Microsoft, google, zoho: ชุดสำนักงานที่ดีที่สุดสำหรับมืออาชีพ

การย้ายธุรกิจของคุณไปยังชุดการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบสำนักงานบนคลาวด์ไม่ใช่สิ่งที่ บริษัท ใด ๆ ดำเนินการเบา ๆ มีหลายปัจจัยที่สามารถกระตุ้นการเคลื่อนไหวดังกล่าวและแม้กระทั่งองค์ประกอบของธุรกิจของคุณที่จะได้รับผลกระทบจากการตัดสินใจ ดังนั้นคุณควรพิจารณาทั้งหมดของพวกเขาก่อนที่จะกระโดดแรงจูงใจอาจเป็นอะไรก็ได้จากผู้ใช้ที่สำคัญตกหลุมรักกับคุณสมบัติใหม่เพื่อความต้องการเครื่องมือใหม่เพื่อช่วยให้พนักงานมือถือมากขึ้น

การออกใบอนุญาตก็มักจะเป็นแรงจูงใจด้วยชุดการทำงานในสำนักงานแบบคลาวด์ที่มองว่าเป็นขั้นตอนการลดต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ แต่ปัจจัยที่ถูกมองข้ามคือผลกระทบที่เกิดขึ้นกับผู้เชี่ยวชาญด้านไอที การเพิกเฉยต่อสิ่งนี้อาจเป็นความผิดพลาดเพราะฝ่ายไอทีมีหน้าที่ในการผสานรวมชุดใหม่เข้ากับเซิร์ฟเวอร์แบ็คเอนด์และหน่วยเก็บข้อมูลทั้งหมดขององค์กรของคุณรวมถึงทำให้ผู้ใช้ในชุดใหม่ทำงานอย่างปลอดภัยและเชื่อถือได้ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหน

การจัดการผู้ใช้จำนวนมากและซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานของพวกเขาอาจเป็นงานที่ลำบากและการให้บริการชุดนั้นแยกจากองค์กรผ่านทางคลาวด์แทนที่จะติดตั้งและจัดการภายในเครื่องแสดงทั้งข้อดีและความยากลำบากใหม่ ตัวอย่างเช่นจะกลายเป็นความเจ็บปวดอย่างรุนแรงหากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงจำนวนมาก (เช่นการลบการเข้าถึงเอกสารหรือการแชร์ไฟล์เฉพาะ) ที่มีผลต่อรายชื่อผู้ใช้จำนวนมาก การทำให้งานเหล่านั้นกลายเป็นเรื่องจำเป็นโดยอัตโนมัติเช่นเดียวกับการทำให้แน่ใจว่าชุดใหม่นี้ทำงานได้ดีกับเครื่องมืออัตโนมัติที่พนักงานไอทีของคุณจะใช้ นั่นอาจเป็นเพียงเครื่องมือสร้างสคริปต์เช่น Microsoft Windows PowerShell หรืออาจเป็นไดเรกทอรีขององค์กรที่ควบคุมโดยแพลตฟอร์มการจัดการข้อมูลผู้ใช้ (IDM) เช่น Okta Identity Management

การสำรองข้อมูลเป็นอีกพื้นที่หนึ่งที่ควรคำนึงถึงในทุกด้าน ด้วยการโจมตี ransomware ล่าสุดการสำรองข้อมูลจำเป็นต้องเป็นปัญหาที่อยู่ตรงหน้า เอกสารชุดสำนักงานเพิ่มผลผลิตของคุณอยู่ที่ไหน สถานที่นั้นปลอดภัยไม่เพียง แต่เป็นแรนซัมแวร์ แต่มาจากการโจมตีจากมัลแวร์รูปแบบอื่นด้วยหรือไม่ หากคำตอบสั้น ๆ ของคุณสำหรับคำถามแรกคือ "ในคลาวด์" ดังนั้นคำตอบว่าข้อมูลของคุณปลอดภัยหรือไม่นั้นอาจกลายเป็น "อาจจะ" หากเอกสารในเครื่องของคุณซิงค์กับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และระบบภายในเครื่องของคุณได้รับอันตรายอาจเป็นไปได้ว่าเอกสารทั้งสองจะได้รับการซิงค์และคุณจะสูญเสียสำเนาทั้งสองชุดไม่ใช่เฉพาะเอกสารในเครื่อง

การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้กลายเป็นจุดสนใจหลักสำหรับผู้จัดการฝ่ายไอที มีโซลูชันการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ระดับธุรกิจที่ยอดเยี่ยมมากมายที่พร้อมให้ความช่วยเหลือโดยเฉพาะอย่างยิ่ง Zetta Data Protection ผู้ชนะ Editors 'Choice ในประเภทนั้น ผลิตภัณฑ์เช่น Zetta Data Protection มีตัวแทนตั้งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของคุณและอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ต่างๆของผู้ใช้ที่ให้พวกเขาจัดการการดำเนินการสำรองข้อมูลที่ซับซ้อนสำหรับอุปกรณ์ท้องถิ่นและมือถือทั้งหมดไปยังคลาวด์ ซึ่งรวมถึงที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่จัดการโดยผู้จำหน่ายสำรอง แต่ยังรวมถึงที่เก็บข้อมูลอื่น ๆ ที่มีเป้าหมายเป็นพนักงานไอทีของคุณเช่นเซิร์ฟเวอร์ในพื้นที่หรือผู้ให้บริการคลาวด์อื่นเช่น Amazon Web Services (AWS) นอกเหนือจากการสำรองข้อมูลพื้นฐานเครื่องมือเหล่านี้ยังใช้การสำรองข้อมูลเพิ่มเติมและมักจะมีความสามารถในการกู้คืนจุดในเวลา (PIT) สิ่งหลังคือเมื่อซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลของระบบอุปกรณ์ที่สมบูรณ์สำหรับการประทับเวลาที่ระบุ หากมีการจัดระเบียบอย่างเหมาะสมหมายความว่าคุณสามารถมีภาพรวมอย่างน้อยหนึ่งภาพของสภาพแวดล้อมทั้งหมดของคุณจากก่อนการโจมตีเกิดขึ้น จากนั้นสิ่งที่คุณต้องทำคือค้นหาสำเนาของเอกสารสำคัญที่ถูกเก็บถาวรก่อนการโจมตี ransomware หรือเพียงแค่หมุนสภาพแวดล้อมทั้งหมดย้อนเวลากลับไปก่อนการติดเชื้อ

นั่นเป็นเพียงเหลือบเล็ก ๆ ของปัญหาที่ใช้งานซอฟต์แวร์ในวงกว้างเช่นชุดการผลิตสามารถมีการดำเนินงานด้านไอที ดังนั้นในขณะที่บทวิจารณ์หลักของเราเกี่ยวกับชุดผลิตภัณฑ์ที่ให้บริการบนคลาวด์รวมถึง Google G Suite, Microsoft Office 365 และ Zoho Office (ซึ่งมาพร้อมกับ Zoho Docs) มุ่งเน้นไปที่คุณสมบัติที่ผู้ใช้ต้องการเราตัดสินใจที่นี่เพื่อดูผลิตภัณฑ์เดียวกันจาก มุมมองของผู้เชี่ยวชาญด้าน IT เราสงสัยว่า: ห้องชุดใดที่เหมาะที่สุดสำหรับมืออาชีพด้านไอทีที่มีการปรับใช้การจัดการและการรักษาความปลอดภัยของชุดโปรแกรมเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMB)

Google G Suite

Google ได้เพิ่มชุดการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของสำนักงานอย่างช้าๆในช่วงหลายปีที่ผ่านมาโดยมีการเสนอเริ่มต้นสำหรับบุคคลหรือทีมเล็ก ๆ ที่ดีที่สุด อย่างไรก็ตามในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาได้มีการก้าวไปพร้อมกับข้อเสนอที่คุณอาจจำได้ว่าเป็น "Google Apps" แต่ บริษัท เพิ่งเปลี่ยนชื่อเป็น "G Suite" และอัปเดตโดยเน้นที่ผู้ใช้ทางธุรกิจเป็นหลัก จากมุมมองของผู้ดูแลระบบไอทีส่วนต่อประสานผู้ใช้ (UI) นั้นสะอาดและเรียบง่าย การจัดการงานต่างๆเช่นการรีเซ็ตรหัสผ่านและการจัดการกลุ่มต้องมีการคลิกน้อยที่สุด ผสานรวมกับบริการอื่น ๆ ของ Google เช่น Google Drive ได้อย่างง่ายดายทำให้การจัดการและแบ่งปันข้อมูลเป็นเรื่องง่าย ผู้ใช้ยังสามารถบันทึกสิ่งที่แนบมากับ Google Team Drives ซึ่งคล้ายกับฟีเจอร์ Team Sites ที่พบใน Microsoft SharePoint Google Team Drive ช่วยให้สามารถเข้าถึงเอกสารโดยกลุ่มได้ง่ายกว่าควบคุมโดยบุคคล

