เตรียมพร้อมสำหรับข้อบังคับการรายงานการบาดเจ็บในที่ทำงานใหม่

คุณ Brooke Zimet รู้ดีว่าอะไรเป็นความยุ่งยากในการกรอกแบบฟอร์มความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน วันนี้ Zimet เป็นสมาคมเพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (SHRM) - ที่ปรึกษาอาวุโสด้านทรัพยากรบุคคลระดับมืออาชีพ (HR) และเจ้าของ TalentShip LLC ในพอร์ตแลนด์โอเรกอน แต่ในงานแรกของเธอในฐานะผู้ช่วย HR นายจ้างของเธอถูกปรับเพราะ Zimet ไม่เคย ไม่ได้รับการสอนวิธีการบันทึกความปลอดภัยและสุขภาพในการทำงาน (OSHA) อย่างถูกต้องเมื่อคนงานป่วยหรือบาดเจ็บในงาน การตรวจสอบอย่างประหลาดใจโดยผู้ตรวจสอบ OSHA เปิดเผยข้อผิดพลาดของเธอ "ถ้ามันไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อนมีหลายสิ่งที่คุณไม่จำเป็นต้องรู้" ซิมเมทกล่าว

การเริ่มต้นในปี 2560 จะสำคัญยิ่งขึ้นสำหรับ บริษัท ต่างๆที่จะได้รับเอกสารด้านความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน นั่นคือเมื่อกฎระเบียบ OSHA ใหม่เริ่มต้นขึ้นโดยกำหนดให้นายจ้างประมาณ 750, 000 คนส่งรายงานความเจ็บป่วยและการบาดเจ็บของพนักงานประจำปีทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังหน่วยงานซึ่งจะเผยแพร่ข้อมูลบนเว็บไซต์ของ บริษัท

ไม่ควรยากเกินกว่าที่นายจ้างจะปฏิบัติตาม แต่อย่างที่ฉันได้เรียนรู้จากผู้จำหน่ายเทคโนโลยีและบุคคลในวงการ บริษัท ต่าง ๆ ไม่สามารถพึ่งพาซอฟต์แวร์ HR เพื่อทำงานได้ และการทำผิดพลาด - หรือแม้แต่ละเอียดเกินไป - อาจกลับมากัดคุณได้

ผู้ขายด้านเทคนิคทรัพยากรบุคคลทำการปรับปรุงซอฟต์แวร์

ระเบียบข้อบังคับใหม่ของ OSHA ซึ่งสรุปก่อนหน้านี้ในเดือนพฤษภาคมส่งผลกระทบต่อ บริษัท ในสหรัฐอเมริกาที่มีพนักงานมากกว่า 250 คนรวมถึง บริษัท ที่มีพนักงาน 20 คนขึ้นไปในอุตสาหกรรมที่มีความเสี่ยงสูงหลายโหลรวมถึงการก่อสร้างร้านขายของชำโรงงานผลิตและบ้านพักคนชรา

ภายใต้ข้อกำหนดใหม่ OSHA จะโพสต์ข้อมูลความปลอดภัยของผู้ปฏิบัติงานไปยังเว็บไซต์ของตนโดยคาดว่า "การเปิดเผยข้อมูลการบาดเจ็บจากการทำงานในที่สาธารณะจะกระตุ้นให้นายจ้างเพิ่มความพยายามในการป้องกันการบาดเจ็บและเจ็บป่วยจากการทำงาน" กฎใหม่นี้กำหนดให้นายจ้างแจ้งพนักงานเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาสามารถรายงานการบาดเจ็บและป้องกันไม่ให้พวกเขาตอบโต้พนักงานที่ทำเช่นนั้น

หลังจาก OSHA เผยแพร่กฎระเบียบที่อัปเดตแล้วฉันเช็คอินกับผู้ขายเทคโนโลยีมากกว่าครึ่งโหลรวมถึงซัพพลายเออร์ของการจัดการทรัพยากรบุคคลบนคลาวด์และซอฟท์แวร์เวลาและการเข้างาน ฉันต้องการทราบว่าพวกเขากำลังวางแผนอัปเดตเพื่อช่วยให้ลูกค้าปฏิบัติตามหรือไม่

ฉันได้รับคำตอบที่หลากหลาย ADP กำลังทำงานเพื่อเพิ่มความสามารถตามโฆษกของยักษ์ประมวลผลเงินเดือน SAP SuccessFactors ดำเนินการและให้รางวัลโฆษกกล่าวว่าโมดูล "เวลาพนักงานกลางและผู้เข้าร่วม" ของ บริษัท สามารถกำหนดค่าเพื่อติดตามและรวบรวมการขาดงานตามประเภทรวมถึงการเจ็บป่วยและบาดเจ็บจากการทำงาน อย่างไรก็ตามผู้ใช้จะต้องดาวน์โหลดข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นที่ยอมรับของ OSHA เพื่อส่งไปยังหน่วยงาน

ผู้ขายเทคโนโลยี HR คนอื่น ๆ ยังคงทราบว่าพวกเขากำลังจะทำอะไร Jonathan Rejholec ผู้จัดการผลิตภัณฑ์อาวุโสที่ BambooHR ต้องการดูว่าลูกค้าคิดว่ามันเป็นคุณสมบัติที่สำคัญหรือไม่ก่อนที่จะดำเนินการใด ๆ ซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดยังใช้วิธีรอและดูก่อนที่จะตัดสินใจว่าจะอัพเกรดบริการการจัดการทรัพยากรบุคคล UltiPro หรือไม่ Kronos กำลังมองหาผลิตภัณฑ์ Kronos SaaShr ของพวกเขา PlanSource ซึ่งส่วนใหญ่นำเสนอซอฟต์แวร์การจัดการผลประโยชน์กำลังพูดคุยกับผู้จำหน่ายเทคโนโลยีที่เป็นพันธมิตรกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลอื่น ๆ เพื่อกำหนดวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับสถานการณ์ Nir Leibovich ซีอีโอของ GoCo ผู้เริ่มต้นทำงานกับแพลตฟอร์ม HR ที่ทำงานบน freemium ซึ่งเป็นคู่แข่งกับ Zenefits กำลังพยายามประเมินจำนวนลูกค้าของเขาที่จะมีผลกระทบกับกฎระเบียบ โดยทั่วไปแล้วลูกค้าของ GoCo มีพนักงานห้าถึง 300 คนและ Leibovich กล่าวว่าเขาไม่สามารถหาข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนธุรกิจขนาดนั้นที่ตกอยู่ในการกำหนดอุตสาหกรรมที่มีความเสี่ยงสูงของ OSHA

ผู้เขียนและนักพูดด้านธุรกิจและเทคโนโลยี Phil Simon กล่าวว่าผู้ผลิตซอฟต์แวร์ HR จะเพิ่มฟังก์ชั่นนี้หากพวกเขาต้องการที่จะถูกมองว่าเป็นคู่แข่งที่ชอบด้วยกฎหมายเช่น ADP, Oracle, Workday และชื่ออุตสาหกรรมขนาดใหญ่อื่น ๆ ในทางกลับกัน "ฉันแน่ใจว่าจะมี บริษัท จำนวนมากที่เก็บสิ่งนี้ไว้ในสเปรดชีตหรือที่ไม่รู้ว่าเทคโนโลยี HR ของพวกเขาสามารถทำสิ่งนี้ได้" Simon กล่าวก่อนหน้านี้ที่เคยทำงานให้กับ บริษัท Lawson Software ของ Lawson กล่าว ส่วนหนึ่งของอินฟอร์)

ล้างข้อมูลรับการฝึกอบรมและวิธีอื่น ๆ ในการเตรียมการ

นายจ้างไม่ได้จมอย่างสมบูรณ์หากผู้ขายเทคโนโลยีทรัพยากรบุคคลที่ซื้อไม่ได้อัปเดตซอฟต์แวร์เพื่อรองรับกฎการรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์แบบใหม่ คล้ายกับ SAP SuccessFactors ดำเนินการและให้รางวัลการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) และซอฟต์แวร์และระบบการจัดการทรัพยากรบุคคลจำนวนมากได้สร้างรายงานการขาดงาน จากนั้น บริษัท จะต้องดำเนินการขั้นตอนพิเศษในการแยกข้อมูลที่เกี่ยวข้องออกจากระบบและในรูปแบบที่ OSHA ยอมรับ

