พนักงานออฟฟิศที่บ้าน: กองทัพของผู้ช่วยเสมือน

เป็นเรื่องดีที่จะได้รับการยอมรับจาก National Small Business Week ในสัปดาห์นี้ แต่คนทำงานที่บ้านจำนวนมากใช้ชีวิตธุรกิจขนาดเล็กเจ็ดวันต่อสัปดาห์ อย่างไรก็ตามฉันรู้สึกทึ่งที่พบ บริษัท ที่ดึงดูดพนักงานเหล่านี้เข้ากับ บริษัท ต่างๆตั้งแต่ที่บ้านไปจนถึงองค์กร เป็นเครื่องแต่งกายที่เรียกว่า eaHELP ในเมืองแอตแลนต้าซึ่งตรงกับพนักงานออฟฟิศที่บ้านกับ บริษัท ในหลายอุตสาหกรรม พวกเขามีลูกค้าธุรกิจตั้งแต่ผู้ค้าปลีกและหน่วยงานการตลาดดิจิตอลไปจนถึงองค์กรไม่แสวงหากำไรและมหาวิทยาลัย

ฉันได้พูดคุยกับประธาน บริษัท Tricia Sciortino เกี่ยวกับวิธี eaHELP จัดการผู้ช่วยเสมือนจริงและจับคู่ทักษะที่พวกเขามีกับธุรกิจ นอกจากนี้เรายังได้พูดคุยเกี่ยวกับเครื่องมือกลยุทธ์และวัฒนธรรมการทำงานโฮมออฟฟิศที่คุณต้องการเพื่อให้แน่ใจว่ามีความสัมพันธ์ที่ดีต่อสุขภาพในการทำงานและผลผลิตระยะไกลระหว่างผู้ช่วยเสมือนกับนายจ้าง Sciortino เป็นผู้ช่วยเสมือนคนแรกที่เคยได้รับการว่าจ้างจาก eaHELP และรู้วิธีจัดการสมดุลของชีวิตการทำงานของพนักงานออฟฟิศที่บ้าน

PCMag: บอกฉันเล็กน้อยเกี่ยวกับ eaHELP

Tricia Sciortino: เรามอบสิ่งที่เราเรียกว่าโซลูชั่นผู้ช่วยเสมือน (VA) สำหรับผู้นำที่ยุ่งมาก เราเป็นสิ่งที่ฉันจะพิจารณา บริษัท พนักงานเวอร์จิเนีย เราช่วยผู้นำทุกประเภทในประเภทที่แตกต่างกัน - ตั้งแต่โซลิทอร์และผู้ประกอบการจนถึงผู้บริหารองค์กรธุรกิจขนาดเล็ก - ด้วยโซลูชั่น VA ที่สามารถเพิ่มได้ตั้งแต่ห้าชั่วโมงต่อสัปดาห์จนถึงเกือบเต็มเวลา เรายินดีที่จะให้ความช่วยเหลือที่ช่วยให้ผู้นำหลุดออกจากส่วนการบริหารของธุรกิจและกังวลเกี่ยวกับการมุ่งเน้นไปที่ธุรกิจการติดต่อกับลูกค้าหรือการสร้างแผนธุรกิจ มันทำให้พวกเขาหมดความกังวลเกี่ยวกับรายละเอียด

PCMag: นี่คือสัปดาห์ธุรกิจขนาดเล็กแห่งชาติ ทำไมธุรกิจขนาดเล็กถึงต้องการผู้ช่วยเสมือน

Sciortino: ฉันจะบอกว่าลูกค้าส่วนใหญ่ของเราเป็นธุรกิจขนาดเล็ก โดยทั่วไปแล้วเราพบว่าในฐานะ บริษัท เล็ก ๆ คุณอาจไม่จำเป็นต้องจ้างใครบางคนในสถานที่ทำงานเต็มเวลา คุณอาจต้องการห้าหรือ 10 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ บอกว่า 10 ชั่วโมง พวกเขาจะเข้ามาตั้งแต่ 9.00-11.00 น. ทุกเช้าแล้วพวกเขาก็จากไป แต่ด้วย VA ชั่วโมงเหล่านั้นมีความยืดหยุ่น คุณอาจใช้ 30 นาทีเวลา 9:00 น. และ 15 นาทีตอนเที่ยง คุณสามารถแพร่กระจายเวลาของคุณไปทั้งวันและสัปดาห์และใช้เวลาส่วนหนึ่งในสิ่งที่รู้สึกเหมือนเป็นงานเต็มเวลา

