จัดระเบียบ: การจัดการเอกสารตระกูลดิจิทัล

ผู้คนหมดหวังที่จะกำจัดกระดาษในชีวิตของพวกเขา จดหมายเหตุดิจิตอลมาพร้อมกับข้อดีมากมาย คุณสามารถค้นหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถสำรองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปยังหลาย ๆ ที่เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา และการแบ่งปันเอกสารดิจิทัลกับสมาชิกในครอบครัวทนายความและคนอื่น ๆ ที่ต้องการพวกเขานั้นง่ายกว่าการทำสำเนาเอกสารหรือส่งแฟกซ์

แต่ก่อนที่คุณจะเริ่มสแกนโฉนดไปที่บ้านของคุณและส่งใบแจ้งหนี้และใบแจ้งยอดรายเดือนทั้งหมดไปยังอีเมลคุณจำเป็นต้องคิดให้ถ่องแท้ว่าอะไรคือสิ่งที่คุณคาดหวังที่จะบรรลุ การทำเช่นนั้นจะทำให้กระบวนการส่วนใหญ่เป็นไปโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้คุณยังจะต้องการทราบว่าโซลูชั่นที่แตกต่างกันเหล่านี้ทำอะไรเพราะพวกเขาทั้งหมดให้ผลลัพธ์ที่แตกต่างกันมาก ในที่สุดคุณจะมีความสุขกับผลลัพธ์เหล่านั้นหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับเป้าหมายดั้งเดิมของคุณเป็นส่วนใหญ่

บริการซิงค์ไฟล์ (โซลูชั่น DIY)

คุณสามารถจัดเก็บและจัดการเอกสารตระกูลออนไลน์ได้อย่างง่ายดายโดยใช้ Dropbox, Box, SugarSync หรือโซลูชันการจัดเก็บบนคลาวด์อื่น ๆ แต่มีข้อดีข้อเสียสำหรับวิธีนี้

ข้อดี. การใช้บริการซิงค์ไฟล์อาจมีราคาถูก (คุณสามารถรับ 5GB ได้ฟรี) และง่ายมากสำหรับเอกสารบางประเภท ( เช่น เอกสารเดี่ยวแทนที่จะเป็นบิลหรือคำสั่งที่เกิดซ้ำ) โดยเฉพาะถ้าคุณมีการซิงค์ไฟล์อยู่แล้ว ตั้งค่าบัญชี บริการซิงค์ไฟล์มีคุณสมบัติการทำงานร่วมกันเพื่อให้คุณสามารถทำให้ผู้อื่นสามารถเข้าถึงไฟล์ในครอบครัวของคุณหรือทนายความของคุณและอื่น ๆ ได้

จุดด้อย หากคุณต้องการบันทึกค่าใช้จ่ายและใบแจ้งยอดรายเดือนไปยังบัญชีนี้มันจะไม่เป็นไปโดยอัตโนมัติ คุณจะต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณทุกเดือนและบันทึกไฟล์ PDF ไว้ในโฟลเดอร์ซิงค์ไฟล์ คุณจะไม่ได้รับการแจ้งเตือนใด ๆ เพื่อดำเนินการนี้น้อยกว่าที่จะชำระค่าใช้จ่ายของคุณ ในที่สุดคุณจะต้องตรวจสอบความปลอดภัยของบริการที่คุณเลือกเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณจะปลอดภัย

ที่จริงแล้วมีวิธีแก้ไขสำหรับข้อเสียเหล่านี้และเป็น FileThis (ปัจจุบันอยู่ในรุ่นเบต้า) FileThis เชื่อมต่อกับบัญชีออนไลน์ของคุณและทิ้งเอกสารสำคัญทั้งหมดลงในที่เก็บที่คุณเชื่อมต่อ ตัวเลือกประกอบด้วย Box, Dropbox, Google Drive, Evernote และแม้แต่คอมพิวเตอร์ของคุณเอง

บริการพิเศษ: มุ่งเน้นด้านการเงิน

มีบริการพิเศษมากมายที่ช่วยให้คุณจัดการเอกสารในครัวเรือนโดยไม่ต้องใช้กระดาษ แต่พวกเขามักจะตอบสนองวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันเล็กน้อยดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่คุณจะต้องคำนึงถึงสิ่งที่คุณต้องทำ

ตัวอย่างเช่น Manilla (ฟรี) เป็นบัญชีออนไลน์ที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อเก็บบันทึกรายการเดินบัญชีรายเดือนทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติรวมทั้งเตือนให้คุณชำระค่าใช้จ่ายของคุณ นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติที่เป็นระเบียบที่ช่วยให้คุณติดตามโปรแกรมรางวัลเช่นไมล์สะสมไมล์และสามารถผลักดันให้คุณดำเนินการกับบัญชีก่อนที่คะแนนของคุณจะหมดอายุ Manilla นั้นยอดเยี่ยมสำหรับผู้ที่ต้องการความช่วยเหลือในการชำระค่าใช้จ่ายตรงเวลาหรือใครก็ตามที่ต้องการรวมงบเหล่านั้นทั้งหมดจากผู้ให้บริการ แต่มันก็ไม่ได้ทำอะไรมากไปกว่านั้น