ข้อเสนอพื้นฐานของ Google G Suite มีค่าใช้จ่าย $ 5 ต่อเดือนต่อผู้ใช้ มันมาพร้อมกับ Gmail สำหรับธุรกิจการประชุมทางเสียงและวิดีโอและปฏิทินสเปรดชีตและงานนำเสนอที่ใช้ร่วมกันอย่างชาญฉลาด นอกจากนี้ยังมาพร้อมกับพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ 30 GB ข้อเสนอทางธุรกิจมีค่าใช้จ่าย $ 10 ต่อเดือนและเพิ่มความสามารถอื่น ๆ อีกมากมายรวมถึงนโยบายการเก็บถาวรและการเก็บข้อมูลสำหรับอีเมลและการแชท eDiscovery สำหรับอีเมลการแชทและไฟล์ พื้นที่จัดเก็บสูงสุด 1 TB และรายงานการตรวจสอบ ข้อเสนอขององค์กรเพิ่มการป้องกันการสูญหายของข้อมูลสำหรับ Gmail และ Google ไดรฟ์การผสานรวมการเก็บถาวรของบุคคลที่สามและความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น

คุณสามารถใช้การทำงานอัตโนมัติบางอย่างผ่านอินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมประยุกต์ของแอปพลิเคชัน Google (API) โดยใช้ภาษาการเขียนโปรแกรมที่แตกต่างกันจำนวนหนึ่งถึงแม้ว่านั่นหมายความว่าคุณจะต้องมีความสามารถด้านการเขียนโปรแกรมหรือ DevOps คุณต้องใช้ชุดการพัฒนาซอฟต์แวร์ผู้ดูแลระบบ (SDK) สำหรับการทำงานอัตโนมัติทั้งหมดซึ่งมีอยู่ในเว็บไซต์ของ Google แต่นี่ต้องใช้ทักษะการเขียนโปรแกรมจริงเพื่อใช้งาน Google มีเอกสารตัวอย่างและแบบฝึกหัดพร้อมรหัสตัวอย่างเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งานและคุณจะพบวิดีโอ YouTube บางอย่างเกี่ยวกับเรื่องนี้ แต่นี่ไม่ใช่งานที่นักเขียนโปรแกรมต้องเรียนรู้เรื่องง่าย อีกทางเลือกหนึ่งข้อเสนอทางธุรกิจยังให้การเข้าถึง Google App Maker ซึ่งเป็นรหัสการพัฒนาต่ำของ Google สำหรับการสร้างแอปทางธุรกิจผ่านอินเทอร์เฟซแบบลากแล้ววางและแบบฟอร์มที่ต้องการการเข้ารหัสสำหรับการสร้างแอปพื้นฐาน

การแจ้งเตือนเป็นวิธีการแจ้งเตือนผู้ดูแลระบบไอทีเมื่อมีเหตุการณ์ที่ต้องการความสนใจเกิดขึ้น Google ใช้สวิตช์เปิด / ปิดเพื่อเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานการแจ้งเตือนจากรายการเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้น แม้ว่ารายการจะมี จำกัด แต่ครอบคลุมกิจกรรมส่วนใหญ่ที่เป็นที่สนใจของผู้ดูแลระบบไอทีรวมถึงปัญหาด้านความปลอดภัยและการแจ้งเตือนบริการสำหรับแอพที่ไม่ทำงาน

ด้านความปลอดภัยเนื่องจากบัญชี Google G Suite ขององค์กรมาพร้อมกับอีเมลการจัดการผู้ใช้อย่างมีประสิทธิภาพกลายเป็นไดเรกทอรีพื้นฐานโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMBs) ที่อาจไม่ต้องการฟังก์ชั่นที่ลึกกว่าที่เสนอโดยแพลตฟอร์ม IDM ขนาดเต็ม ถึงกระนั้น Google ก็สนับสนุนคุณสมบัติที่ค่อนข้างซับซ้อนบางอย่างที่นี่รวมถึงการรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย (2FA) ในระดับบัญชี ผู้ดูแลระบบไอทีสามารถกำหนดให้ 2FA ประกอบด้วยรหัสผ่านและรหัสยืนยัน ในระดับการสมัครสมาชิกระดับองค์กรผู้ดูแลระบบไอทีสามารถเลือกอนุญาตเฉพาะคีย์ความปลอดภัยที่ต้องใช้อุปกรณ์ทางกายภาพเช่นดองเกิล USB หรือสมาร์ทโฟน สิ่งนี้ไม่จำเป็นต้องใช้รหัสพิเศษและเพิ่มเลเยอร์พิเศษที่ต้องใช้อุปกรณ์ทางกายภาพ ผู้ดูแลระบบไอทีสามารถอนุญาตให้รวมกับบริการการตรวจสอบภายนอกเช่น Microsoft Active Directory (AD) หรือ Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD) และแหล่งอื่น ๆ ที่เข้ากันได้กับ Security Assertion Markup Language (SAML) Google ยังใช้การเข้ารหัส AES แบบ 128 บิตหรือสูงกว่าสำหรับข้อมูลทั้งหมดที่เหลือ ข้อมูลระหว่างทางใช้ HyperText Transfer Protocol Secure (HTTPS) และส่งต่อความลับ (FS) หลังเป็นเทคนิคที่มีไว้เพื่อรักษาความปลอดภัยช่องทางการสื่อสารโดยการปิดกั้นความพยายามที่จะถอดรหัสเซสชัน HTTPS ที่เก่ากว่า

