จัดระเบียบ: วิธีคัดลอกผู้ติดต่อจากแอพหนึ่งไปอีกแอพหนึ่ง

ผู้ติดต่อของคุณอยู่ที่ไหน พวกเขาอยู่ในซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) บัญชีอีเมลโทรศัพท์ของคุณหรือแอพการตลาดผ่านอีเมลเช่น MailChimp หรือไม่ รายชื่อผู้ติดต่อของคุณอาจกระจายไปทั่วสถานที่ เฮ้มันเกิดขึ้น บางครั้งคุณต้องทำความสะอาดรวมหรือคัดลอกฐานข้อมูลผู้คนและข้อมูลการติดต่อจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง

โดยใหญ่มีสามวิธีในการคัดลอกผู้ติดต่อจากที่หนึ่งไปยังอีก

1. การซิงค์ ขั้นแรกคุณสามารถซิงค์รายชื่อติดต่อซึ่งเป็นตัวเลือกที่ง่ายที่สุดเมื่อมีให้ใช้งาน ผลลัพธ์คือคุณมีฐานข้อมูลผู้ติดต่อสองฐานข้อมูลที่เหมือนกันตลอดไปและตลอดไปจนกว่าคุณจะหยุดซิงค์

2. ใช้แอพผู้ติดต่อ มีแอพและบริการบางอย่างของผู้ติดต่อในตลาดเช่น Contacts + (ชื่อเดิมคือ Full Contact) ที่ดูดข้อมูลผู้ติดต่อจากแหล่งข้อมูลที่หลากหลาย (Facebook, Gmail, LinkedIn) เรียงข้อมูลแล้วแยกมันออกมาไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใด ต้องการ. ด้วยแอพเหล่านี้คำนึงถึงความเป็นส่วนตัวของผู้ติดต่อและผู้ติดต่อของคุณ คุณไม่ต้องการป้อนข้อมูลผู้ติดต่อของคุณทั้งหมดลงในแอพที่จะหันหลังกลับและขายมันเท่านั้น

3. ส่งออก / นำเข้าแล้วตามด้วยการซิงค์การเปลี่ยนแปลงใหม่ วิธีที่สองคือการถ่ายโอนผู้ติดต่อจำนวนมาก เราสามารถเรียกวิธีการส่งออก / นำเข้านี้ได้ ที่นี่คุณดาวน์โหลดข้อมูลผู้ติดต่อของคุณทั้งหมดจากแหล่งเดียวและจากนั้นอัปโหลดไปยังแหล่งใหม่ เป็นการโอนครั้งเดียว เป็นทางเลือกคุณสามารถเพิ่มขั้นตอนเพื่อให้ไม่ต้องป้อนข้อมูลผู้ติดต่อ ใหม่ ทั้งหมดที่คุณสร้างหรือเปลี่ยนแปลงในการอัปเดตฐานข้อมูลครั้งแรกในขั้นตอนที่สอง

ลองดูที่ตัวเลือกเหล่านี้เพื่อดูว่ามีอะไรบ้าง

กำลังซิงค์ที่อยู่ติดต่อ

อะไรคือตัวอย่างที่ตรงไปตรงมาของที่และวิธีที่คุณสามารถซิงค์ผู้ติดต่อ? หากคุณใช้ iCloud คุณสามารถซิงค์รายชื่อติดต่อระหว่างอุปกรณ์ iPhone, iPad และ Mac ง่ายใช่มั้ย อาจดูเหมือนว่าเป็นเรื่องของการมีแอป Apple Contacts บนอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณ แต่ที่จริงแล้วคุณต้องเปิดใช้งานการซิงค์ผ่าน iCloud ด้วยเพื่อให้มันทำงานได้ หากคุณไม่เปิดใช้งานการซิงค์ข้อมูลในแอปผู้ติดต่อของคุณจะแตกต่างกันไปในแต่ละอุปกรณ์

ตัวอย่างแรกนั้นใช้แอปเดียว นี่คือตัวอย่างของสองแอพ มีตัวเลือกการซิงค์ระหว่าง MailChimp และ Eventbrite ที่คุณสามารถเปิดใช้งานเพื่อนำข้อมูลผู้เข้าร่วม Eventbrite ของคุณไปยัง MailChimp เพื่อให้คุณสามารถสร้างแคมเปญอีเมลสำหรับพวกเขาได้อย่างง่ายดาย คุณตั้งค่าโดยเลือกกลุ่มที่คุณต้องการซิงค์และจากจุดนั้นจนกว่าคุณจะปิดใช้งานข้อมูลที่เลือกทั้งหมดจะเหมือนกันระหว่างสองแอพ

เมื่อคุณต้องการซิงค์ผู้ติดต่อการค้นหาการรวมเป็นทางเลือกเดียวที่ดีที่สุด มีมากมายของพวกเขา ตัวอย่างเช่นคุณสามารถรวม Outlook และ Salesforce เพื่อซิงค์ข้อมูลผู้ติดต่อระหว่างสองแอพเหล่านั้นและคุณสามารถซิงค์ผู้ติดต่อ Gmail กับ CRM หลายแห่ง

