รับการจัดระเบียบ: วิธีการจดจ่ออยู่กับ Kanban ส่วนบุคคล

ลองนึกภาพระบบการจัดการสำหรับชีวิตของคุณสิ่งที่ง่ายต่อการเรียนรู้วิธีใช้จัดการทุกอย่างจัดระเบียบป้องกันคุณจากการทำงานหลายอย่างพร้อมกันและช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย นั่นคือ Kanban ส่วนตัว

แม้ว่า Kanban จะได้รับความนิยมในการบริหารโครงการในสภาพแวดล้อมสำนักงาน แต่ผู้คนก็ยืมความคิดหลักจากมันเพื่อจัดระเบียบด้านชีวิตส่วนตัวของพวกเขาทุกอย่างตั้งแต่การวางแผนงานแต่งงานไปจนถึงการจัดการงานบ้านของครอบครัว Kanban ส่วนบุคคลคืออะไรมันทำงานอย่างไรและคุณจะทำอะไรได้บ้าง

Kanban คืออะไร

Kanban เป็นรูปแบบการทำงานที่เริ่มต้นขึ้นในโรงงานผลิตรถยนต์ของญี่ปุ่นและเป็นที่นิยมในปัจจุบันในหมู่ผู้พัฒนาซอฟต์แวร์และผู้ที่ทำงานในบริการระดับมืออาชีพ

มันขึ้นอยู่กับการ์ดที่คุณเขียนข้อมูลและกระดานซึ่งคุณจัดเรียงบัตรของคุณ สาเหตุส่วนหนึ่งที่เป็นที่นิยมในอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์และบริการคือเพราะมันสร้างการแสดงภาพสำหรับบางสิ่งที่ไม่สามารถมองเห็นได้

ซอฟต์แวร์ Kanban เริ่มต้นด้วยบอร์ด คิดว่ามันเป็นกระดานที่คุณจัดเรียงโน้ต โน้ตเหล่านั้นเรียกว่าการ์ด คุณสามารถย้ายไพ่ไปตามที่ต้องการได้แม้ว่าการ์ดเสมือนจะตกลงไปในคอลัมน์อย่างเรียบร้อย ตามเนื้อผ้าคอลัมน์จะมีป้ายกำกับจากซ้ายไปขวาเป็นสิ่งที่ต้องทำทำและทำ ในเครื่องมือบางอย่างคุณสามารถปรับแต่งวัตถุประสงค์หรือป้ายกำกับของคอลัมน์

เครื่องมือ Kanban โดยทั่วไปจะทำงานร่วมกัน ผู้คนมากมายมีสิทธิ์เข้าถึงบอร์ดและการ์ดเดียวกัน การ์ดในบางช่วงของชีวิตมักจะมีผู้รับโอนที่ถูกกล่าวหาว่าทำภารกิจให้เสร็จ ทุกคนในทีมสามารถเห็นการ์ดหรืองานทั้งหมดที่พวกเขาอยู่ในวงจรชีวิตของพวกเขาและผู้ที่รับผิดชอบพวกเขา

Kanban ส่วนบุคคลใช้แนวคิดหลักบางส่วนจาก Kanban แต่ไม่อยู่หรือสร้างกฎที่เป็นตัวเลือกมากมายสำหรับการทำงานอย่างมืออาชีพและงานสำนักงาน ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณใส่ลงในบอร์ด Kanban ของคุณคุณอาจแบ่งปันกับสมาชิกในครอบครัวเพื่อนผู้ดูแลผู้สอนหรือผู้วางแผนงานแต่งงาน

แอพ kanban บางตัวในตลาดรวมถึง SwiftKanban และ Trello ถึงแม้ว่า Michael Pryor CEO ของ Trello จะบอกฉันว่าเครื่องมือของ บริษัท ของเขาไม่ได้เป็นบอร์ด kanban แต่เป็นแรงบันดาลใจจากพวกเขา

Kanban ส่วนบุคคลทำงานอย่างไร

หัวใจของ Kanban ส่วนบุคคลคือการสร้างภาพของสิ่งที่คุณต้องการในการจัดการและวิธีที่จะทำให้เสร็จ

Janice Linden-Reed ประธานของ LeanKanban University ซึ่งเป็นองค์กรที่สอน Kanban ให้มืออาชีพและส่งเสริมการใช้งานมีรูปแบบที่แตกต่างกันในการจัดการด้านภาพ "มันมีวิธีแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับการทำงานหลายอย่างพร้อมกันและช่วยให้ผู้คนมีสมาธิจดจ่อดังนั้นพวกเขาจึงไม่จมสิ่งที่ทำให้ kanban ซึ่งตรงข้ามกับคณะกรรมการงานเพียงอย่างเดียวคือการ จำกัด งานที่กำลังดำเนินอยู่

