จัดระบบ: jason shah ผู้ก่อตั้ง do.com เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิผลมากขึ้น

คุณเสียเวลาในการประชุมนานเท่าไหร่เพราะคนที่เตรียมพวกเขาไม่ได้เตรียม? ไม่มีวาระ เพื่อนร่วมงานมาถึงช้า สิ่งที่กล่าวถึงเกี่ยวข้องกับคุณหรืองานของคุณ อีกหนึ่งชั่วโมงต่อมาคุณไม่ได้ทำอะไรเลยไม่ได้เรียนรู้อะไรเลยและไม่ได้มีส่วนอะไรเลย ประเด็นคืออะไร?

Do.com มีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยให้ผู้คนมีการประชุมที่ดีขึ้นโดยให้ทรัพยากรแก่พวกเขาสำหรับการวางแผนและดำเนินการ ในหลาย ๆ วิธีมันเป็นรายการตรวจสอบสิ่งที่ต้องทำก่อนระหว่างและหลังการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นประโยชน์สำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

ก่อนที่ฉันจะได้พบกับ Jason Shah ผู้ก่อตั้งและ CEO ของ Do.com เราได้ส่งอีเมลหาวันและเวลาที่เหมาะสมในการพูดคุย เมื่อเราตกลงกันเขาตอบว่า "ฉันวางแผนที่จะโทรหาคุณทาง Skype และฉันจะส่งคำเชิญเข้าร่วมปฏิทินเร็ว ๆ นี้" อีกสักครู่ต่อมาคำเชิญเข้าร่วมปฏิทินก็มาถึง

วันของการประชุมของฉันฉันได้รับอีเมลจาก Do.com ผ่านทาง Shah ภายในฉันพบวาระชัดเจนเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ชัดเจนสำหรับการประชุมรายชื่อของคนที่จะโทรและข้อมูลการติดต่อของพวกเขา (แค่เราสองคนในกรณีนี้) และลิงก์ไปยังข้อมูลพื้นฐาน ทั้งหมดนี้ช่วยเราในการไล่ล่าระหว่างการโทรขณะที่ชาห์อธิบายสิ่งที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิผลแรงจูงใจในการเริ่มต้น Do.com และลักษณะของการประชุมระหว่างผู้ทำงานด้านความรู้กำลังเปลี่ยนแปลงไป

Jill Duffy: พูดคุยเกี่ยวกับการประชุมและทำไมผู้คนถึงเกลียดพวกเขา

Jason Shah: จากสิ่งที่เราได้พบคนส่วนใหญ่เข้าร่วมการประชุมที่พวกเขาไม่ได้เตรียมตัวไว้ ไม่มีเหตุผลที่ดีที่การประชุมกำลังเกิดขึ้น ไม่มีการแจกจ่ายวาระไว้ล่วงหน้า ผู้คนมาสายและบางคนต้องทำสิ่งใหม่ คนที่จัดระเบียบพวกเขาไม่ได้คิดเสมอว่าจะต้องอยู่ที่นั่นดังนั้นคุณจะจบลงด้วยการประชุมขนาดใหญ่ซึ่งคนครึ่งหนึ่งเป็นตัวเลือกและบางทีครึ่งคนก็เป็นแกนหลักดังนั้นพลวัตจึงหยุดทำงานและป้องกันไม่ให้ผลิตผล

นั่นทำให้เดือดร้อนสำหรับคนไม่ว่าง

หากคุณขอให้ทุกคนนั่งในห้องเป็นเวลา 30 นาทีและไม่ทำอะไรเลยพวกเขาคิดว่าคุณบ้าไปแล้ว แต่นั่นคือสิ่งที่ผู้คนทำกันวันละหลายล้านครั้งในที่ทำงาน

JD: คุณจะอธิบายการประชุมที่มีประสิทธิผลได้อย่างไร

JS: คุณต้องมีส่วนผสมหลักสองสามอย่าง ก่อนอื่นมันต้องเกิดขึ้นจริง หากบางสิ่งสามารถจัดการผ่านอีเมลได้อย่างรวดเร็วให้ทำเช่นนั้น แต่ถ้าจะต้องมีการประชุมก็โอเค

การเตรียมเป็นกุญแจสำคัญ: นำเสนอสิ่งที่จะพูดคุยกันผู้รับผิดชอบสิ่งต่าง ๆ ที่นำไปสู่การสนทนาที่มุ่งเน้น ระหว่างการประชุม: เกาะติดเวลาจดโน้ตและสิ้นสุดเวลา

