จัดระเบียบ: วิธีใช้ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเพื่อทำแผนที่เวิร์กโฟลว์

ในวันแรกของการทำงานจริงครั้งแรกของฉันบรรณาธิการอาวุโสของสำนักพิมพ์วารสารที่จ้างฉันพาฉันไปที่ผังงานขนาดใหญ่ที่ติดอยู่บนกำแพง "นี่เป็นวิธีที่บทความจากบทความเขียนถึงเผยแพร่" เธอกล่าว เธอเดินผ่านกระบวนการทั้งหมดโดยเน้นส่วนที่ทีมของฉันและฉันเกี่ยวข้อง นี่คือปี 2001 ก่อนที่ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันจะพร้อมใช้งานได้อย่างอิสระ แต่บทเรียนที่ฉันได้เรียนรู้ในวันนั้นนำไปใช้แม้ในยุคของ Asana และ Slack

บทความในวารสารทุกฉบับเข้าไปในซองโพลีขนาดใหญ่ที่มีแผ่นกระดาษติดอยู่ด้านหน้า กระดาษถูกเขียนรหัสสีลงในวารสารที่บทความจะปรากฏขึ้น เราเรียกมันว่าแจ็คเก็ตงาน ทุกครั้งที่บทความไปแผนกที่แตกต่างกันไม่ว่าจะเป็นตัวคัดลอกสำหรับการพิสูจน์อักษรหรือแผนกแป้นพิมพ์สำหรับการเปลี่ยนแปลงประวัติของการเดินทางของมันถูกบันทึกไว้ในแจ็คเก็ตงาน เมื่อพนักงานคนหนึ่งเสร็จแล้วเธอก็จะมอบหมายให้แผนกใหม่โดยการเขียนบรรทัดบนแทร็กชีต ทุกคนที่เห็นแจ็คเก็ตงานจะรู้ทุกขั้นตอนว่าบทความผ่านไปแล้วและควรจะไปที่ไหนต่อไป

เมื่อนึกย้อนกลับไปแจ็คเก็ตงานเหล่านี้เป็นตัวตั้งต้นและการแสดงออกทางกายภาพของซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ในปัจจุบันเช่นอาสนะ แผนภูมิเวิร์กโฟลว์ที่ถูกตรึงที่ผนังเป็นแนวที่ยอดเยี่ยมสำหรับฉันในฐานะพนักงานใหม่และทุกคนที่อยู่บนเรือ มันทำให้ฉันเห็นภาพชัดเจนว่าองค์กรทำอะไรและอย่างไร

ในโลกปัจจุบันที่เราต้องเผชิญกับสภาพแวดล้อมไร้กระดาษและย้ายไปยังไฟล์และโฟลเดอร์อิเล็กทรอนิกส์เป็นส่วนใหญ่มันง่ายที่จะละทิ้งการสร้างเอกสารเวิร์กโฟลว์เหล่านี้และทำให้พวกเขาทันสมัย แต่สำหรับทุกธุรกิจและแม้แต่การทำงานเป็นทีมระดับมือสมัครเล่นเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะบันทึกขั้นตอนการทำงานของคุณ

ทำไมต้อง Document Workflow

ทำไมคุณควรจัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์ของคุณ? มีเหตุผลที่สำคัญบางประการอย่างรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• ช่วยให้เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการคิดและเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าเกิดอะไรขึ้นในทุกขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจและเพราะเหตุใด
• ช่วยให้สามารถระบุและตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกจากกระบวนการได้
• มันเตือนพนักงานหรือสมาชิกในทีมที่อาจอยู่ห่างจากขั้นตอนบางอย่างของธุรกิจว่าทำไมพวกเขาอยู่และสิ่งที่พวกเขาให้คุณค่า;
• มันจำเป็นสำหรับสมาชิกในทีม
• เป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการอธิบายถึงเพื่อนร่วมงานลูกค้าและนักลงทุนที่มีต่อการดำเนินธุรกิจ และ
• ช่วยให้ทีมเริ่มต้นอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นโดยใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกัน

จนถึงจุดสุดท้ายฉันได้พูดถึงอาสนะแล้ว อาสนะเป็นเครื่องมือจัดการเวิร์กโฟลว์ซึ่งเป็นรายการที่ต้องทำบนสเตอรอยด์ มันคล้ายกับระบบแจ็คเก็ตงานที่ฉันใช้ในงานเผยแพร่ครั้งแรกของฉัน อาสนะช่วยให้คุณติดตามงานที่ต้องทำและผลักดันพวกเขาผ่านกระบวนการ ทุกงานมีประวัติของทุกขั้นตอนหรืองานย่อยที่ผ่านมา เมื่อบุคคลหนึ่งเสร็จสิ้นภารกิจย่อยด้วยมือเธอหรือเขามอบหมายงานให้กับขั้นตอนถัดไปและนำบุคคลนั้นไปยังบุคคลหรือแผนกที่จะรับงานต่อไป

