การจัดระเบียบ: เคล็ดลับที่ดีสำหรับชื่อไฟล์ที่ดีกว่า

วิธีที่คุณและเพื่อนร่วมงานของคุณตั้งชื่อไฟล์ของคุณมีความสำคัญเท่ากับวิธีการตั้งชื่อโฟลเดอร์ของคุณ การทำอย่างชาญฉลาดเป็นระบบและมีเหตุผลตั้งแต่เริ่มต้นทำให้ธุรกิจของคุณประสบความสำเร็จเติบโตในระยะยาวและมีเสถียรภาพ

ธุรกิจจำนวนมากที่พิจารณาถึงการผลักดันองค์กรใหม่มีจำนวนงานในมือจำนวนมากซึ่งพวกเขาไม่ต้องการเปลี่ยนชื่อ (อย่างน้อยก็ไม่ใช่ในทันที) ไม่เป็นไร. คุณต้องเริ่มต้นบางครั้ง

ในหลายกรณีมันเหมาะสมที่จะใช้ระบบใหม่เมื่อเริ่มต้นโครงการใหม่ทีมไตรมาสทางการเงินหรือปีไม่ว่าจะเป็นสถานที่สำคัญทางธุรกิจของคุณ มันสมเหตุสมผลแล้วที่จะเริ่มจากจุดสำคัญในช่วงเวลาส่วนหนึ่งเพราะคุณจะจัดการกับจดหมายเหตุที่ไม่เป็นระเบียบได้อย่างไร ในหนึ่งปีคุณจะสามารถค้นหาและจัดการทุกสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย แต่คุณจะไม่สามารถค้นหาสิ่งที่เก่ากว่าที่ทำให้ระบบใหม่ของคุณกลายเป็นเรื่องง่าย ฉันจะให้เทคนิคเล็กน้อยสำหรับการจัดการกับคลังเก็บเหล่านั้นโดยไม่ต้องใช้เวลาหลายเดือน (หรือเยาวชนของฝึกงาน) เปลี่ยนชื่อพวกเขาทั้งหมด

ชื่อไฟล์

เช่นเดียวกับโฟลเดอร์ชื่อไฟล์จะต้อง:

•ที่ไม่ซ้ำกัน

•บ่งบอกถึงสิ่งที่ไฟล์มี

•สอดคล้องกับความคิดทางธุรกิจของคุณเกี่ยวกับข้อมูล

•สแกน (ด้วยสายตามนุษย์) ตามวิธีที่คุณและพนักงานของคุณค้นหาข้อมูล

•เรียงตามลำดับตัวอักษรตามธรรมชาติ

•สอดคล้องกัน!

เป็นเอกลักษณ์ จำเป็นอย่างยิ่งที่ชื่อไฟล์จะไม่ซ้ำกันโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณทำงานในสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันและโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณคัดลอกไฟล์ไปยังเซิร์ฟเวอร์บ่อยครั้ง หากคุณไม่มีระบบในการรักษาชื่อไฟล์ที่ไม่ซ้ำใครคุณก็เสี่ยงที่จะเขียนทับพวกเขาและทำให้ข้อมูลทั้งหมดของคุณสูญหาย ในสภาพแวดล้อมที่ทำงานร่วมกันเป็นเรื่องปกติที่จะเขียนทับไฟล์โดยเจตนา ถ้าเช่นฉันคุณได้รับการเตือนป๊อปอัพ ("คุณแน่ใจหรือว่าต้องการแทนที่ไฟล์ที่มีอยู่ด้วยไฟล์ใหม่กว่านี้?") ไม่มีอะไรจะหยุดคุณไม่ให้เขียนทับไฟล์ผิดถ้ามันมี ชื่อเดียวกัน

