วิธีซื้อบริการการประชุมทางวิดีโอ

บริษัท ของคุณตัดสินใจย้ายการสื่อสารบางส่วนไปยังวิดีโอ คุณเคยได้ยินผู้เล่นหลักเช่น ClickMeeting, RingCentral, Skype และ Vonage แต่คุณไม่ทราบความแตกต่างระหว่างพวกเขาจริงๆ คุณเคยได้ยินเครื่องมือที่มุ่งเน้นผู้บริโภคเช่น Facetime และ Google Hangouts แต่คุณไม่แน่ใจว่าเป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับการใช้งานในองค์กร

ในการแก้ปัญหาการประชุมทางวิดีโอที่ดีที่สุดเราแบ่งความแตกต่างระหว่างเครื่องมือชั้นนำในตลาดด้วยการเปรียบเทียบคุณสมบัติแบบคุณลักษณะต่อคุณลักษณะ แม้ว่าบทสรุปนั้นอาจมีประโยชน์สำหรับผู้ซื้อที่เข้าใจว่าคุณลักษณะเหล่านี้ทำอะไรได้บ้างและประโยชน์ต่อธุรกิจของพวกเขาอย่างไรมันอาจจะสูงเกินไปสำหรับทีมที่เพิ่งเริ่มกระบวนการซื้อวิดีโอคอนเฟอเรนซ์

เพื่อช่วยเราได้พูดคุยกับ Brian Gilman รองประธานฝ่ายการตลาดผลิตภัณฑ์ของ Vonage เกี่ยวกับปัจจัยสามเณรที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกโซลูชันการประชุมทางวิดีโอ เราได้พูดคุยทุกอย่างตั้งแต่การแบ่งปันเนื้อหาและคุณภาพการโทรไปจนถึงการวิเคราะห์ส่วนหลัง ด้วยความรู้ที่มีให้คุณควรกลับไปที่บทสรุปการประชุมผ่านวิดีโอที่ดีที่สุดของเราด้วยแนวคิดที่ดีกว่าเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการและผู้ขายรายใดที่สามารถมอบให้คุณได้

1 UC หรือการประชุมทางวิดีโอ

การประชุมผ่านวิดีโอในและของตัวเองให้ผู้ใช้คุณสมบัติและตัวเลือกที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตามที่เป็นแกนหลักการประชุมทางวิดีโอเป็นเพียงวิธีหนึ่งที่ผู้ใช้รายหนึ่งจะสื่อสารกลับไปกลับมากับผู้ใช้คนอื่นผ่านสตรีมวิดีโอสด โซลูชันขั้นสูงเพิ่มเติมอนุญาตให้มีสิ่งต่าง ๆ เช่นการแพร่ภาพวิดีโอแบบหนึ่งต่อหลายคนการแชร์หน้าจอและแม้แต่ฟังก์ชั่นการออกอากาศทางเว็บที่สามารถสำรวจความคิดเห็นของสมาชิกผู้ชมและรวบรวมข้อมูลผู้ดูได้


การสื่อสารแบบครบวงจร (UC) ใช้การประชุมผ่านวิดีโอและเพิ่มเข้าไปในชุดเครื่องมือสื่อสารขนาดใหญ่ คุณจะสามารถส่งข้อความแชทและข้อความถึงเพื่อนร่วมงานได้ คุณจะสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการ คุณจะสามารถสร้างเอกสารและดำเนินการแก้ไขพร้อมกันในแบบที่คุณต้องการด้วยแพลตฟอร์มเช่น Google Drive


บางทีสิ่งสำคัญที่สุดของแพลตฟอร์ม UC คือความสามารถในการรวมเข้ากับโซลูชันของ บริษัท อื่นเพื่อช่วยให้คุณดึงและส่งออกข้อมูลจากเครื่องมือหนึ่งไปอีกเครื่องมือหนึ่งได้ดีขึ้น ตัวอย่างเช่นถ้าคุณต้องการโทรหาลูกค้าและคุณต้องการเข้าถึงบันทึกของเขาหรือเธอเพื่อปรับปรุงการสื่อสารของคุณจากนั้นการรวมระหว่างบัญชี Salesforce ของคุณกับเครื่องมือ UC ของคุณทำให้ง่ายอย่างไม่น่าเชื่อ จากแดชบอร์ด Salesforce ของคุณคุณจะสามารถเริ่มต้นการโทรดูประวัติการโต้ตอบของลูกค้าและเพิ่มบันทึกเกี่ยวกับสิ่งที่พูดในระหว่างการโทร