ฉันได้ทำการเปรียบเทียบก่อนหน้านี้ว่าอาสนะเป็นเหมือนไพ่ในขณะที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเปรียบเสมือนเกมกระดาน เมื่อคุณเปิดเกมกระดานคุณอาจมีอะไรบางอย่างเช่นกระดานชิ้นส่วนการเล่นที่หลากหลายและกฎที่ชัดเจนสำหรับวิธีการเล่นเกม ทุกคนที่เล่นเห็นด้วยกับกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า คุณสามารถเบี่ยงเบนจากกฎ แต่เกมได้รับการออกแบบเพื่อความบันเทิงสูงสุดเมื่อคุณติดกับกฎเหล่านั้นดังนั้นคุณทำ

เมื่อคุณเล่นไพ่ทุกคนที่เล่นต้องเห็นด้วยกับเกมที่จะเล่นและชุดของกฎที่คุณจะต้องปฏิบัติตาม คุณสามารถเล่นหัวใจหรือเล่นน้ำลาย เกมไพ่บางเกมเป็นที่รู้จักกันดีในเรื่องของกฎเกณฑ์เช่น Texas Hold'em จากนั้นก็มีเกมอื่น ๆ ที่มีรูปแบบต่าง ๆ เช่นรัมมี่ (รัมรัมรัมจินรัมมี่ตรงรัมมี่ 500 และอื่น ๆ ) และคุณจะต้องสับกฎกับทุกคนที่โต๊ะเพื่อให้แน่ใจว่าคุณทุกคนเห็นด้วย วิธีการเล่น. นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการประดิษฐ์เกมไพ่ของคุณเองด้วยกฎเฉพาะที่คุณต้องสอนให้กับทุกคนที่พร้อมจะเล่น

อาสนะ (และเครื่องมือการทำงานร่วมกันอื่น ๆ อีกมากมายฉันจะยกตัวอย่างเพิ่มเติมในอีกสักครู่) อย่างที่ฉันพูดเหมือนเป็นไพ่ ดังนั้นเพื่อให้อาสนะทำงานได้ทุกคนจำเป็นต้องรู้ว่าเกมนี้เล่นอย่างไรกฎอะไรวัตถุประสงค์และเกมจบอย่างไร

Kanban เกี่ยวกับอะไร

บอร์ด Kanban เป็นอีกตัวอย่างหนึ่งของเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่เป็นเหมือนสำรับไพ่ Trello เป็นตัวอย่างหนึ่งของเครื่องมือ Kanban ออนไลน์ ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์และการเขียนโปรแกรมมักใช้ kanban ในแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสูง (เช่นการเล่น Texas Hold'em) ในขณะที่ผู้ที่ใช้ kanban เพื่อการใช้งานส่วนตัวสามารถทำตามกฎที่พวกเขาชอบได้

หากคุณมีเวิร์กโฟลว์ที่ทำเป็นเอกสารคุณสามารถแมปเวิร์กโฟลว์นั้นใน Asana ได้อย่างง่ายดาย การเริ่มต้นใช้ Asana นั้นง่ายขึ้น มาก เมื่อคุณมีเวิร์กโฟลว์ที่มีเอกสารอยู่แล้วเพราะนั่นหมายความว่าคุณได้คิดถึงกระบวนการทางธุรกิจหรือทีมทั้งหมดจากบนลงล่าง การรับอาสนะใช้เวลาในการทดลองและข้อผิดพลาดไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น แต่มันจะยิ่งยุ่งเหยิงกว่าและหงุดหงิดมากขึ้นถ้าคุณทำโดยไม่ต้องมีการบันทึกขั้นตอนการทำงานของคุณ

การทำแผนที่เวิร์กโฟลว์

ด้วยซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์มักจะมีบางสิ่งที่เสร็จสมบูรณ์แม้ว่ากระบวนการทั้งหมดจะดำเนินต่อไป สิ่งที่สามารถทำให้สำเร็จคืองานหรือภารกิจย่อยของคุณ