PCMag: ฉันจะเป็น VA และทำงานกับ eaHELP ได้อย่างไร

Sciortino: เรามีหน้าสมัครงานของเราที่เราขอให้ผู้สมัครของเราส่งและจะเริ่มกระบวนการของผู้สมัครที่เกี่ยวข้องกับทีมการเข้าซื้อกิจการของเรา เรานำผู้สมัครของเราทั้งหมดผ่านกระบวนการที่ค่อนข้างลึกของทักษะและความสามารถในการตรวจค้น เราแบ่งพวกเขาออกเป็นสองประเภท: ทักษะที่อ่อนนุ่มและทักษะที่ยาก และเรามองหาสิ่งที่เราพิจารณาอย่างลึกซึ้งในม้านั่งของเราเพราะเราตั้งใจให้ลูกค้าของเราได้รับการจับคู่โดยเฉพาะมากกว่าทักษะและความต้องการของงาน

แน่นอนว่าเรากำลังประเมินความสามารถด้านเทคโนโลยีของผู้สมัคร: สิ่งที่พีซีกำลังทำงานอยู่โปรแกรมใดที่พวกเขาสามารถเข้าถึงและทักษะได้ แต่เรากำลังมองหาทักษะที่อ่อนนุ่ม การเป็นนักสื่อสารที่ดีมีความสำคัญมากกว่าถ้าคุณมี Microsoft Office เราต้องการคนที่ตอบสนองได้ดีเป็นนักเขียนมืออาชีพที่ดี - คนที่มีส่วนร่วมอย่างมากในเชิงรุกและมีทรัพยากรมากพอที่จะไปหาคำตอบถ้าลูกค้าของพวกเขาขอให้พวกเขาทำในสิ่งที่พวกเขาไม่เคยทำมาก่อน นอกจากนี้เรากำลังตรวจสอบและตรวจสอบความถูกต้องของทักษะที่พวกเขากล่าวว่ามีงาน VA ทั่วไปเช่นการจัดการปฏิทินการจัดการอีเมลและการจองการเดินทาง

PCMag: พนักงานออฟฟิศต้องมีอะไรบ้างเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

Sciortino: สิ่งแรกคือพื้นที่ทำงานโดยเฉพาะ คุณอาจไม่มีห้องพิเศษในสำนักงานที่บ้านของคุณ แต่คุณต้องการพื้นที่เฉพาะที่เรียกสำนักงานของคุณแม้ว่าจะเป็นมุมห้องนั่งเล่นหรือห้องนอนว่างหรืออะไรก็ตาม คุณสามารถพูดว่า "ฉันกำลังทำงานอยู่ฉันกำลังเดินเข้าไปในพื้นที่สำนักงานของฉัน" เราสัมภาษณ์จริงและมั่นใจว่าผู้ช่วยเสมือนของเรามีพื้นที่เฉพาะและพวกเขาทำงานในสิ่งที่เราเรียกว่า "เขตปลอดความฟุ้งซ่าน" หากคุณกำลังพยายามทำงานที่โต๊ะในครัวของคุณและคุณมีครอบครัวหรือเด็ก ๆ (หรือสัตว์เลี้ยง) ที่ผ่านมันจะไม่ทำงาน

สิ่งที่สองที่ฉันจะพูดคือการกำหนดขอบเขตในเวลาทำงานของคุณ มันง่ายมากที่จะทำงานเสมอเมื่อคุณทำงานจากที่บ้านเพราะคุณไม่มีตัวเลือกที่จะออกจากสำนักงาน งานอยู่ในสำนักงาน และตอนนี้คุณทำเสร็จทั้งวันแล้วมันง่ายมากที่จะตรวจสอบอีเมลของคุณอีกครั้งในขณะที่คุณกำลังทำอาหารเย็น คุณต้องกำหนดเวลาเริ่มต้นและเวลาหยุดให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ราวกับว่าคุณกำลังทำงานในสำนักงาน เป็นการดีที่สุดสำหรับขอบเขตส่วนบุคคลของคุณที่จะพูดว่า "ฉันจะทำเสร็จภายในเวลา 06:00 น. ทุกวัน" เพื่อหลีกเลี่ยงความเหนื่อยหน่ายหรือรู้สึกว่าคุณกำลังทำงานอยู่ตลอดเวลา ฉันให้ลูกสาวพูดกับฉันว่า "แม่คุณทำงานตลอดเวลาเหรอ?" และฉันก็คิดว่า "อุ๊ยเธอพูดถูก" ฉันปล่อยให้มันตก

อีกอย่างที่เราสามารถเพิ่มเข้าไปได้นั่นคือเวลาที่กำหนดเมื่ออยู่นอกบ้านของคุณ อาจเป็นวันที่รับประทานอาหารกลางวันกับเพื่อนบ้านของคุณหรืออาจทำงานที่ Starbucks สองสามชั่วโมงต่อสัปดาห์ คุณจะกลายเป็นคนตัวเล็ก ๆ ที่คลั่งไคล้และรู้สึกราวกับว่าคุณถูกบรรจุอยู่ใน … ถ้าคุณถูกล่ามโซ่ไว้ที่โต๊ะทำงานของคุณทั้งวัน

