การจัดระเบียบ: ใช้โฟลเดอร์เพื่อกระจายเดสก์ท็อปของคุณ

การเดินทางและการพักอย่างเป็นระเบียบเหมือนการลดน้ำหนัก โซลูชันระยะสั้นไม่ทำงาน คุณต้องเปลี่ยนแปลงวิถีชีวิตที่คุณและพนักงานหรือคู่ค้าทางธุรกิจสามารถทำได้ในระยะยาว

ในชุดนี้ฉันจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการจัดระเบียบธุรกิจและข้อมูลส่วนตัวของคุณ บทความก่อนหน้านี้อธิบายถึงความสำคัญของการทำความเข้าใจว่าธุรกิจของคุณคิดอย่างไรกับข้อมูล ตอนนี้ฉันจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการวางรากฐานดังกล่าวในทางปฏิบัติด้วยระเบียบและโครงสร้างการตั้งชื่อโฟลเดอร์คอมพิวเตอร์ ธุรกิจส่วนใหญ่จะใช้โครงสร้างโฟลเดอร์เหล่านี้ไม่ว่าจะบนเซิร์ฟเวอร์หรือในชุดการจัดการโครงการ แต่ก็สามารถใช้งานได้อย่างเท่าเทียมกันบนเดสก์ท็อปของคุณเองหรือในไคลเอนต์อีเมล

โฟลเดอร์อะไรจริงเหรอ?

โฟลเดอร์เป็นโครงกระดูกของธุรกิจของคุณ เช่นเดียวกับโครงสร้างของสิ่งปลูกสร้างพวกเขาสนับสนุนทุกอย่างที่เกิดขึ้นรอบตัวพวกเขาตั้งแต่การออกแบบสร้างสรรค์ไปจนถึงการใช้งานที่ตรงไปตรงมา

ฉันเคยทำงานในสำนักงานต่าง ๆ เจ็ดแห่งระหว่างการทำงาน ทีมที่มีโครงสร้างโฟลเดอร์ที่สะอาดและใช้สามัญสำนึกเป็นทีมที่ดีที่สุดเพื่อความสำเร็จและการเติบโตอย่างต่อเนื่อง

ธุรกิจขนาดเล็กโดยเฉพาะควรทราบว่าข้อเท็จจริง: บริษัท ที่จัดตั้งขึ้นนั้นเป็นธุรกิจที่มีการเติบโต คุณอาจคิดว่าเนื่องจากมีเพียงสองคนใน บริษัท ตอนนี้คุณสามารถเก็บข้อมูลจำนวนมากไว้ในหัวของคุณและไม่จับคู่กับโครงสร้างของโฟลเดอร์ น่าเสียดายที่เมื่อถึงเวลาจ้างพนักงานใหม่และขยายธุรกิจของคุณคุณจะเสียเวลามากมายในการสอนระบบที่ซับซ้อนของคุณ คุณจะเสียเวลาและเงินมากขึ้นในการแก้ไขข้อผิดพลาดเวลาและเงินที่คุณควรใช้ในการเติบโต

โครงสร้างโฟลเดอร์ของคุณเป็นภาพสะท้อนของโครงสร้างธุรกิจของคุณ โฟลเดอร์ต่างๆจะซ้อนอยู่ภายในโฟลเดอร์อื่น ๆ ในระบบลำดับชั้นที่ต้องการให้ตรงกับลำดับชั้นของงานของคุณ

ในการพูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่คุณและคนอื่น ๆ ในธุรกิจของคุณคิดเกี่ยวกับข้อมูล (คุณทำส่วนนั้นใช่มั้ย) คุณอาจเริ่มเห็นลำดับชั้นของบางประเภท ฉันแนะนำให้ร่างโครงสร้างนั้น ไม่สำคัญว่าคุณวาดลงบนกระดาษในกระสุนหรือในแอปพลิเคชันจดบันทึกย่อเช่น Evernote สำหรับ Windows (ฟรีถึง $ 45 ต่อปี, 4.5 ดาว) หรือใช้ซอฟต์แวร์ทำแผนที่ความคิด การเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยให้คุณเห็นว่ามีความไม่สอดคล้องกันหรือทับซ้อนกันหรือไม่

โครงสร้างตัวอย่าง

โครงสร้างการออกแบบของคุณจะไม่เหมือนใคร แต่เนื่องจากมันช่วยให้เห็นตัวอย่างได้อย่างมากฉันจะแสดงโครงสร้างพื้นฐานที่ฉันใช้บนเดสก์ท็อป

