วิธีฆ่าอีเมลด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสม

อีเมลเพิ่มความเครียดสร้างงานที่ไม่จำเป็นและทำให้ผู้คนรู้สึกท่วมท้น ไม่มีใครสามารถเป็นรุ่นที่ดีที่สุดของตัวเองในที่ทำงานภายใต้เงื่อนไขเหล่านี้ เมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมาองค์กรต่างๆเริ่มเคลื่อนตัวออกห่างจากอีเมลเพราะแอพส่งข้อความของทีมเช่น Slack และเครื่องมือสื่อสารอื่น ๆ ในที่ทำงาน การค้นหาเครื่องมือที่เหมาะสมหรือชุดเครื่องมือมีผลต่อการที่ทีมของคุณจะสามารถยกเลิกกล่องจดหมายแบบดั้งเดิมได้หรือไม่ สำหรับหลาย ๆ ทีมซอฟต์แวร์การจัดการโครงการควรเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชัน

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคืออะไร

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรือที่เรียกว่าแอปการจัดการโครงการเป็นเครื่องมือออนไลน์ที่ทีมใช้ในการติดตามงาน ในความหมายที่กว้างที่สุดแอปการจัดการโครงการอาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่ซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนสำหรับการจัดการงานเช่น Microsoft Project ไปจนถึงแอพพื้นฐานที่ต้องทำ แอพ beefiest รวมถึงเครื่องมือทางธุรกิจอื่น ๆ สำหรับการจัดการทรัพยากรการติดตามเวลาที่ใช้ในงานหรือแม้แต่การเรียกเก็บเงิน

เรามักจะแยกแยะเครื่องมือการทำงานร่วมกันประเภทต่าง ๆ จากแอพการจัดการโครงการเพื่อให้ง่ายต่อการแนะนำแอพที่เหมาะสมสำหรับวัตถุประสงค์ที่ถูกต้อง ที่กล่าวว่าทั้งสองหมวดหมู่และอีกสองสามคน (เช่นแอป kanban บอร์ดและแอพจัดการการทำงาน) ทับซ้อนกันอย่างมาก ดังนั้นในขณะที่ฉันทำกรณีที่แอพเช่น Asana, Trello, Airtable และ Basecamp ไม่ใช่แอพการจัดการโครงการ อย่างเคร่งครัด เราสามารถรวมแอพเหล่านี้ไว้ที่นี่

คุณทำอะไรในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

แอปการจัดการโครงการทุกอย่างแตกต่างกันเล็กน้อย แต่ส่วนใหญ่จะให้คุณเห็นแง่มุมต่าง ๆ ของการทำงานของทีมโดยไม่ต้องขอให้เพื่อนร่วมงานของคุณถาม

เมื่อคุณเข้าสู่ระบบคุณจะเห็นงานทั้งหมดที่ทีมของคุณต้องทำและกำหนดเวลา คุณจะเห็นว่าใครได้รับมอบหมายให้ทำงานใดถ้าและเมื่อพวกเขาทำเสร็จและพวกเขามีความคิดเห็นใด ๆ เกี่ยวกับมันหรือไม่ หากหนึ่งในเพื่อนร่วมงานของคุณออกไปโดยไม่คาดคิดคุณสามารถลงชื่อเข้าใช้แอปการจัดการโครงการและตรวจสอบว่าพวกเขามีอะไรเร่งด่วนในวันนี้ที่สมาชิกในทีมคนอื่นควรรับ หากคุณใช้อีเมลเพื่อบอกคนอื่นว่างานเสร็จแล้วให้ถามคำถามเกี่ยวกับงานหรือส่งบางสิ่งออกเพื่อขออนุมัติคุณอาจได้รับประโยชน์จากแอปการจัดการโครงการ

มีมากกว่านั้น เมื่อคุณและเพื่อนร่วมงานใช้แอปการจัดการโครงการแอพจะนับจำนวนงานที่ทำเสร็จแล้ว งานเสร็จตรงเวลากี่งาน? โครงการที่มีขนาดใหญ่ยังอยู่ในเส้นทางที่จะเสร็จสมบูรณ์ภายในระยะเวลาที่กำหนดหรือไม่? แอพการจัดการโครงการที่ทนทานมาพร้อมกับแผนภูมิและกราฟทุกชนิดเพื่อช่วยให้คุณจับตาดูสิ่งต่างๆ ด้วยวิธีนี้ถ้าโครงการเริ่มลื่นคุณสามารถตรวจสอบได้เร็วและทำงานเพื่อป้องกันไม่ให้ แต่อย่าปล่อยให้เฉยๆ มาดูกันว่าแอพการจัดการโครงการช่วยให้ผู้คนสื่อสารกันอย่างไร

ผู้จัดการโครงการทำอะไร?

