จัดระเบียบ: เครื่องมือสำหรับการประชุมที่ดีกว่า

ผู้เชี่ยวชาญชอบพูดว่าการประชุมฆ่าผลผลิต การประชุมที่ไม่จำเป็นและวางแผนไม่ดีนั้นทำได้ แต่การประชุมบางอย่างมีความจำเป็น การประชุมสามารถประทับตราข้อตกลงทางธุรกิจใหม่ พวกเขาสามารถเปิดตัวทีมในกิจการใหม่ที่มีประสิทธิผล พวกเขาสามารถแก้ไขหลักสูตรในโครงการที่ผิดพลาดได้ และพวกเขาสามารถเอื้ออำนวยความสนิทสนมกันในหมู่ผู้ทำงานร่วมกันที่ไม่สามารถอยู่ด้วยกันในพื้นที่เดียวกัน เมื่อคุณต้องมีการประชุมอย่างแน่นอนคุณจะต้องมีเคล็ดลับในการจัดการประชุมที่มีประสิทธิผลมากขึ้นรวมถึงซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมในการทำเช่นนั้น

การกำหนด

Outlook อาจมาพร้อมกับซอฟต์แวร์สำนักงานทั่วไปที่ใช้ในการกำหนดเวลาการประชุม แต่ฉันพบว่าคุณสมบัติมากมายของ Outlook นั้นเป็นเรื่องยากและเรียนรู้ที่จะใช้งานตามที่ตั้งใจไว้ หากผู้เข้าร่วมการประชุมทั้งหมดของคุณเป็นผู้ใช้ Outlook ที่มีทักษะคุณสามารถหาเวลาที่เหมาะกับทุกคนจองห้องประชุมและเข้าร่วมการประชุมนั้นในปฏิทินโดยไม่ใช้อะไรนอกจาก Outlook ฉันต้องการอะไรที่ง่ายกว่านี้และฉันก็เป็นแฟนของเครื่องมือองค์กรดังนั้นฉันสามารถจินตนาการได้ว่าคนอื่นจะรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับ Outlook เป็นเครื่องมือจัดตารางเวลา

Doodle.com เป็นคำตอบง่ายๆ มันเป็นหนึ่งในเว็บไซต์โปรดของฉันสำหรับการวางแผนการประชุมและการพบปะกัน Doodle.com เป็นเว็บไซต์และบริการฟรีที่ทำให้การกำหนดเวลาทำได้ง่ายเพียงแค่สร้างโพล คุณเชิญผู้คนให้สำรวจความคิดเห็น (โดยส่ง URL หรือเชิญพวกเขาโดยตรงจาก Doodle) และพวกเขาจะตรวจสอบเวลาทำเครื่องหมายตามตัวเลือกที่ผู้สร้างโพลมอบให้ มันเป็นความฝันที่มีประสิทธิภาพเป็นจริง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Doodle ให้ดูบทสัมภาษณ์ของฉันกับ Michael Naef ผู้ก่อตั้ง Doodle ซึ่งมีวิดีโอที่แสดงว่า Doodle ทำงานอย่างไร

Virtual Meeting Hosting

Webex และ GoToMeeting เป็นบริการประชุมเสมือนที่เป็นที่รู้จักมากที่สุดสองแห่งซึ่งจากประสบการณ์ของฉันมักจะถูกใช้โดยผู้ที่ บริษัท ที่มีบัญชีกับผู้ให้บริการนั้นอยู่แล้ว บัญชีที่ชำระเงินของทั้งสองนั้นเต็มไปด้วยคุณสมบัติเช่นความสามารถในการบันทึกการประชุมแชทกับผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ แบ่งปันทุกสิ่งที่เกิดขึ้นบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของใครบางคนเชื่อมต่อเว็บแคมหลายแห่งและอีกมากมาย GoToMeeting ต้องการแอปพลิเคชันที่ติดตั้งเพื่อติดตั้ง

Webex เสนอบัญชีฟรี (GoToMeeting ไม่มี) แต่มาพร้อมกับข้อ จำกัด บางอย่าง ตัวอย่างเช่นมีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถเป็นเจ้าภาพการประชุมและจำนวนคนสูงสุดในการประชุมคือสามคน ทุกคนในการประชุมจำเป็นต้องใช้ VoIP เพราะไม่รองรับการโทรเข้าและโฮสต์สามารถแชร์เดสก์ท็อปไวท์บอร์ดและเอกสารของเธอได้ แต่ไม่ใช่แอปพลิเคชันหรือสิ่งใดก็ตามที่ทำงานจากระยะไกล ดังนั้นหากคุณใช้บริการเหล่านี้คุณอาจต้องการบัญชีที่ชำระเงิน

