ข้อมูลเชิงลึกอุตสาหกรรม: การจัดการเอกสารกำลังจะไปไหน

เครื่องมือการจัดการเอกสาร (DM) ช่วยให้ผู้ใช้ทางธุรกิจไม่เพียง แต่แก้ไขไฟล์ แต่เปลี่ยนการสร้างเนื้อหาเพิ่มความคล่องตัวให้กับเวิร์กโฟลว์และดำเนินธุรกิจโดยรวม เครื่องมือเหล่านี้ซึ่งมักใช้ประโยชน์จากไฟล์ PDF นั้นแพร่หลายมากจนคุณอาจใช้การจัดการ DM ในชีวิตการทำงานแบบวันต่อวันโดยไม่ต้องคิดมาก ถึงกระนั้นสนามก็ยังคงพัฒนาและปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา

เมื่อเร็ว ๆ นี้เราได้คุยกับ Eugene Xiong ผู้ก่อตั้ง และ ประธาน บริษัท Foxit Software Inc. เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงของการแข่งขันเมื่อมันมาถึงเทคโนโลยี PDF และความท้าทายบางอย่างที่ธุรกิจยังคงเผชิญเมื่อมาถึงเทคโนโลยีที่มีอยู่ทั่วไปทุกหนทุกแห่ง ในการสนทนาของเราเราครอบคลุมทิศทางปัจจุบันของ DM และการคาดการณ์บางอย่างเกี่ยวกับคุณสมบัติอัจฉริยะในอวกาศ

PCMag (PCM): คุณเห็นพื้นที่ DM โดยรวมในอีก 18 เดือนข้างหน้าเป็นอย่างไร

Eugene Xiong (EX): สิ่งหนึ่งที่เราเห็นอยู่ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คือ DM นั้นเพิ่มการมุ่งเน้นไปที่การทำให้เอกสารแต่ละฉบับมีความเป็นตัวตนที่แปลกใหม่ มันยากมากที่จะมีเวิร์กโฟลว์ดิจิตอลที่สมบูรณ์แบบด้วยระบบ DM มาตรฐานในปัจจุบัน บางครั้งคุณต้องดาวน์โหลดไฟล์จากระบบจากนั้นใช้เครื่องมืออื่นในการประมวลผล ในกรณีนี้เอกสารนี้ไม่สามารถควบคุมระบบเอกสารได้ทั้งหมด

เมื่อหลายปีก่อนเราพัฒนาเทคโนโลยีที่เราเรียก ConnectedPDF . แนวคิดพื้นฐานคือถ้าเราใช้ประโยชน์จากการเชื่อมต่อที่ฝังอยู่ในเอกสารมันจะให้ความหมายกับไฟล์มากขึ้น PDF ที่เชื่อมต่อทำงานเช่นนี้: เมื่อแบ่งปันเอกสารแล้วผู้สร้างสามารถติดตามผู้ที่ได้รับสิ่งที่พวกเขาทำกับมันและดูว่าเมื่องานเสร็จสมบูรณ์ นอกจากนี้ยังมีการควบคุมการเข้าถึงที่แข็งแกร่งสำหรับผู้ใช้แต่ละคน ทั้งหมดนี้เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ คุณสามารถกำหนดค่าการอนุญาต PDF แม้หลังจากส่งไฟล์แล้ว

ที่นี่เรารู้ว่าภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงของพื้นที่ DM นั้นเกี่ยวกับการให้ บริษัท ควบคุม PDF ของพวกเขาและทำให้รู้สึก "มีชีวิต" มากกว่าเอกสารมาตรฐาน ฉันคิดว่าในอนาคตภายในกรอบเวลาที่คุณกล่าวถึงภายในหนึ่งหรือสองปีฉันคิดว่าระบบ DM จะเปลี่ยนโฟกัส ไปยัง เอกสารเอง นี่จะเป็นเทรนด์แทนที่จะมีระบบที่ต่างกันซึ่งไม่ได้ทำงานร่วมกัน นั่นคือสิ่งที่เราหวังว่าจะพยายามทำ: เพื่อส่งเสริมเอกสารให้มีพื้นที่ว่างมากขึ้นตามมาตรฐานแบบเปิดและบริการคลาวด์ เราสร้างคลาวด์ที่เชื่อมต่อเอกสารต่าง ๆ ทั้งหมดเข้าด้วยกัน

