและข้อเสนอรายวัน)

1. ขอให้ถูกลบออกจากอีเมลกลุ่มแบบตัวต่อตัว

ยิ่งเราพึ่งพาอีเมลมากเท่าไหร่เราก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะลืมว่าปัญหาบางอย่างได้รับการจัดการอย่างดีที่สุดด้วยการสนทนาสั้น ๆ คำแนะนำนี้อาจฟังดูบ้าและมีเทคโนโลยีต่ำมาก แต่อาจมีประสิทธิภาพมาก หากคุณเป็นส่วนหนึ่งของอีเมลกลุ่มปกติ (เช่นรายงานประจำวันหรือเช็คอินโครงการรายสัปดาห์) และไม่ต้องการที่จะอยู่อีกต่อไปให้มีการสนทนากับบุคคลที่จัดการหรือเริ่มต้นอีเมลดังกล่าว ใบหน้าหรือทางโทรศัพท์ถ้าคุณต้อง "สวัสดี" คุณจะพูดว่า "คุณรู้หรือไม่ว่าอีเมลรายวันเกี่ยวกับสิ่งนั้น - ฉันควรจะทำหรือไม่ฉันได้รับข้อความ แต่พวกเขาไม่เคยเกี่ยวข้องกับฉันหรืองานของฉันโดยตรงคุณคิดว่า คุณสามารถลบฉันได้หรือไม่ "

สิ่งที่เลวร้ายที่สุดที่คุณสามารถทำได้ในสถานการณ์เช่นนี้คือตอบกลับทั้งหมดโดยมีข้อความว่า "ยกเลิกการเป็นสมาชิก" มันหยาบคาย มันแสดงให้เห็นว่าคุณไม่มีไหวพริบทางสังคมหรือ netitquette และมันพิสูจน์ว่าคุณไม่รู้วิธีจัดการอีเมลของคุณเอง

เมื่อคุณมีการสนทนาแบบตัวต่อตัวคุณจะกลายเป็นมนุษย์อีกครั้ง คุณเป็นคนที่น่าพอใจพร้อมด้วยการร้องขอที่สมเหตุสมผลและตรงไปตรงมา นอกจากนี้หากมีเหตุผลที่คุณตั้งใจจะรับข้อความบุคคลนั้นจะอธิบายว่าทำไมคุณถึงรวมอยู่ในปัจจุบัน

2. ใช้ประโยชน์จากเครือข่ายสังคมเครื่องมือการจัดการโครงการและ IM

ในความคิดของฉันเครือข่ายทางสังคม (รวมถึงเครือข่ายธุรกิจเช่น Yammer และ Podio) สามารถจัดการกับการส่งข้อความแบบเลือกรับได้ดีกว่าอีเมล เอากรณีของเพื่อนของฉันที่กำลังกินหนังสือสโมสรของเธอ หากผู้จัดได้ตั้งค่าการเชิญเข้าร่วมการประชุมชมรมหนังสือเล่มต่อไปบน Facebook มากกว่าผ่านอีเมลการรับข้อมูลจะทำให้สมาชิกมี ภาระผูกพันน้อยลง กิจกรรม Facebook เป็นตัวเลือก คุณสามารถไปที่พวกเขาและแยกย่อยข้อมูลเมื่อคุณรู้สึกว่ามัน เมื่อคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมเดียวกันมาถึงทางอีเมลการอ่านข้อความเชิญจะ รู้สึกว่า จำเป็นจริงๆ

ในองค์กรธุรกิจเครื่องมือสื่อสารทางเลือกสามารถช่วยลดจำนวนอีเมลที่ไม่พึงประสงค์ลงได้อย่างมาก ที่ PCMag เรามักจะใช้โปรแกรมส่งข้อความด่วนเมื่อเรามีบางอย่างในการสื่อสารอย่างรวดเร็วและต้องการการตอบสนองที่รวดเร็วอย่างเท่าเทียมกัน เราใช้ Yammer เพื่อจัดการงานบางอย่างที่ทำงานบนพื้นฐาน "ใครก็ตามที่สามารถตอบก่อนได้โปรด" เราใช้แพลตฟอร์มการจัดการโครงการ Basecamp เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับโครงการศิลปะและการออกแบบอย่างต่อเนื่องในที่เดียว

ดังนั้นใช้เครื่องมือต่าง ๆ ทั้งหมดที่คุณมีและถ้าคุณอยู่ในตำแหน่งการจัดการสนับสนุนให้ผู้อื่นเช่นกัน การสนับสนุนวิธีแก้ปัญหาแบบหลายเครื่องมือจะช่วยลดอีเมลที่จำเป็น