ใช้แอพผู้ติดต่อ

มีแอพผู้ติดต่อจำนวนมากในตลาดที่จะดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่หลากหลายรวบรวมและรวมและช่วยให้คุณเข้าใจได้ หากคุณมีข้อมูลติดต่อในบัญชีอีเมลหลายบัญชี LinkedIn, Twitter และสถานที่อื่น ๆ ที่คุณต้องการผสานอย่างรวดเร็วและง่ายดายแอปผู้ติดต่อจะทำเช่นนั้นทุกประการ แอพเหล่านี้มักจะซิงค์ข้อมูลผลลัพธ์กลับไปทุกที่ที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่นหากคุณดึงข้อมูลจาก iCloud, Google Contacts, LinkedIn และ Facebook คุณสามารถซิงค์ข้อมูลทั้งหมดกลับไปที่ Google Contacts และ iCloud เป็นต้น

ตามที่ระบุไว้โปรดอย่าลืมเก็บความเป็นส่วนตัวเมื่อทำการค้นคว้าแอพผู้ติดต่อ PCMag ยังไม่ได้ตรวจสอบจำนวนมากและบางส่วนที่เราไม่ได้ทำงานอีกต่อไป ผู้ติดต่อ + เป็นคนเดียวที่ฉันคุ้นเคยกับระดับใดก็ตามที่ฉันรู้สึกสบายใจที่จะแนะนำ แต่มีคนอื่น ๆ ลองอ่านพวกเขาอย่างน้อยสักหน่อยก่อนที่คุณจะไว้ใจพวกเขา

ส่งออก / นำเข้าพร้อมเลือกซิงค์การเปลี่ยนแปลงใหม่

คุณไม่ได้มีตัวเลือกให้ซิงค์รายชื่อระหว่างทั้งสองระบบเสมอ ในกรณีดังกล่าวให้ดาวน์โหลดหรือส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อของคุณจากแอปหนึ่งอัปโหลดไปยังอีกแอปหนึ่งจากนั้นเลือกซิงค์การเปลี่ยนแปลงในอนาคตทั้งหมดจากแอปหนึ่งไปอีกแอปหนึ่ง

ข้อมูลวิธีการที่แม่นยำสำหรับการส่งออกผู้ติดต่อของคุณจากแอพเดียวจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับแอพที่เป็น สำหรับแอพอีเมลเช่น Gmail และ Outlook การส่งออกผู้ติดต่อของคุณนั้นค่อนข้างตรงไปตรงมา คำถามที่เร่งด่วนที่สุดคือประเภทรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการใช้, CSV หรือ vCard ดังนั้นเรามาพูดถึงความแตกต่างก่อนที่จะไถไปข้างหน้า

ไฟล์ CSV คืออะไร

CSV ย่อมาจากค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคและเป็นรูปแบบไฟล์ที่ได้รับการยอมรับมากที่สุดสำหรับข้อมูลสมุดที่อยู่ มันเป็นค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคเดียวกันกับที่คุณได้รับเมื่อส่งออกสเปรดชีตไปยังไฟล์ประมวลผลคำ แต่ละบรรทัดของข้อมูลจากสเปรดชีตแปลเป็นบรรทัดข้อความโดยที่เนื้อหาของเซลล์คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค CSV นั้นมนุษย์สามารถอ่านได้มีความยืดหยุ่นและมีน้ำหนักเบาในแง่ที่ว่าขนาดไฟล์จะไม่ใหญ่หลวง ดังนั้นทำไมไม่ใช้มัน? การส่งออกเป็น CSV อาจทำให้ข้อมูลสูญหายรวมถึงรูปถ่ายชื่อเล่นชื่อเล่นเว็บไซต์และบางครั้งในฟิลด์ "บันทึกย่อ" CSVs ไม่ดีในการจัดการอักขระพิเศษดังนั้นหากคุณมีข้อมูลการติดต่อในสคริปต์อื่นหรือรู้จักคนที่มีเครื่องหมายเน้นเสียงในชื่อของพวกเขาพวกเขาจะหายไปหรืออ่านไม่ออก

vCard คืออะไร

vCard เป็นรูปแบบนามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ เป็นรูปแบบการส่งออกที่ครอบคลุมมากขึ้นสำหรับข้อมูลการติดต่อซึ่งหมายความว่าไฟล์ผลลัพธ์จะมีขนาดใหญ่กว่า CSV vCard ที่ส่งออกจะไม่สูญเสียข้อมูลมากนักและรองรับอักขระพิเศษและตัวอักษรต่างประเทศมากกว่า (แต่ไม่ใช่ทั้งหมด) อย่างไรก็ตามคุณจะสูญเสียชื่อเล่นเว็บไซต์และข้อมูล AIM เมื่อส่งออกไปยัง vCard vCard มีแนวโน้มที่จะเชื่อมโยงกับแอปพลิเคชัน OS X และ iOS แม้ว่า Outlook และโปรแกรมอีเมลอื่น ๆ ที่ทำงานบน Windows ก็สามารถใช้งานได้เช่นกัน