Join.me เป็นอีกตัวเลือกยอดนิยมสำหรับการจัดการประชุมเสมือน เช่นเดียวกับ Webex มีตัวเลือกฟรี แต่มีข้อ จำกัด ที่ไม่ จำกัด บัญชี Join.me ฟรีรับผู้เข้าร่วมการประชุมเสมือนสูงสุด 10 คนรองรับการแชร์หน้าจอและความสามารถในการแบ่งปันการควบคุม (เช่นมอบหน้าที่การโฮสต์บางส่วนแก่ผู้เข้าร่วมรายอื่น)

MeetingBurner (ฟรี; บัญชี Pro จาก $ 39.95 ต่อเดือน) เป็นอีกตัวเลือกหนึ่งที่ทำงานในเบราว์เซอร์โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้ง ด้วยบัญชีฟรีคุณสามารถจัดการประชุมได้มากถึงสิบคน แต่ไม่รองรับ VoIP - Skype เป็นอย่างไรและทำงานได้ดีภายในบริการ

Skype ไม่ใช่เครื่องมือที่ไม่ดีสำหรับการจัดการประชุมบางประเภท แต่มันก็ไม่ได้น่าเชื่อถือเท่าการประชุมอื่น ๆ เช่นเดียวกับเครื่องมืออื่น ๆ บัญชี Skype ฟรีมาพร้อมกับข้อ จำกัด หลายประการ (ไม่มีการแชร์หน้าจอใหญ่สำหรับการประชุมและการประชุมทางวิดีโอกับบุคคลอื่นเพียงคนเดียว) แต่มันเป็นตัวเลือกที่สะดวกสบายเมื่อคุณต้องการเสียง โทรหาคนที่กระจายไปทั่วโลก … และมีบัญชี Skype อยู่แล้ว

ร่วมมือกันแบบตัวต่อตัว

เครื่องมือการสัมมนาผ่านเว็บส่วนใหญ่ที่ระบุไว้ด้านบนช่วยให้การทำงานร่วมกันเสมือนออนไลน์ แต่เมื่อทุกคนอยู่ในห้องเดียวกันและสามารถพูดคุยแบบเห็นหน้ากันฉันชอบที่จะใช้เครื่องมือที่เน้นการจัดการน้อยกว่า

Google Drive (ฟรี) มีประโยชน์ในออฟฟิศเพราะหลายคนสามารถอัปเดตเอกสารแบบเรียลไทม์ คุณสามารถดูเวลาที่คนอื่นแก้ไขหรือดูเอกสารเดียวกันกับที่คุณเปิด Google ไดรฟ์ไม่เหมาะกับอุปกรณ์พกพาขออภัย ฉันยังพบว่ามันใช้งานแล็ปท็อปได้ง่ายกว่าระหว่างการประชุมมากกว่าผ่านแอพ Google Drive iPad

อาสนะ ได้ยึดครองโลกการทำงานร่วมกันอย่างรวดเร็วด้วยเครื่องมือจัดการงานความร่วมมือออนไลน์ (และการจัดการโครงการ) ที่ยอดเยี่ยม เป็นบริการที่ยอดเยี่ยมในการใช้งานตลอดรอบการทำงานของคุณและแสดงคุณค่าของมันในระหว่างการประชุมเพื่อสร้างงานใหม่เช่นการติดตามผลที่ได้รับมอบหมายให้กับผู้คนเมื่อสิ้นสุดการประชุม

จดบันทึก

Evernote (ฟรีถึง $ 45 ต่อเดือนสำหรับพรีเมี่ยม) เป็นลิงกอริลลาแห่งการจดบันทึก 800 ปอนด์และฉันใช้มันอย่างดุเดือดในระหว่างการประชุม ฉันชอบที่มันมีฟังก์ชั่นการบันทึกเสียงในตัวที่ช่วยให้ฉันสามารถบันทึกการสนทนาทั้งหมดได้ในกรณีที่ฉันต้องอ้างอิงในภายหลัง นอกจากนี้ยังยอดเยี่ยมบนอุปกรณ์พกพาสำหรับคุณสมบัติกล้อง ถ่ายภาพไวท์บอร์ดอัปโหลดไปยัง Evernote และข้อความทั้งหมดในภาพนั้นได้รับการวิเคราะห์โดย OCR และสามารถค้นหาได้อย่างสมบูรณ์

Minutes.io (ฟรี) ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการบันทึกรายงานการประชุมอย่างชัดเจนทำงานในเบราว์เซอร์ แต่ทำงานทั้งออนไลน์และออฟไลน์ เมื่อคุณถูกขอให้จดบันทึกอย่างเป็นทางการสำหรับการประชุมโดยไม่คาดคิดนาทีของฉันจะเริ่มต้นอย่างรวดเร็วและทำงานได้ดีทำให้คุณมีเทมเพลตสำหรับงานที่ทำอยู่