จัดระเบียบ: การประชุมที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

Jeff Weiner ซีอีโอของ LinkedIn เผยแพร่บทความเมื่อเร็ว ๆ นี้ด้วยกฎข้อเดียวของเขาเพื่อกำจัดการประชุมที่ไร้ประโยชน์: ไม่มีการนำเสนอ ฉันไปถึงที่ที่เขาไป แต่มันเป็นแถลงการณ์เด็ดขาดและฉันไม่สามารถพูดได้ว่าฉันเห็นด้วยกับมันใน 100 เปอร์เซ็นต์ของทุกสถานการณ์

ฉันเชื่อว่าวิธีการจัดการประชุมที่ดีกว่านั้นคือการเข้าใจว่าคุณต้องการจัดประชุมแบบไหนก่อนจากนั้นจึงจัดระเบียบตัวเองและเตรียมตัวให้พร้อม การทำตามขั้นตอนง่ายๆสองสามขั้นตอนในขั้นตอนการวางแผนของการประชุมจะช่วยให้มันมีประสิทธิผลมากขึ้นสำหรับทุกคน

การประชุม 4 แบบ

ในใจของฉันมีการประชุมสี่แบบ หากคุณไม่เคยคิดเกี่ยวกับประเภทของการประชุมที่คุณตั้งใจจะถือนั่นอาจเป็นปัญหาของคุณครึ่งหนึ่ง

การประชุมที่ให้ข้อมูล การประชุมที่ให้ข้อมูลคือการประชุมที่ใช้เพื่อเผยแพร่ข้อมูล การประชุมศาลากลางครึ่งปีมักเป็นข้อมูล การบรรยายสรุป PR มักเป็นข้อมูล โดยปกติมีเพียงฝ่ายเดียวเท่านั้นที่มีข้อมูลที่จะแบ่งปัน ผู้เข้าร่วมประชุมอยู่ที่นั่นเพื่อดูดซับ

การประชุมการอภิปราย / การทำงานร่วมกัน การประชุมระดมสมองเป็นตัวอย่างของการอภิปรายหรือการประชุมร่วมกัน ในการประชุมแบบนี้ฝ่ายหนึ่งฝ่ายหรือมากกว่านั้นอาจทำงานในวาระการประชุม ข้อมูลนั้นมาจากหลายคน การประชุมร่วมกันมักจะเป็นการแก้ปัญหาการประชุมด้วย

การประชุมเช็คอิน เช็คอินคือการประชุมตามกำหนดเวลาปกติโดยปกติจะอยู่รอบ ๆ โครงการหนึ่งซึ่งอาจดำเนินการต่อหรือคาดว่าจะเสร็จสมบูรณ์ scrums รายวันเป็นตัวอย่างของการเช็คอิน การเช็คอินเป็นสิ่งที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะได้รับการติดตามปัญหาการแก้ไขการเปลี่ยนแปลงความคืบหน้า ฯลฯ ประโยชน์อย่างหนึ่งของการประชุมเช็คอินปกติคือพวกเขามักจะสั้นมาก

ประชุมการทำงาน การประชุมการทำงานเป็นสิ่งที่บุคคลชื่นชอบ ในการประชุมที่กำลังทำงานคุณทำงานที่ต้องทำให้เสร็จ มันง่ายอย่างที่คิด การประชุมการทำงาน nip ผัดวันประกันพรุ่งในตา พวกเขามักจะทำงานร่วมกัน ตัวอย่างหนึ่งของสิ่งที่สามารถบรรลุผลได้ในการประชุมการทำงานคือโปรแกรมเมอร์และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้มารวมตัวกันเพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงรหัส (พูดกับเว็บไซต์หรือผลิตภัณฑ์เชิงโต้ตอบอื่น ๆ ) ที่ทั้งสองฝ่ายสามารถตรวจสอบได้อย่างถูกต้อง

วิธีทำให้การประชุมมีประสิทธิผลมากขึ้น

1. กำหนดการได้อย่างรวดเร็ว ยกเว้นในกรณีของการจัดการโครงการต่อเนื่องหรือระยะยาวฉันเกลียดการประชุมที่มีกำหนดการมากกว่าสองหรือสามสัปดาห์ บ่อยครั้งก่อนที่จะกำหนดเวลาการประชุมมีการสนทนาระหว่างทุกฝ่ายทางอีเมลโทรศัพท์หรือด้วยตนเองและฉันชอบที่จะให้บทสนทนาเหล่านั้นสดใหม่ในใจก่อนการประชุม วางกำหนดการไกลเกินไปและข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะหายไปนานจากหัวของฉัน

เมื่อพยายามหาเวลาที่เหมาะกับผู้คนจำนวนมากที่ไม่ได้ทำให้ปฏิทินของพวกเขาว่างคุณสามารถใช้เว็บไซต์ฟรีที่ชื่อว่า Doodle ซึ่งช่วยให้คุณสร้างแบบสำรวจที่ผู้คนสามารถระบุเวลาที่พวกเขาว่าง