Google มีทั้งรายงานกระป๋องที่คุณสามารถเรียกใช้ได้ทุกเวลาจากแผงควบคุมของผู้ดูแลระบบรวมถึงรายงาน API ที่จะช่วยให้คุณสร้างรายงานที่กำหนดเองของคุณเอง รายงานกระป๋องรวมถึงกิจกรรมการใช้แอพความปลอดภัยและรายงานการตรวจสอบจำนวนหนึ่ง รายงานการตรวจสอบให้ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ เช่นการสร้างบัญชีและกลุ่มกิจกรรมการเข้าสู่ระบบของผู้ใช้การสร้างและลบไฟล์และการค้นหาอีเมล รายงานการตรวจสอบแต่ละรายการมีความสามารถในการกรองเพื่อลดจำนวนข้อมูลที่ส่งคืน ชื่อเหตุการณ์มีความเฉพาะเจาะจงสำหรับการตรวจสอบแต่ละประเภท แต่ให้วิธีการดูสิ่งต่าง ๆ อย่างรวดเร็วเช่นการเข้าสู่ระบบที่ล้มเหลว

ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ Google มี Team Drive ซึ่งทำหน้าที่เป็นที่เก็บไฟล์สำหรับกลุ่มผู้ใช้กลุ่มหนึ่งที่มีไว้สำหรับการแชร์ไฟล์และการทำงานร่วมกันอย่างรวดเร็ว ฟังก์ชั่นการบริหารรวมถึงการจัดการความเป็นสมาชิกควบคุมการอนุญาตสำหรับสิ่งต่าง ๆ เช่นการย้ายไฟล์และแชร์ลิงค์และการโอนความเป็นเจ้าของจากผู้ใช้รายหนึ่งไปยังอีกคน ผู้ดูแลระบบไอทียังมีการควบคุมที่ละเอียดมากในการแบ่งใช้ไฟล์โดยสมาชิกในทีม ค่าเริ่มต้นทั่วโลกถูกตั้งค่าไว้ในหน้า "การตั้งค่าสำหรับไดรฟ์และเอกสาร"

Microsoft Office 365

Microsoft ได้รับการออกแบบมาโดยคำนึงถึงธุรกิจเป็นหลักและประสบการณ์นั้นจะแสดงใน Office 365 ศูนย์การจัดการของแพลตฟอร์มเป็นจุดเริ่มต้นหลักสำหรับงานการดูแลระบบทั้งหมดใน Office 365 หน้าแดชบอร์ดแสดงกิจกรรมทั่วไปเช่นเพิ่มลบแก้ไขผู้ใช้จัดการการเรียกเก็บเงินและอื่น ๆ บนแผงควบคุมแต่ละอันที่เรียกว่าการ์ด การ์ดเหล่านี้สามารถลบหรือจัดเรียงใหม่เพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณซึ่งทำให้ง่ายต่อการสร้างเพจที่กำหนดเองที่แสดงเฉพาะข้อมูลที่โปรไอทีต้องการตรวจสอบสถานะปัจจุบันจัดการผู้ใช้หรือจัดการการตั้งค่าบัญชีองค์กร

Microsoft เสนอแอพมือถือ Office 365 Admin สำหรับ Android, iOS และ Windows Phone ยูทิลิตี้ที่มีประโยชน์นี้ช่วยให้คุณสามารถใช้งานฟังก์ชั่นการดูแลระบบไอทีทั่วไปได้จากโทรศัพท์ของคุณ เพื่อเพิ่มความปลอดภัยแอพมือถือมี PIN สำหรับเข้าสู่ระบบเพื่อป้องกันการกระทำที่ไม่ได้รับอนุญาตหากคุณทำโทรศัพท์หาย ในขณะที่คุณสามารถเข้าถึงหน้าผู้ดูแลระบบไอทีสำหรับทั้ง Google G Suite และ Zoho Office จากเบราว์เซอร์มือถือของคุณขณะนี้ Office 365 เป็นหนึ่งในสามเดียวที่มีแอพมือถือเฉพาะ และแน่นอนว่ายังมีแอพหลักที่ผู้ใช้สามารถใช้งานได้กับ Android, iOS และ Windows Phone

