จัดระเบียบ: วิธีใช้การติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google เอกสาร

ตั้งแต่ปี 2014 Google เอกสารอนุญาตให้คนติดตามการเปลี่ยนแปลงในขณะที่แก้ไขหรือทำงานร่วมกันกับคนอื่น ๆ ความสามารถในการติดตามการเปลี่ยนแปลงช่วยให้คุณสามารถแก้ไขได้มากขึ้นในสองวิธี ขั้นแรกคุณสามารถแก้ไขงานของคุณเองได้โดยไม่ต้องทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในกรณีที่คุณหรือคนอื่นต้องการตรวจทาน ประการที่สองคุณสามารถสร้างเอกสารและแบ่งปันกับผู้อื่นและพวกเขาสามารถแนะนำการเปลี่ยนแปลงไฟล์ซึ่งคุณหรือคนอื่นสามารถเห็นและยอมรับปฏิเสธหรือเปลี่ยนแปลงต่อไป ทำให้กระบวนการทำงานร่วมกันมีความโปร่งใสและจัดการได้ง่ายขึ้น

ในขณะที่หลาย ๆ คนอ้างถึงฟังก์ชั่นนี้เป็นการติดตามการเปลี่ยนแปลง - นั่นคือสิ่งที่เรียกว่าใน Microsoft Word และมีมานานแล้ว - Google เรียกมันว่า Suggesting มันทำงานคล้ายกับคุณสมบัติใน Microsoft Office ในความเป็นจริงหากคุณนำเข้า Google เอกสารไปยัง Microsoft Word หรือในทางกลับกันการเปลี่ยนแปลงหรือคำแนะนำที่ติดตามทั้งหมดจะถูกเก็บไว้และมองเห็นได้

ต่อไปนี้เป็นวิธีใช้การแนะนำใน Google เอกสาร

วิธีเปิดใช้งานโหมดแนะนำ

หากคุณกำลังเขียนและแก้ไขงานเดี่ยวหรือคุณแนะนำการเปลี่ยนแปลงการทำงานของคนอื่นให้เริ่มด้วยการเปิดใช้งานโหมดการแนะนำ บนเดสก์ท็อปให้ดูที่มุมขวาบนของหน้าจอเพื่อหาไอคอนปากกาและการแก้ไขคำ คลิกที่มันและเลือกการแนะนำ บนอุปกรณ์มือถือให้ดูที่เมนูการตั้งค่าที่เรียกว่าการเปลี่ยนแปลงคำแนะนำ เปิดใช้งาน

เมื่อคุณเปิดใช้งานการแนะนำแล้วการแก้ไขใหม่ของคุณจะปรากฏบนหน้าเป็นการแก้ไขมากกว่าข้อความที่ผูกมัด ตัวอย่างเช่นการลบแต่ละรายการจะปรากฏเป็นข้อความที่มีขีดกลาง คำศัพท์ใหม่ที่คุณพิมพ์จะปรากฏเป็นสีใหม่ (ในกรณีนี้เป็นสีเขียว)

สำหรับการเปลี่ยนแปลงทุกครั้งที่คุณแนะนำ Google เอกสารจะสร้างกล่องสรุปเล็ก ๆ ที่ขอบด้านขวาซึ่งแสดงว่าใครแนะนำการเปลี่ยนแปลงและอะไรคือสิ่งที่เปลี่ยนแปลง กล่องสรุปเหล่านั้นยังให้อำนาจแก่คุณและบรรณาธิการอื่น ๆ ในการยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงซึ่งฉันครอบคลุมในรายละเอียดเพิ่มเติมในภายหลัง

แชร์เอกสารของคุณอย่างไร

หากคุณต้องการรับการเปลี่ยนแปลงที่แนะนำจากบุคคลอื่นคุณต้องแชร์เอกสารของคุณก่อนและเปิดใช้งานการแก้ไข ที่มุมด้านขวาบนของเดสก์ท็อปคลิกปุ่มแบ่งปันสีน้ำเงิน บนมือถือตัวเลือกนั้นอยู่ในการตั้งค่าภายใต้ Share & Export คุณสามารถแชร์เอกสารกับคนที่คุณเลือกหรือสร้างลิงค์ที่ทำให้ทุกคนที่มีลิงค์นั้นสามารถมองเห็นเอกสารได้