“ การมีแพลตฟอร์มแบบครบวงจรเป็นสิ่งที่ชัดเจนซึ่งน่าสนใจ” กิลแมนกล่าว “ แพลตฟอร์มเอกพจน์สำหรับการเคลื่อนไหวการทำงานร่วมกันและเสียงเป็นสิ่งที่ บริษัท ส่วนใหญ่มองหาในวันนี้”


กิลแมนเตือนว่าการสร้างแพลตฟอร์มการสื่อสารผ่านผู้ค้าแต่ละรายจะต้องมีค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ข้อมูลอาจไม่ถ่ายโอนจากระบบหนึ่งไปอีกระบบหนึ่งอย่างง่ายดายเหมือนในแพลตฟอร์มผู้ค้ารายเดียว นอกจากนี้หากมีข้อผิดพลาดคุณจะต้องระบุเหตุผลด้วยการพูดคุยกับพนักงานสนับสนุนหลายคนจากหลาย บริษัท ซึ่งดูเหมือนฝันร้าย



2 ใช้งานง่าย

ซอฟต์แวร์ธุรกิจทุกรูปแบบมาพร้อมกับการใช้งานที่หลากหลาย เครื่องมือการตลาดผ่านอีเมลบางอย่างได้รับการออกแบบมาอย่างดีเพื่อให้ดูเหมือนว่าทุกคนสามารถตื่นขึ้นมาและกลายเป็นนักการตลาดผ่านอีเมลโดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการ เครื่องมืออื่น ๆ นั้นซับซ้อนและมีเทคนิคซึ่งแม้แต่นักการตลาดขั้นสูงสุดก็พบว่าตนเองเอื้อมมือไปถึงปุ่มสนับสนุน


การประชุมทางวิดีโอไม่แตกต่างกัน เครื่องมือบางอย่างมีส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่สะอาดตาและใช้งานง่าย (UIs) ที่ให้คุณคลิกที่ชื่อของบุคคลและเริ่มการโทรโดยตรง บางคนให้คุณจัดกำหนดการประชุมล่วงหน้าโดยคลิกที่ปฏิทินของเพื่อนร่วมงานและพิมพ์ชื่อของคุณ มีเครื่องมือที่ให้คุณสร้างห้องประชุมเสมือนส่งลิงค์และเชิญผู้คนนับร้อยหรือหลายพันคนเข้ามาในห้องนั้นโดยไม่ต้องมีข้อกำหนดเบื้องต้นใด ๆ สำหรับแขกของคุณ เหล่านี้คือวิธีแก้ไขปัญหาที่คุณต้องการพิจารณาเมื่อทำการสั่งซื้อ


“ หลายครั้งที่การประชุมทางวิดีโอมีความแตกต่างกันมากเนื่องจากมีการใช้โปรโตคอลที่แตกต่างกันมากในทุกวันนี้” กิลแมนกล่าว “ คุณเผชิญกับความท้าทายในการนำมาสู่แพลตฟอร์มแบบดั้งเดิมนำมาสู่บุคคลที่สามที่อยู่นอกสถานที่…นั่นเป็นความท้าทายมานานหลายปี ความสามารถในการส่งลิงค์ไปยังแพลตฟอร์มของบุคคลที่สามและเข้าสู่การโทรนั้นง่ายเหมือนการโทรศัพท์ถือเป็นสิ่งสำคัญยิ่งต่อความสำเร็จ”


โดยทั่วไปถ้าคุณเปิดซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอและรู้สึกราวกับว่าคุณได้รับปริญญาวิศวกรรมคุณอาจทำงานกับเครื่องมือที่ไม่ถูกต้อง



3 การทำงานร่วมกันและการแบ่งปัน

แม้ว่าคุณจะเลือกที่จะไม่ซื้อแพลตฟอร์ม UC คุณยังอาจต้องการเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอที่สามารถดำเนินการแชร์เอกสารและหน้าจอพื้นฐานได้ คุณสมบัติเหล่านี้ช่วยให้ผู้ใช้ของคุณส่งไฟล์ไปยังทุกคนในห้องประชุมหรือเพื่อเปิดเอกสารจากเว็บไซต์ลงบนหน้าจอเพื่อสาธิต


“ ความต้องการความร่วมมือและการแบ่งปันเนื้อหาเป็นสิ่งสำคัญ” กิลแมนกล่าว “ เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพการแบ่งปันเนื้อหามีความสำคัญพอ ๆ กับการเห็นแบบตัวต่อตัว สามารถทำได้ง่ายเพียงแค่แบ่งปันเอกสารเพื่อให้ผู้ใช้สามารถแบ่งปันสิ่งที่พวกเขากำลังทำงานอยู่ในแบบเรียลไทม์ นั่นเป็นองค์ประกอบที่สำคัญสำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน”


