จัดระเบียบ: วิธีจัดการงานของคุณด้วยสเปรดชีต

หนึ่งในเทคนิคองค์กรที่ง่ายที่สุดที่ฉันใช้ในที่ทำงานคือการเก็บสเปรดชีทส่วนตัวของความก้าวหน้าของฉันเอง ไม่มีใครต้องการให้ฉันทำ ไม่มีใครขอดูสเปรดชีตของฉัน ฉันเก็บมันไว้เพื่อผลประโยชน์ของตัวเองเพื่อให้ฉันทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสามารถเห็นสิ่งที่ฉันทำสำเร็จได้อย่างรวดเร็ว

ใน Get Organized ฉบับนี้ฉันจะแบ่งปันสเปรดชีตที่ฉันเก็บไว้และอธิบายว่าพวกเขาทำอะไรให้ฉันบ้าง ในขณะที่เนื้อหาของสเปรดชีตเกี่ยวข้องกับงานของฉันโดยเฉพาะหลักการหลายข้อเป็นสากลและสามารถปรับให้เข้ากับงานประเภทอื่นได้

แนวคิดการบันทึกและการจัดตารางเวลา

คอลัมน์จัดระเบียบเป็นรายสัปดาห์ซึ่งหมายความว่าฉันต้องคิด 52 แนวคิดที่ฉันจะใช้จริงในหนึ่งปีซึ่งหมายความว่าฉันจะต้องเพิ่มอีก 50 ถึง 100 ความคิดที่ฉันจะปฏิเสธในที่สุด เพื่อสร้างความคิดจำนวนมากเพื่อค้นหาสิ่งที่ดีจริงๆ)

ฉันยังต้องมองไปข้างหน้าหลายสัปดาห์ในแต่ละครั้งและใส่ใจกับวันที่บทความจะตีพิมพ์ (ทุกวันจันทร์) เพื่อพิจารณาว่าหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งสอดคล้องกับสิ่งอื่นที่เกิดขึ้นในโลกหรือไม่ ตัวอย่างเช่นเมื่อเดือนพฤษภาคมที่ผ่านมาเมื่อผู้สำเร็จการศึกษาใหม่กำลังมองหางานฉันวิ่งชุดของบทความในชุดรูปแบบที่: วิธีการจัดการการค้นหางานออนไลน์วิธีการสร้างโปรไฟล์ออนไลน์ที่สะอาดและเป็นมืออาชีพเคล็ดลับสำหรับการสมัครงานและจดหมาย .

ในการทำเช่นนั้นฉันจะเก็บสเปรดชีทที่พื้นฐานมาก ๆ พร้อมกับรายการแนวคิดต่อเนื่องที่ด้านล่างและตารางที่ด้านบนสุดพร้อมวันที่เผยแพร่ที่กำหนดไว้ทั้งหมด สเปรดชีตช่วยให้ฉันคิดกว้างเกี่ยวกับวิธีการวางแผนหัวข้อในหลายสัปดาห์และหลายเดือน ฉันสามารถเปลี่ยนลำดับของบทความในอนาคตได้อย่างง่ายดายเพื่อเพิ่มเวลาระหว่างหัวข้อที่ดูคล้ายกันเกินไปหรือจัดกลุ่มบทความที่เกี่ยวข้องกับเหตุผล

สเปรดชีตนี้อาศัยอยู่ใน Google ไดรฟ์เพราะบริการดังกล่าวมีให้ฉันทุกที่และถ้าฉันมีความคิดในขณะที่ฉันไม่อยู่ที่สำนักงานฉันสามารถลงชื่อเข้าใช้และเพิ่มได้โดยไม่ลังเล

เนื่องจากฉันกลับไปที่สเปรดชีตนี้บ่อยครั้งเพื่อบันทึกงานเมื่อฉันทำมันเสร็จฉันจึงสำรวจความคิดที่ฉันได้ระดมสมองเป็นประจำ ผู้คนมากมายจดบันทึกความคิดของตนเอง แต่ไม่เคยอ้างอิงกลับมา ด้วยระบบนี้ฉันต้องเผชิญกับรายการความคิดของตัวเองอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง

การบันทึกความคืบหน้าของโครงการ

งานส่วนใหญ่ของฉันที่ PCMag คือการทดสอบผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์และอุปกรณ์ออกกำลังกายและเขียนบทวิจารณ์ผลิตภัณฑ์ของพวกเขาดังนั้นฉันจึงมีสเปรดชีตอื่นที่ใช้กับงานนั้น