เวลาของการประชุมก็มีความสำคัญเช่นกัน ผู้คนจำนวนมากเริ่มต้นเพียงหนึ่งชั่วโมง ฉันสังเกตเห็นว่าคุณตั้งใจมากและพูด 25 นาทีสำหรับการสนทนานี้ ฉันคิดว่านั่นเป็นวิธีปฏิบัติที่ดี

จะเกิดอะไรขึ้นหลังจากการประชุมก็เป็นกุญแจเช่นกัน ถ้า Bob และ Stacey บอกว่าพวกเขากำลังจะติดตามด้วยสไลด์เดอร์เวอร์ชั่นใหม่และ Mark บอกว่าเขาจะส่งหมายเลขขายให้คุณพวกเขาต้องทำอย่างนั้นจริง ๆ ! เราพบว่าคนส่วนใหญ่พูดว่า "เยี่ยมมากประชุมดี!" และพวกเขาจากไปและไม่มีการติดตาม และแม้ว่าจะมีมันเกิดขึ้นในเวลาที่ไม่ถูกต้องซึ่งเร่งรัดการประชุมอื่นหรืองานที่ไม่จำเป็นเพิ่มเติม

ดังนั้นการเตรียมการดำเนินการประชุมได้ดีการติดตามผลสำเร็จหลังจากนั้นเป็นองค์ประกอบสำคัญของการประชุมที่ดี

JD: เครื่องมือการจัดการโครงการและเครื่องมือการจัดการงานอื่น ๆ ได้รับการออกแบบเพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน แนวคิดคือมีการประชุมน้อยลงและ (และอีเมลน้อยลง) คุณสามารถมอบหมายงานและกำหนดเวลาให้กันโดยไม่ต้องประชุมเกี่ยวกับงานเหล่านั้น จากมุมมองของคุณเครื่องมือเหล่านี้เปลี่ยนการประชุมในพนักงานความรู้หรือไม่?

JS: ใช่แล้ว ในระดับมาโครหวังว่าเราจะมีการประชุมน้อยลงเนื่องจากเครื่องมือเหล่านั้น

ตัวอย่างเช่นหากฉันเห็นว่ามีการอัปเดตจำลองจำลองใน Dropbox และฉันคิดว่ามันดีฉันไม่ต้องพบปะกับนักออกแบบเพื่อพูดคุย เธอไม่ต้องแจ้งฉันด้วยซ้ำ ฉันสามารถปิดข้อความที่แจ้งว่า "เฮ้ฉันเห็นไฟล์ที่อัปเดตแล้ว" ด้วยบางสิ่งเช่น Slack ฉันสามารถถามคำถามได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องพบปะเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับลักษณะของคำถาม

ก่อนหน้านี้ผู้คนต้องการเทคโนโลยีน้อยลงเพราะมันยากที่จะรับด็องเกิลสำหรับจอมอนิเตอร์หรือทำให้คนหันเหความสนใจ

ฉันหวังว่าการเพิ่มขึ้นของเครื่องมือเหล่านี้จะนำไปสู่การประชุมน้อยลง แต่ฉันไม่รู้ว่ามีข้อมูลที่เป็นรูปธรรมที่จะสนับสนุนหรือไม่นอกเหนือจากการโฆษณาชวนเชื่อที่แต่ละ บริษัท ออกมา และในการประชุมนั้นฉันคิดว่าธรรมชาติของสิ่งเหล่านี้เปลี่ยนแปลงไปเพราะเรามุ่งเน้นด้านเทคโนโลยีมากขึ้น หากเราใช้บริการนอกการประชุมการประชุมก็ต้องติดตามด้วยเช่นกัน

JD: ฉันชอบประชุมการทำงาน พวกเขามักจะให้ผลดีที่สุดสำหรับฉัน ฉันรวมตัวกับกลุ่มคนเรานั่งลงและทำงานที่เราต้องทำตรงนั้นบางทีด้วยเครื่องมือของเราที่ฉายบนหน้าจอ

JS: นั่นทำให้ฉันคิดถึงรูปแบบห้องเรียนที่พลิกกลับ ห้องเรียนเป็นสถานที่ทำงานแทนที่จะดูงานนำเสนอเหมือนกับการประชุมไม่ควรถูกเรียกให้พลิกดาดฟ้าซึ่งบางคนสามารถส่งอีเมลถึงคุณได้อย่างง่ายดาย

JD: พูดถึง Do.com นิดหน่อย ให้คำอธิบาย 30 วินาทีกับสิ่งที่ Do.com คืออะไรจากนั้นเราจะพูดถึงรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้งานของคุณ

JS: Do.com เป็นซอฟต์แวร์ความร่วมมือสำหรับการประชุม มันไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับวิดีโอและเสียง ทุกอย่างเกี่ยวกับประสิทธิภาพของการประชุม