Microsoft เปิดตัว Windows PowerShell ย้อนกลับไปในปี 2003 ภายใต้ชื่อรหัสว่า "Monad" ตั้งแต่นั้นมา บริษัท ได้ลงทุนอย่างมากในการขยายตัวสคริปต์และระบบอัตโนมัติใหม่นี้ซึ่งส่งผลให้ PowerShell Core และ Office 365 PowerShell ส่วนขยายไปยัง PowerShell มีเครื่องมือมากมายสำหรับจัดการบัญชีผู้ใช้และใบอนุญาต Microsoft เสนอศูนย์การจัดการ Office 365 สำหรับจัดการคุณสมบัติหลักและจุดกำหนดค่าที่ผู้ดูแลระบบไอทีต้องการ อย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญที่ควรทราบคือคุณสมบัติบางอย่างสามารถจัดการได้ผ่าน PowerShell ซึ่งหมายความว่าต้องมีความคุ้นเคยกับการเขียนสคริปต์เพื่อให้ Office 365 ทำงานได้อย่างเหมาะสมที่สุด

อย่างไรก็ตามร้านค้าไอทีที่ใช้ผลิตภัณฑ์ของ Microsoft ไม่ว่าจะเป็น front end หรือ back end จะได้รับประโยชน์อย่างมากจากการลงทุนในความรู้ PowerShell ตัวอย่างเช่นการดำเนินการเป็นกลุ่มกับผู้ใช้จำนวนมากทำได้ง่ายขึ้นโดยใช้ PowerShell PowerShell ยังส่องแสงเมื่อคุณต้องการกรองข้อมูลหรือดำเนินการต่างๆเช่นการคำนวณจำนวนรายการในรายการ Microsoft SharePoint Online ทั้งหมดที่อยู่ภายใต้การควบคุมของคุณ และหากคุณกำลังจัดการ Office 365 ในคลาวด์ด้วยผลิตภัณฑ์ Microsoft อื่น ๆ ในสถานที่หรือที่อื่น ๆ ในระบบคลาวด์การรวมเข้าด้วยกันสามารถทำได้ง่ายขึ้นโดยใช้ PowerShell เช่นกัน

สำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีที่ต้องการพัฒนาทักษะ Office 365 ของพวกเขา Microsoft เสนอการรับรอง Microsoft Certified Solutions Associate (MCSA) พิเศษสำหรับ Office 365 การรับรองนี้คุณต้องผ่านการสอบสองครั้งรวมถึงการสอบ 70-346: การจัดการ Office 365 Identities และข้อกำหนดและการสอบ 70-347: การเปิดใช้งานบริการ Office 365 Microsoft นำเสนอการเตรียมการสอบวิดีโอสองช่วงในเว็บไซต์เครือข่ายนักพัฒนาช่อง 9 ซึ่งคุณสามารถดูเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการสอบนี้ ทรัพยากรการเรียนรู้เหล่านี้ไม่เพียง แต่เตรียมความพร้อมให้คุณสำหรับการสอบเท่านั้น แต่ยังมอบความรู้ที่เป็นประโยชน์สำหรับผู้ใช้ที่ต้องดูแล Office 365 ให้กับผู้ใช้จำนวนมากรวมถึงงานต่างๆเช่นการรักษาความปลอดภัยข้อมูลการจัดการผู้ใช้และ Office 365 PowerShell

การสร้างบัญชี Office 365 ใหม่สามารถทำได้ด้วย PowerShell ด้วยการใช้ PowerShell New-MsolUser cmdlet (ซึ่งหมายถึง "command-let") คุณสามารถอ่านรายชื่อจากไฟล์ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (CSV) แล้วสร้างผู้ใช้นั้นโดยอัตโนมัติรวมถึงไม่ใช่แค่การอนุญาตให้ใช้ Office 365 แต่ยังรวมถึงบัญชีอีเมล Outlook และรายการโฆษณาภายใต้การตั้งค่านโยบายกลุ่มเริ่มต้นหรือแบบกำหนดเอง เพื่อช่วยในเรื่องนั้น Office 365 จึงเชื่อมโยงกับ Microsoft Azure AD อย่างลึกซึ้งซึ่งสามารถเชื่อมโยงกับโดเมนโฆษณาในสถานที่ได้ การรวมนี้ให้การรับรองความถูกต้องผู้ใช้ที่ไร้รอยต่อระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์ทรัพยากรและ Office 365 ด้วยโฆษณาที่เป็นมาตรฐานอุตสาหกรรมโดยพฤตินัยสำหรับการรับรองความถูกต้องของคอมพิวเตอร์ทำให้การใช้ Office 365 นั้นง่ายขึ้นมากโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ใช้งานในสถานที่