ส่วนสุดท้ายคือการตั้งใจเกี่ยวกับเทคโนโลยีและเครื่องมือที่ช่วยให้คุณทำงานจากระยะไกลไม่ว่าจะมีเครื่องที่สามารถรองรับปริมาณงานของคุณ: คอมพิวเตอร์ที่ยอดเยี่ยมซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยมเครื่องที่สะอาดและเครื่องใหม่ แต่มันอาจเป็นสิ่งที่ต้องการใช้โปรแกรมที่สามารถช่วยให้คุณแบ่งปันกับผู้คนเช่น Basecamp หรือ Slack การมีเทคโนโลยีที่ดีและรู้สึกสะดวกสบายในการใช้คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีใหม่ ๆ จะช่วยเพิ่มประโยชน์ให้กับการเป็นพนักงานทางไกล

PCMag: ผู้จัดการต้องทำอย่างไรเพื่อให้พนักงานออฟฟิศประสบความสำเร็จ? ฉันเพิ่งได้ตั้งโปรแกรมที่ "ส่งเสริมความไว้วางใจระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง" ใช้เวลาสกรีนช็อตทุกสามนาที นั่นไม่ได้ฟังดูน่าเชื่อถือเกินไป

Sciortino: เราตระหนักว่าบางครั้งมันก็ยากสำหรับใครบางคนที่จะทำงานกับใครบางคนจากระยะไกลหากพวกเขาไม่คุ้นเคยกับมัน ต้องใช้เวลาในการสร้างความเชื่อมั่นที่คนในอีกด้านหนึ่งกำลังทำงานที่คุณขอให้พวกเขาทำ อย่างไรก็ตามมีสิ่งที่เราแนะนำให้กับลูกค้าและ VAs ของเราโดยใช้เครื่องมือสื่อสารเพื่อช่วยพวกเขาไปพร้อมกัน เราขอแนะนำให้มีการประชุมทางวิดีโออย่างน้อยสัปดาห์ละครั้งเพื่อกำจัดสิ่งที่ต้องทำในสัปดาห์นี้และสิ่งที่เหลือจากสัปดาห์ที่แล้วคุณสามารถเห็นตัวต่อตัวคุณสามารถอ่านภาษากายได้ นั่นเป็นเพียงสิ่งที่เราเชื่อจริงๆ หากคุณกำลังทำงานจากระยะไกลคุณต้องมีเว็บแคม

นอกจากนี้เรายังมีเครื่องมือมากมายที่เราแนะนำเพื่อช่วยให้ผู้คนเชื่อมต่ออย่างใกล้ชิด มีแอพต่าง ๆ ที่คุณสามารถแชร์พื้นที่ทำงานเช่น Basecamp, Asana, Evernote และ Wunderlist ซึ่งคุณสามารถดูงานที่คนกำลังทำอยู่ตลอดทั้งวัน (และเพิ่มบันทึกย่อหรือทำภารกิจให้เสร็จ) มันง่ายมากที่จะพูดว่า "เฮ้เรามาดูกันว่าเราอยู่ที่ไหนกับโครงการนี้"

จากนั้นเราแนะนำสิ่งต่าง ๆ เช่นแอพสำหรับโทรศัพท์ของคุณการส่งข้อความหรือใช้แอพอย่าง Voxer หรือ HeyTell (ซึ่งเป็นเหมือนเครื่องส่งรับวิทยุด่วนเพื่อส่งบันทึกเสียง)

สุจริตเราพยายามไม่ให้ซับซ้อนเกินไปเท่าวัฒนธรรมและการให้กำลังใจทีม เราใช้สิ่งต่าง ๆ เช่น Facebook และเรามีกลุ่มส่วนตัวสำหรับทีมของเราที่เราติดต่อกัน พวกเขาคือสิ่งที่เราเรียกว่าเครื่องทำน้ำเย็นเสมือนจริงของเราถามคำถามแบบครั้งเดียว "เฮ้พวกคำแนะนำใครมีประสบการณ์บ้างไหม?" ทีมใช้ประโยชน์จากกันและกันเพื่อขอความช่วยเหลือ

นอกจากนี้เรายังโพสต์ยอดขายรายสัปดาห์: "เฮ้ทีมนี่คือที่ที่เรากำลังมุ่งหน้าเฮ้ความรุ่งโรจน์ที่ยอดเยี่ยมและการตะโกนออกมา" สำนักงานเสมือนของเราคือกลุ่ม Facebook ส่วนตัวและเป็นหนึ่งในความสำเร็จในการสร้างทีมที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับเรา