จัดระเบียบ: เมื่อไรที่จะลบ?

การบันทึกข้อมูลดิจิตอลเป็นเรื่องตลก มักจะไม่มีค่าในการรักษามัน (คำชี้แจงที่เป็นที่ถกเถียงกันและฉันจะไปที่) แต่เนื่องจากมันไม่ใช้พื้นที่ทางกายภาพและพื้นที่เสมือนมีราคาถูกเราจึงติดอยู่กับมัน

แต่มีผลต่อการบันทึกทุกอย่าง หากคุณต่อสู้กับการเก็บหรือลบข้อมูลไม่ว่าจะเป็นไฟล์งานไปจนถึงรูปถ่ายหรืออีเมลคอลัมน์นี้จะช่วยให้คุณนึกถึงภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกในปัจจุบันของคุณและกำหนดกลยุทธ์ใหม่สำหรับการจัดการกับภาระที่เพิ่มขึ้น

จิตวิทยาของเซฟเวอร์

การเลือกทิ้งหรือลบบางสิ่งมักเป็นสถานการณ์ทางด้านจิตใจหรืออารมณ์มากกว่าการตัดสินใจอย่างมีเหตุผล บ่อยครั้งที่นิ้วของเราโฮเวอร์เหนือปุ่มลบสิ่งที่ทำให้เราไม่สามารถกดมันคือการรับรู้ค่าที่อาจเกิดขึ้นไม่ใช่ค่าจริง เราคิดว่า "อาจมีข้อมูลในชุดข้อความอีเมลเกี่ยวกับโครงการที่ดำเนินการเสร็จสิ้นเป็นเวลาสองปีที่ฉันต้องการในอนาคต" หรือ "ถ้าวันหนึ่งฉันเรียนรู้ที่จะใช้ซอฟต์แวร์แก้ไขภาพและทำความสะอาดภาพที่ไม่ดีอย่างที่ควรจะเป็น"

เมื่อเราบันทึกอีเมล, ภาพถ่าย, เพลง, บันทึกย่อและไฟล์อื่น ๆ พวกเราหลายคนไม่ได้ประเมินมูลค่าที่แท้จริงของข้อมูลตามที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน เรากำลังคิดเกี่ยวกับสถานการณ์ในอนาคตที่อาจจะหรืออาจจะไม่เกิดขึ้น เราไปยังสิ่งต่าง ๆ เพราะสิ่งที่เป็นอันตรายในที่? พื้นที่เก็บข้อมูลดิจิตอลราคาถูกกว่าที่เคย คุณสามารถได้รับพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์จำนวนมากได้ฟรี ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกไม่แพงอย่างนั้น และปริมาณพื้นที่ที่มาพร้อมกับคอมพิวเตอร์ที่บ้านทั่วไปแท็บเล็ตและสมาร์ทโฟนแม้ว่าคุณจะซื้อการจัดสรรที่เล็กที่สุด - ก็ยิ่งมากกว่าที่เคยเป็นมาหลายสิบปีมาแล้ว

โรงเรียนแห่งความคิดแห่งหนึ่งคือพื้นที่ทั้งหมดที่มีอยู่เราไม่ควรลบอะไรเลย การเก็บถาวรเป็นเรื่องปกติ แต่ไม่มีค่าในการลบ ผิดพลาดด้วยความระมัดระวังและบันทึกทุกอย่าง ผู้คนในค่ายนี้ - เรียกพวกเขาว่าผู้ช่วยให้รอด - มักจะเติบโตบนแนวคิดของคุณค่าที่มีศักยภาพ "จะเป็นอย่างไรถ้าธุรกิจของเราหาวิธีที่จะขุดข้อมูลที่มีค่าจากอีเมลเก่าทั้งหมดเหล่านั้น" และพวกเขาอาจใช้วิธีการอนุรักษ์เช่นกัน: "เรายังไม่ทราบคุณค่าของประวัติของข้อมูลนี้ดังนั้นเราจึงควรเก็บรักษาไว้ในเวลาที่เราทำ"