ในฐานะนักเขียนฉันทำงานรีวิวสินค้าเป็นหลัก เมื่อฉันคิดเกี่ยวกับรีวิวฉันเห็นสามหมวดหมู่ในใจ: 1) แนวคิดสำหรับผลิตภัณฑ์ที่จะตรวจทาน 2) บทความที่อยู่ระหว่างดำเนินการและ 3) บทวิจารณ์ที่เสร็จแล้ว ภายในหมวดหมู่ "เสร็จสิ้น" ฉันมักจะจำบทวิจารณ์ตามวันที่เผยแพร่ซึ่งทำให้ฉันเป็นเดือนและปีได้ง่ายขึ้นเพราะไม่มีมากเกินไปภายในเดือนเดียวที่ฉันจะไม่เห็นพวกเขา ภายในหมวดหมู่ "ความคิด" สิ่งต่าง ๆ เป็นของเหลว ความคิดบางอย่างครอบคลุมมากกว่าหนึ่งผลิตภัณฑ์ในขณะที่คนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งเดียว แต่เพียงเพราะพวกเขาคล่องแคล่วไม่ได้หมายความว่าฉันไม่มีระบบในการจัดระเบียบพวกเขา ภายในหมวดหมู่ "กำลังดำเนินการ" ฉันคิดถึงชื่อของผลิตภัณฑ์ที่ฉันกำลังตรวจสอบ ทีนี้สิ่งนี้แปลไปยังโฟลเดอร์ได้อย่างไร

ระบบนี้ใช้งานได้เพราะเป็นสิ่งสำคัญที่ฉันจะเห็นภาพรวมของความคิดและสิ่งที่กำลังดำเนินอยู่ พวกมันถูกต้องในชื่อของโฟลเดอร์ดังนั้นฉันเห็นมันทันทีเมื่อฉันเปิดโฟลเดอร์ "REVIEW" ฉันไม่จำเป็นต้องเห็นชื่อผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่ฉันได้ตรวจทานเสร็จแล้วดังนั้นฉันจึงนำมันใส่ไว้ในโฟลเดอร์ตามวันที่เผยแพร่ ชื่อทั้งหมดของโฟลเดอร์นั้นสอดคล้องกัน เมื่อสถานะของโครงการเปลี่ยนจากกำลังดำเนินการจนเสร็จสิ้นฉันจะลากและวางลงในโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องและรูปแบบการตั้งชื่อนั้นเหมือนกับโฟลเดอร์อื่น ๆ ทั้งหมดที่มี ตัวอย่างเช่นฉันสามารถลากโฟลเดอร์ตัวเลขโรมันเช่น ii ถึงระดับ c และ d โดยไม่ต้องเปลี่ยนชื่อและมันจะพอดีกับระบบ

เคล็ดลับและเทคนิค

เบอร์ สังเกตว่าโฟลเดอร์เดือนเริ่มต้นด้วยตัวเลขสี่หลักอย่างไร ตัวเลขสองหลักแรกสำหรับปีและตัวเลขที่สองเกี่ยวข้องกับเดือน ฉันชอบที่จะเห็นชื่อของเดือนด้วยดังนั้นฉันจึงใส่พวกเขาในตอนท้ายหลังจากขีดเส้นใต้ ฉันเป็นผู้เสนอที่ยิ่งใหญ่ในการใช้ตัวเลขสี่หรือหกหลักสำหรับวันที่ด้วยเหตุผลบางประการ ครั้งแรกฉันมักจะจำเมื่อสิ่งต่าง ๆ เกิดขึ้นดังนั้นมันง่ายสำหรับฉันที่จะค้นหาสิ่งต่าง ๆ ถ้าฉันสามารถค้นหาพวกเขาตามวันที่ ประการที่สองโฟลเดอร์จะเรียงตามวันที่เสมอเมื่อฉันจัดเรียงตามชื่อเพราะตัวอักษร 1101 มาก่อน 1102 มาก่อน 1103 เป็นต้น

การใช้วันที่มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องเก็บถาวรซึ่งฉันจะพูดถึงในบทความที่จะเกิดขึ้นเกี่ยวกับการจัดการอีเมล

แท็ก ในตัวอย่างของฉันฉันใช้ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดสำหรับโฟลเดอร์ที่ขึ้นต้นด้วย "IDEAS_" เพราะฉันต้องการให้ "แนวคิด" ติดกันเมื่อเรียงตามชื่อ ฉันคิดว่าสิ่งเหล่านี้เป็นแท็ก สำหรับความเห็นที่กำลังดำเนินอยู่ฉันไม่รำคาญกับแท็ก ฉันแค่ตั้งชื่อโฟลเดอร์ตามชื่อผลิตภัณฑ์ ถ้าฉันมีความคิดเห็นต่อสินค้ามากกว่า 20 รายการในแต่ละครั้งฉันอาจจะเปลี่ยนรูปแบบการตั้งชื่อโฟลเดอร์ของฉันและเพิ่มแท็กเพื่อให้สิ่งที่กำลังดำเนินการทั้งหมดอยู่ด้วยกัน "IN-PROGRESS_" อาจยาวเกินไป แต่อาจเป็นอะไรที่เรียบง่ายอย่าง "IN_"

