การจัดระเบียบ: การแบ่งปันข้อมูลอย่างชาญฉลาด

การสื่อสารเป็นส่วนสำคัญของทุกธุรกิจ ยังมีผู้นำธุรกิจจำนวนมากเกินไปที่เผชิญกับความท้าทายแบบวันต่อวันโดยมองข้ามความจำเป็นในการให้วิธีการที่พนักงานสามารถแบ่งปันข้อมูลได้

สิ่งที่ฉันหมายถึงโดย "การแบ่งปันข้อมูล" รวมถึงการสื่อสารด้วยวาจาเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรการบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์การเขียนอีเมลและอื่น ๆ สำหรับจุดประสงค์ของบทความนี้ฉันจะมุ่งเน้นไปที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แต่สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือการพิจารณาว่าการแบ่งปันข้อมูลเกิดขึ้นทั่วทั้งองค์กรและในทุกระดับได้อย่างไร

ความสำคัญของการแบ่งปัน

เหตุใดการแบ่งปันข้อมูลจึงมีความสำคัญ ยิ่งการแบ่งปันข้อมูลของคุณดีเพียงใดธุรกิจของคุณก็จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การให้ข้อมูลที่จำเป็นต่อการประสบความสำเร็จในการทำงานของพนักงานและทำให้พวกเขาพึงพอใจในการทำงานมากขึ้น

เมื่อข้อมูลไม่ได้รับการแบ่งปันที่ดีธุรกิจจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพน้อยลงและเสียเงิน ทุกครั้งที่มีพนักงานใหม่เข้าร่วมทีมไม่ว่าจะเป็นการทดแทนอย่างถาวรชั่วคราว (ความพิการการลาคลอดบุตรงานวันเกิด) หรือในบทบาทใหม่ - บุคคลนั้นจำเป็นต้องเรียนรู้จำนวนมากเกี่ยวกับหน้าที่การงานของเขาหรือเธอ ธุรกิจดำเนินงาน เมื่อพนักงานแบ่งปันข้อมูลได้ดีสมาชิกทีมใหม่จะได้เรียนรู้สิ่งที่พวกเขาต้องรู้ได้เร็วขึ้น และสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้จริง ๆ คือวิธีและที่ไหนในการค้นหาข้อมูลแทนที่จะตอบเฉพาะคำถาม มันเป็นหลักการ "สอนคนตกปลา"

หนึ่งในค่าใช้จ่ายที่แพงที่สุดในธุรกิจคือการจ้างงานเนื่องจากเสียเวลาในการทำให้พนักงานใหม่ได้รับความเร็ว พนักงานที่เร็วกว่านั้นจะหาวิธีตอบคำถามของตัวเองได้เร็วเท่าไหร่พวกเขาก็สามารถมีส่วนร่วมสำคัญในการทำกำไรของคุณ เป้าหมายของคุณในการปรับปรุงการแบ่งปันข้อมูลข้าม บริษัท คือการทำให้ผู้คนสามารถแก้ไขปัญหาของตนเองได้ง่ายขึ้น เป้าหมายอีกประการหนึ่งคือการลดจำนวนครั้งที่ผู้คนทำซ้ำข้อผิดพลาดเดียวกัน ลองนึกภาพว่าธุรกิจของคุณสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างราบรื่นและเป็นประโยชน์ได้มากน้อยเพียงใดหากคุณลดต้นทุนเหล่านี้ลง

ประเภทของข้อมูลที่พนักงานแบ่งปัน

ลองพิจารณาข้อมูลเฉพาะบางประเภทที่ควรแบ่งปัน: เอกสารขั้นตอน, แผนผังองค์กรของพนักงาน, แผนผังเวิร์กโฟลว์, ข้อมูลการติดต่อของพนักงาน, ข้อมูลติดต่อลูกค้าและแบบฟอร์มทรัพยากรมนุษย์ ในทุกโอกาสธุรกิจของคุณทำให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงฟอร์ม HR ได้ง่าย - โดยทั่วไปแล้วเพราะกฎหมายกำหนดไว้ เมื่อพูดถึงเอกสารอื่น ๆ เหล่านั้นโอกาสที่จะล้าสมัยหรือไม่มีอยู่เลย