อย่างไรก็ตามเมื่อโปรแกรมรักษาพยายามเข้าถึงข้อมูลที่เก็บรักษาไว้พวกเขามักจะพบกับปัญหาในโลกแห่งความจริงที่ไม่คาดคิด อันดับแรกในฐานะเพื่อนร่วมงานของฉันในแผนกไอทีกล่าวว่า "พื้นที่เก็บข้อมูลราคาถูก แต่การบำรุงรักษามีราคาแพง" มีค่าใช้จ่าย - เป็นเงินเวลาหรือทั้งสองอย่างที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำดัชนีและการเรียกดูคลังเก็บถาวรขึ้นอยู่กับสถานที่และวิธีการเก็บถาวร หากคุณคิดว่าคุณมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเพราะคุณเก็บไฟล์ Outlook ไว้อย่างขยันขันแข็งฉันจะกล้าลองทำบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจง การส่งไฟล์เพื่อเก็บเป็นเรื่องง่าย การแยกพวกมันออกและค้นหาสิ่งที่คุณต้องการคือความเจ็บปวดที่คอและมีคนเพียงไม่กี่คนที่ทำเช่นนั้น เซฟเวอร์บันทึกทุกอย่างไม่ใช่เพราะพวกเขาต้องการข้อมูลของพวกเขา แต่เป็นเพราะพวกเขาชอบความคิดที่จะสามารถรับข้อมูลได้หากพวกเขาต้องการ ถามตัวเองว่าไฟล์. PST ที่คุณปฏิเสธที่จะลบในช่วง 10 ปีที่ผ่านมานั้นไม่มีอะไรมากไปกว่าความปลอดภัย

กล่าวอีกนัยหนึ่งเมื่อคุณเก็บถาวรบางสิ่งทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าเก็บไว้ที่ไหนและอย่างไรมันอาจกลายเป็นสิ่งที่ไม่สามารถเข้าถึงได้และมีปัญหามากกว่าที่ควรจะได้รับ

แนวทางที่สมดุลในการออมและการเก็บถาวร

วิธีการที่ดีกว่าในความคิดของฉันคือการมีความแตกต่างทางจิตที่ชัดเจนระหว่าง "ไฟล์ทำงาน" หรือ "ข้อมูลที่ใช้งาน" และข้อมูลประเภทอื่น ฉันใช้คำว่า "ไฟล์งาน" เพื่ออธิบายข้อมูลที่ฉันต้องการสำหรับงานที่กำลังดำเนินอยู่ในปัจจุบันหรืองานที่เพิ่งเสร็จสมบูรณ์เมื่อไม่นานมานี้ซึ่งฉันอาจจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลในอนาคตอันใกล้ "ข้อมูลที่ใช้งาน" เป็นหลักหมายถึงสิ่งเดียวกัน แต่อาจอธิบายไฟล์คอมพิวเตอร์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงานได้ดีกว่าเช่นภาพถ่ายครอบครัวและความบันเทิง (เพลงและวิดีโอ) มีความแตกต่างระหว่างเพลงที่คุณเล่นและเพลงที่คุณรวบรวมเพื่อการสะสม แต่อาจจะไม่เล่น … เคย

อายุของไฟล์ไม่ได้บอกคุณเสมอว่าไฟล์นั้นทำงานอยู่หรือไม่ ตัวอย่างเช่นคุณอาจพิจารณาภาพถ่ายเก่าบางภาพที่ใช้งานหากคุณต้องการแบ่งปันหรือรวมเข้ากับโครงการเช่นประวัติครอบครัวหรือปฏิทินติดผนัง อย่างไรก็ตามหากคุณมีองค์ประกอบภาพเหมือนกัน 18 รุ่นและ 16 ภาพเบลอโอกาสที่คุณจะใช้ภาพ 16 นัดนั้นหรือเก็บเกี่ยวคุณค่าใด ๆ จากสิ่งเหล่านั้นจะต่ำมาก เมื่อค่าของไฟล์อยู่ในระดับต่ำมันจะเป็นขยะ ปล่อยให้ค่าที่เป็นไปได้ตามจินตนาการและเพียงแค่ลบทิ้ง

ฉันยังคิดว่ามันช่วยให้คิดว่าการเก็บถาวรคล้ายกับการลบซึ่งหมายความว่าเมื่อมีบางสิ่งถูกเก็บถาวรมันไม่สามารถเข้าถึงได้เป็นหลักแม้ว่ามันจะไม่หายไปไหนก็ตาม

นี่คือตัวอย่างที่ชัดเจนมาก: รัฐบาลสหรัฐสั่งให้ชาวอเมริกันต้องเก็บรักษาบันทึกภาษีเจ็ดปีดังนั้นข้อมูลทั้งหมดนั้น "ทำงาน" และต้องได้รับการบันทึกในลักษณะที่สามารถเข้าถึงได้ง่าย บันทึกภาษีของคุณจากกว่าเจ็ดปีที่ผ่านมาอาจถูกเก็บถาวรเนื่องจากไม่น่าเป็นไปได้สูงที่คุณจะต้องเข้าถึงเอกสารเหล่านั้น แต่มีโอกาสน้อยที่คุณหรือครอบครัวหุ้นส่วนธุรกิจหรือที่ปรึกษาด้านกฎหมายอาจต้องการหรือต้องการพวกเขาใน อนาคต.