กลับไปที่การส่งออก / นำเข้าและเลือกที่จะซิงค์ เมื่อคุณทราบว่าคุณต้องการใช้รูปแบบใดและตรวจสอบความถูกต้องแล้วรูปแบบดังกล่าวจะทำงานกับแอพและฐานข้อมูลใด ๆ ที่คุณมีอยู่ในใจคุณสามารถดาวน์โหลดผู้ติดต่อจากที่หนึ่งและอัปโหลดไปยังที่อื่น ไม่ใช่ความคิดที่ดีที่จะตรวจสอบรายชื่อติดต่อที่ได้รับบางส่วนเพื่อให้แน่ใจว่าทำงานได้อย่างถูกต้อง

ตอนนี้คุณได้คัดลอกผู้ติดต่อจากแอพหนึ่งไปยังอีกแอพหนึ่งแล้วคุณต้องการให้การเปลี่ยนแปลงใหม่ที่คุณทำในแอพใดแอพหนึ่งปรากฏขึ้นอีกแอปหนึ่งโดยอัตโนมัติหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณจะต้องมีเครื่องมือของบุคคลที่สามสำหรับงานนี้ ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ IFTTT, Zapier และ Microsoft Flow บางครั้งเรียกว่าเครื่องมืออัตโนมัติ

เครื่องมืออัตโนมัติสามารถเชื่อมต่อแอพที่ไม่จำเป็นต้องรวมเข้าด้วยตนเอง กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณมีแอพ A และ B และไม่มีหนึ่งในนั้นที่สร้างการรวมแบบกดปุ่มเดียวกับอีกแอปหนึ่ง เครื่องมืออัตโนมัติก้าวเข้ามาและสร้างการรวมระหว่าง A และ B สำหรับคุณและตอนนี้มันสามารถช่วยคุณตั้งค่าและจัดการการไหลของข้อมูลระหว่างแอพทั้งสอง

ด้วยเครื่องมืออัตโนมัติคุณมักจะไม่สามารถคัดลอกข้อมูลจำนวนมากที่มีอยู่จากแอปหนึ่งไปยังอีกแอปแบบเดียวกับที่คุณทำได้เมื่อคุณส่งออก / นำเข้าด้วยตัวคุณเอง มีวิธีแก้ไขบางอย่างที่ไม่เกี่ยวข้องกับ Google ชีต แต่อาจสร้างความหงุดหงิดในการสร้างและยากที่จะทำให้ถูกต้อง อย่างไรก็ตามคุณสามารถใช้เครื่องมืออัตโนมัติเพื่อตั้งค่ากฎเพื่อให้การเปลี่ยนแปลง ใหม่ ทั้งหมดในแอพหนึ่งคัดลอกไปยังอีกแอปหนึ่งซึ่งเป็นวิธีที่ฉันแนะนำ

• รับจัดระเบียบ: ติดต่ออีเมลรับจัด: ติดต่ออีเมล
• วิธีการเข้าถึงผู้ติดต่อของคุณใน Windows 10 วิธีการเข้าถึงผู้ติดต่อของคุณใน Windows 10
• 5 คุณลักษณะใหม่ของ Gmail ที่จะลองใช้ทันที 5 คุณลักษณะใหม่ของ Gmail ที่จะลองใช้ทันที

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถตั้งค่ากฎเพื่อให้เมื่อเครื่องมืออัตโนมัติตรวจพบการอัปเดตไปยังที่อยู่ติดต่อ iCloud ของคุณมันจะรับการเปลี่ยนแปลงและคัดลอกไปยังการพูดที่อยู่ติดต่อของ Google หรือในทางกลับกัน คุณสามารถตั้งค่าได้ในสองแอพใด ๆ ที่เครื่องมืออัตโนมัติของคุณรองรับ

เคล็ดลับที่แท้จริงคือการทำให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นและไม่ได้เกิดขึ้นเมื่อคุณตั้งค่าระบบอัตโนมัติ คุณต้องทำให้แน่ใจว่าคุณทราบว่าการซิงค์นั้นเกิดขึ้นในทิศทางใดและมีการหน่วงเวลาระหว่างที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงและเมื่อมันปรากฏขึ้นในแอปที่สอง

ไม่มีการคัดลอกและวางเพิ่มเติม

การคัดลอกข้อมูลผู้ติดต่อระหว่างสองแอพนั้นเป็นไปได้ทั้งหมดและไม่ต้องพึ่งพาคุณกดปุ่ม ctrl-c, ctrl-v ครั้งแล้วครั้งเล่า คุณมีหลายตัวเลือกขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการและพวกเขาทั้งหมดง่ายสวย