โครงการคือชุดของงาน ผู้จัดการโครงการคือคนที่รู้ว่างานเหล่านั้นคืออะไรหรืออย่างน้อยที่สุดก็ดูแลพวกเขา บางครั้งผู้จัดการโครงการจะทำภารกิจออกหรือทำให้พวกเขากลายเป็นกลุ่มคนเพื่อรับสิทธิ ผู้จัดการโครงการจะคอยจับตาดูงานและคนที่ทำจนกว่าพวกเขาจะทำทั้งหมด

ไม่ใช่ทุกทีมที่มีผู้จัดการโครงการต่อ แต่ส่วนใหญ่มีคนที่รับผิดชอบ อาจเป็นเจ้าของธุรกิจผู้จัดการหรือผู้นำทีม ใครคือบุคคลสำคัญของคุณหรือผู้มีอำนาจตัดสินใจรายวันนั่นคือผู้จัดการโครงการของคุณ

ทำไมอีเมลไม่ดีสำหรับโครงการ

อีเมลคือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งฉันรู้ว่าฟังดูชัดเจน แต่อยู่กับฉันที่นี่ เมลเป็นหนทางที่น่ากลัวสำหรับการมอบหมายงาน ลองจินตนาการว่างานมอบหมายของคุณมาหาคุณทางไปรษณีย์หอยทาก มันไร้สาระเกือบ แต่อีเมลนั้นไม่ได้แตกต่างจากอีเมลทั่วไปยกเว้นว่าจะเร็วกว่า

คิดเกี่ยวกับอีเมลที่ให้บริการ:

• การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสกับเส้นทางกระดาษ
• การส่งเอกสาร

ตอนนี้คิดเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องรู้เมื่อพวกเขาจัดการชุดของงาน:

• ใครว่าง
• ปัจจุบันคนงานแต่ละคนได้รับมอบหมายให้ทำงานเท่าใดและเมื่อถึงกำหนด
• ความคืบหน้าของงานที่ได้รับมอบหมายไปแล้ว (เช่น "John มีงานสองงานที่มอบหมายให้เขาและทั้งคู่ทำไปแล้ว 90 เปอร์เซ็นต์")
• ปฏิทินกำหนดเวลา
• ความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญและจัดลำดับความสำคัญของงานใหม่ตามความต้องการของโครงการ

การทำงานทางไปรษณีย์นั้นเป็นเรื่องที่น่าหัวเราะ

ที่สำคัญที่สุดคือวิธีที่พนักงานออฟฟิศส่วนใหญ่ใช้อีเมลสร้างการขัดจังหวะ เมื่อข้อความอีเมลใหม่มาถึงพร้อมกับสิ่งแจ้งเตือนหรือป๊อปอัพคนงานมักจะตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความขาเข้าไม่เร่งด่วน จากนั้นพวกเขากลับไปที่สิ่งที่เรากำลังทำอยู่จนกว่าจะมีการหยุดชะงักครั้งต่อไป ผู้คนทำสิ่งนี้ตลอดทั้งวันตรวจสอบและสแกนอีเมล การศึกษาหลายชิ้นแสดงให้เห็นว่าการใช้อีเมลใช้เวลาประมาณ 30 เปอร์เซ็นต์ของวันทำงานของผู้มีความรู้และเวลานั้นแพร่กระจายอย่างสม่ำเสมอตลอดทั้งวันแทนที่จะอยู่ในกลุ่มที่ไม่ต่อเนื่อง กล่าวอีกนัยหนึ่งอีเมลขัดจังหวะเราตลอดเวลา

การขัดจังหวะมักจะมีผลเสียสุทธิแม้ว่ามันอาจจะไม่ได้เป็นไปตามที่คุณคิด การขัดจังหวะทำให้ผู้คนรู้สึกเครียดและเหมือนพวกเขามีภาระงานที่ใหญ่กว่าที่พวกเขาทำ ผู้คนก็รู้สึกหงุดหงิดและกดดันเวลามากขึ้น

วิธีที่ผู้คนโต้ตอบกับอีเมลก็ทำให้เสียเวลาเช่นกัน เราเสียเวลาเมื่อต้องอ่านอีเมลเดิมที่เราสแกนใหม่ในวันก่อนหน้าเพราะเราลืมสิ่งที่กล่าวไปแล้ว หากคุณลืมวันที่สำหรับส่งมอบคีย์การขุดออกจากอีเมลต้องใช้เวลา และถ้าอีเมลที่คุณขุดเป็นอีเมลเก่าและวันที่ถูกย้ายไปข้างหน้าหนึ่งสัปดาห์

ทั้งหมดนี้เป็นการบอกว่าอีเมลไม่ได้ออกแบบมาเพื่อการจัดการงาน มันเป็นเครื่องมือที่ผิดสำหรับงานนั้น