วิธีทราบเมื่อต้องลบ (หรือเก็บถาวร)

คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าการลบข้อมูลและไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณเป็นอย่างไร กฎที่คุณใช้เองอาจแตกต่างกันไปตามประเภทของไฟล์ดังนั้นนี่คือคำแนะนำสำหรับไฟล์สำนักงานทั่วไป (การประมวลผลคำสเปรดชีตงานนำเสนอ ฯลฯ ) อีเมลรูปภาพและเพลงและวิดีโอ

ระบุค่า พูดจริงเมื่อถึงเวลาที่ต้องกำจัดความยุ่งเหยิงระบุสิ่งที่คุณต้องการหรือต้องการทราบเกี่ยวกับงานข้อมูลหรือไฟล์และที่ที่คุณจะพบ จากนั้นค้นหาสถานที่ที่มีการทำซ้ำ - บ่อยครั้งมากที่คุณสามารถเริ่มใช้ปุ่มลบ

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณบันทึกสิ่งต่อไปนี้: PDF ของใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปสำเนาการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่ชำระและสเปรดชีตของกิจกรรมการแจ้งหนี้ทั้งหมด ในบางจุดหลังจากได้รับการชำระเงินคุณอาจต้องการลบ (หรือเก็บถาวร) PDF ของใบแจ้งหนี้ ทำข้อตกลงเสร็จสิ้นการตรวจสอบได้เคลียร์และคุณมีบันทึกความคืบหน้าที่ดี

ลบรูปภาพในขณะที่คุณถ่ายภาพ ด้วยรูปถ่ายโปรดจำไว้ว่าเพียงเพราะคุณมีความสามารถในการบันทึกภาพนับหมื่นไม่ได้หมายความว่าคุณควร เป็นนิสัยในการลบภาพที่ไม่ได้โฟกัสและภาพที่ไม่ดีอื่น ๆ ในขณะที่คุณถ่ายภาพ (มันเป็นหนึ่งในสิ่งที่สวยงามเกี่ยวกับการถ่ายภาพดิจิตอลหลังจากทั้งหมด)

ถังขยะอีเมลประจำ สำหรับอีเมลให้ลบข้อความที่ทำเป็นประจำและการสื่อสารด่วนที่ไม่มีข้อมูลใด ๆ ที่คุณอาจต้องการในภายหลัง คนส่วนใหญ่สามารถเรียงลำดับโดยผู้รับและรู้ว่าไฟล์เหล่านี้จะอยู่ที่ใด

บันทึกไฟล์แนบอีเมลเพียงชุดเดียว ลบอีเมลพร้อมไฟล์แนบ แต่บันทึกไฟล์แนบในเครื่องเมื่อจำเป็น หรือในทางกลับกัน: เก็บอีเมลทิ้งไฟล์ไว้ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดไฟล์แนบอีเมลเป็นสถานที่ที่ดีในการระบุความซ้ำซ้อนและคุณต้องการสำเนาเพียงชุดเดียว สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับอีเมลโดยเฉพาะโปรดดู "วิธีหลีกเลี่ยงอีเมลโอเวอร์โหลด"

การถ่ายโอนข้อมูล (หรือเก็บถาวร) สื่อที่คุณไม่ได้เล่น สำหรับผู้เก็บสะสมเพลงและวิดีโอทั้งหมดให้สมจริงเกี่ยวกับไฟล์ที่คุณจะเล่นจริง หากคุณเป็นผู้ใช้สื่อหนักจริงใช้ประโยชน์จากบริการคลาวด์ที่ให้สิทธิ์ใช้งานสื่อที่คุณเป็นเจ้าของ (a iTunes Match) เพื่อให้คุณไม่ต้องเก็บสำเนาของสิ่งที่คุณคิดว่าคุณต้องการ แต่ไม่เคยทำ เล่นจริง

อาจเป็นเพียงบุคลิกภาพของฉัน แต่ฉันรู้สึกถึงอิสรภาพเมื่อฉันไม่จมอยู่กับไฟล์ที่ฉันไม่ต้องการ การออกกำลังกายในการลบข้อมูลที่ไร้ประโยชน์แม้แต่เล็กน้อยหรือไฟล์ที่ไม่มีคุณค่าจริง ๆ ช่วยให้ฉันรู้สึกว่าฉันมุ่งเน้นไปที่ข้อมูลที่สำคัญ