Linden-Reed อธิบายว่า kanban นั้นเป็นแรงดึงมากกว่าเป็นระบบดัน "คุณจะทำงานให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ในเวลาใดก็ตาม" เธอกล่าว "ถ้าคุณต้องการมีงานสามอย่างในเวลาใดก็ตามคุณมีงานของคุณสามงานและเมื่อคุณทำสำเร็จคุณจะสามารถดึงงานต่อไปได้ด้วยการใช้ระบบดึงที่ จำกัด มันจะช่วยให้คุณจดจ่อและจัดระเบียบได้" กล่าวอีกนัยหนึ่งถ้าคุณมีการตั้งค่าสิ่งที่ต้องทำ, ทำ, เสร็จสิ้นคุณจะไม่มีบัตรมากกว่าสามใบในคอลัมน์ Doing ของคุณ

เมื่อฉันพูดกับไพรเออร์เกี่ยวกับ kanban และ kanban ส่วนตัวเขาอธิบายว่าวัตถุประสงค์ของเครื่องมือ Trello ของ บริษัท ของเขาคือ "กลั่นสิ่งที่ง่ายมากซึ่งเป็นเพียงรายการในแบบเดียวกับที่สเปรดชีตเป็น กลุ่มของตัวเลขและหากคุณเปลี่ยนเซลล์หนึ่งเซลล์จะมีการเปลี่ยนแปลงอีกเซลล์หนึ่งมันเป็นเพียงวิธีการจัดระเบียบสิ่งที่คุณกำลังมองเห็น ในแง่นั้น Trello เหมาะสำหรับการจัดการชีวิตส่วนตัวของคุณเพราะมันไม่ได้ช่วยให้คุณใช้โครงสร้างและศัพท์แสงที่คุณจะพบในแอพ Kanban ที่สร้างขึ้นเพื่อการจัดการโครงการธุรกิจ

ทำไม Kanban ส่วนบุคคลถึงได้ผล

เหตุผลสำคัญที่ Kanban มีประสิทธิภาพในการช่วยให้ผู้คนจัดระเบียบอยู่เสมอคือมันบังคับให้พวกเขาคิดอะไรก็ตามที่พวกเขาต้องการจัดการเพื่อแมปกับบอร์ด Kanban

ลองมาเป็นตัวอย่างของการใช้ Kanban ส่วนบุคคลเพื่อจัดระเบียบงานบ้าน ก่อนอื่นคุณต้องหาว่าคอลัมน์จะเป็นอย่างไร พวกเขาอาจจะเป็นสิ่งที่ต้องทำ, ทำ, ทำ แต่พวกเขาอาจทำอย่างละเอียดมากขึ้น แทนที่จะเป็นหนึ่งคอลัมน์สิ่งที่ต้องทำคุณอาจมีสิ่งที่ต้องทำรายวันสิ่งที่ต้องทำรายสัปดาห์และสิ่งที่ต้องทำรายเดือน อาจเป็นวันอาทิตย์แรกของเดือนลูกของคุณมีหน้าที่ดึงงานบ้านหนึ่งชิ้นจากคอลัมน์รายเดือน บางทีทุกวันเสาร์คู่ของคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการดึงงานบ้านสองสัปดาห์ ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจอะไรเขียนกระบวนการด้วยการแมปลงในบอร์ด kanban บังคับให้คุณคิดผ่านงานที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติรวมถึงวิธีที่คุณต้องการให้จัดการ

Linden-Reed ใช้ Kanban ส่วนตัวเพื่อจัดการงานบ้านเมื่อลูกสาวของเธออายุแค่หกขวบ มันให้สิทธิ์เอเย่นต์ลูกสาวของเธอและสอนให้เธอรู้วิธีจัดการงานเพียงครั้งเดียว