ปรากฎว่า "IN_" โดยเฉพาะไม่ทำงานและนี่คือเหตุผล: เมื่อฉันร่างโครงสร้างโฟลเดอร์ทั้งหมดของฉันฉันใช้คำว่า "ใน" ที่อื่นเพื่อหมายถึงบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจงมาก มาดูกันว่ามันสำคัญแค่ไหนในการร่างสิ่งทั้งหมดก่อน?

เป็นเอกลักษณ์ หนึ่งในเหตุผลที่ใช้แท็กและหมายเลขคือช่วยให้ชื่อไฟล์ไม่ซ้ำกัน คุณไม่ต้องการไฟล์หรือโฟลเดอร์สองไฟล์ที่มีชื่อเหมือนกันเพราะหากคุณลากและวางไฟล์ไปยังตำแหน่งเดียวกันโดยบังเอิญไฟล์หนึ่งอาจเขียนทับไฟล์อื่นได้ และแน่นอนว่ามันทำให้เกิดความสับสน

ตัวละครพิเศษ ขีดเส้นใต้เป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของฉันในแบบแผนการตั้งชื่อโฟลเดอร์ พวกมันสะอาดและทำให้อ่านง่าย บางคนใช้ช่องว่างและยัติภังค์ในชื่อโฟลเดอร์ของพวกเขามันขึ้นอยู่กับคุณ ไม่ว่าคุณจะเลือกอะไรก็ตามจงระลึกไว้เสมอว่าตัวละครนั้นมีผลต่อการจัดเรียงชื่อตามตัวอักษรอย่างไร บางครั้งฉันใช้เครื่องหมายขีดล่างที่จุดเริ่มต้นของชื่อโฟลเดอร์เมื่อฉันต้องการให้โฟลเดอร์นั้นปรากฏที่ด้านบนเช่น "_DONE" จากนั้นฉันสามารถลากและวางทุกอย่างที่ทำเสร็จไปยังโฟลเดอร์บนได้อย่างง่ายดาย หรือถ้าฉันต้องการที่ด้านล่างฉันสามารถตั้งชื่อมันว่า "z_DONE"

สี. Mac OS นั้นยอดเยี่ยมที่ช่วยให้คุณใส่โฟลเดอร์รหัสสีได้อย่างรวดเร็วด้วยการคลิกขวา คุณสามารถทำได้บนพีซี แต่มันเป็นเรื่องไร้สาระ ฉันพึ่งพารหัสสีเมื่อฉันทำงานในโครงการออกแบบที่ทำงานร่วมกันสูง - เพื่อนร่วมงานของฉันและฉันติดป้ายชื่อโฟลเดอร์บนเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกันเป็นสีเหลืองเมื่อเนื้อหาเป็นเนื้อหาใหม่และยังไม่ขัดสีส้มหลังจากไฟล์ผ่านขั้นตอนการออกแบบแรก เมื่อผ่านม่วงซึ่งบ่งบอกว่างานเสร็จแล้ว

ไม่ว่าคุณจะใช้ระบบอะไรก็ตาม ความสอดคล้องเป็นกุญแจสำคัญในการจัดระเบียบ โปรดจำไว้ว่าการจัดระเบียบเช่นอยู่ในรูปทรงต้องมีการเปลี่ยนแปลงวิถีชีวิตในระยะยาวไม่ใช่การแก้ไขอย่างรวดเร็ว ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และพยายามใช้หลักการพื้นฐานเดียวกันกับโครงการทีมและแผนกทั้งหมดในธุรกิจทั้งหมด

ใช้สิ่งที่ได้

ขั้นตอนในการจำจากบทความนี้คือ:

1. ร่างโครงสร้างโฟลเดอร์ของคุณก่อนนำไปใช้

2. จัดระเบียบข้อมูลตามลำดับชั้นโดยคำนึงถึงสิ่งที่คุณจะต้องเห็นและรู้ในมุมมองสแน็ปช็อตเมื่อคุณดูในโฟลเดอร์

3. ใช้ตัวอักษรตัวเลขและอักขระพิเศษในชื่อโฟลเดอร์ของคุณเพื่อให้ปรากฏตามลำดับที่ชาญฉลาด

4. ให้สอดคล้องกับแบบแผนการตั้งชื่อเมื่อคุณสร้างโฟลเดอร์ใหม่