สารบัญ:
วีดีโอ: A day with Scandale - Harmonie Collection - Spring / Summer 2013 (กันยายน 2024)
สารบัญ
- รับการจัดระเบียบ: วิธีการตั้งค่าแม่แบบอีเมล
- การใช้เทมเพลตอีเมลใน Gmail
ทั้งในที่ทำงานและในชีวิตส่วนตัวของพวกเราพวกเราหลายคนส่งสิ่งที่เป็นอีเมลเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำอีก อาจพูดว่า "นี่คือตัวเลขยอดขายรายสัปดาห์ … " หรือ "ที่รักโปรดอย่าลืมส่งค่าเช่าก่อนหรือหลัง … "
หากคุณเป็นคนที่มีระเบียบและมีประสิทธิภาพคุณอาจคัดลอกและวางอีเมลก่อนหน้านี้ในข้อความใหม่ทุกครั้งที่ถึงเวลาส่งอีเมลที่ส่งเป็นประจำ ไม่ใช่วิธีที่ไม่ดี แต่จะทำให้คุณเปิดรับข้อผิดพลาดได้ คุณอาจลืมอัปเดตหัวเรื่องหัวเรื่องวันที่ตัวเลขทางการเงินจุดข้อมูลและอื่น ๆ
ในบรรทัดเดียวกันเมื่อคุณใช้อีเมลเก่าอีกครั้งคุณต้องป้อนการกดแป้นที่ไม่จำเป็นจำนวนมากเช่นการลบและจากนั้นอัปเดตบรรทัดหัวเรื่องการเปลี่ยนข้อมูลชิ้นสำคัญและอื่น ๆ
ระบบที่ดีกว่าคือการตั้งค่าอีเมลที่คุณสามารถใช้ซ้ำได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น "เทมเพลตอีเมล" (คำของ Microsoft Outlook) หรือ "การตอบกลับสำเร็จรูป" (คำศัพท์ของ Google)
loading …
เทมเพลตอีเมลคือสิ่งที่คุณคาดหวังว่าจะเป็นเค้าโครงของอีเมลที่มีพื้นที่ว่างเปล่าซึ่งข้อมูลที่อัปเดตจะปรากฏขึ้น เมื่อคุณเตรียมพื้นที่ว่างให้กับตัวเองแทนที่จะเป็นตัวเลขหรือชิ้นส่วนของข้อมูลที่จะอัปเดตคุณกำลังกดแป้นพิมพ์น้อยลงและลดจำนวนข้อผิดพลาดที่คุณอาจแนะนำ คุณจะไม่ส่งหมายเลขรายงานของสัปดาห์ที่ผ่านมาโดยไม่ตั้งใจ สิ่งที่เลวร้ายที่สุดที่อาจเกิดขึ้นคือคุณปล่อยให้บางสิ่งบางอย่างว่างเปล่าในกรณีนี้ผู้รับจะแจ้งให้ทราบทันทีและขอข้อมูลที่ขาดหายไปจากคุณ หากคุณส่งข้อมูลที่ไม่ถูกต้องผู้รับอาจไม่เคยรู้
ต่อไปนี้เป็นวิธีตั้งค่าเทมเพลตอีเมลในโปรแกรมอีเมลที่ใช้บ่อยที่สุดสองโปรแกรม: Outlook และ Gmail
วิธีตั้งค่าเทมเพลตอีเมลใน Outlook
Outlook อ้างถึงข้อความที่ส่งเป็นประจำประเภทนี้เป็น "แม่แบบอีเมล" คุณลักษณะนี้มีอยู่ในโปรแกรมเดสก์ท็อปของ Outlook แต่ไม่มีใน Outlook.com
ใน Outlook 2007 เริ่มข้อความอีเมลใหม่ พิมพ์เนื้อความของอีเมลและหัวเรื่องเป็นข้อมูลมากเท่าที่คุณจะต้องนำมาใช้ใหม่ให้แน่ใจว่าได้เว้นช่องว่างที่ชัดเจนและมองเห็นได้ทุกที่ที่คุณจะป้อนข้อมูลใหม่ทุกครั้งที่คุณส่งข้อความ นี่คือตัวอย่าง:
| หัวเรื่อง | รายงานจำนวนหน้าที่มีการเปิดสำหรับสัปดาห์ที่สิ้นสุด | ||
| ร่างกาย: | นี่คือรายงานจำนวนหน้าที่มีการเปิดทุกสัปดาห์สำหรับเว็บไซต์
|
ที่มุมซ้ายบนของกล่องข้อความไปที่ไฟล์> บันทึกเป็น
ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้นคุณจะต้องเปลี่ยนประเภทไฟล์เป็นเทมเพลต Outlook (* .oft) จากนั้นคุณสามารถตั้งชื่อเทมเพลตของคุณตามที่คุณต้องการ
เมื่อคุณพร้อมที่จะเขียนข้อความใหม่โดยใช้เทมเพลตกระบวนการในการเข้าสู่เทมเพลตนั้นเป็นเรื่องจริงที่ไม่มีประสิทธิภาพ
ไปที่ใหม่> เลือกแบบฟอร์ม
และในกล่องตัวเลือกแบบเลื่อนลงด้านบนเลือกแม่แบบผู้ใช้ในระบบไฟล์ เทมเพลตใด ๆ ที่คุณบันทึกควรอยู่ที่นั่น เลือกข้อความที่คุณต้องการจากนั้นข้อความจะเปิดเป็นข้อความอีเมลใหม่ซึ่งคุณสามารถอัปเดตได้ตามความเหมาะสม
ใน Microsoft Outlook 2010 เริ่มข้อความอีเมลใหม่ พิมพ์เนื้อความของอีเมลและหัวเรื่องเป็นข้อมูลมากเท่าที่คุณจะต้องนำมาใช้ใหม่ให้แน่ใจว่าได้เว้นช่องว่างที่ชัดเจนและมองเห็นได้ทุกที่ที่คุณจะป้อนข้อมูลใหม่ทุกครั้งที่คุณส่งข้อความ (ดูตัวอย่างด้านบน)
เมื่อคุณออกแบบเทมเพลตเสร็จแล้วให้ไปที่แท็บไฟล์แล้วเลือกบันทึกเป็น
ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้นคุณจะต้องเปลี่ยนประเภทไฟล์เป็นเทมเพลต Outlook (* .oft) จากนั้นคุณสามารถตั้งชื่อเทมเพลตของคุณตามที่คุณต้องการ กดบันทึก
เมื่อคุณพร้อมที่จะใช้เทมเพลตให้ไปที่รายการใหม่> รายการเพิ่มเติม> เลือกแบบฟอร์ม
และในกล่องตัวเลือกแบบเลื่อนลงด้านบนเลือกแม่แบบผู้ใช้ในระบบไฟล์ เทมเพลตใด ๆ ที่คุณบันทึกควรอยู่ที่นั่น เลือกข้อความที่คุณต้องการจากนั้นข้อความจะเปิดเป็นข้อความอีเมลใหม่ซึ่งคุณสามารถอัปเดตได้ตามความเหมาะสม
รายชื่อการแจกจ่าย คุณอาจต้องการจับคู่เทมเพลตอีเมลกับรายการการแจกจ่ายเพื่อให้คุณสามารถส่งข้อความไปยังกลุ่มบุคคลในภาพเดียว
ไปที่ส่วนที่ติดต่อของ Outlook เลือกใหม่> รายการการกระจาย
หากคุณใช้อีเมลขององค์กรหรือธุรกิจคุณควรเลือกสมาชิกแทนการใช้ฟังก์ชั่นที่ชื่อว่าเพิ่มใหม่ เลือกสมาชิกอาจแสดงรายชื่อผู้ใช้ที่มีอยู่ในระบบอีเมลของธุรกิจของคุณ ในทางกลับกันเพิ่มใหม่ให้คุณพิมพ์ที่อยู่อีเมลด้วยตนเอง