แต่ข้อมูลจำนวนมากที่ควรเขียนลงในหัวของใครบางคนและเป็นปัญหาด้วยเหตุผลหลายประการ สำหรับผู้เริ่มต้นคน ๆ หนึ่งไม่ควรเป็นผู้ดูแลข้อมูลสำคัญทางธุรกิจ แต่เพียงผู้เดียว มันเสี่ยงเกินไป หากบุคคลนั้นล้มป่วยออกจากองค์กรหรือมากับคนหรือการปฏิบัติภายในองค์กรที่ไม่พอใจก็อาจทำให้ธุรกิจกลับมาได้อีกหลายปี! ประการที่สองเมื่อข้อมูลถูกเก็บไว้ในหัวของใครบางคนมากกว่าในตำแหน่งที่มองเห็นได้ไม่มีใครสามารถมีส่วนร่วมได้ ประการที่สามคนอื่น ๆ ที่ต้องการข้อมูลไม่เคยแน่ใจว่าพวกเขามีรุ่นที่ทันสมัยที่สุด เหตุผลดำเนินไปเรื่อย ๆ

หนึ่งในสินทรัพย์ที่น่าทึ่งที่สุดของพนักงานระดับเริ่มต้นคือพวกเขารู้วิธีการค้นหา หากพวกเขาจำเป็นต้องรู้อะไรบางอย่าง (เช่นวิธีการเขียนสูตรใน Excel) และสามารถหาคำศัพท์พื้นฐานที่ใช้อธิบาย (เช่นผลรวมผลิตภัณฑ์ผลิตภัณฑ์สเปรดชีตที่เชื่อมโยง) พวกเขาสามารถหาคำตอบออนไลน์ได้

บ่อยครั้งที่ธุรกิจไม่ได้รับการออกแบบมาเพื่อรองรับการพึ่งตนเองในลักษณะนี้ ในที่ทำงานคุณไม่สามารถค้นหาคำตอบได้เสมอ บางครั้งคุณต้องตามล่าคนและเขย่าข้อมูลที่คุณต้องการจากพวกเขาดังที่ฉันได้กล่าวไว้ในส่วนก่อนหน้า คำตอบจะไม่ถูกเก็บไว้ในสถานที่ที่ค้นหาได้ แต่พวกเขาควรจะเป็น!

รับคนให้แบ่งปัน

หากคุณกำลังอ่านบทความนี้และคิดว่า "ธุรกิจของฉันอยู่ในวัชพืช" W จะไม่มีเวลาหรือทรัพยากรในการทำบันทึกการทำงานประเภทนี้ "ไม่กลัวเลย นี่คือวิธีที่คุณจะแยกย่อยออกเป็นโครงการสี่ขั้นตอนที่จัดการได้

1. อธิบายความสำคัญของการแบ่งปัน บอกคนในองค์กรของคุณอย่างตรงไปตรงมาในการประชุม 15 นาทีเหตุใดการมีเอกสารที่ใช้ร่วมกันจึงมีความสำคัญ

2. จัดสรรครึ่งวันสำหรับโครงการเอกสาร ซื้ออาหารกลางวันทุกคนถ้าคุณต้องจัดการให้หวาน

3. หากธุรกิจของคุณถูกจัดเป็นทีมแต่ละทีมควรประชุมกันเพื่อหารือเกี่ยวกับเอกสารที่จำเป็นในการรวบรวมหรืออัพเดท พวกเขายังสามารถจัดลำดับความสำคัญของเอกสารที่สำคัญที่สุดในการสร้างตามความรู้ที่อาศัยอยู่ในหัวของคนคนหนึ่ง

4. ในระหว่างโครงการครึ่งวันแต่ละคนจะรับผิดชอบเอกสารเพียงฉบับเดียว สำหรับกระบวนการที่ซับซ้อนคนสองคนขึ้นไปสามารถรับผิดชอบได้ เป้าหมายของโครงการคือการจัดทำเอกสารตามความต้องการทางธุรกิจ - ไม่เสร็จสิ้นทุกวันโดยสิ้นเชิง

ในตอนท้ายของโครงการครึ่งวันสมาชิกในทีม (หรือทั้งองค์กรหากธุรกิจของคุณมีขนาดเล็ก) ควรแบ่งปันสิ่งที่พวกเขาสร้างขึ้นกับพวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจว่าเอกสารทั้งหมดหมายถึงการเป็นเอกสารที่มีชีวิต

ขั้นตอนสุดท้ายนั้นสำคัญและสมควรจะได้คำอธิบายหนึ่งหรือสองคำ

เอกสารการใช้ชีวิต

เอกสารที่มีชีวิตเป็นเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงตามเวลาและโดยทั่วไปสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยกลุ่มบุคคลไม่ใช่แค่ผู้ดูแลระบบเพียงคนเดียว มันสำคัญมากที่ทุกคนที่ได้รับผลกระทบจากเอกสารมีโอกาสที่จะคำนึงถึงวิธีการจัดการและสิ่งที่อยู่ในตัวพวกเขาแม้กระทั่งพนักงานระดับมัธยมศึกษาตอนต้นที่จริงแล้วอาจเป็นคนที่มีความรู้มากที่สุดเกี่ยวกับงานบางอย่าง