แนวคิดของความสำเร็จนั้นแตกต่างกันมากในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ โครงการตามคำนิยามคือสิ่งที่เสร็จสมบูรณ์และส่งมอบในวันที่ แต่งานทุกประเภทไม่ใช่โครงการ ที่สำนักพิมพ์วารสารที่ฉันทำงานอยู่บทความจะเสร็จสมบูรณ์เมื่อพิมพ์ ในทำนองเดียวกันวารสารแต่ละฉบับมีวันที่สิ้นสุดเมื่อส่งมอบ แต่การแก้ไขการคัดลอกไม่เสร็จสมบูรณ์ มันเป็นงานต่อเนื่อง มันยังคงต้องมีการติดตาม มันมีการมอบหมายงานที่เป็นรูปธรรม - คัดลอกแก้ไขบทความนี้ แต่การคัดลอกการแก้ไขตัวเองไม่มีวันที่สิ้นสุดหรือส่งมอบ

กระบวนการของการแมปเวิร์กโฟลว์ยังเกี่ยวข้องกับการระบุกระบวนการหรือขั้นตอนที่จำเป็นต้องกำหนดและติดตามอย่างชัดเจน ความแม่นยำและระดับรายละเอียดนี้สำคัญมาก

คิดสูตรการทำอาหาร สูตรอาหารไม่ได้แสดงทุกขั้นตอนเพราะหลายสูตรมีนัยหรือเข้าใจกัน สูตรอาหารไม่ได้บอกให้คุณร้าวไข่ล้างเนื้อหาของพวกเขาและโยนเปลือกเพราะ "เพิ่มไข่" หมายความว่าแล้วและมันจะกลายเป็นยุ่งยากโดยไม่จำเป็นเพื่อแสดงรายการขั้นตอนเหล่านั้นทั้งหมด ในทำนองเดียวกันในสภาพแวดล้อมการทำงานอาจเป็นที่เข้าใจได้ว่า "แก้ไขบทความ" หมายถึง "ตรวจสอบข้อความพาดหัวตรวจสอบทางสายย่อยคัดลอกแก้ไขชิ้นงานและฝากคำถามใด ๆ สำหรับผู้แต่ง"

อย่างไรก็ตามในบางสถานการณ์คุณอาจจำเป็นต้องมีความชัดเจนมากขึ้น ฉันเคยทำงานในสำนักพิมพ์หนังสือพิมพ์ที่ตรวจสอบพาดหัว, คำอธิบายภาพ, วันที่ด้านล่างของหน้าและหมายเลขหน้าควรแยกขั้นตอนจากการคัดลอกเพราะพวกเขามักจะมองข้าม

คุณต้องเข้าใจว่าจำเป็นต้องมีระดับรายละเอียดเท่าใด มีขั้นตอนมากเกินไปและผู้ที่ใช้ซอฟต์แวร์จะไม่สนใจกระบวนการดังกล่าว มีจำนวนน้อยเกินไปและอาจเกิดข้อผิดพลาดร้ายแรงได้ อาจมีการลองผิดลองถูกเพื่อให้ถูกต้อง แต่คุณต้องตัดสินใจก่อนที่จะเริ่ม

การทำแผนที่ความคิด

เมื่อทำแผนที่เวิร์กโฟลว์คุณจะใช้เวลาในการพิจารณาว่าองค์กรของคุณคิดอย่างไรโดยรวม องค์กรของคุณมีความคิดอย่างไรเกี่ยวกับโครงการผู้คนหรือหัวข้อที่น่าสนใจ มันมีความเกี่ยวข้องในอาสนะเช่นเดียวกับในเครื่องมือการทำงานร่วมกันอื่น ๆ

หย่อนเป็นตัวอย่างที่ดี Slack เป็นแพลตฟอร์มการส่งข้อความที่เน้นการดึงมากกว่าการแจ้งเตือนแบบพุชดังนั้นจึงเป็นเรื่องของการเลือกข้อความที่คุณต้องการรับ ในการสร้างตัวกรองที่ดีสำหรับการแจ้งเตือนเหล่านั้นคุณต้องพึ่งพาส่วนหนึ่งของแชแนล แชแนลเป็นเหมือนกลุ่มและเพื่อให้แชเนลมีประสิทธิภาพคุณต้องรู้ว่าทีมของคุณ คิด ดีทุกอย่างอย่างไร คุณคิดในแง่ของแผนกหรือโครงการหรือไม่? คุณคิดในแง่ของหัวข้อหรือลูกค้า? หากคุณเป็น บริษัท อสังหาริมทรัพย์คุณอาจคิดว่าเป็นย่านที่อยู่อาศัยหรือเกณฑ์มูลค่าทรัพย์สินหรือตัวแทน คุณต้องเข้าใจความคิดของทีมก่อนที่จะสร้างแชเนลเพื่อให้มีประสิทธิภาพในการอำนวยความสะดวกในการทำงานเป็นทีม

