จัดระเบียบ: วิธีจับข้อมูลสำคัญด้วยแอปสแกนและแอป ocr

แอพสแกนที่มีการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) จำเป็นสำหรับการจัดระเบียบ แอพสแกนที่ดีที่สุดช่วยให้คุณสามารถเก็บข้อมูลทุกประเภทเช่นสไลด์การนำเสนอจากการประชุมบันทึกไวท์บอร์ดนามบัตรไม่ต้องพูดถึงเอกสารสำคัญ พวกมันมีประโยชน์สำหรับการใช้งานอื่นเช่นกันทุกอย่างตั้งแต่การทำสูตรกระดาษแบบดิจิทัลไปจนถึงการประหยัดการรับประกัน

ไม่กี่ปีที่ผ่านมาฉันต้องได้รับหนังสือเดินทางเล่มใหม่และในวันเดียวกันก็ส่งมันเพื่อขอวีซ่า ทันทีที่ฉันหยิบหนังสือเดินทางฉันคิดว่า "ฉันน่าจะได้สำเนานี้มาก่อนฉันจะมอบมัน" ฉันหยิบโทรศัพท์ออกมาแล้วสแกน แน่นอนว่าวีซ่าใช้เวลานานกว่าสองสัปดาห์และในระหว่างนี้ฉันต้องการรายละเอียดหนังสือเดินทางของฉันเพื่อรับเอกสารจำนวนมาก สิ่งที่ดีฉันมีสำเนาที่อ่านง่าย!

แอปสแกนทำงานอย่างไร

เมื่อคุณใช้แอพสแกนมือถือมันไม่ต่างไปกว่าการถ่ายรูปสักเท่าไหร่ ในการตั้งค่าที่เหมาะคุณสามารถเล่นเอกสารของคุณราบเรียบบนพื้นหลังที่ตัดกันและเล็งกล้องของโทรศัพท์ของคุณ

จากนั้นแอพสแกนจะแนะนำคุณตลอดกระบวนการ มันมักจะบอกให้คุณเรียงแถวขอบของเอกสารด้วยเครื่องหมายครอบตัดบนหน้าจอโทรศัพท์ ยึดมั่นในสิ่งที่คุณทำได้ แต่ไม่ต้องกังวล แอพปรับสำหรับการเคลื่อนไหวเล็กน้อย การสแกนใช้เวลาหนึ่งหรือสองวินาที เมื่อเสร็จแล้วคุณจะเห็นตัวอย่างเอกสารของคุณ โดยทั่วไปแล้วแอพจะถามว่าคุณต้องการเพิ่มหน้าเพิ่มหรือเริ่มการสแกนใหม่

บางทีคุณอาจคิดว่าคุณสามารถข้ามแอพสแกนไปพร้อม ๆ กันแล้วถ่ายรูปรูปเอกสารที่คุณต้องการจะบันทึกแบบดิจิทัลแทน คุณทำได้ แต่มีข้อเสียสองประการ ขั้นแรกรูปภาพไม่น่าจะชัดเจนเท่ากับการสแกนดังนั้นคุณจึงเสี่ยงต่อการไม่มีข้อความที่ชัดเจน ประการที่สองคุณไม่สามารถค้นหาข้อความซึ่งอาจทำให้ค้นหาสิ่งที่คุณต้องการในภายหลังได้ยากมาก

สิ่งที่คุณควรสแกนด้วยแอพสแกน

ลองดูตัวอย่างของวิธีการใช้แอพสแกนเพื่อจัดระเบียบ หลังจากนั้นฉันจะอธิบายคุณสมบัติที่คุณควรมองหาในแอพสแกนที่ดีที่สุดและตั้งชื่อแอพที่มี

นามบัตร

ครั้งต่อไปที่มีคนยื่นนามบัตรให้คุณใช้แอพสแกนเพื่อจับข้อมูลการติดต่อของบุคคลนั้นแล้วส่งคืนบัตร คุณจะแสดงว่ามันไร้กระดาษได้ง่ายเพียงใดในขณะที่ยังรวบรวมรายละเอียดของพวกเขาในรูปแบบดิจิตอลดังนั้นคุณไม่ต้องพิมพ์อะไรในภายหลัง แอพการสแกนบางตัวสามารถตรวจจับนามบัตรและสร้างรายการใหม่ในแอพผู้ติดต่อของคุณ คนอื่นค้นหา LinkedIn เพื่อแนะนำการเชื่อมต่อที่นั่น

กระดานไวท์บอร์ดและสื่อนำเสนอ

ในการประชุมพวกเราส่วนใหญ่ต้องการให้ความสนใจอย่างเต็มที่กับผู้บรรยายแต่ละคน มันยากที่จะทำถ้าเรากำลังนำเสนอในการนำเสนอหรือไวท์บอร์ดหวังว่าจะไม่พลาดรายละเอียดที่สำคัญ ทางออกที่ดีคือการสแกนสไลด์หรือวัสดุอื่น ๆ อย่างรวดเร็วเนื่องจากพวกเขารู้ว่าคุณสามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ในภายหลัง