Office 365 รองรับหลายวิธีสำหรับ 2FA รวมถึงการโทรหรือส่งข้อความไปยังโทรศัพท์มือถือการโทรไปยังโทรศัพท์ที่ทำงานหรือโดยใช้แอปการแจ้งเตือนพิเศษสำหรับอุปกรณ์ Android, iOS และ Windows Phone การตั้งค่าสำหรับการรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัย (MFA) อาจได้รับมอบหมายบนพื้นฐานของผู้ใช้แต่ละคน การตรวจสอบสถานะของการเปิดใช้งานการตั้งค่านี้จะเกิดขึ้นบนหน้าจอผู้ใช้ของศูนย์การจัดการ Office 365 มุมมองผู้ใช้ที่ใช้งานจะแสดงปิดการใช้งานเปิดใช้งานหรือบังคับใช้สำหรับผู้ใช้แต่ละคน เปิดใช้งานหมายถึงผู้ใช้ที่ลงทะเบียนใน MFA แต่ยังไม่เสร็จสิ้นกระบวนการลงทะเบียน เพื่อความปลอดภัยเพิ่มเติม Microsoft ใช้เลเยอร์การเข้ารหัสที่แตกต่างกันจำนวนหนึ่งเพื่อปกป้องข้อมูลของคุณ ผู้ดูแลระบบบัญชีแต่ละบัญชีสามารถเข้าถึงพอร์ทัลตัวอย่างบริการที่เชื่อถือได้ซึ่งให้รายละเอียดเกี่ยวกับกลยุทธ์การรักษาความปลอดภัยทั้งหมดของ Microsoft

Microsoft เสนอแผนราคาหลากหลายสำหรับ Office 365 เริ่มต้นที่ $ 8.25 ต่อผู้ใช้สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและ $ 20 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนสำหรับการสมัครสมาชิก Enterprise E3 จากมุมมองของผู้เชี่ยวชาญด้าน IT ไม่มีระดับราคาที่ต้องการสำหรับการจัดการ Office 365 เครื่องมือการจัดการเหมือนกันในทุกระดับราคา คุณสมบัติระดับสูงเช่นการป้องกันการสูญหายของข้อมูลความช่วยเหลือด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการป้องกันภัยคุกคามขั้นสูงล้วนต้องมีใบอนุญาต E3 ซึ่งมีค่าใช้จ่าย $ 35 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน เช่นเดียวกับเครื่องมือรหัสต่ำของ Google Office 365 ยังมาพร้อมกับการเข้าถึง Microsoft PowerApps สำหรับการสร้างแอพโดยไม่จำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญด้านการเข้ารหัสใด ๆ

ท้ายที่สุด Office 365 ยังช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีสามารถรวมชุดการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานพื้นฐานเข้ากับเครื่องมือขั้นสูงเพื่อให้ผู้ใช้มีความสามารถมากขึ้นเพราะสามารถผสานเข้ากับแพลตฟอร์มธุรกิจอื่น ๆ ของ Microsoft ได้อย่างง่ายดาย แพลตฟอร์มเหล่านี้รวมถึงแพลตฟอร์มการบัญชีและการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ของ Dynamics 365 ใหม่แอป Microsoft Power BI ระบบข่าวกรองธุรกิจ (BI) และแพลตฟอร์ม Microsoft SharePoint Online ดังกล่าวข้างต้น Zoho ยังเสนอการรวมประเภทนี้กับรายการแอพที่มีความยาว แต่ชุดของ Microsoft มีความลึกของฟีเจอร์และการออกแบบองค์กรที่ยังไม่มีใครเทียบ

สำนักงานโซโห

Zoho Office มาเป็นส่วนหนึ่งของการสมัครสมาชิก Zoho Docs โดยภายหลังเป็นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของ Zoho การทำงานร่วมกันและแพลตฟอร์มการแชร์ไฟล์ มันมีชุดแอพและที่เก็บไฟล์ที่คล้ายคลึงกับของ Google G Suite และ Office 365 ข้อเสนอระดับเริ่มต้นนั้นฟรีสำหรับผู้ใช้มากถึง 25 คนและให้พื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ 1 GB พร้อมการควบคุมการดูแลระบบออนไลน์ เทียร์แบบชำระเงินเพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูลต่อผู้ใช้เป็น 100 GB สำหรับ $ 5 ต่อเดือนและ 1 TB สำหรับ $ 8 ต่อเดือน คุณต้องอยู่ในระดับพรีเมียมเพื่อใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติทั้งหมดรวมถึงการรวม AD และ SAML ต้องใช้ระดับพรีเมี่ยมสำหรับคุณสมบัติการควบคุมข้อมูลระดับสูงรวมถึงการติดตามเอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นโดยใช้ผลิตภัณฑ์