ก่อนที่ บริษัท จะสามารถส่งข้อมูลพวกเขาจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสะอาด การไปยังจุดนั้นอาจยากกว่าที่คิด ในบางองค์กรเมื่อคนงานได้รับบาดเจ็บหัวหน้างานหรือผู้จัดการในโรงงานจะเติมรายงานเหตุการณ์หรือรอให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลบอกพวกเขาว่าต้องทำอะไร เป็นผลให้บางครั้งฟอร์มไม่ได้กรอกอย่างถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์ "เก้าสิบห้าเปอร์เซ็นต์ของเวลาในประสบการณ์ของฉันระบบทำงานไม่ถูกต้องเพราะมีคนไม่ใส่ใจกับคุณภาพของข้อมูล" Simon กล่าว

เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดขึ้นในอนาคต บริษัท สามารถใส่บุคลากรที่กรอกแบบฟอร์มความปลอดภัยในที่ทำงานเป็นประจำผ่านการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้อง หน่วยงานด้านความปลอดภัยของเจ้าหน้าที่ของรัฐเช่น Oregon OSHA เสนอชั้นเรียนออนไลน์ OSHA ผ่านทางศูนย์การศึกษาสถาบันฝึกอบรม OSHA ซึ่งเป็นเครือข่ายระดับชาติขององค์กรไม่แสวงหากำไรที่เสนอชั้นเรียนที่ได้รับอนุญาตจากหน่วยงาน

Zimet กล่าวว่าองค์กรต่าง ๆ ต้องระมัดระวังเกี่ยวกับปริมาณข้อมูลที่พวกเขาแบ่งปันด้วย ก่อนการเปลี่ยนแปลงนายจ้างผิดพลาดอย่างระมัดระวังและรายงานมากเกินไป "แต่ถ้าคุณทำตอนนี้" เธอเตือน "คุณอาจถูกลงโทษคุณไม่ต้องการมีอุบัติเหตุและอุบัติเหตุจำนวนมากเพราะจะทำให้เกิดการตรวจสอบ"

หากธุรกิจขนาดเล็กมีคู่แข่งที่ใหญ่กว่าซึ่งต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบใหม่ Zimet กล่าวว่าสามารถทำการตรวจสอบ OSHA เพิ่มเติมในอุตสาหกรรมของตนได้ "คนตัวเล็กก็ต้องทำตามเช่นกัน" เธอกล่าว

Zimet ทำงานกับพนักงาน (หรือตามสัญญา) สำหรับ บริษัท หลายแห่งในด้านการดูแลสุขภาพและการศึกษาปฐมวัย OSHA สองอุตสาหกรรมเห็นว่ามีความเสี่ยงสูงต่อการเจ็บป่วยและบาดเจ็บในสถานที่ทำงานและดังนั้นจึงตรวจสอบบ่อยขึ้น เธอคิดว่าเธอผ่านการตรวจสอบอย่างน้อยแปดครั้งในช่วงหลายปีที่ผ่านมา หากกฎการรายงานออนไลน์แบบใหม่ทริกเกอร์การตรวจสอบ OSHA เธอแนะนำให้ บริษัท สร้างรายการตรวจสอบที่ผู้บันทึกสามารถอ้างอิงได้ รายการตรวจสอบควรมีเส้นทางไปยังที่จัดเก็บข้อมูลและคำถามที่ OSHA มักถามในการตรวจสอบ "นี่อาจเป็นเรื่องง่ายเหมือนการมีส่วนความปลอดภัยในอินทราเน็ตของ บริษัท หรือสร้างวิกิ" เธอกล่าว หลาย บริษัท มีสิ่งเหล่านี้ล้าสมัยในสารยึดเกาะ