จัดระเบียบ: วิธีทำงานกับประวัติการแก้ไขใน Google เอกสาร

ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้ Google เอกสารคือการบันทึกงานของคุณโดยอัตโนมัติ อีกอย่างคือ Google เก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณทำไว้กับเอกสาร เนื่องจากคุณสามารถเข้าถึงประวัติรุ่นของคุณใน Google เอกสารคุณสามารถคืนค่าไฟล์เวอร์ชันเก่าหรือสร้างสำเนาของเวอร์ชันก่อนหน้าและแยกมันออกเป็นโครงการอื่น

โปรดทราบว่าคุณสามารถดูและเรียกคืนไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าได้หากคุณมีสิทธิ์แก้ไขเท่านั้น หากมีใครแบ่งปันไฟล์กับคุณและให้สิทธิ์แบบอ่านอย่างเดียวคุณจะไม่สามารถดูประวัติได้ โปรดทราบว่า Google เอกสารเวอร์ชันธุรกิจเรียกว่า G Suite เคล็ดลับเหล่านี้ควรใช้ได้กับทั้งสองเวอร์ชัน

นี่คือวิธีการทำงาน

วิธีดู Google เอกสารเวอร์ชันเก่ากว่า

คุณสามารถดูรายการประวัติการแก้ไขสำหรับ Google เอกสารใด ๆ ในสามวิธี

1. จากเมนูเลือกไฟล์> ประวัติเวอร์ชัน> ดูประวัติเวอร์ชัน

2. ใช้ปุ่มลัด Windows Ctrl + Alt + Shift + H หรือ Command + Option + Shift + H บน macOS

3. คลิกที่กลุ่มคำที่ขีดเส้นใต้ทางด้านขวาของเมนูช่วยเหลือ คำเหล่านี้เปลี่ยนแปลงขึ้นอยู่กับสถานะของไฟล์ เมื่อคุณทำงานกับเอกสารมันจะอ่านว่า "กำลังบันทึก … " และนั่นเป็นเพียงครั้งเดียวที่คุณไม่สามารถคลิกได้ มิฉะนั้นจะมีข้อความว่า "การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่บันทึกไว้ในไดรฟ์" หรือ "แก้ไขครั้งล่าสุดเมื่อวันที่" ตามด้วยวันที่ คลิกที่หนึ่งในนั้นและประวัติรุ่นของคุณจะปรากฏขึ้น

รายการประวัติเอกสารของคุณจะปรากฏในคอลัมน์ใหม่ทางด้านขวา แต่ละรุ่นจะถูกยุบภายใต้ส่วนหัวสำหรับแต่ละวัน ขยายรายการใดรายการหนึ่งเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมในการเปลี่ยนแปลง

หากต้องการกลับไปเป็นเวอร์ชันปัจจุบันให้คลิกลูกศรย้อนกลับที่ด้านบนซ้ายของหน้าต่าง

โปรดทราบว่าคุณอาจไม่มีประวัติที่สมบูรณ์แบบอย่างไรก็ตาม Google ระบุไว้ในเอกสารประกอบว่า "การแก้ไขไฟล์ของคุณอาจถูกรวมเข้าด้วยกันเป็นครั้งคราวเพื่อประหยัดพื้นที่เก็บข้อมูล"

วิธีคืนค่า Google เอกสารในเวอร์ชัน

เมื่อคุณเข้าถึงประวัติรุ่นของ Google เอกสารคุณสามารถคืนค่ารุ่นก่อนหน้าใด ๆ จากรายการเวอร์ชันที่ปรากฏทางด้านขวาเพียงคลิกไฟล์ที่คุณต้องการเปิด

ปุ่มสีน้ำเงินขนาดใหญ่ปรากฏขึ้นที่ด้านบนของหน้าต่างที่ระบุว่า "กู้คืนเวอร์ชันนี้" หากคุณกู้คืนเวอร์ชันที่เลือกคุณจะยังคงเก็บเวอร์ชันอื่นทั้งหมดแม้กระทั่งเวอร์ชันที่สร้างขึ้นหลังจากเวอร์ชันที่เลือกในปัจจุบัน

วิธีทำสำเนาของ Google Doc เวอร์ชันก่อนหน้า

นอกเหนือจากการกู้คืนไฟล์เวอร์ชันเก่าคุณสามารถทำสำเนาได้ การทำสำเนาช่วยให้คุณสามารถหมุนไฟล์เดียวกันรุ่นต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่นมันเป็นเคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมเมื่อสมัครงานและคุณต้องการสร้างเรซูเม่และจดหมายปะหน้าให้แตกต่างกัน แต่คุณไม่ต้องการเริ่มต้นใหม่ทุกครั้ง

ในการทำสำเนาให้เปิดประวัติไฟล์ของคุณเลือกสิ่งที่คุณต้องการจากนั้นคลิกที่ไอคอนจุดสามจุดที่ซ้อนกันแล้วเลือกทำสำเนา

เคล็ดลับสำหรับการแก้ไขและการควบคุมเวอร์ชันใน Google เอกสาร

1) ตั้งชื่อรุ่นของคุณ

ตอนนี้คุณรู้วิธีค้นหาประวัติการแก้ไขของคุณใน Google เอกสารแล้วคุณสามารถใช้ประโยชน์ได้มากขึ้นด้วยการตั้งชื่อรุ่นต่างๆ คุณสามารถระบุเวอร์ชันที่คุณต้องการกู้คืนในภายหลังหรือหมุนเพื่อวัตถุประสงค์อื่นได้โดยง่าย หากคุณไม่เปลี่ยนชื่อพวกเขาชื่อเริ่มต้นจะเป็นเวลาและวันที่ประทับ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อได้โดยใช้วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:

• เปิดประวัติรุ่นของคุณคลิกไอคอนที่มีสามจุดแล้วเลือกตั้งชื่อรุ่นนี้
• จากเมนูให้เลือกไฟล์> ประวัติเวอร์ชัน> ชื่อเวอร์ชันปัจจุบัน

2) ติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google เอกสาร

ที่ด้านขวาบนของแถบเมนูจะมีปุ่มเมนูที่ระบุว่าการแก้ไขตามค่าเริ่มต้น คลิกที่มันและตัวเลือกใหม่สองตัวจะปรากฏขึ้น: การแนะนำและการดู

เมื่อคุณสลับเป็น Suggesting จะเป็นการเปิดใช้งานการเปลี่ยนแปลงแทร็กในเอกสารเป็นหลัก เมื่อคุณและผู้ทำงานร่วมกันใช้ Google เอกสารจะบันทึกวัสดุใหม่และการเปลี่ยนแปลงเป็นคำแนะนำ พวกเขาปรากฏในสีที่แตกต่างเพื่อให้มองเห็นได้ง่าย คุณสามารถยอมรับหรือปฏิเสธพวกเขาทีละคนหรือ en masse

3) ใช้เครื่องมือแสดงความคิดเห็นสำหรับคำถามและการสนทนา

นักเขียนและบรรณาธิการมักจะเรียนรู้วิธีที่ยากลำบากในการแสดงความคิดเห็นตรงกับเนื้อหาที่กำลังผลิตหมายความว่ามันจะถูกเผยแพร่โดยไม่ตั้งใจพร้อมกับสำเนาสุดท้าย Google เอกสารมีเครื่องมือแสดงความคิดเห็นที่ช่วยให้ผู้แต่งและบรรณาธิการสามารถพูดคุยเกี่ยวกับเนื้อหาได้โดยไม่ต้องใส่คำที่ไม่จำเป็นลงบนหน้า คุณจะขอบคุณที่คุณใช้มัน

4) ใช้ @ Messaging

โทรหาใครบางคนเพื่อแก้ไขหรือแสดงความคิดเห็นโดยใช้ @ การส่งข้อความ - หรือฉันควรจะพูด + ส่งข้อความเนื่องจาก Google ใช้สัญลักษณ์ที่แตกต่างกันซึ่งแอปอื่น ๆ ส่วนใหญ่ ในความเป็นจริงหากคุณพิมพ์ @ แทน + Google จะเปลี่ยนให้คุณ

หากต้องการตั้งค่าสถานะความสนใจของใครบางคนสร้างความคิดเห็นจากนั้นพิมพ์เครื่องหมายบวก (+) ตามด้วยชื่อบุคคลหรือที่อยู่อีเมล Google แนะนำการจับคู่ที่ใกล้เคียงที่สุดจากผู้ติดต่อของคุณโดยอัตโนมัติ หากบุคคลนั้นไม่ได้อยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณเพียงป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขา ใช้เวลาของคุณและทำให้ถูกต้องก่อนที่คุณจะกด Enter ทุกสิ่งที่คุณพิมพ์ไปที่บุคคลนั้นทางอีเมลทันทีพร้อมกับลิงก์ไปยังเอกสาร หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงความคิดเห็นบุคคลนั้นจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับสิ่งเหล่านั้นด้วย ดังนั้นสำรองสแปมไว้และคิดผ่านความคิดเห็นของคุณก่อนกด Enter

5) เขียนและแก้ไขออฟไลน์ใน Google เอกสาร / ไดรฟ์

คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถใช้ Google เอกสารแม้ว่าคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์มือถือของคุณไม่ได้เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต คุณสามารถ. เพื่อนร่วมงานของฉัน Eric Ravenscraft เขียนบทความทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีตั้งค่า Google Drive ออฟไลน์พร้อมคำแนะนำทีละขั้นตอน

6) ปิดการใช้งานอีเมล์แจ้งเตือน

หากคุณใช้ G Suite เพื่อเขียนและแก้ไขเป็นจำนวนมากการรับอีเมลสำหรับการเปลี่ยนแปลงทุกครั้งในเอกสารอาจเป็นเรื่องที่น่ารำคาญ ต่อไปนี้เป็นวิธีปิดใช้งานการแจ้งเตือนเหล่านี้ ไปที่ Google Drive คลิกไอคอนรูปเฟืองที่มุมบนขวาและเปิดการตั้งค่าของคุณ ที่ด้านซ้ายให้เลือกการแจ้งเตือนแล้วยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องสำหรับอีเมล

คำแนะนำสั้น ๆ คือ: Google Drive> การตั้งค่า> การแจ้งเตือน> อีเมล

เคล็ดลับ G Suite เพิ่มเติม

หากคุณใช้ Google เอกสารทุกวันการเรียนรู้เคล็ดลับที่มีประโยชน์ของเราสำหรับ G Suite จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและมีประสิทธิภาพมากขึ้นกับโปรแกรม เมื่อคุณรู้ว่าซอฟต์แวร์ของคุณสามารถทำอะไรได้บ้างมันยังสามารถเปิดแนวคิดใหม่สำหรับสิ่งที่คุณสามารถทำได้กับงานของคุณ