การมีคุณสมบัติเหล่านี้ยังช่วยให้คุณใช้เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอในแบบที่คุณไม่เคยจินตนาการมาก่อน ทุกคนคิดว่าการประชุมทางวิดีโอสำหรับการประชุมทีม แต่จะเกี่ยวกับการประชุมลูกค้าโทรหาผู้ซื้อหรือโทรหาพันธมิตร “ เมื่อคุณเริ่มพิจารณาว่าวิดีโอสามารถเปลี่ยนวิธีการที่ บริษัท สามารถทำธุรกิจได้นั่นคือเมื่อการยอมรับนั้นแพร่หลายมากขึ้น” กิลแมนกล่าว



4 Consumer กับเครื่องมือทางธุรกิจ

หากคุณมั่นใจว่าคุณจะใช้เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอสำหรับการสื่อสารแบบหนึ่งต่อหนึ่งคุณอาจหลอกตัวเองให้คิดว่าแอปที่มุ่งเน้นผู้บริโภคจะเพียงพอที่จะทำงานให้เสร็จ ในบางกรณีคุณอาจถูกต้อง อย่างไรก็ตามโปรดทราบว่าอาจไม่สามารถทำการโทรได้ทุกครั้งจากขอบเขตของสำนักงานที่ให้บริการอีเธอร์เน็ตความเร็วสูง ในความเป็นจริงการโทรส่วนใหญ่ของคุณอาจจะดำเนินการบนแล็ปท็อปและแท็บเล็ตผ่านการเชื่อมต่อ Wi-Fi (บางส่วนอยู่ในยานพาหนะเคลื่อนที่)


ที่นี่แอพสำหรับผู้บริโภคทั่วไปของคุณไม่สามารถส่งมอบคุณค่าของเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอระดับองค์กร “ แอพสำหรับผู้บริโภคเหล่านั้นยอดเยี่ยม แต่คุณพบปัญหาด้านคุณภาพ” Gilman กล่าว “ พวกเขาไม่เสถียรพอที่จะรับมือกับความน่าเชื่อถือและความยืดหยุ่นหากคุณกำลังพูดกับลูกค้า คุณดูที่แพลตฟอร์มผู้บริโภคบางอย่างหากคุณใช้ไคลเอ็นต์มือถือในรถของคุณ โซลูชันการประชุมทางวิดีโอของคุณจะต้องเตรียมรับมือกับตัวหารร่วมน้อยที่สุดซึ่งน่าจะเป็นอุปกรณ์พกพา ความสามารถในการจัดการกับการสูญเสียแพ็คเก็ตที่ไม่มีภาพและเสียงลดลงเป็นสิ่งสำคัญ”


“ เทคโนโลยีที่ใช้งานแพลตฟอร์มได้ดีขึ้นมาก และเมื่อคุณจับคู่กับคุณภาพเครือข่ายที่เราสามารถนำเสนอเราได้แก้ไขเครือข่าย” Gilman กล่าว “ ความสามารถในการแบ่งปันการสแกน CAT ผ่านวิดีโอน่าจะน่าหัวเราะเมื่อสามหรือสี่ปีที่แล้ว ตอนนี้คุณสามารถเห็นการสแกน CAT ที่มีรายละเอียดสูงที่สุด”



5 การบริหารส่วนหลัง

เนื่องจากคุณเป็นผู้เลือกระบบทำไมไม่เลือกระบบที่ให้คุณควบคุมทุกอย่างได้ เครื่องมือวิดีโอระดับองค์กรช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงคุณสมบัติต่างๆเช่นการบันทึกการโทรด้วยคลิกเดียวสถิติที่บอกคุณว่าใครเป็นผู้โทรมากที่สุดระยะเวลาที่ผู้คนโทรติดต่อเมื่อมีคนโทรออกและอีกมากมาย นอกจากนี้คุณยังสามารถควบคุมผู้ที่มีสิทธิ์ระดับผู้ดูแลระบบในการบันทึกการโทรของตนเองผู้ที่สามารถกระโดดหรือโอนสายไปยังผู้ใช้รายอื่นและผู้ที่สามารถตรวจสอบคุณภาพการโทรเพื่อให้แน่ใจว่าระบบส่งภาพที่ชัดเจน


“ ผู้ดูแลระบบที่ซับซ้อนจะต้องการทราบว่าการสูญเสียแพ็คเก็ตเป็นอย่างไร” Gilman กล่าว “ มันอยู่ไกลสุด ๆ ไหม? หากเป็นในพื้นที่คุณต้องดูเครือข่าย”