3. ใช้การเรียงลำดับอัตโนมัติหรือตัวกรอง

วิธีแก้ไขปัญหาที่พบบ่อยที่สุดสำหรับการจัดการอีเมลที่ไม่พึงประสงค์คือการตั้งค่ากฎการเรียงลำดับอัตโนมัติหรือตัวกรองตามที่บางครั้งเรียกว่าซึ่งทำให้ข้อความที่ไม่ต้องการอยู่ในสถานที่ที่กำหนด (โดยปกติจะเป็นโฟลเดอร์ . โปรแกรมอีเมลหลักทั้งหมดมีคุณสมบัตินี้

ค้นหาอีเมลที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไประบุสิ่งที่เป็นรูปธรรมและแก้ไขเกี่ยวกับมัน (เช่นคำหลักเดียวกันเสมอในหัวเรื่องหัวเรื่องผู้ส่ง ฯลฯ ) และตั้งค่ากฎที่เรียงลำดับข้อความทั้งหมดเหล่านั้นเป็นใหม่และติดป้ายกำกับอย่างเหมาะสม โฟลเดอร์สำหรับคุณ

ตัวเลือกอื่นใน Microsoft Outlook คือคุณสามารถ "ยกเลิกการเป็นสมาชิก" ได้อย่างงดงามโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้าจากการสนทนาเพียงแค่ "ปิดเสียง" การสนทนา (ดูเคล็ดลับของฉันสำหรับ Outlook สำหรับการใช้งาน) แม้ว่าจะทำให้คุณติดอยู่ บรรทัดในภายหลังเนื่องจากเป็นเป้าหมายในการดำเนินการ (กล่าวอีกนัยหนึ่งเมื่อคุณปิดเสียงเธรด Outlook จะย้ายไปยังโฟลเดอร์ "รายการที่ถูกลบ" โดยอัตโนมัติข้อความใด ๆ ที่มีบรรทัดหัวเรื่องเดียวกันของอีเมลที่ละเมิด)

ฉันเองไม่ได้ใช้การเรียงลำดับอัตโนมัติมากนักเพราะมันขึ้นอยู่กับพฤติกรรมใหม่: การตรวจสอบโฟลเดอร์ที่กำหนดเป็นประจำ ในอดีตเมื่อใดก็ตามที่ฉันตั้งค่าการเรียงลำดับฉันลืมทันทีว่าฉันทำเช่นนั้นและอีกไม่กี่วันต่อมาก็พบว่ามีอีเมลจำนวนหนึ่งซึ่งอาจรวมถึงสิ่งที่สำคัญที่จะผลักดันให้อยู่ข้างทาง ฉันอยากลบข้อความที่ไม่ต้องการเมื่อได้รับ หากคุณเลือกเส้นทางนี้เพียงแค่ขยันหมั่นเพียรเกี่ยวกับการประมวลผลอีเมลที่เรียงลำดับเป็นประจำ

4. บอกคนอื่นว่าอย่าเขียน "ขอบคุณ"

ครั้งแรกที่ฉันได้ยินเพื่อนร่วมงานในอดีตเคยพูดออกมาดัง ๆ กับเพื่อนร่วมงานคนอื่น "คุณจะไม่ตอบกลับด้วยข้อความ 'ขอบคุณ' เมื่อมีข้อความยืนยันว่าคุณรู้ว่าฉันทำในสิ่งที่ฉันควรจะทำหรือไม่? มันจะช่วยให้ฉันไม่ต้องเสียเวลาอีเมล " มันทำให้ฉันเสียใจ! คุณสามารถพูดได้ว่า? แน่นอนว่าคุณอาจรู้สึกหงุดหงิดเล็กน้อย แต่สิ่งที่น่าสนใจคือคุณจะไม่ได้รับข้อความอีเมลที่ไม่จำเป็นอย่างแท้จริง

คุณยังสามารถใช้ถ้อยคำใหม่เพื่อให้ก้าวร้าวอย่างรุนแรง - "ฉันจะไม่โกรธถ้าขอบคุณฉันน้อยผ่านทางอีเมลฉันรู้ว่าคุณชื่นชมงานของฉัน" - แต่ฉันไม่แนะนำ!

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม

เครื่องมืออื่น ๆ ที่จะช่วยให้คุณอยู่ด้านบนของอีเมล ได้แก่ Sanebox (ซึ่งจะทำการจัดเรียงอัตโนมัติบางอย่างโดยอัตโนมัติ) หรือแอพ Mailbox สำหรับ iOS (มีประโยชน์มากสำหรับการเก็บอีเมลไว้ด้านบนขณะอยู่นอกออฟฟิศ) แต่สำหรับทั่วไป อีเมล triage กว่าการตัดข้อความที่ไม่ต้องการ