ด้วย Do ผู้คนสามารถกำหนดวาระการประชุมเพื่อให้พวกเขารู้ว่าจะพูดอะไร พวกเขาสามารถจดบันทึกตามเวลาจริงและมอบหมายงานที่โต้ตอบกับเวิร์กโฟลว์อื่น ๆ เรารวมเข้ากับ Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce และอื่น ๆ

เรามีผู้คนมากกว่า 1.5 ล้านคนเข้าร่วมการประชุมใน บริษัท มากกว่า 20, 000 แห่ง เราช่วยให้ผู้คนมีการประชุมน้อยลงการประชุมที่ดีขึ้นและหวังว่าจะมีความสุขและมีประสิทธิผลในการทำงานมากขึ้น

JD: และมันก็เป็นรูปแบบ freemium

JS: มันคือ คุณสามารถสมัครฟรีและเรามีผู้ใช้ฟรีมากมาย

JD: สิ่ง หนึ่งที่ทำให้ฉันเกี่ยวกับ Do.com คือการกระตุ้นให้ผู้คนดำเนินการอย่างถูกต้องตรงข้ามกับการแก้ปัญหาด้วยตัวเอง ฉันคิดมากเกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ เช่นแรงบันดาลใจและวิธีการที่เราไม่ประพฤติตนในแบบที่เป็นประโยชน์สูงสุดของเราเสมอไป ดังนั้นฉันคิดว่ามันเป็นระเบียบเมื่อฉันค้นหาเครื่องมือที่ให้ความสำคัญกับเรามากกว่าให้อะไรกับเรา ฉันเข้าใจว่า Do.com เป็นเรื่องเกี่ยวกับ

JS: ใช่ฉันเห็นด้วย ความเชื่อของเราคือการประชุมมีปัญหากับคนมากพอ ๆ กับปัญหาเทคโนโลยี ตัวอย่างเช่นเราไม่จำเป็นต้องมีแอพอีเมลเพื่อป้องกันไม่ให้บ็อบบัญชีไม่ให้ส่งข้อความยาวสุดที่เข้าใจยาก นั่นอาจเกี่ยวข้องกับการเมืองของ บริษัท ความสามารถของ Bob ในการเป็นมืออาชีพพลวัตของทีมสิ่งต่าง ๆ เช่นนั้น UI บางอย่างที่ติดอยู่ในเว็บเบราว์เซอร์จะไม่เปลี่ยน Bob

นี่คือสิ่งที่ฉันคิดมากเกี่ยวกับเมื่อฉันทำงานที่ Yammer ก่อนหน้านี้ Yammer พยายามทำให้ บริษัท มีความโปร่งใสมากขึ้น แต่จริงๆแล้ว Yammer เป็นเครื่องมือสำหรับ บริษัท โปร่งใสเพราะมันยากมากที่จะเปลี่ยนวัฒนธรรมขององค์กร

Do.com เป็นผลิตภัณฑ์ที่พยายามช่วยเหลือผู้คนให้ดีขึ้นและมอบเทคโนโลยีที่ช่วยให้พวกเขาทำเช่นนั้นได้แทนที่จะทำเพื่อคุณ ตรงไปตรงมาฉันไม่รู้ด้วยซ้ำว่าเราจะพลิกสวิตช์และทำให้การประชุมมีประสิทธิผลมากขึ้นได้ไหม นั่นน่าจะวิเศษมาก!

เราเชื่อจริงๆว่าสิ่งนี้จะมีพลังคงอยู่ ถ้ามันจะทำงานมันต้องมาจากคนและเรากำลังทำให้พวกเขากลายเป็นตัวที่ดีที่สุดของพวกเขา

JD: เล่าเรื่องต้นกำเนิดของ Do.com ให้ฉันฟังและทำไมคุณถึงหลงใหลในโครงการและ บริษัท นี้

JS: ฉันทำงานที่ Yammer ก่อนที่ Microsoft จะซื้อ Yammer และอย่างที่คุณคงจินตนาการได้หลังจากไมโครซอฟท์ซื้อ บริษัท วัฒนธรรมเริ่มเปลี่ยนไปมากรวมถึงการเพิ่มระบบราชการและการประชุมจำนวนมาก

ฉันผ่านไปได้ประมาณหนึ่งปีหลังจากการได้มาซึ่งการค้นพบว่าการทำสิ่งต่าง ๆ เป็นเรื่องยากจริงๆ มันบ้าไปแล้วสำหรับฉันโดยเฉพาะอย่างยิ่งเพราะเราเป็น บริษัท ที่สร้างขึ้นเพื่อให้คนทำงานได้ดีขึ้น!

