จัดระเบียบ: หยุดการต่อสู้ด้วยอีเมลด้วยอีเมลที่มากขึ้น

อีเมลโอเวอร์โหลดเป็นปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานอย่างมากในที่ทำงาน ฉันพบผู้คนตลอดเวลาที่บ่นเกี่ยวกับอีเมลโดยบอกว่ามันท่วมท้นพวกเขาต้องการปิดสวิตช์สำหรับข้อความใหม่ทั้งหมดที่ไหลเข้าสู่กล่องจดหมายของพวกเขา

อย่างไรก็ตามบุคคลเดียวกันเหล่านี้จำนวนมากตรึงไว้กับอีเมลในลักษณะที่ทำให้ปัญหาเลวร้ายลง สิ่งที่ฉันเห็นคือคนที่พยายามต่อสู้อีเมลด้วยอีเมลที่มากขึ้นซึ่งจะสร้างอีเมลได้มากขึ้นเรื่อย ๆ เนื่องจากพวกเขาจมอยู่กับความทุกข์ยากทางอีเมลพวกเขามักจะไม่เห็นสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจนดังนั้นพวกเขาจึงไม่ทราบว่าพวกเขากำลังทำให้แย่ลง

มีสองสามวิธีที่ฉันสังเกตเห็นคนยิงตัวเองในขณะที่พยายามจัดการกับอีเมลเกินพิกัด

อย่าใช้กล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นรายการที่ต้องทำ

ตัวอย่างแรกของคนที่ทำให้ปัญหาอีเมลแย่ลงคือ listers สิ่งที่ต้องทำ อย่างที่ฉันชอบเรียกพวกเขา listers สิ่งที่ต้องทำปล่อยให้อีเมลในกล่องขาเข้าของพวกเขาเมื่อข้อความประกอบด้วยงานหรือทริกเกอร์หน่วยความจำของงานที่ได้รับมอบหมาย กล่าวอีกนัยหนึ่งพวกเขาใช้กล่องจดหมายเข้าเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ

คิดเกี่ยวกับวิธีที่ผู้คนมักมอบหมายงานผ่านอีเมล ไม่ค่อยมีงานที่ระบุไว้อย่างชัดเจนในหัวเรื่อง ผู้รับต้องเปิดและอ่านอีเมลเพื่อทราบรายละเอียดของงาน อย่างไรก็ตามมีโอกาสมากขึ้นที่ข้อความจะไม่มีข้อมูลทั้งหมดที่ผู้รับต้องการเช่นกำหนดเวลาหรือรายละเอียดอื่น ๆ เกี่ยวกับงาน การแลกเปลี่ยนข้อความกลับไปกลับมาทำให้งานชัดเจนขึ้นและท้ายสุดก็คือการสร้างอีเมลใหม่ทุกครั้งที่มันเกิดขึ้น กล่าวโดยสรุปกล่องขาเข้าของอีเมลเป็นรายการที่ต้องทำที่น่าสงสารมาก

ปัญหาอีกประการหนึ่งคือผู้ใช้ที่ต้องทำต้องตรวจสอบจดหมายขาเข้าแต่ละฉบับอย่างต่อเนื่องเพื่อดูว่ามีงานอยู่หรือไม่และหากไม่ได้รับก็จะกำจัดจดหมายทันที พี่น้องที่ต้องทำจบลงด้วยการกำจัดวัชพืชอย่างไม่หยุดหย่อน

ที่แย่กว่านั้นคือสิ่งที่ต้องทำคือคุ้นเคยกับการตรวจสอบกล่องจดหมายของพวกเขาสำหรับงานประจำวันและบ่อยครั้งพวกเขามักจะส่งอีเมลเตือนความจำถึงสิ่งอื่น ๆ ที่พวกเขาต้องการทำ

หากอีเมลเป็นปัญหาทำไมคุณต้องการสร้าง อีเมลเพิ่มเติม ด้วยวิธีนี้

อย่างไรก็ตามในความหนาของมัน แต่สิ่งที่ต้องทำไม่สามารถมองเห็นได้ว่าระบบของพวกเขาทำให้เรื่องแย่ลง พวกเขามักจะโต้แย้งว่าการใช้กล่องจดหมายเข้าของพวกเขาเป็นรายการที่ต้องทำเป็นสิ่งเดียวที่ใช้ได้ผล แต่ถ้าคนคนนี้รู้สึกว่าถูกครอบงำด้วยอีเมลเห็นได้ชัดว่ามันไม่ทำงาน มีวิธีแก้ปัญหาสองสามข้อและฉันจะไปหาพวกเขาในชั่วขณะหนึ่ง

หยุดส่ง Nudgemail

ฉันได้พูดคุยเกี่ยวกับการจัดการอีเมลเมื่อไม่นานมานี้ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการพูดคุยฉันได้พูดคุยกับพนักงานบางคนและเรียนรู้ว่าพวกเขาจำนวนมากกำลังจัดการอีเมลจำนวนมากบางครั้ง 1, 000 ข้อความต่อวันโดยใช้ Nudgemail พวกเขาคิดว่านี่เป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการจัดการการไหล

Nudgemail เป็นเครื่องมือ freemium ที่ช่วยให้คุณปิดเสียงเตือนอีเมลโดยตั้งเวลาที่จะปรากฏขึ้นในกล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นข้อความใหม่ "พื้นฐาน" เป็นคำที่สำคัญมากที่นี่

ฟังก์ชั่นการปิดเสียงเตือนส่วนใหญ่เช่นเดียวกับใน SaneBox หรือแอพอีเมลที่ดีที่สุดซ่อนข้อความต้นฉบับจากกล่องจดหมายของคุณ นัดดาเมลทำงานแตกต่างกันเล็กน้อย เมื่อคุณใช้เพื่อปิดเสียงชั่วคราวอีเมลเดิมจะยังคงอยู่ในกล่องจดหมายของคุณและ ข้อความใหม่ จะปรากฏที่ด้านบนของกล่องจดหมายของคุณโดยที่ข้อความทั้งหมดจะถูกอ้างถึง

อย่าเข้าใจฉันผิด นัดจ์เมลเป็นเครื่องมือที่ดีและเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยมในบางสถานการณ์ ใครก็ตามที่ดูกล่องจดหมายเป็นกระแสข้อมูลแทนที่จะเป็นจุดรวบรวมสำหรับการสื่อสารที่ต้องดำเนินการอาจทำได้ดีกว่าที่จะใช้ แต่เมื่อคนงานบอกฉันว่าจำนวนข้อความที่แท้จริงในกล่องจดหมายของพวกเขาทำให้พวกเขาไม่สามารถทำงานได้และ 20 เปอร์เซ็นต์ของข้อความเป็นข้อความซ้ำ ๆ ในรูปแบบของนัดเด็มเมลนั่นเป็นปัญหา

มากเท่าที่ต้องทำ listers สามารถปฏิเสธเกี่ยวกับความจริงที่ว่าระบบของพวกเขาเสียผู้ใช้ Nudgemail บางคนทำให้มันกลายเป็นไม้ค้ำ พวกเขาติดอยู่ในนิสัยปัจจุบันของพวกเขาจนมองไม่เห็นทางออกที่ดีกว่า

อย่าตอบอย่างรวดเร็ว

บ่อยครั้งที่การตอบกลับอีเมลเป็นวิธีการยอมรับข้อความของบุคคลอื่นโดยไม่ต้องย้ายการสนทนาไปข้างหน้า ลองนึกภาพอีเมลของเพื่อนร่วมงานเพื่อถามความเห็นของคุณเกี่ยวกับงานนำเสนอ คุณยังไม่ได้ดูการนำเสนอเลย ขึ้นอยู่กับที่ทำงานของคุณมันอาจเป็นที่ยอมรับได้มากกว่าที่จะตอบกลับอย่างรวดเร็วด้วย "ฉันไม่รู้ฉันยังไม่ได้ดู" กว่าจะรอสองชั่วโมงจนกว่าคุณจะได้ดูและแสดงความคิดเห็น เมื่อคุณข้ามไปตอบกลับอย่างรวดเร็วแม้ว่าข้อความจะไม่ได้รับการยืนยันคุณกำลังสร้างอีเมลส่วนเกิน หากวัฒนธรรมของ บริษัท ผลักดันให้คุณไปสู่พฤติกรรมนั้นคุณควรจะเชื่อว่าคนอื่นกำลังทำเพื่อคุณเช่นกัน

บุคคลที่ตอบอีเมลช้าอาจถูกมองว่าขี้เกียจหรือไม่ได้เป็นผู้เล่นเป็นทีมแม้ว่าการรอการตอบกลับอีเมลเป็นวิธีที่สมเหตุสมผลและมีประสิทธิภาพมากกว่า แต่มันย้อนกลับอย่างสมบูรณ์และคุณต้องแยกตัวออกจากมันหากคุณรู้สึกว่าถูกน้ำท่วมโดยอีเมล

สิ่งที่เกิดขึ้นก็คือผู้คนตอบกลับข้อความเพียงเพื่อส่งผ่านความวุ่นวาย สมมติว่า Raj ถามความเห็นของซาร่าห์ถึงบางสิ่งและเธอตอบว่า "ไม่แน่ใจคุณคิดอะไรอยู่?" ตอนนี้ลูกบอลกลับมาที่ศาลของราชาและความรับผิดชอบอยู่ที่เขาเพื่อตอบถ้าเพียงเพื่อที่ซาร่าห์จะมีข้อความที่ยังไม่ได้อ่านใหม่ในกล่องจดหมายของเธอเตือนให้เธอตอบเวลานี้จริง ๆ