นี่คือส่วนที่สำคัญที่สุด: คุณ ต้อง ให้สิทธิ์การแก้ไขกับผู้ทำงานร่วมกัน เลือก Can Edit จากตัวเลือกที่เกี่ยวข้อง

เมื่อผู้ทำงานร่วมกันของคุณได้รับเอกสารพวกเขาควรตรวจสอบว่าพวกเขากำลังแนะนำแทนที่จะแก้ไขเพื่อให้ทุกคนสามารถเห็นการเปลี่ยนแปลง เมื่อทีมทำงานในลักษณะนี้บ่อยครั้งทุกคนจะถูกใช้เพื่อดูการแก้ไขบนหน้าจอและจะรู้ได้ทันทีหากไม่ได้เปิดใช้งานการแนะนำ หากคนใหม่สำหรับการติดตามการเปลี่ยนแปลงคุณอาจต้องเตือนพวกเขา

วิธีใช้ความคิดเห็น

กฎทั่วไปของการแก้ไข (ซึ่งทุกคนหยุดพักตลอดเวลา) คืออย่าเขียนสิ่งที่คุณไม่ต้องการเผยแพร่ลงในเอกสาร ตัวอย่างเช่นอย่าใส่เรื่องตลกเป็นข้อความตัวยึดและอย่าเขียนความคิดเห็นแบบอินไลน์ คำถามและความคิดอีกต่อไปสำหรับการสนทนาเป็นความคิดเห็น

หากต้องการเพิ่มความคิดเห็นให้มองหาไอคอนในแถบเครื่องมือที่ดูเหมือนกล่องคำพูดพร้อมเครื่องหมายบวกที่กึ่งกลาง หรือคุณสามารถเน้นข้อความและปุ่มแสดงความคิดเห็นจะปรากฏในระยะขอบด้านขวา คลิกที่มันและคุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นของคุณ

ความคิดเห็นจะปรากฏในระยะขอบด้านขวาพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ ที่ติดตามทั้งหมด ผู้ทำงานร่วมกันสามารถตอบกลับความคิดเห็นซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถพูดคุยในเอกสารเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำ

วิธียอมรับปฏิเสธและแก้ไขความคิดเห็น

เมื่อมีข้อเสนอแนะทั้งหมดใครก็ตามที่มีคำพูดสุดท้ายเกี่ยวกับงานสามารถอ่านผ่านเอกสารและยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง

สำหรับความคิดเห็นคุณมีตัวเลือกในการ "แก้ไข" แต่ละรายการ การแก้ไขความคิดเห็นจะลบประวัติการสนทนาอย่างถาวรและสำหรับทุกคนดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าเรื่องนี้ได้รับการแก้ไขอย่างแท้จริงก่อนที่จะกดปุ่มนั้น

คนอื่นเห็นอะไร

สิ่งที่ต้องคำนึงถึงในขณะที่คุณแนะนำการเปลี่ยนแปลงและแสดงความคิดเห็นในเอกสารเป็นสิ่งที่คนอื่นเห็นว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงไฟล์เดียวกันได้หรือไม่ ตัวอย่างเช่นหากพวกเขายกเลิกการเลือกผู้แต่งหรือผู้สร้างที่ได้รับจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนเกี่ยวกับ ทุก คำแนะนำ เดียวที่ คุณทำและแสดงความคิดเห็นที่คุณเพิ่มในเวลาจริง ซึ่งหมายความว่าหากมีคนแนะนำการแก้ไขแล้วเปลี่ยนใจผู้แต่งยังคงเห็นข้อเสนอแนะดั้งเดิมผ่านทางอีเมล มันเป็นสิ่งที่น่ารังเกียจ

