จัดระเบียบ: วิธียกเลิกการส่งในมุมมอง | จิลล์ดัฟฟี่

บางครั้งวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างผลงานทางอีเมลนั้นไม่ใช่การส่งข้อความโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเนื้อหานั้นไม่ถูกต้องหรือไม่ได้รับการพิจารณาอย่างไม่เหมาะสม หลังจากทดสอบปุ่มเลิกทำส่งในกลุ่มผู้ใช้ Gmail ที่เลือกใช้มาหลายปี Google ได้เปิดตัวคุณสมบัติที่เป็นที่รักสำหรับทุกคน เลิกทำการส่งเป็นความล้มเหลวที่ให้เวลาสูงสุด 30 วินาทีในการยกเลิกการส่งอีเมล มีเวลาเพียงพอที่จะอ้าปากค้างดึงเท้าออกจากปากและตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความไม่เคยเห็นแสงสว่างของวัน ไม่ใช่ทุกคนที่ตระหนักว่า Microsoft Outlook มีการตั้งค่าและตัวเลือกจำนวนมากเพื่อเรียกคืนข้อความล่าช้าส่งข้อความและอื่น ๆ - อาจเป็นเพราะพวกเขาไม่สามารถค้นหาหรือเข้าใจได้ง่าย มีตัวเลือกที่คล้ายกับปุ่มยกเลิกการส่งของ Gmail แต่ไม่สามารถค้นหาหรือใช้งานได้ง่าย นี่คือวิธีการทำงานและวิธีตั้งค่า

Undo Send ทำงานอย่างไร

เพื่อให้เข้าใจว่าการเลิกส่งทำงานใน Outlook ได้อย่างไรจะช่วยให้เข้าใจก่อนว่าทำงานอย่างไรใน Gmail ในการรับปุ่มเลิกทำส่งใน Gmail คุณต้องเปิดใช้งานคุณสมบัติและเลือกระยะเวลาที่คุณต้องการให้ตัวเองเพื่อหยุดการส่งข้อความ ระยะเวลาสูงสุดคือ 30 วินาทีและเป็นตัวเลือกที่ฉันแนะนำ

เมื่อคุณเปิดใช้งานการตั้งค่าสิ่งที่คุณกำลังทำจริง ๆ คือการสร้างแผงลอยอัตโนมัติหรือความล่าช้าสำหรับทุกข้อความที่ส่งซึ่งจะสร้างหน้าต่างแห่งโอกาสให้คุณยกเลิก ดังนั้นคุณไม่ได้เลิกทำสิ่งใดจริงๆ คุณเพิ่งหยุดการกระทำก่อนที่จะเริ่ม แน่นอนว่า "การยกเลิกการส่ง" นั้นสั้นและง่ายต่อการเข้าใจมากกว่า "การส่งล่าช้าโดยมีโอกาส จำกัด เวลาในการยกเลิก"

Microsoft โดยปกติแล้วการขาดความน่าเกรงขามนั้นนำเสนอสิ่งเดียวกันใน Outlook ยกเว้นว่าเป็นกระบวนการสองขั้นตอนและต้องใช้แรงงานมากขึ้นในการตั้งค่า

วิธีการตั้งค่าเลิกทำการส่งใน Outlook

ดังที่ฉันได้กล่าวไว้การตั้งค่าการเทียบเท่ากับปุ่มเลิกทำส่งของ Gmail ใน Outlook นั้นเป็นกระบวนการสองขั้นตอน ก่อนอื่นคุณต้องสร้างกฎที่ทำให้การส่งข้อความทั้งหมดล่าช้า ฉันจะสรุปคำแนะนำที่นี่:

1. ไปที่ไฟล์> จัดการกฎและการแจ้งเตือน> กฎใหม่
2. ที่นี่ดูภายใต้เริ่มจากกฎว่างเปล่า เลือก "ใช้กฎกับข้อความที่ฉันส่ง" อย่าเพิ่มกฎอื่น ๆ (เช่นปล่อยให้ช่องทำเครื่องหมายว่าง)
3. ใต้รายการการกระทำให้เลือก "เลื่อนการแสดงผลออกไปตามจำนวนนาที" คุณสามารถชะลอการจัดส่งได้สูงสุด 120 นาที แต่นั่นก็นานเกินไป ฉันแนะนำ 1 นาทีดังนั้นให้ป้อน "1" (หรือหลายนาทีที่คุณต้องการ) ซึ่งมันบอกว่า "จำนวนหนึ่ง"
4. ทำตามคำแนะนำเพื่อบันทึกและตั้งชื่อกฎและให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมาย "เปิดกฎนี้" ก่อนที่คุณจะออก

ขั้นตอนต่อไปคือขั้นตอนที่คุณดำเนินการเมื่อคุณกดส่งข้อความโดยไม่ตั้งใจและต้องการหยุดก่อนที่จะดำเนินการ

ข้อความของคุณจะอยู่ในกล่องจดหมายออกของคุณ นั่นคือสิ่งที่มันแฮงค์ในช่วงเวลาหนึ่งนาที

วิธีที่เร็วที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าไม่ไปไหนก็คือกดปุ่มทำงานแบบออฟไลน์ (ใต้แท็บส่ง / รับ) ตอนนี้คุณสามารถลากข้อความไปยังโฟลเดอร์ร่างเพื่อแก้ไขเพิ่มเติมหรือคลิกขวาที่ข้อความและลบมัน

ใครสามารถใช้เลิกทำการส่งได้

น่าเสียดายที่ทุกคนไม่สามารถใช้คุณสมบัติเลิกทำส่งของ Outlook ได้ แอป Outlook Mac ไม่มีอยู่ มีให้ใน Outlook สำหรับ Windows 2016, 2013 และ 2010

ฉันพูดถึงก่อนหน้านี้ว่า Outlook มีตัวเลือกอื่นสำหรับข้อความ "การเรียกคืน" ทำไมไม่ใช้เพียงแค่นั้นแทนวิธีการล่าช้าและลบ? มีคำตอบที่ดีมากสองสามข้อ

ก่อนอื่นผู้ใช้ Outlook บางรายอาจไม่มีคุณสมบัติการเรียกคืนที่ใช้งานได้ ด้วยบัญชี Microsoft Exchange ผู้ดูแลระบบจะต้องทำให้ตัวเลือกพร้อมใช้งาน หลายองค์กรเลือกที่จะละเว้นมันและในการป้องกันของพวกเขามันเป็นคุณสมบัติที่ค่อนข้างสับสน ประการที่สองคุณสามารถจำข้อความที่ส่งถึงบุคคลอื่นในองค์กรของคุณเท่านั้นดังนั้นจึงไม่สามารถทำงานได้ทั่วทั้งกระดาน ประการที่สามหากผู้รับได้เปิดข้อความไปแล้วแสดงว่าคุณโชคไม่ดี ประการที่สี่ผู้รับสามารถเปิดใช้งานคุณลักษณะของตนเองที่ปิดใช้งานการเรียกคืนไม่ได้

หวังว่าธุรกิจที่สับสนของข้อความที่เรียกคืนจะเพียงพอที่จะโน้มน้าวให้คุณแทนที่จะเปิดใช้งานคุณสมบัติข้อความล่าช้าและใช้เพื่อประโยชน์ของคุณ มันเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าและมันจะช่วยให้คุณเศร้าโศกมากมาย!

สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับอีเมลคุณสามารถอ่าน 5 วิธีในการส่งอีเมลได้ดีขึ้นวิธีฆ่าอีเมลด้วยแอปการจัดการโครงการที่เหมาะสมและหยุดต่อสู้อีเมลด้วยอีเมลเพิ่มเติม