เอกสารไปยังอีเมลหรือสำรอง

ในขณะที่ผู้คนและองค์กรจำนวนมากยินดีส่งเอกสารดิจิทัลให้คุณ แต่ก็ยังมีอีกหลายครั้งที่เราพบกระดาษ สมมติว่าธนาคารของคุณให้เอกสารที่เป็นกระดาษสำคัญแก่คุณ แต่คุณต้องการให้ทนายความของคุณตรวจสอบก่อน เป็นเวลาที่ดีในการใช้แอพสแกนของคุณ สแกนหน้าไม่กี่หน้าเพื่อให้คุณสามารถส่งอีเมลสถิติพวกเขา แอพสแกนบางอันมีเครื่องมือที่ให้คุณเซ็นชื่อแบบดิจิทัลเช่นกัน

เอกสารสำคัญอื่น ๆ ที่คุณอาจต้องการสแกนและสำรอง ได้แก่ บันทึกการฉีดวัคซีนเอกสารภาษีและใบรับรองทางกฎหมาย (เกิดการแต่งงานการเข้าเมือง ฯลฯ )

สิ่งที่ต้องค้นหาในแอพสแกน

แอพสแกนที่ดีที่สุดจะจับเอกสารของคุณอย่างชัดเจนทำให้ข้อความค้นหาได้และช่วยให้คุณบันทึกไฟล์ที่เสร็จแล้วในที่ที่เหมาะสม นี่คือสิ่งที่จะมองหา:

การตรวจจับขอบอัตโนมัติ

แอปสแกนและ OCR ที่ยอดเยี่ยมจะค้นหาขอบเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติ เมื่อคุณหันกล้องไปที่กระดาษเครื่องหมายครอบตัดที่คุณเห็นบนหน้าจอควรค้นหาขอบของเอกสารด้วยตนเองและปรับให้มีขนาดต่างกัน ดังนั้นไม่ว่าคุณจะสแกนกระดาษ A4 หรือนามบัตรแอปจะทำการคำนวณโดยอัตโนมัติ

บันทึกและส่งออกตัวเลือก

แอพสแกนที่ดีที่สุดมีตัวเลือกให้คุณในตำแหน่งที่คุณสามารถบันทึกหรือส่งออกข้อความที่สแกนใหม่เช่น Google Drive, Dropbox หรือบริการจัดเก็บข้อมูลอื่น คุณไม่ต้องการแอพที่บังคับให้คุณเก็บเอกสารไว้ในที่ใหม่

OCR

ฉันพูดถึง OCR ที่ด้านบนของบทความนี้ เมื่อคุณมี OCR คำที่คุณสแกนจะกลายเป็นข้อความ คุณสามารถคัดลอกและวางข้อความหรือแก้ไขได้ สมมติว่าคุณสแกนสูตรและดูว่ามันมีคำผิด ด้วยการสแกนที่ดีมากและแอป OCR คุณควรจะสามารถพิมพ์ผิดได้ แอพบางตัวสามารถแปลงข้อความสุดท้ายเป็นรูปแบบการประมวลผลคำที่คุ้นเคยเช่น. docx คนอื่น ๆ ให้คุณเปลี่ยนข้อความได้ทันทีในแอพโดยไม่ต้องเปิดเอกสารในโปรแกรมประมวลผลคำก่อน

OCR ยังช่วยให้คุณค้นหาข้อความในเอกสาร ซึ่งหมายความว่าหากคุณต้องการค้นหาบันทึกการฉีดวัคซีนของคุณคุณสามารถลองค้นหาชื่อแพทย์เพื่อค้นหาไฟล์ คุณไม่จำเป็นต้องจำสิ่งที่คุณตั้งชื่อไฟล์ หากคุณใช้การค้นหาจำนวนมากเพื่อค้นหาไฟล์คุณต้องมี OCR อย่างแน่นอน

ฟังก์ชั่นการค้นหา

บางทีคุณอาจไม่ได้รับการจัดระเบียบอย่างดีเมื่อพูดถึงการส่งออกและบันทึกไฟล์ไปยังตำแหน่งอื่น ในกรณีนี้คุณต้องการค้นหาเนื้อหาของแอปสแกนเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณเคยสแกนและตอนนี้ต้องการ แอพสแกนที่ยอดเยี่ยมจะมีฟังก์ชั่นการค้นหาของตัวเอง

การสนับสนุนหลายหน้า

แอพสแกนที่ดีจริงๆสามารถสแกนหลาย ๆ หน้าได้อย่างต่อเนื่อง พวกเขาควรเรียงหน้าทั้งหมดเป็น PDF เดียวอย่างง่ายดาย แอพพลิเคชั่นการสแกนระดับไฮเอนด์ส่วนใหญ่นั้นแก้ไขความผิดเพี้ยนของหน้าเช่นเมื่อคุณสแกนหน้าจากหนังสือและวางแนวราบไม่ได้