PCM: เทคโนโลยีประเภทใดที่จะส่งผลกระทบต่อ DM ในอนาคต คุณเห็นพื้นที่ PDF ที่ใช้คุณสมบัติปัญญาประดิษฐ์ (AI) หรือไม่

EX: จริง ๆ แล้วฉันไม่คิดว่ามันเหมาะสม นั่นเป็นข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างจำนวนมากใน PDF หากคุณเพียงแค่นำไฟล์ PDF ที่แตกต่างกันทุกประเภทมาใส่ลงในเอนจิ้น AI ก็จะไม่สร้างผลลัพธ์ที่มีความหมาย สิ่งที่เราพยายามทำคือทำความเข้าใจกับเอกสารจริงมากขึ้นเรื่อย ๆ เริ่มจากการสร้างไฟล์เรากำหนด ID ให้กับเอกสาร ที่ช่วยให้เอกสารเดินทางไปยังสถานที่ต่าง ๆ และเข้าใจสิ่งที่ผู้คนกำลังทำเกี่ยวกับไฟล์ เมื่อเรามีข้อมูลเพียงพอเกี่ยวกับเอกสารแล้วเราสามารถใช้ AI โดยดูข้อมูลที่มีโครงสร้างมากขึ้น นั่นจะสร้าง มาก ผลลัพธ์ที่มีความหมายมากขึ้น

เอกสารด้วยตัวเองมีข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างที่เรียกว่า มันยากมากที่จะดึงข้อมูลในวิธีที่เชื่อถือได้และสอดคล้องกันจากบางสิ่งบางอย่างเช่นเอกสารทางเทคนิค PDF ฉันคิดว่ามันง่ายมากที่จะส่งเสริม AI ในตัวคุณ สินค้า เพราะมันเป็นเทคโนโลยีที่น่าตื่นเต้นมาก ความจริงของเรื่องนี้คือเอกสารถูกออกแบบมาเพื่อการบริโภคของมนุษย์เท่านั้น พวกเขามีข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างมากซึ่งเทคโนโลยี AI ปัจจุบันไม่สามารถถอดรหัสได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยสิ่งที่กล่าวมาเราจะเห็นความคิดริเริ่มเพิ่มเติมในการดึงข้อมูลที่มีโครงสร้าง - เช่นข้อมูลการกำหนดราคาชื่อและชื่อ - และจะช่วยเพิ่มความฉลาดทางเอกสารที่มีความหมายมากขึ้นให้กับผู้ใช้และผู้จัดการ มันจะช่วยได้มากขึ้นในแง่ของการเพิ่มผลิตภาพสำหรับคนทำงานที่มีความรู้

PCM: ธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก (SMB) ควรคำนึงถึงเรื่องใดบ้างเมื่อพูดถึง DM

EX: เป็นคำถามที่ดีและธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องให้ความคิดกับ DM เป็นอย่างมาก Foxit เองไม่ใช่องค์กรขนาดใหญ่ เรายังคงเป็น SMB และถึงตอนนั้นเรายังคงเห็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลจำนวนมากภายในองค์กรของเราและระหว่างตัวเราและ บริษัท อื่น ๆ คำตอบนั้นคือการสร้างโซลูชันเอกสารที่สมบูรณ์แบบที่ใช้ระบบคลาวด์และบนเว็บ

ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากอาจกลัวเมื่อพวกเขาพูดคุยเกี่ยวกับ DM พวกเขาต้องจ่ายเงินเป็นจำนวนมากและต้องผ่านความพยายามมากมายในการปรับใช้กำหนดค่าและบำรุงรักษา แบบนั้น ของระบบ DM เราเห็นว่าในอนาคตอันใกล้นี้ผู้ให้บริการจำนวนมากรวมถึงเราที่ Foxit กำลังจะนำเสนอโซลูชั่นที่สมบูรณ์ - ไม่เพียง แต่ระบบ DM เท่านั้น แต่ยังรวมถึงเครื่องมือการผลิตเอกสาร เรามีเวอร์ชัน PDF ที่ใช้งานง่ายบนเบราว์เซอร์ซึ่งมีคุณสมบัติการปรับแต่งทั้งหมดเหมือนกับผลิตภัณฑ์อื่น ๆ แต่ไม่จำเป็นต้องติดตั้งเพิ่มเติม ธุรกิจขนาดเล็กควรให้ความสำคัญกับการนำโซลูชันที่มีน้ำหนักเบาและสมเหตุสมผลมาใช้ในการดำเนินงาน PDF ของพวกเขา