Doxo คล้ายกับ Manilla รวบรวมงบและตั๋วเงินของคุณ แต่มันยังช่วยให้คุณอัปโหลดเอกสารสำคัญอื่น ๆ ในครัวเรือนทำให้ตู้เอกสารดิจิตอลทั่วไป ฉันชอบที่ Doxo ผสมผสานระบบอัตโนมัติที่พบใน Manilla เข้ากับวิธี DIY ในการสแกนและอัปโหลดเอกสารอื่น ๆ ทั้งหมดของคุณ น่าเสียดายที่ Doxo มีหุ้นส่วนน้อยกว่า Manilla ดังนั้นจึงไม่สามารถเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการรายใหญ่หลายรายเช่น Chase Bank, Netflix, CapitalOne และชื่อใหญ่อื่น ๆ Doxo มีฟีเจอร์ที่น่าสนใจอย่างหนึ่งที่ Manilla ไม่มี: ความสามารถในการส่งออกเอกสารที่รวบรวมได้ไปยังตำแหน่งอื่นเช่นบัญชี Dropbox เพื่อให้คุณสามารถสำรองข้อมูลได้

Neat ซึ่งทำให้ทั้ง NeatDesk และศูนย์จัดเก็บออนไลน์ NeatCloud (จาก $ 5.99 ต่อเดือน) มุ่งเน้นไปที่การช่วยคุณสแกนและอัปโหลดเอกสารกระดาษที่คุณมีอยู่ในบ้านของคุณ มันรวดเร็วและดีมากในการระบุภาษีและเอกสารทางการเงินโดยเฉพาะและคุณสามารถจำแนกและจัดระเบียบเป็นบัญชี Cloud-Based ทุกอย่างอื่น Neat ไม่ได้เสนอระบบอัตโนมัติใด ๆ สำหรับการดึงเอกสารซ้ำตามที่ Manilla และ Doxo ทำ

บริการพิเศษ: ชีวิตที่มุ่งเน้น

TheDocSafe ($ 5.95 ต่อเดือน) ไปในทิศทางที่แตกต่างกันเล็กน้อย มันจะนำคุณเข้าสู่รายชื่อครอบครัวและข้อมูลส่วนบุคคลที่คุณอาจต้องการรวมศูนย์รวมถึงสิ่งต่าง ๆ มากมายที่คุณอาจไม่มีในตอนแรกเช่นข้อมูลการติดต่อในกรณีฉุกเฉิน เมื่อทำการตั้งค่าบัญชีครั้งแรกคุณจะได้รับแบบสอบถามที่ครอบคลุมถึงเอกสารทั้งหมดที่คุณมี: คุณเป็นเจ้าของบ้านหรือไม่ คุณแต่งงานหรือยัง คุณมีลูกหรือไม่? คุณมีพินัยกรรมและพินัยกรรมครั้งสุดท้ายหรือไม่? สำหรับคำถามแต่ละข้อคุณสามารถป้อนคำตอบและอัปโหลดชื่อเรื่องที่เกี่ยวข้องการกระทำใบรับรองและเอกสารทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

Javont Vault นั้นคล้ายกันในบางวิธี แต่ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้คุณส่งรายละเอียดเหล่านี้ไปยังผู้รับผลประโยชน์เมื่อคุณตาย ถึงกระนั้นมันก็ทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมสำหรับการรวมศูนย์ครอบครัวสำคัญ ๆ มากมายหรืองานเอกสารส่วนตัวในขณะที่คุณยังมีชีวิตอยู่ คุณสามารถนำสินค้าคงคลังของทรัพย์สินของคุณรายการรหัสเข้าสู่ระบบและรหัสผ่านบัญชีออนไลน์ทั้งหมดของคุณและออกบันทึกรายละเอียดให้คนที่คุณรักเกี่ยวกับสิ่งที่คุณคาดหวังว่าพวกเขาจะทำกับข้อมูลทั้งหมดนี้หลังจากที่คุณตาย Javont Vault ถูกล็อคโดยหมายเลขประกันสังคมดังนั้นมันจึงถูก จำกัด ให้ใช้ในสหรัฐอเมริกาเท่านั้น

ส่วนที่สำคัญที่สุด? ความสุขุม

ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดที่ต้องทำก่อนที่จะจัดทำเป็นเอกสารดิจิทัลในครัวเรือนของคุณคือการคิดผ่านสิ่งที่คุณต้องการทำหรือปัญหาที่คุณต้องแก้ไข หากคุณเริ่มไร้กระดาษโดยไม่มีเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่ชัดเจนความพยายามของคุณอาจสูญเปล่าเพราะโซลูชั่นที่มีอยู่มากมายให้บริการที่แตกต่างกันมาก