อีกตัวอย่างหนึ่งที่พบได้ทั่วไปสำหรับผู้ที่อยู่ในแผนกสนับสนุนเช่นไอทีคือพวกเขาจะตั้งค่าที่อยู่อีเมลทั่วไปสำหรับพนักงานในการยื่นตั๋วช่วยเหลือเช่นเมื่อพนักงานคนหนึ่งแจ้งว่าคอมพิวเตอร์ของเธอเสียและจำเป็นต้อง รับความช่วยเหลืออย่างรวดเร็วเธออาจลืมอีเมลทั่วไปและส่งอีเมลถึงคนที่เธอรู้จักในด้านไอทีแทน ควรฝ่าย IT ดูแลปัญหาหรือไม่ ละเว้นอีเมลหรือไม่ ตอบและบอกพนักงานว่าเธอต้องการใช้ที่อยู่ไอทีที่ถูกต้องหรือไม่ ซีซีเจ้านายของเธอ? สิ่งที่ถูกต้องทำคืออะไร?

บ่อยครั้งที่การตอบสนองเกิดจากความตื่นตระหนกและความหงุดหงิดเพียงสร้างอีเมลมากขึ้น (และสร้างความตึงเครียด) อีกครั้งมันเป็นตัวอย่างของวัฒนธรรมของ บริษัท ที่สร้างความคาดหวังของการตอบสนองอย่างรวดเร็วที่เป็นปัญหาราก แต่คุณสามารถแยกตัวออกจากรูปแบบนี้โดยไม่รบกวนความสงบและสร้างอีเมลให้น้อยลง

โซลูชันสำหรับอีเมล์ที่มากเกินไป

เราจะหยุดสร้างอีเมลที่มากเกินไปได้อย่างไร วิธีแก้ปัญหาบางอย่างง่ายและรวดเร็วและบุคคลสามารถทำได้โดยไม่ต้องได้รับการสนับสนุนจาก บริษัท

ในตัวอย่างก่อนหน้านี้พนักงานไอทีอาจจะหยิกปัญหาในตาด้วยการสนทนาแบบตัวต่อตัว (หรือโทรศัพท์กับพนักงานระยะไกล) แทนที่จะตอบกลับทางอีเมล หากบุคคลไอทีตอบกลับทางอีเมลผู้ร่วมงานที่ต้องการอาจจะไม่ได้อ่านอย่างใกล้ชิด จำไว้ว่าเธอกำลังเครียดเกี่ยวกับปัญหาคอมพิวเตอร์ของเธออยู่แล้ว มันอาจฟังดูเทคโนโลยีต่ำมาก แต่การเผชิญหน้ากับเพื่อนร่วมงานตัวต่อตัวอย่างใจเย็นและเป็นมืออาชีพจะช่วยเธอจดจำโปรโตคอลที่ถูกต้องสำหรับการยื่นตั๋วความช่วยเหลือในอนาคตโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบุคลากรด้านไอทีอธิบายถึงงานอื่น ๆ ขณะ การอธิบายด้วยตนเองไปไกล

อีกวิธีหนึ่งในการหยุดสร้างอีเมลที่มากเกินไปสำหรับตัวคุณเองคือการค้นหาเครื่องมือช่วยอีเมลที่ดีที่ช่วยให้คุณลดการใช้อีเมลในกล่องจดหมายของคุณแทนที่จะเผยแพร่มันอย่างที่ Nudgemail ทำ SaneBox (ประมาณ $ 7 ต่อเดือน) เป็นทางออกที่ฉันแนะนำ Mailbird เป็นแอปอีเมลไคลเอ็นต์ที่มาพร้อมกับตัวเลือกเลื่อนเสียงปลุกและคุณสมบัติอื่น ๆ ที่อาจช่วยได้เช่นกัน

หยุดใช้กล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งสำหรับงานส่วนตัวและงานที่เกี่ยวข้อง ตอนนี้มีเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมมากมายที่ดีกว่าในการมอบหมายงานติดตามพวกเขาอัปเดตรายละเอียดเกี่ยวกับพวกเขาและอื่น ๆ ที่ไม่ต้องพึ่งพาอีเมล ฉันชอบ Todoist ถึงแม้ว่า Wunderlist จะเป็นแอพที่ยอดเยี่ยม

หากคุณสามารถโน้มน้าวให้ทีมงานหรือแผนกของคุณหยิบเครื่องมือที่ดีกว่าสำหรับการมอบหมายงานคุณจะมีรูปร่างที่ดีขึ้น นอกเหนือจากแอปการจัดการโครงการบังคับเต็มรูปแบบแล้วยังมีแอพการทำงานร่วมกันอื่น ๆ ที่มีน้ำหนักเบาใช้งานง่ายตั้งค่าได้เร็วขึ้นและอาจเป็นทางออกที่ดีกว่าสำหรับความท้าทายของทีมของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูเคล็ดลับอื่น ๆ ของฉันเกี่ยวกับวิธีลดปริมาณอีเมลในที่ทำงาน