การจัดระเบียบ: คิดต่างกันเกี่ยวกับข้อมูล

การเดินทางและการพักอย่างเป็นระเบียบเหมือนการลดน้ำหนัก โซลูชันระยะสั้นไม่ทำงาน คุณต้องเปลี่ยนแปลงวิถีชีวิตที่คุณและพนักงานหรือคู่ค้าทางธุรกิจสามารถทำได้ในระยะยาว

ในชุดนี้ฉันจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการจัดระเบียบธุรกิจและข้อมูลส่วนบุคคลของคุณโดยการจัดการกับที่อยู่:

1. ธุรกิจของคุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับข้อมูล

2. แบบแผนการตั้งชื่อโฟลเดอร์และวิธีคิดเกี่ยวกับโฟลเดอร์

3. แบบแผนการตั้งชื่อไฟล์

4. การแบ่งปันข้อมูล

5. วิธีจัดการอีเมล

อาหารสำหรับการจัดระเบียบ

เมื่อพูดถึงการลดน้ำหนักบางคนพบว่าอาหารมื้อเล็ก ๆ ห้าหรือหกมื้อตลอดทั้งวันทำงานให้กับพวกเขาในขณะที่คนอื่น ๆ ต้องการอาหารที่ต้องกินมื้อละสามมื้อและไม่มีของว่างในระหว่างนั้น บางคนซื้อสมาชิกยิม (แรงผลักดันที่จะไปจริงอาจมาจากเงินที่พวกเขาใช้ไป) ในขณะที่คนอื่นดีกว่าการออกกำลังกายเล็ก ๆ น้อย ๆ ในการออกกำลังกายประจำวันของพวกเขาเช่นการใช้บันไดแทนลิฟต์หรือขี่จักรยานไปทำงาน

ประเด็นก็คือวิธีแก้ปัญหาแบบเดียวกันนี้ใช้ไม่ได้กับทุกคน มันเหมือนกับการจัดระเบียบ

วิธีคิดเกี่ยวกับข้อมูล

การเดินทาง - และการพักอาศัย - จัดจะต้องมีความมุ่งมั่นในการดำเนินชีวิตสำหรับธุรกิจของคุณ พนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนในการปฏิบัติงานแบบวันต่อวันจะต้องสามารถติดอยู่กับโปรแกรมได้ ระบบของคุณสำหรับการจัดระเบียบจะต้องประกอบด้วยวิธีปฏิบัติที่เหมาะกับงานประจำของทุกคนไม่ว่าจะเป็นการทำตามขั้นตอนเล็ก ๆ อย่างสม่ำเสมอเช่นการลบไฟล์ที่ไม่จำเป็นขณะที่คุณไปหรือทำตามขั้นตอนขนาดใหญ่ ออกกล่องจดหมาย

ดังนั้นก่อนที่คุณจะทำให้ตัวเองและเพื่อนร่วมงานของคุณได้รับอาหารใหม่เพื่อการจัดระเบียบลองใช้เวลาสักครู่เพื่อคิดดูว่าธุรกิจของคุณมององค์กรข้อมูล ความเป็นไปได้บางอย่างคือ:

•ตามวันที่หรือเดือนเช่นเมื่อบางสิ่งเกิดขึ้นครั้งแรกหรือมีกำหนดจะแล้วเสร็จ

•ตามชื่อโครงการ

•โดยชื่อของบุคคลที่รับผิดชอบ

•ภายในไตรมาสบัญชี

การปฏิบัติที่ตรงกับความเป็นจริง

เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องไม่พยายามปรับให้เข้ากับระบบขององค์กรเหล่านี้กับธุรกิจของคุณถ้ามันไม่ได้สะท้อนให้เห็นว่าทีมของคุณทำงานอย่างไร ถามเพื่อนร่วมงานของคุณหากพวกเขาต้องการค้นหาเอกสารบางอย่างอาจเป็นใบแจ้งหนี้หรือสัญญาพวกเขาจะดูที่ไหนก่อน ที่สำคัญพวกเขาจะมองอย่างไร พวกเขาค้นหาคอมพิวเตอร์หรือเครือข่ายของ บริษัท ตามชื่อผู้ขายวันที่คำอธิบายผลิตภัณฑ์หรือไม่ พวกเขาเปิดโฟลเดอร์และชื่อไฟล์สกิมหรือเรียงตามวันที่หรือเรียงตามประเภทไฟล์หรือไม่? ใช้เวลาในการค้นหาข้อมูลนานเท่าใด พวกเขากำลังเสียเวลาเพราะพวกเขาค้นหาในวิธีที่ไม่ช่วยให้พวกเขาแคบลงอย่างรวดเร็วผลลัพธ์ของพวกเขา?