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าฉันมีใบแจ้งหนี้ใหม่จาก Electronics ของ Gray ชื่อ Grays-invoice.pdf ลงวันที่เมื่อวาน ฉันอาจติดไว้ที่เซิร์ฟเวอร์ในโฟลเดอร์ Invoices และฉันอาจได้รับคำเตือนว่ามีไฟล์ชื่อนั้นมีอยู่แล้ว ฉันอาจสันนิษฐานว่าเนื่องจากใบแจ้งหนี้เข้ามาเมื่อวานนี้มีคนอื่นใส่ไว้ที่นั่น - แต่ฉันเพิ่งมีฝ่ายบัญชีลงนามในใบแจ้งหนี้นี้ดังนั้นของฉันจะต้องเป็นรายการล่าสุดดังนั้นฉันจะเขียนทับบัญชีเก่า ทุกสิ่งตกลงไปในชิ้นเมื่อมีคนถามฉันในวันนั้นเพื่อดึงใบแจ้งหนี้ก่อนหน้าของ Gray ขึ้นมาคุณรู้ไหมคนหนึ่งจากสองเดือนที่แล้ว … คนที่ชื่อไฟล์เดียวกันซึ่งหายไปแล้ว

ที่บ่งบอกถึง ดูเหมือนว่าโง่ที่จะระบุว่าชื่อไฟล์ควรระบุสิ่งที่พวกเขามี แต่ฉันเห็นมันผิดไปหลายครั้ง หลายคนคิดว่าเมื่อพวกเขาซ้อนภายในโฟลเดอร์โฟลเดอร์จะดูแลชื่อหมวดหมู่ที่ใหญ่ขึ้น พวกเขายังสันนิษฐานว่าเนื้อหาที่เกี่ยวข้องมากที่สุดของไฟล์นั้นจะถูกเปิดเผยต่อผู้อื่นที่ต้องการเข้าถึงไฟล์ด้วย ลองทำตัวอย่างใบแจ้งหนี้อีกครั้ง สมมติว่าแผนกบัญชีพบใบแจ้งหนี้ในสามวิธี: หมายเลขใบแจ้งหนี้รหัสภาษีและเดือนทางบัญชีที่ชำระเงิน การบัญชีไม่ได้สนใจน้อยไปกว่านั้นคือ "ใบแจ้งหนี้ของ Gray"

ฉันใช้ตัวระบุหลักสองตัวสำหรับไฟล์ของฉันทั้งหมด: วันที่และตัวเลข ที่บ้านฉันบล็อกหลายครั้งต่อเดือน ไฟล์ข้อความและรูปภาพทั้งหมดที่ฉันใช้ในบล็อกของฉันได้รับการจัดประเภทด้วยวันที่สี่หลัก (YR MO) และตัวแยกประเภท "bg" สำหรับ "บล็อก" ภาพถ่ายของตลาดในมอนทรีออลที่ถ่ายในระหว่างการเดินทางในเดือนกันยายน 2010 เรียกว่า 1009bg_montreal_market.jpg ตัวเลขสี่หลักใช้งานได้กับไฟล์บล็อกของฉันเพราะฉันเขียนเฉพาะโพสต์เฉลี่ยสี่หรือห้าโพสต์ต่อเดือน

แม้ว่าบางครั้งฉันอาจมีภาพถ่ายหลายสิบภาพในแต่ละเดือน ในกรณีนี้ฉันใช้รหัสเหล่านี้ด้วยตัวเลขหกหลักเพิ่มวันที่สิ้นสุดหรือฉันย่อตัวบ่งชี้อื่น ๆ เพื่อบันทึกอักขระเพื่อให้ฉันสามารถเพิ่มข้อความอธิบายลงในชื่อไฟล์ได้ ตัวอย่างเช่น:

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

ฉันรู้ก่อนที่ฉันจะเปิดไฟล์ที่มีทั้งภาพถ่ายของพริกที่ฉันโพสต์ในบล็อกของฉัน (bg), ถ่ายในเดือนกันยายน 2010 (1009), ใน Montreal (mnrl), ที่ตลาด (mrkt)

เคล็ดลับอีกประการหนึ่งถ้าคุณเดินทางบ่อยๆให้ใช้รหัสสนามบินเพื่อระบุที่ตั้ง: YUL สำหรับ Montreal, LAX สำหรับ Los Angeles, LHR หรือ LGW สำหรับ London และอื่น ๆ