เรื่องสั้นสั้นฉันนั่งในการประชุมที่น่ากลัววันหนึ่งกับ 10 คนและฉันก็ลอยคิดว่า "ฉันกำลังทำอะไรที่นี่?" ความบ้าคลั่งของมันทำให้ฉันหลง

ถ้าฉันเชิญคุณไปงานเลี้ยงอาหารค่ำและฉันไม่ได้เตรียมตัวล่วงหน้าเพื่อรับส่วนผสมและมีแนวคิดบางอย่างที่ฉันต้องการให้แขกเพลิดเพลินและพวกเขาก็ปรากฏตัวขึ้นและฉันก็พูดว่า "เฮ้ไปที่ร้านขายของชำแล้วทำ งานเลี้ยงอาหารค่ำนี้ "พวกเขาจะพูดว่า" มันบ้า! เราจะไม่คิดเรื่องนี้กับคุณเรามาที่นี่เพื่องานเลี้ยงอาหารค่ำ! " แต่นั่นคือสิ่งที่การประชุม!

ฉันคิดว่ามันบ้าและฉันอยากจะออกจาก บริษัท ใหม่

JD: แอปหรือบริการอื่น ๆ ที่คุณใช้? คุณมีวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดในการรักษาประสิทธิผลหรือไม่?

JS: ฉันจะให้คำตอบที่ไม่ธรรมดาได้ไหม? ฉันคิดว่าแอพเพิ่มประสิทธิภาพบางตัวไม่ใช่แอพเพิ่มประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น Uber ทำให้ฉันได้ผลผลิตมากกว่าแอพอย่าง Asana ฉันไปสถานที่ที่เร็วกว่าและเสียเวลาน้อยกว่าเมื่อยืนอยู่กลางสายฝนเพื่อรอรถ

มีอีกเครื่องมือหนึ่งที่ฉันใช้ชื่อว่า BetterSnapTool และอีกครั้งไม่ใช่เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพแบบดั้งเดิม ฉันตั้งค่าจอภาพของฉันด้วยสามคอลัมน์และด้วย Windows Snap ฉันกดปุ่มทางลัดและหน้าต่างทั้งหมดของฉันเข้าที่

เราใช้ Trello และ Slack ที่นี่เช่นกัน เราใช้ Instacart สำหรับร้านขายของชำที่สำนักงาน ความจริงที่ว่าไม่มีใครต้องกังวลเกี่ยวกับการเป็นประโยชน์และอย่างใดทำให้เรามีประสิทธิผลมากขึ้นเป็นผล

JD: แล้วแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดหรือนิสัยการเพิ่มผลผลิตส่วนบุคคลล่ะ?

JS: ฉันได้เริ่มปิดกั้นเวลาในวันของฉันในปฏิทินเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่ไม่ได้ทำงาน ฉันเลือกการทำสมาธิในตอนเช้าเพื่อช่วยให้ฉันตั้งศูนย์และเข้าใจสิ่งที่สำคัญ

อีกสิ่งหนึ่งที่ไม่ธรรมดาคือการมอบสิ่งของ มันไม่ใช่เสียงพูด สี่ชั่วโมงงานสัปดาห์ แต่ฉันมีบุคลิกที่ทำให้ฉันอยากทำทุกอย่างด้วยตัวเอง การคำนึงถึงความจำเป็นในการเริ่มต้นการมอบหมายเมื่อเทียบกับการเริ่มต้นในการทำสิ่งที่ตัวเองได้รับผลกระทบจริงๆ

สำหรับฉันมันคือการผสมผสานของการมีสติมากขึ้นสิ่งมวยเวลาและการมอบหมาย ฉันสงบสุขกว่าเดิมและจดจ่อกับสองหรือสามสิ่งที่สำคัญทุกวัน ในฐานะผู้ก่อตั้งคุณสามารถรับสิ่งใดก็ได้ที่เกี่ยวข้องกับ บริษัท ไม่ว่าจะเป็นเรื่องนักลงทุนสัมพันธ์หรือโอกาสในการประชาสัมพันธ์และการมอบหมายงานทำให้ฉันมีประสิทธิภาพมากขึ้น

JD: พนักงานของคุณใหญ่แค่ไหน?

JS: สิบคน การมอบหมายจะง่ายขึ้น แต่แน่นอนว่าเล็กมากสำหรับ บริษัท

JD: ใช่ แต่มันเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้ประกอบการรายอื่นต้องรู้ว่าแม้ว่าคุณจะทำงานกับทีมเล็ก ๆ แต่การมอบหมายก็ยังสำคัญ