การสื่อสารกับบริการการจัดการโครงการ

การจัดการโครงการเกี่ยวข้องกับการเล่นกลคนและทรัพยากรการเฝ้าดูเวลาและการแจกจ่ายซ้ำหรือจัดลำดับความสำคัญของงานใหม่เมื่อสถานการณ์เปลี่ยนแปลง ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดการกับปัญหาประเภทนั้น ๆ และอื่น ๆ ที่มักจะมีการครอบตัดระหว่างการทำโครงการ

การสื่อสารในแอปการจัดการโครงการกับอีเมลเป็นอย่างไร มันเหมือนกับความแตกต่างระหว่างการเห็นบางสิ่งด้วยตาของคุณเองและการอ่านคำอธิบาย ในสถานการณ์แรกคุณสามารถควบคุมสิ่งที่คุณต้องการดูและเวลา ในวินาทีคุณต้องพึ่งพาผู้อื่นเพื่อพิมพ์ข้อความที่บอกคุณว่า พวกเขา คิดว่าอะไรสำคัญที่สุด - หรือแย่กว่านั้นคือสิ่งที่พวกเขาคิดว่าคุณต้องการได้ยิน

แอพการจัดการโครงการต่าง ๆ มีเครื่องมือต่าง ๆ สำหรับการสื่อสาร พวกเขาเกือบทั้งหมดสนับสนุน @ กล่าวถึงเช่น เมื่อเห็นว่า Slack และแอพส่งข้อความของทีมอื่น ๆ ได้รับความนิยมอย่างมากคุณสามารถเชื่อมต่อแอปการจัดการโครงการของคุณเข้าด้วยกันได้ หากคุณยังไม่มีแอพแชทของทีมคุณอาจข้ามไปแล้วมองหาแอปการจัดการโครงการที่มีกล่องแชทในแอพแทน โครงการโซโหและ ProofHub ทั้งคู่เสนอมัน

สมมติว่าโครงการที่มีปัญหานั้นมีองค์ประกอบที่เป็นภาพมากมายและทีมที่ทำงานอยู่ในนั้นจำเป็นต้องพูดคุยกัน ชีวิตของคุณจะง่ายขึ้นถ้าคุณมีเครื่องมือมาร์กอัปรูปภาพในแอพการจัดการโครงการของคุณ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถเขียนลวก ๆ บนภาพอิเล็กทรอนิกส์และแนบความคิดเห็นทำให้ทุกคนในทีมของคุณสามารถให้และตอบกลับได้ง่ายขึ้น Volerro เป็นตัวอย่างหนึ่งของแอพการจัดการโครงการที่มีเครื่องมือมาร์กอัป

ดังที่กล่าวไว้แอพจัดการโครงการจัดการทุกสิ่งพื้นฐานที่คุณต้องใช้ในการเล่นปาหี่และติดตามเช่นงานกำหนดเวลาความคืบหน้าและผู้รับมอบหมาย ข้อมูลทั้งหมดนั้นจะปรากฏแก่ผู้ที่ต้องการมัน ในแง่นั้นมีความต้องการน้อยในการสื่อสารเกี่ยวกับเรื่องต่าง ๆ เหล่านี้ คุณไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลถึงใครสักคนและ CC ครึ่งโหลเพื่อที่จะรู้ว่าพวกเขาเกือบจะทำภารกิจเสร็จแล้วหรือไม่เมื่อคุณสามารถเข้าสู่ระบบและเห็นว่ามันถูกทำเครื่องหมายเป็น 75% สิ่งต่างๆมากมายที่คุณต้องอ่านระหว่างบรรทัดเมื่อใช้อีเมลสำหรับการจัดการงานอย่างกะทันหันจะชัดเจนเมื่อคุณใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ใช้เวลาน้อยลงการส่งอีเมลหมายถึงทำงานได้มากขึ้น

ประโยชน์ของการได้รับอีเมลจากทีมงานและในแอพการจัดการโปรเจ็กต์เพื่อการติดต่อสื่อสารนั้นมีความสำคัญอย่างมาก การลดอีเมลเพียงอย่างเดียวทำให้แน่ใจว่าทำให้ทุกคนมีความสุข แต่เมื่อเปรียบเทียบกับมูลค่าที่เพิ่มเข้ามาของการมองเห็นว่าใครกำลังทำอะไรพวกเขากำลังทำอะไรอยู่และสถานะของทุกงาน มันทำให้ง่ายขึ้นมากที่จะมีข้อมูลที่ถูกต้องในมือในขณะที่คุณทำงานเพื่อให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจสามารถตัดสินใจได้ดี

สำหรับเคล็ดลับเฉพาะเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับแอปการจัดการโครงการโปรดดู 7 วิธีในการทำให้การจัดการโครงการง่ายขึ้นในโครงการการทำงานเป็นทีมและคุณลักษณะ 5 โครงการ Zoho เพื่อจัดระเบียบธุรกิจของคุณ