สอดคล้องกับกระบวนการคิดทางธุรกิจ อย่างที่คุณอาจเดาได้จากตัวอย่างด้านบนฉันรู้ว่าฉันสามารถไว้ใจได้เพื่อดึงข้อมูลตามวันที่ ในการตัดสินใจว่าการประชุมการตั้งชื่อของคุณจะทำงานอย่างไรคุณต้องรู้ว่าธุรกิจของคุณจดจำข้อมูลได้อย่างไร แต่วันที่ฆ่านกสองตัวด้วยหินก้อนเดียว พวกเขารหัสไฟล์เมื่อมันเกิดขึ้นหรือมีความสำคัญและคุณได้ครึ่งทางที่จะมีชื่อที่ไม่ซ้ำกัน ฉันจะไม่เปิดภาพโดยบังเอิญจากการเดินทางทรีลของฉันจากปี 2549 เมื่อฉันต้องการรูปจากปี 2010 แม้ว่าฉันจะถ่ายภาพที่ตลาดทั้งสองครั้งก็ตาม

ฉันขอแนะนำให้รวมวันที่ในชื่อไฟล์ของคุณ คำถามจริงเพียงข้อเดียวคือวันใดที่มีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณมากที่สุด วันที่ที่ใบแจ้งหนี้ถูกส่งหรือประมวลผลหรือวันที่งานเสร็จหรือเมื่อเซ็นสัญญา? เจ้าของธุรกิจผู้นำทีมและผู้จัดการแผนกควรทำการโทรออกครั้งสุดท้าย แต่พูดคุยกับคนที่ทำงานประจำวันมากที่สุดก่อน พวกเขาคือคนที่จะรู้ว่าอะไรสมเหตุสมผล

สแกน เมื่อคุณเปิดโฟลเดอร์คุณต้องการทราบเนื้อหาทันทีโดยไม่ต้องเปิดไฟล์หรือเหล่ที่มุมมองรูปขนาดย่อ การกำหนดรูปแบบการตั้งชื่อไฟล์ที่ถูกต้องรวมถึงการหาว่าข้อมูลที่สำคัญคืออะไรในแต่ละเอกสาร ฉันประจบประแจงเมื่อฉันเห็นคอมพิวเตอร์ของใครบางคนที่มีไฟล์ resume.doc ประวัติย่อมันคืออะไร? อัพเดตเมื่อใด มันเป็นรุ่นยาวหรือสั้นหรือไม่ จะส่งที่ไหน 1102_CV_marketing_digital.doc อาจเป็นประวัติย่อที่เน้นประสบการณ์การตลาดดิจิทัลของคุณในขณะที่ 1102_CV_short.doc อาจเป็น CV ระดับมืออาชีพทั่วไปที่คุณต้องการอัปเดตเมื่อคุณสมัครเข้าโรงเรียนกฎหมาย

แค่คิดว่าคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณจะมีประสิทธิผลมากขึ้นเท่าไหร่คุณก็รู้ด้วยความมั่นใจว่าไฟล์แต่ละไฟล์มีอยู่ก่อนที่คุณจะเปิด

สั่งโดยธรรมชาติ อีกเหตุผลที่ฉันชอบใช้วันที่เป็นตัวระบุก็เพราะทุกอย่างจะเรียงตามลำดับเวลาเมื่อโฟลเดอร์เรียงลำดับไฟล์ตามชื่อซึ่งโดยปกติจะเป็นค่าเริ่มต้น การเรียงลำดับตามวันที่ในไฟล์จริงจะบอกให้คุณทราบเมื่อไฟล์ถูกอัพเดตครั้งล่าสุดเท่านั้นและนั่นไม่น่าจะเป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องการหรือจำเป็นต้องรู้ หากคุณใส่ YR MODA ไว้ที่จุดเริ่มต้นของชื่อไฟล์คุณจะมีคำสั่งเสมอ

ความมั่นคง ก่อนหน้านี้ฉันได้ทำการเปรียบเทียบว่าการจัดระเบียบเหมือนอยู่ในรูป การเปลี่ยนแปลงจะไม่เกิดขึ้นข้ามคืน รางวัลมาในระยะยาวไม่ใช่ระยะสั้น คุณจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมสำหรับคุณและสิ่งนั้นจะคงอยู่นานกว่าที่จะอดอาหาร เมื่อคุณรู้สึกว่าคุณพบทางออกที่คุณสามารถใช้ชีวิตได้แล้ว

การจัดการกับไฟล์เก็บถาวรหรือไฟล์เก่าอย่างชาญฉลาด

ไม่มีใครคาดหวังให้คุณจัดระเบียบใหม่และเปลี่ยนชื่อการเก็บข้อมูลทั้งหมดของคุณ มันไม่ใช่วิธีที่มีค่าในการใช้เวลาของคุณและมันก็น่าหัวเราะที่คิดว่าคุณสามารถดึงมันออกมาได้ ดังนั้นคุณควรทำอย่างไรกับไฟล์และโฟลเดอร์ที่ไม่เป็นระเบียบเหล่านี้จากอดีต?