Tonianne DeMaria Barry เป็นผู้แต่ง Kanban ส่วนบุคคล: การทำแผนที่นำทางชีวิต เธอบอกว่า Kanban ส่วนตัวสร้างเรื่องเล่าการทำงาน "Kanban ส่วนบุคคลแปลงงานของเราเป็นเรื่องระบบใช้เวลาแม้แต่งานที่น่าเบื่อที่สุดและเปลี่ยนเป็นเกมที่เหมาะสมและน่าสนใจสำหรับทุกวัย" เธอบอกฉันทางอีเมล เมื่อมีคนวางแผนที่จะทำรายการสิ่งที่ต้องทำของเขาหรือเธอบนกระดานงานจะสิ้นสุดลงเพื่อรวบรวมงานที่ไม่เกี่ยวข้องและกลายเป็นชุดของเหตุการณ์และตัวเลือกที่ส่งผลกระทบต่อกันและไหลจากที่หนึ่งไปยังอีก

Kanban ส่วนบุคคลในการปฏิบัติ

หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการทำความเข้าใจว่า Kanban สามารถใช้ในการจัดระเบียบและจัดการด้านชีวิตส่วนตัวได้อย่างไรคือการได้ยินเกี่ยวกับวิธีที่คนอื่นใช้ คุณจะพบตัวอย่างด้านล่างรวมถึงลิงก์ที่อธิบายการทำงานของระบบ Kanban เพิ่มเติม:

• การวางแผนและการจัดงานแต่งงาน
• การจัดการสินค้าคงคลังของห้องเก็บไวน์
• จัดการงานบ้าน (ดูด้านบน)
• ร่างทีมกีฬาแฟนตาซี
• บันทึกแนวคิดสำหรับวันหยุดพักผ่อนและการเดินทาง (ดูภาพด้านล่าง)

ใครสามารถได้ประโยชน์จากการใช้ Kanban ส่วนบุคคล

ผู้คนหลากหลายประเภทต่างมุ่งไปสู่ซอฟต์แวร์ประเภทต่าง ๆ เพื่อช่วยให้พวกเขามีระเบียบ ฉันถาม Linden-Reed และ Pryor เกี่ยวกับประเภทของคนที่เหมาะที่สุดสำหรับ Kanban พวกเขาทั้งคู่กล่าวว่าคนที่มุ่งเน้นการมองเห็นทำได้ดีกับ kanban จากนั้นก็เพิ่มความคิดอีกเล็กน้อย

"ใครก็ตามที่กำลังดิ้นรนกับปัญหาของการเป็นภาระหนักเกินไปหรือมีปัญหาคุณภาพในการทำงานของพวกเขาคนที่พลาดกำหนดเวลาผู้ที่มีปัญหาในการตอบสนองความคาดหวัง" ทุกคนสามารถได้รับประโยชน์จาก kanban ตาม Linden-Reed

DeMaria Barry ตั้งข้อสังเกตว่าเด็กที่มี Asperger's มักจะทำได้ดีเมื่อพวกเขาใช้ Kanban ส่วนตัว “ ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวทางร่างกายและเซโรโทนินช่วยให้พวกเขาได้รับจากการดึงเข้ามาและเห็นการทำงานของพวกเขาในคอลัมน์เสร็จแล้วบังคับให้พวกเขาทำงานให้เสร็จสมบูรณ์แทนที่จะมุ่งเน้นหรือครุ่นคิดอย่างหนักเพียงงานเดียว” เธอยังกล่าวอีกว่าเด็กที่มีภาวะซนสมาธิสั้นมักจะประสบความสำเร็จเพราะ“ การดำเนินงานตามข้อ จำกัด ในการดำเนินการบังคับให้พวกเขาให้ความสนใจกับงานที่ทำมากกว่าจะเสียสมาธิโดยเริ่มต้นจากหลายคน

ไพรเออร์กล่าวว่าเกือบทุกคนเหมาะสำหรับกังกันเพราะทำเพื่อให้เข้ากับความคิดของเรา

"ถ้าคุณดูวิธีที่ผู้คนพยายามจัดระเบียบชีวิตของพวกเขา - ถ้าคุณดูคอมพิวเตอร์ด้วยโพสต์ - อิททั่วตู้เย็นที่มีโน้ตอยู่ที่ประตูคนทำบัตรดัชนีและวางมันไว้ข้างหน้า - เรามีความจำเชิงพื้นที่มาก” ไพรเออร์กล่าว "การจัดวางแนวความคิดที่เป็นภาพสามารถเป็นประโยชน์กับผู้คนได้มาก"

สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมอ่านเคล็ดลับเหล่านี้ในการจัดระเบียบบันทึกย่อของนักเขียนวิธีจัดระเบียบแหล่งช้อปปิ้งในช่วงวันหยุดของคุณและเทคนิคในการสร้างแรงจูงใจให้ตัวเอง