การเพิ่มผู้ใช้ไปยัง Zoho Office ต้องการกระบวนการสมัครสมาชิกซึ่งเริ่มต้นจากอีเมล รายการผู้ใช้ที่จะเชิญสามารถป้อนได้จากไฟล์ CSV ที่แสดงที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ทั้งหมด ฟังก์ชั่นเดียวกันสามารถทำได้โดยทางโปรแกรมโดยใช้ Zoho Mail API ตัวอย่างเช่นใน G Suite ของ Google หากคุณต้องการเปลี่ยนชื่อแผนกสำหรับกลุ่มผู้ใช้ทั้งหมดคุณจะทำผ่าน API ของ Google โดยการเขียนโปรแกรมสั้น ๆ ที่อ่านรายชื่อผู้ใช้จากไฟล์ (โดยทั่วไปคือไฟล์ CSV ) จากนั้นเรียกใช้ฟังก์ชัน API ที่จำเป็นในการเพิ่มผู้ใช้เหล่านั้นในกลุ่มแผนกใหม่ ใน Zoho นั่นเป็นเพียง Zoho Mail API สิ่งนี้ฟังดูซับซ้อน แต่ด้วยประสบการณ์การเขียนโปรแกรมเพียงเล็กน้อยก็ไม่ยากที่จะทำ ถึงกระนั้นก็มีความซับซ้อนกว่าการปฏิบัติงานเดียวกันโดยใช้ Microsoft AD ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการดำเนินการตามตัวช่วยสร้าง Zoho Office ใช้ API การโอนย้ายสถานะแทน (REST) ​​สำหรับการโต้ตอบภายนอกทั้งหมดดังนั้นคุณสามารถใช้ภาษาสคริปต์ใด ๆ ที่คุณต้องการทำงานอัตโนมัติและรวม (อย่างน้อยในระดับสูง) กับซอฟต์แวร์อื่น ๆ จำนวนมาก -a-Service (SaaS) แอพที่มีมาตรฐานใน REST ด้วย

จากมุมมองการทำงานอัตโนมัติฟังก์ชันการทำงานของ API สำหรับ Zoho Office นั้นแตกต่างจากผลิตภัณฑ์สองตัวอื่นเล็กน้อย แอพทั้งหมดของ Zoho ได้รับการรวมเข้าด้วยกันเป็นค่าเริ่มต้น ในการจัดการผู้ใช้โดยทางโปรแกรมคุณต้องเข้าถึง Zoho Mail API รายการฟังก์ชั่นที่มีอยู่นั้นค่อนข้างกว้างขวางรวมถึงความสามารถในการเปลี่ยนสถานะ 2FA ของผู้ใช้ Accounts API เพิ่มฟังก์ชันเพิ่มเติมรวมถึงความสามารถในการเปลี่ยนกฎการส่งต่ออีเมลและข้อความตอบกลับอัตโนมัติขณะลาหยุด

Zoho Office รองรับการเข้ารหัสระหว่างทางเมื่อทำการซิงค์ไฟล์ระหว่างอุปกรณ์ของผู้ใช้กับคลาวด์ เทคโนโลยีพื้นฐานประกอบด้วยคีย์เฉพาะที่ใช้ RSA, 2048 บิตที่สร้างขึ้นผ่าน Perfect Forward Secrecy (PFS) พร้อมกับโปรโตคอล Transport Layer Security (TLS) ข้อมูลได้รับการปกป้องในหลาย ๆ สถานที่เพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูล นอกจากนี้ยังสามารถเปิดใช้งาน 2FA สำหรับผู้ใช้เป็นขั้นตอนการตรวจสอบเบื้องต้น

Zoho Office เป็นแอพมือถือสำหรับทั้ง Android และ iOS บริษัท ไม่มีแอปผู้ดูแลระบบไอทีมือถือ แต่คุณสามารถเข้าถึงเว็บไซต์เต็มรูปแบบจากเบราว์เซอร์ใดก็ได้ ในขณะที่งานการดูแลระบบส่วนใหญ่สามารถทำได้จากเบราว์เซอร์มือถือหน้าจอที่ใหญ่ขึ้นทำให้กระบวนการง่ายขึ้น