ราคา

แอพสแกนและ OCR ที่ดีที่สุดหลายแห่งมีระดับการให้บริการฟรีและระดับที่ชำระเบี้ยประกันภัย บางครั้ง OCR ถือว่าเป็นคุณสมบัติพิเศษ ราคาของการสแกนและแอพ OCR เป็นเรื่องเล็กน้อย ในขณะที่คุณสามารถคาดหวังที่จะจ่ายระหว่าง $ 4 และ $ 7 สำหรับแอพที่ดี ตอนนี้ค่าธรรมเนียมแบบครั้งเดียวเพิ่มขึ้นสิบเท่า ในขณะที่อัตราการสมัครสมาชิกมีความสมเหตุสมผลมากกว่าบางคนต้องการแอปสแกนเพียงไม่กี่ครั้งต่อปี

แอพสแกนที่ดีที่สุด

ตอนนี้คุณเข้าใจแล้วว่าแอปสแกนทำอะไรได้บ้างและทำไมคุณถึงต้องการแอปนี้เป็นแอพที่ดีที่สุดที่คุณสามารถหาได้ ฉันมุ่งเน้นไปที่แอพที่ให้การสแกนและ OCR และ ทำให้ข้อความของคุณสามารถแก้ไขได้ มีแอพที่สแกนมากมาย Evernote Scannable และแอพ Dropbox สำหรับมือถือเป็นสองตัวอย่าง แต่พวกเขาไม่ได้ให้ข้อความสุดท้ายที่คุณสามารถคัดลอกและวางหรือแก้ไข แอพเหล่านี้ทำ

ไม่ว่าคุณจะเลือกแอพใดคุณจะพบว่าการมีแอพสแกนในมือที่คุณไว้วางใจช่วยให้คุณแปลงเอกสารของคุณเป็นดิจิทัล

ABBYY FineScanner

ฟรี; Pro สำหรับ $ 4.99 ต่อเดือน $ 19.99 ต่อปีหรือ $ 59.99 ค่าธรรมเนียมเพียงครั้งเดียว

ABBYY FineScanner อาจเป็นสแกนเนอร์และแอพ OCR ที่ดีที่สุดและมีประสิทธิภาพที่สุดสำหรับอุปกรณ์มือถือ มันส่งออกไฟล์ไปยังรูปแบบที่หลากหลายช่วยให้คุณสามารถบันทึกไฟล์ไปยังบริการจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญที่สุดและแม้กระทั่งรัน OCR ในกว่า 40 ภาษา คุณต้องมีบัญชีพรีเมียมเพื่อรับ OCR ซึ่งมีค่าใช้จ่าย $ 4.99 ต่อเดือน $ 19.99 ต่อปีหรือ $ 59.99 สำหรับค่าธรรมเนียมเพียงครั้งเดียว

พร้อมใช้งานบน Android, iOS

เลนส์ Microsoft Office

ฟรี

Microsoft Office Lens เป็นหนึ่งในแอพพลิเคชั่นการสแกนที่ใช้งานได้อย่างสมบูรณ์ มันช้ากว่าและ clunkier กว่าแอพอื่น ๆ ที่มีการตรวจจับขอบและการครอบตัด แต่ก็ทำให้งานเสร็จ แอพมีโหมดพิเศษสำหรับการสแกนนามบัตรและไวท์บอร์ด ในการแก้ไขข้อความที่คุณสแกนคุณต้องส่งออกข้อความผ่าน Microsoft OneDrive แล้วเปิด Word

พร้อมใช้งานบน Android, iOS, Windows

Scanbot 9

ฟรี; Pro สำหรับ $ 4.49 ปีแรกจากนั้น $ 22.49 ต่อปี หรือ $ 69.99 แบบครั้งเดียวบน iOS

Scanbot เป็นแอปสแกนและ OCR ที่ยอดเยี่ยม บริษัท กล่าวว่าเมื่อเร็ว ๆ นี้ บริษัท ได้เปลี่ยนรูปแบบการกำหนดราคาจากค่าธรรมเนียมแบบครั้งเดียวราคาถูกเป็นการสมัครสมาชิกรายปีหรือค่าธรรมเนียมแบบครั้งเดียวแพงกว่า ($ 69.99) นอกจากนี้ราคายังยากที่จะติดตาม ไม่ว่าในกรณีใด Scanbot รุ่น Pro มีมูลค่าการพิจารณาหากคุณต้องการแอปสแกนที่รวดเร็วและแม่นยำสำหรับเอกสารเกือบทุกประเภท มีเครื่องมือแก้ไขสีและปรับแต่งค่าที่ดีรวมถึงคุณสมบัติการสแกนอื่น ๆ เช่นเครื่องอ่านรหัส QR และเครื่องสแกนบาร์โค้ด คุณสามารถใช้เอกสารนี้เพื่อลงชื่อเอกสารโดยไม่ต้องใช้อะไรมากไปกว่านิ้วและโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตของคุณ

พร้อมใช้งานบน Android และ iOS