จุดประสงค์ของเอกสารที่มีชีวิตทั้งหมดคือการทำให้พวกเขาเปิดกว้างและโปร่งใสให้กับทุกคนที่ต้องการเข้าถึงพวกเขา - และไม่ใช่แค่พนักงานที่มีอยู่เท่านั้น แต่ยังเป็นพนักงานในอนาคตด้วย

เมื่อเร็ว ๆ นี้เพื่อนของฉันต้องการแก้ไขสเปรดชีตที่องค์กรของเขาใช้เพื่อคำนวณค่าใช้จ่ายในแผนก สเปรดชีตมีสูตรที่ไม่ถูกต้องและบุคคลที่ตั้งค่าไว้ได้ล็อกไฟล์ไว้ - และเลิกใช้เมื่อไม่กี่ปีก่อนหน้านี้ หลังจากพูดคุยกันเล็กน้อยเกี่ยวกับเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกันเพื่อนของฉันพบเอกสารที่พนักงานระดับสูงเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ซึ่งมีรหัสผ่าน เขาโชคดีอย่างยิ่งที่พนักงานคนก่อนได้คิดล่วงหน้าว่าจะนำข้อมูลนั้นไปไว้ในที่ที่คนที่เหมาะสมสามารถค้นหาได้ อย่างไรก็ตามแม้ในกรณีนี้มันจะดีกว่าถ้าเพื่อนของฉัน (และเจ้าหน้าที่อาวุโสทั้งหมด) ทราบล่วงหน้าว่าเอกสารนี้มีรหัสผ่านอยู่ที่ที่ตั้งและสิ่งที่ชื่อ

ความมั่นคง

เอกสารที่มีชีวิตสามารถเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกันหรือจัดการเป็นวิกิ หากไฟล์นั้นโฮสต์บนเซิร์ฟเวอร์คุณจะต้องนำเสนอแนวทางการตั้งชื่อแบบแผนเพื่อให้ผู้คนเพิ่มไฟล์และโฟลเดอร์ใหม่ลงในเซิร์ฟเวอร์ (หรือเก็บถาวรไฟล์เก่า) พวกเขาจะทำอย่างสม่ำเสมอ หากทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันชื่อจะสอดคล้องกันและทุกคนจะสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

ขั้นตอนสุดท้ายในการแบ่งปันข้อมูลคือการทำให้เอกสารมีชีวิตสำหรับผู้ที่ต้องการเอกสารเหล่านี้และสำหรับสิ่งนี้คุณจะต้องกลับไปที่ระเบียบการตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ แม้ว่าคุณจะสร้างวิกิคุณจะต้องมีมาตรฐานบางอย่างสำหรับวิธีตั้งชื่อและจัดการหน้าเว็บภายในไซต์

อย่าลืมอธิบายให้พนักงานทุกคนทราบว่ามีการใช้ชื่อการประชุมแบบใดและเพราะอะไร ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาทำและทำไม นี่คือประเด็นสำคัญที่ควรเน้น:

1. การจัดระบบช่วยให้เราประสบความสำเร็จในฐานะธุรกิจและในฐานะทีม

2. การใช้ระเบียบการตั้งชื่อที่สอดคล้องทำให้เราทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันและปรับปรุงความคิดของทีม

3. การมีระบบจะช่วยคุณประหยัดเวลาเพราะคุณจะสามารถค้นหาสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว

4. คุณจะลดข้อผิดพลาดของคุณเองให้น้อยที่สุดเช่นลบข้อมูลหรือเขียนทับไฟล์

5. เมื่อองค์กรเติบโตขึ้นเราจะสามารถจัดการธุรกิจใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

6. เมื่อเราจ้างพนักงานใหม่การฝึกอบรมจะใช้เวลาน้อยลงและทำให้พวกเขาเข้าสู่รูปแบบการคิดของเราจะเกิดขึ้นเร็วขึ้น

ใช้สิ่งที่ได้

แนวคิดสำคัญที่จะนำออกจากบทความนี้คือ:

1. การแบ่งปันข้อมูลมีความสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจและต้องการการมีส่วนร่วมของทุกคน

2. เอกสารที่มีชีวิตสามารถและควรเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา; เอกสารที่มีชีวิตจะต้องสามารถเข้าถึงได้โดยคนหลายคนที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้เช่นเดียวกับที่ทุกคนที่พึ่งพาพวกเขา แต่ปัจจุบันและอนาคต

3. เอกสารที่มีป้ายกำกับและจัดเก็บในลักษณะที่สอดคล้องกันนั้นง่ายต่อการค้นหาและจะนำไปใช้จริง