การคิดเกี่ยวกับไฟล์ทั้งหมดของคุณในครั้งเดียวนั้นไม่สามารถจัดการได้ นั่นเป็นสาเหตุที่พวกเขาไม่เป็นระเบียบ! วิธีที่ง่ายที่สุดในการเริ่มแก้ไขปัญหาจดหมายเหตุของคุณคือคิดถึงสองกลุ่มคือเก่าและแก่จริงๆ คุณกำหนดอายุอย่างไรและแก่มากขึ้นอยู่กับคุณ

สำหรับฉัน "เก่าจริงๆ" หมายถึงฉันมากกว่า 99 เปอร์เซ็นต์แน่ใจว่าฉันจะไม่เข้าถึงไฟล์อีกครั้ง - แต่มันอาจเกิดขึ้นได้ สิ่งที่ "แก่จริงๆ" สำหรับฉันต้องมีอย่างน้อยสามปี ไฟล์ที่ตรงกับเกณฑ์ทั้งสองนั้นพร้อมที่จะจัดเก็บลงดิสก์

ปกติ "เก่า" โดยทั่วไปหมายถึงไฟล์ที่ฉันทำงานในหนึ่งและสามปีที่ผ่านมา สิ่งเหล่านี้อยู่ในฮาร์ดไดรฟ์หรือเซิร์ฟเวอร์ของฉันซึ่งฉันสามารถเข้าถึงได้หากฉันต้องการ แต่ถูกทิ้งลงในโฟลเดอร์ปี ฉันมีโฟลเดอร์ชื่อ "2010, " "2009, " และ "2008"

การใส่เนื้อหาเก่าลงในโฟลเดอร์ตามปีช่วยให้คุณทำความสะอาดฤดูใบไม้ผลิ คุณเคยลองทำความสะอาดตู้เสื้อผ้าของคุณอย่างทั่วถึงโดยไม่ต้องล้างมันหรือเปล่า? มันไม่ทำงาน ในการจัดระเบียบคุณต้องเริ่มต้นใหม่ การกวาดไฟล์ทั้งหมดของคุณลงในโฟลเดอร์เป็นรายปีจะช่วยให้คุณเริ่มต้นใหม่ได้โดยไม่ต้องลบสิ่งใด ๆ ที่คุณอาจต้องการจริงๆ คุณต้องเห็นหน้าต่างที่สะอาดและเป็นระเบียบก่อนจึงจะสามารถจัดการได้!

คุณจะทำอย่างไรกับไฟล์ที่มีระยะเวลาหลายปี? ติดไว้ในโฟลเดอร์ปีล่าสุด คุณทำงานกับมันเมื่อปีที่แล้ว? จากนั้นควรอยู่ในโฟลเดอร์ของปีที่แล้ว หากคุณกังวลคุณจะไม่สามารถหาได้ทำไม ไฟล์ของคุณยุ่งเหยิงไปหมดแล้ว! คุณอาจต้องค้นหาไฟล์อยู่แล้วดังนั้นจะเป็นอย่างไรถ้าไฟล์นั้นซ้อนอยู่ในโฟลเดอร์อีกหนึ่งโฟลเดอร์

ใช้สิ่งที่ได้

จุดรับซื้อที่สำคัญจากบทความนี้คือ:

1. รูปแบบการตั้งชื่อไฟล์ที่ทุกคนในองค์กรของคุณใช้ต้องมีความเข้าใจ

2. อนุสัญญาการตั้งชื่อไฟล์ควรช่วยให้ผู้คนค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วโดยการสแกนชื่อหรือโดยการค้นหาวันที่หรือตัวระบุอื่น ๆ ในชื่อ

3. ไฟล์ที่ "เรียงลำดับตามธรรมชาติ" นั้นง่ายต่อการสแกนและจัดเรียง

4. ให้สอดคล้องกับแบบแผนการตั้งชื่อ

5. หลีกเลี่ยงโครงการยกเครื่องขนาดใหญ่เพียงแค่ทำการเก็บถาวรข้อมูลเก่า ๆ ในแต่ละปี