ฉันขอแนะนำให้ปิดการใช้งานการแจ้งเตือนเหล่านี้โดยเฉพาะหากคุณพบว่ากระบวนการแก้ไขนั้นยาก แทนที่จะทรมานตัวเองด้วยความรู้ในทุกความคิดเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ข้ามความคิดของบรรณาธิการไปที่ Google Drive คลิกไอคอนรูปเฟืองแล้วเลือกการตั้งค่า ภายใต้การแจ้งเตือนตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้เลือกช่องทั้งสอง

วิธีการใช้ประวัติรุ่น

เครื่องมืออื่นที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการแนะนำอย่างเคร่งครัด แต่ก็มีประโยชน์สำหรับการเขียนร่วมกันและการแก้ไขคือประวัติรุ่น

ดูภายใต้ไฟล์> ประวัติรุ่น สองตัวเลือกปรากฏขึ้น: ชื่อรุ่นปัจจุบันและดูประวัติรุ่น

คุณสามารถใช้ชื่อเวอร์ชันปัจจุบันเพื่อบันทึกสำเนาไฟล์ของคุณก่อนที่คุณจะเปิดให้บุคคลอื่นแก้ไขได้ ด้วยวิธีนี้หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นเช่นผู้ทำงานร่วมกันลืมเปิดใช้งานคำแนะนำคุณสามารถเปลี่ยนกลับเป็นฉบับร่างก่อนหน้าได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ตัวเลือกอื่น ๆ ดูประวัติรุ่นจะแสดงเวอร์ชันไฟล์ที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ตามวันที่และเวลา คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเป็นชื่อที่สื่อความหมายได้มากขึ้นถ้ามันช่วยได้ เมื่อคุณดูไฟล์รุ่นที่ผ่านมาคุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงที่เน้นเป็นสีอื่น มันเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการเปลี่ยนเวลาเมื่อคุณยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงและตอนนี้หวังว่าคุณจะไม่มี

วิธีเปรียบเทียบเอกสาร

เครื่องมือสุดท้ายที่ควรกล่าวถึงคือเครื่องมือใหม่ที่เรียกว่าเปรียบเทียบเอกสาร อยู่ใต้เมนูเครื่องมือ (เครื่องมือ> เปรียบเทียบเอกสาร) ด้วยเครื่องมือนี้คุณสามารถเปรียบเทียบเอกสารสองฉบับเพื่อดูว่ามีอะไรแตกต่างกันบ้าง เป็นประโยชน์สำหรับการค้นหาการเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มเข้ามา (โดยเจตนาหรืออย่างอื่น) ในเอกสารของคุณไม่ว่าจะโดยคุณหรือคนอื่น มุมมองนี้ยังสามารถดึงความคิดเห็นในไฟล์ได้เช่นกัน

หากคุณทำงานร่วมกับกลุ่มคนที่ไม่คุ้นเคยกับการแก้ไขกลุ่มคุณสามารถบันทึกแบบร่างงานของคุณและเปรียบเทียบกับเวอร์ชันที่แก้ไขเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ เกิดขึ้นโดยบังเอิญ

เคล็ดลับ Google เอกสารเพิ่มเติม

มีเคล็ดลับอื่น ๆ ที่ควรรู้หากคุณใช้ Google เอกสารบ่อยครั้ง สำหรับผู้เริ่มต้นต้องแน่ใจว่าคุณรู้วิธีบันทึก Google เอกสารออฟไลน์ ด้วยเหตุนี้การหยุดทำงานทางอินเทอร์เน็ตและเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดอื่น ๆ จะไม่รบกวนการทำงานของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถเข้ารหัสเอกสาร Google ที่เก็บไว้ในไดรฟ์ซึ่งเป็นอีกหนึ่งเคล็ดลับที่มีประโยชน์ อย่าลืมสำรวจรายชื่อเคล็ดลับ Google Docs ที่ดีที่สุดของเราด้วย