2. ใช้หัวเรื่องที่ชัดเจน ในการเชิญประชุมการมีหัวเรื่องที่ชัดเจนเป็นกุญแจสำคัญในการเพิ่มผลผลิตของทุกคน หัวเรื่องควรระบุด้วยวัตถุประสงค์ทั่วไปของการประชุม ช่วยให้ผู้คนทราบก่อนที่จะแสดงหรือโทรเข้าสู่การประชุมสิ่งที่พวกเขาควรคาดหวัง

หัวเรื่องที่ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษรยังสามารถชี้แนะบางฝ่ายเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องเตรียมล่วงหน้าก่อนการประชุม

3. มีวาระการประชุมหรือเป้าหมาย การประชุมทุกครั้งต้องมีวาระการประชุมหรือรายการเป้าหมาย ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของการประชุมคุณอาจไม่จำเป็นต้องพูดอย่างชัดเจนซึ่งในกรณีนี้ควรมีการระบุไว้โดยนัยในหัวเรื่อง ตัวอย่างคือ "หัวเรื่อง: ตั้งค่าผู้เล่นตัวจริงสำหรับนิตยสารฉบับเดือนตุลาคม" - เป้าหมายคือการทำงานให้เสร็จในการประชุมทำงาน

วัตถุประสงค์ของการประชุมเพื่อเช็คอินคือเพื่อตรวจสอบตรวจสอบความคืบหน้าและแจ้งข้อกังวลดังนั้นคุณอาจไม่จำเป็นต้องมีวาระการประชุมที่ชัดเจนสำหรับการประชุมประเภทนั้น

การประชุมอภิปรายได้รับประโยชน์จริงๆจากการมีวาระการประชุม ทุกคนควรได้รับวาระการประชุมล่วงหน้าก่อนการประชุม ฉันแนะนำให้รวมไว้ในฟิลด์บันทึกย่อของการเรียกประชุม

เมื่อผู้นำการประชุมต้องใช้เวลาในการเขียนวาระการประชุมหรือรายการเป้าหมายขั้นพื้นฐานมันยังช่วยให้เธอแข็งตัวในใจของเธอเองเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุมและวิธีที่เธอจะเป็นผู้นำ

4. กำหนดผู้นำประชุม การประชุมทุกครั้งต้องมีผู้นำหรือผู้นำร่วม ในกรณีส่วนใหญ่ผู้นำการประชุมจะเป็นที่รู้จักกันโดยปริยาย: ใครก็ตามที่เรียกประชุมหรือมีบางอย่างที่จะแบ่งปันในกรณีของการประชุมที่ให้ข้อมูล ในการประชุมทางโทรศัพท์และวิดีโอแชท (เช่น Webex) มักจะเป็นคนที่เริ่มต้นการโทร

การประชุมที่เลวร้ายที่สุดที่ฉันเคยเข้าร่วมไม่มีผู้นำและประมาณครึ่งทางผ่านการประชุมฉันรู้ว่าหลายฝ่ายที่เกี่ยวข้องคิดว่าฉันควรจะผลักดันการประชุม ในครั้งเดียวมันทำให้โกรธและน่าละอายไม่ต้องพูดถึงไม่ก่อผลอย่างสมบูรณ์ ในฉากที่ไม่ประมาทอีกครั้งฉันเคยเรียกประชุมกำหนดเวลาและตั้งใจอย่างเต็มที่ที่จะใช้มันเพียงเพื่อให้เพื่อนร่วมงานคนอื่นรับไปโดยสมบูรณ์ - ก็น่ารำคาญ

5. สูญเสียเทคโนโลยี แต่ทำการสาธิต ใช่บทความนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อครอบคลุมหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีและใช่ฉันกำลังบอกให้คุณแพ้เทคโนโลยีบางอย่างของคุณเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิผลมากขึ้น ก่อนที่คุณจะเสียเวลาในการสร้างเด็ค PowerPoint ให้ถามตัวเองว่า "คุณต้องการงานนำเสนอหรือไม่?" หากคำตอบคือใช่โปรดจำไว้ว่าควรใช้สไลด์เพื่อให้ผู้คนมีส่วนร่วมและเสริมกำลังให้กับคะแนนของคุณ - อย่าทำเพื่อพวกเขา ไม่มีใครประทับใจดาวเช็ดและไม่มีใครอยากดูวิดีโอเมื่อพวกเขาได้มาฟังคุณพูดหรือมีการสนทนากับคุณ

หากคุณมีผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จะแสดงให้เห็นว่ามันทำงานอย่างไร! อย่าแสดงภาพหรือวิดีโอของมัน ให้พวกแท้แท้

หากคุณต้องการให้ข้อมูลบางอย่างแก่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนรวมถึงภาพถ่ายและวิดีโอให้ส่งไปยังพวกเขาก่อนการประชุมเพื่อให้พวกเขาสามารถทำความคุ้นเคยกับเนื้อหาซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อทุกคนมากขึ้น จากนั้นคุณสามารถใช้เวลาของคุณไปที่หัวใจของเรื่องและอาจใช้เวลาน้อยลงเช่นกัน