คุณไม่จำเป็นต้องมีการประชุมอย่างเป็นทางการในการทำเช่นนี้ เพียงแวะมาถาม จะใช้เวลาสองนาที

อาจมีมากกว่าหนึ่งคำตอบ บางครั้งคุณอาจจำเดือนและปีที่โครงการเปิดตัวในขณะที่เพื่อนร่วมงานของคุณอาจจมปลักกับชื่อของโครงการ และในทั้งสองกรณีข้อมูลไม่จำเป็นต้องคงที่ บางทีโครงการอาจมีชื่อรหัสในระหว่างการพัฒนาและอาจจะเปิดตัวช้า ในบทความถัดไปเกี่ยวกับอนุสัญญาการตั้งชื่อโฟลเดอร์ฉันจะอธิบายวิธีการใช้ระบบที่สามารถจัดการความไม่ลงรอยกันเหล่านี้ได้

นอนบนมัน

การทำแบบฝึกหัดนี้จะช่วยกำหนดความเข้าใจของคุณว่าธุรกิจของคุณควรจัดโครงสร้างข้อมูลอย่างไร แต่ให้นอนในวันหรือสองวันจากนั้นลองอีกครั้งก่อนตัดสินใจหรือเปลี่ยนแปลงโครงสร้างที่มีอยู่ของคุณ บางครั้งเราลืมว่าทำไมมีการปฏิบัติบางอย่างและการเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหันอาจทำลายเหตุผลทางธุรกิจอื่น ๆ โดยไม่ได้ตั้งใจ

ตัวอย่างเช่นฉันเคยทำงานในสำนักงานที่สัญญาจ้างอิสระที่เรียงลำดับเป็นโฟลเดอร์แฟ้มแขวนจริงสองโฟลเดอร์สำหรับใบแจ้งหนี้และอีกใบสำหรับใบภาษี ดูเหมือนว่าฉันจะทำให้รู้สึกรวมเข้าไว้ในที่เดียว เหตุใดจึงมีตู้เก็บเอกสารสองตู้และสองโฟลเดอร์ทั้งสองติดป้ายกำกับว่า "Doe, Jane" เมื่อใดก็ตามที่ฉันต้องการเข้าถึงใบแจ้งหนี้ฉันมักจะต้องค้นหาข้อมูลภาษีของ freelancer ด้วย ทำไมไม่ลดความซับซ้อนของระบบ? เหตุผลหนึ่งที่ชัดเจนสำหรับฉันในตอนนี้ แต่ไม่ใช่ในขณะนั้นที่หลายคนในองค์กรต้องการการเข้าถึงใบแจ้งหนี้ แต่มีเพียงไม่กี่คนที่สามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลเช่นหมายเลขประกันสังคม เป็นสิ่งที่ดีที่ผู้จัดการของฉันเข้าใจเหตุผลนี้และสามารถอธิบายให้ฉันทราบก่อนที่ฉันจะจัดระบบใหม่ทั้งหมด

ใช้สิ่งที่ได้

ขั้นตอนแรกที่จะนำออกจากบทความนี้คือ:

1. ถามเพื่อนร่วมงานและตัวคุณเอง: "ฉันจะคิดถึงข้อมูลของเราได้อย่างไร"

2. ปล่อยให้คำตอบที่มีอยู่ในหัวของคุณเป็นเวลาหนึ่งหรือสองวันก่อนที่คุณจะได้ข้อสรุปใด ๆ

3. โครงสร้างบางชนิดควรเริ่มปรากฏ เมื่อคุณเห็นมันไม่ต้องกังวลกับการตอบสนองต่อมัน

โปรดจำไว้ว่าการจัดระเบียบเป็นเหมือนอยู่พอดี จะไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงในชั่วข้ามคืนและสิ่งสำคัญคือการเปลี่ยนแปลงวิถีชีวิตที่เหมาะสมสำหรับคุณและองค์กรของคุณ - การเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น