โดยรวมแล้วความแข็งแกร่งของ Zoho ดูเหมือนจะน้อยกว่าในคุณสมบัติขั้นสูงที่เสนอใน Zoho Office มากกว่าในจำนวนผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ที่ Zoho มีอยู่ในพอร์ทโฟลิโอซึ่งทั้งหมดรวมเข้ากับชุดการผลิตได้ง่าย ผลิตภัณฑ์เหล่านี้มีความหลากหลายรวมถึงผลิตภัณฑ์สำหรับการบัญชี BI, CRM, จุดขาย (POS) และอื่น ๆ อีกมากมายรวมถึงแพลตฟอร์ม Zoho Creator ที่มีโค้ดต่ำของ บริษัท เพื่อแข่งขันกับความสามารถในการสร้างแอปพลิเคชันภาพของ G Suite และ Office 365 ซึ่งหมายความว่าผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีสามารถสร้างชุดเครื่องมือที่ตรงเป้าหมายสำหรับธุรกิจหลายประเภทได้อย่างง่ายดายโดยเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม ข้อเสียคือเครื่องมือเหล่านี้ไม่สามารถปรับแต่งได้จากระบบอัตโนมัติ UI และมุมมองเวิร์กโฟลว์เหมือนกับในพอร์ตโฟลิโอของ Microsoft ในทางกลับกันพวกเขามีราคาที่ดีและทำให้ Zoho ก้าวไปข้างหน้าของ Google เนื่องจากเครื่องมือเหล่านี้ไม่ได้นำเสนอเครื่องมืออื่น ๆ ส่วนใหญ่ (ยกเว้น BI และการวิเคราะห์ข้อมูล)

บรรทัดล่าง

Office 365 เป็นตัวเลือกอันดับต้น ๆ ของเราจากมุมมองของผู้เชี่ยวชาญด้าน IT เนื่องจากมันสร้างขึ้นบนซอฟต์แวร์ที่มุ่งเน้นด้านไอทีและแพลตฟอร์มการจัดการผู้ใช้ในรูปแบบของโฆษณา Office 365 จึงมีเครื่องมือด้านไอทีสำหรับมืออาชีพด้านไอทีเพื่อใช้ประโยชน์มากกว่าผู้เล่นคนอื่น ๆ Microsoft เสริมว่าด้วยเครื่องมือและทรัพยากรเพิ่มเติมเช่นในศูนย์ความน่าเชื่อถือและ Office TechCenter ด้านบนของข้อเสนอแหล่งอุดมสมบูรณ์ของโครงสร้างพื้นฐานคลาวด์และเครื่องมือการจัดการใน Microsoft Azure ที่เปิดใช้งานการรวม "snap-in" เข้ากับ Office 365

แม้ว่า Google และ Zoho จะเสนอฟังก์ชั่นบางอย่าง แต่ก็ไม่ตรงกับจุดใดเลยแม้ว่า Google จะเข้าใกล้กับเครื่องมือการจัดการและโครงสร้างพื้นฐานที่ Google มีให้ อย่างไรก็ตามเมื่อคุณพิจารณาว่า Office 365 สามารถขยายได้อย่างง่ายดายด้วยผลิตภัณฑ์เซิร์ฟเวอร์แบ็คเอนด์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดของ Microsoft เช่น Dynamics 365, Exchange Online และ Microsoft SharePoint Online Google กลายเป็นผู้เล่นที่อ่อนแอกว่าโดยมีโซโหเท่านั้นที่มีการแข่งขัน พอร์ตโฟลิโอซอฟต์แวร์ (แม้ว่าผลิตภัณฑ์จะมุ่งเน้นที่ SMB มากกว่าในขณะที่ Microsoft ตั้งเป้าหมายในระดับองค์กร)

โดยรวมแล้ว Google G Suite กำลังก้าวย่างและจะดึงดูดผู้ที่มองหาทางเลือกของ Microsoft แม้ว่ามันจะไม่ตรงกับคุณสมบัติการตรวจสอบความถูกต้องหรือระบบอัตโนมัติ แต่มันก็นำความเรียบง่ายของ Gmail มาใช้เพื่อให้งานด้านไอทีของผู้ดูแลระบบสำเร็จ Zoho Office มีราคาถูกที่สุดในบรรดาทั้งสามและมีคุณสมบัติที่น่าสนใจเช่นพื้นที่จัดเก็บ 1 TB ต่อเดือนในราคา $ 8 ข้อเสียเครื่องมือการบริหารและการรายงานค่อนข้างขาด ระบบอัตโนมัติสามารถทำได้ แต่ไม่อยู่ในระดับเดียวกับการทำงานที่พบในผลิตภัณฑ์อีกสองตัว