เครื่องมือการทำงานร่วมกันมักจะมีวิธีเพิ่มเติมในการจัดระเบียบข้อมูลเช่นการใช้รหัสสีการติดแท็กและบางครั้งแม้แต่การติดแท็กด้วยรหัสสี จำแจ็คเก็ตงานที่ใช้รหัสสีที่ฉันอธิบายไว้ก่อนหน้านี้ไหม ข้อตกลงเดียวกัน เมื่อใช้อย่างถูกต้องการเข้ารหัสสีเป็นตัวบ่งชี้ที่มองเห็นได้ทันทีที่สื่อข้อมูลอย่างชัดเจน ด้วยเหตุนี้การเข้ารหัสสีจึงเพิ่มผลผลิต ฉันขอแนะนำให้ใช้รหัสสีในเครื่องมือการทำงานร่วมกันตราบใดที่คุณต้องแน่ใจก่อนว่าคุณเข้าใจความคิดของทีมว่าทำไมบางสิ่งควรมีรหัสสีในตอนแรก ข้อมูลใดที่จำเป็นต้องมีการถ่ายทอดในทันทีและไม่มีคำพูด? คุณต้องเข้าใจความคิดของทีมเพื่อให้สามารถตอบคำถามนั้นได้

รวมถึงวัฒนธรรม

สิ่งสำคัญคือการจัดทำเอกสารเวิร์กโฟลว์ก่อนที่จะทำการแมปเข้ากับเครื่องมือการทำงานร่วมกันและสิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจและทำแผนที่ความคิด ชิ้นสุดท้ายคือวัฒนธรรม

เครื่องมือการทำงานร่วมกันสะท้อนวัฒนธรรมของ บริษัท และในทางกลับกัน มันสำคัญมากที่จะต้องสร้างกฎทั่วไปของการมีส่วนร่วมเกี่ยวกับความเป็นมืออาชีพระดับความเป็นทางการและที่ที่มันอยู่และไม่เหมาะสมที่จะออกจากหัวข้อ

จากมุมมองของพนักงานหรือสมาชิกในทีมเครื่องมือการทำงานร่วมกันมักถูกใช้เป็นสถานที่ในการระเบิดไอน้ำ จากประสบการณ์ของฉันผู้คนจะถ่ายทอดความคับข้องใจของพวกเขาโดยไม่คำนึงว่าเครื่องมือการทำงานร่วมกันจะให้พื้นที่สำหรับพวกเขาหรือไม่ บางองค์กรให้ความสำคัญกับการอภิปรายแบบเปิดและแม้แต่การพูดคุยอย่างจริงจังเกี่ยวกับการทำงานในขณะที่องค์กรอื่น ๆ มองว่ามันเป็นการเบี่ยงเบนความสนใจ

เครื่องมือการทำงานร่วมกันเพียงอย่างเดียวไม่สามารถบอกได้ว่าผู้คนจะระบายและคัดค้านในสถานที่ที่เหมาะสมหรือไม่ มันต้องมาจากวัฒนธรรมของ บริษัท คนในตำแหน่งผู้นำจำเป็นต้องทำให้ชัดเจนว่าพวกเขาต้องการให้สมาชิกในทีมพูดคุยกับคำร้องเรียนและข้อโต้แย้งภายในบริบทของงานหรือนอกงาน ใครต้องรู้เมื่อมีปัญหา? สมาชิกในทีมต้องการไม่เปิดเผยตัวตนก่อนแสดงความกังวลหรือข้อร้องเรียนหรือไม่? มีการร้องเรียนเรื่องการท้องหรือเพื่อเน้นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับงานและเวิร์กโฟลว์หรือไม่? ถ้ามันจะเกิดขึ้นต่อไป (และเป็น) มันจะดีกว่าที่จะคำนึงถึงและตัดสินใจเกี่ยวกับมันมากกว่าจะแกล้งทำเป็นว่ามันไม่ได้เกิดขึ้น

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม

ทรัพยากรอื่นที่ทำให้การทำแผนที่เวิร์กโฟลว์ง่ายขึ้นคือซอฟต์แวร์การทำแผนที่ความคิด ดูเคล็ดลับเหล่านี้ว่าแผนที่ความคิดสามารถลดการจัดการโครงการของคุณได้อย่างไร หากคุณอยู่ในช่วงแรก ๆ ของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเคล็ดลับสี่ข้อในการเริ่มต้นใช้งานควรช่วยได้ และเพื่อให้มองลึกลงไปที่อาสนะมันจะช่วยให้อ่านเคล็ดลับในการใช้อาสนะได้