(ฉันขอโทษสำหรับเนื้อหาเบลอเล็กน้อยในภาพด้านบน)

ให้ฉันอธิบายอย่างรวดเร็วคอลัมน์ที่คุณเห็นในภาพด้านบน คอลัมน์ที่หนึ่งเรียกว่า ID เป็น ID บทความของการตรวจสอบผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการเผยแพร่ คอลัมน์ B เป็นชื่อผลิตภัณฑ์ คอลัมน์ C, สถานะจะคงสถานะของการตรวจสอบเช่น "pubbed 12-Apr-13" หมายถึงบทความที่เผยแพร่ในวันที่ 12 เมษายน 2013 คอลัมน์ D ถึงฉันเป็นช่องทำเครื่องหมายที่เกี่ยวข้องกับงานที่ต้องทำให้สมบูรณ์ก่อนการตรวจสอบผลิตภัณฑ์ สามารถผ่านขั้นตอนการแก้ไขและการเผยแพร่

เกณฑ์ (คอลัมน์ DI) รวมถึงการบันทึกผลิตภัณฑ์ในฐานข้อมูล ("QB") ส่งแบบฟอร์มที่ระบุรายละเอียดของผลิตภัณฑ์ ("ข้อมูลจำเพาะ") อัปโหลดภาพผลิตภัณฑ์ ("รูปภาพ") และสร้างสไลด์โชว์เพิ่มเติม images ("สไลด์โชว์") แต่ละผลิตภัณฑ์ต้องการคะแนนจากหนึ่งถึงห้า ("คะแนน") และฉันได้เพิ่มอีกหนึ่งคอลัมน์สำหรับ "บันทึกย่อ" ที่ฉันมักจะระบุว่าผลิตภัณฑ์สมควรได้รับตัวเลือกบรรณาธิการ PCMag หรือไม่

สเปรดชีตนั้นเป็นหัวใจสำคัญของชุดของช่องทำเครื่องหมาย มันช่วยให้ฉันเห็นภาพคร่าว ๆ ว่าฉันได้ทำสารตั้งต้นที่จำเป็นทั้งหมดแล้วหรือยัง แต่มันก็มีประโยชน์อื่นเช่นกัน

ด้วยวิธีเดียวกับที่ฉันบันทึกแนวคิดการระดมสมองของฉันสำหรับการจัดระเบียบคอลัมน์ในอนาคตฉันยังบันทึกที่ด้านล่างของผลิตภัณฑ์สเปรดชีตรีวิวของฉันที่ฉันอาจสนใจตรวจทาน ดังนั้นฉันจึงมีรายการแนวคิดใหม่ ๆ อยู่เสมอ

นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นข้อมูลอ้างอิงอย่างรวดเร็วหากฉันต้องการค้นหาวันที่เผยแพร่หรือรหัสบทความเฉพาะสำหรับผลิตภัณฑ์ที่ฉันได้ตรวจสอบแล้ว (ซึ่งฉันทำบ่อยๆ) แน่นอนว่าเรามีระบบอื่น ๆ ในสำนักงานเพื่อค้นหาข้อมูลนั้น แต่โดยปกติฉันจะดึงข้อมูลจากสเปรดชีตนี้ได้เร็วขึ้นเพราะฉันได้กำหนดให้เฉพาะเจาะจงกับความต้องการของฉัน

การติดตามสิ่งที่เปลี่ยนแปลง

สเปรดชีตสุดท้ายที่ฉันต้องการแบ่งปันคือสิ่งที่ฉันใช้เพื่อติดตามบทความเฉพาะที่ฉันเขียน: แอป iPhone ที่ดีที่สุด 100 รายการ บทความต้องการการจัดการที่ซับซ้อนเนื่องจากฉันอัปเดตเนื้อหาบ่อยๆ กล่าวอีกนัยหนึ่งทุก ๆ สองสามสัปดาห์แอพที่ดีที่สุด 100 รายการเป็นของใหม่ ฉันต้องระวังแอพที่ฉันพูดว่าดีที่สุดในวันนี้เทียบกับสิ่งที่ฉันพูดเมื่อหกเดือนก่อน

วิธีการของฉันค่อนข้างง่าย ฉันบันทึกแต่ละแอปใน Excel เมื่อมันเข้าสู่รายการที่ดีที่สุด 100 รายการ ฉันบันทึกวันที่ที่เพิ่มลงในบทความหรือครั้งสุดท้ายที่ฉันอัปเดตข้อความหากเป็นแอปที่ยังคงดี แต่อัปเดตอย่างมีนัยสำคัญตั้งแต่ครั้งสุดท้ายที่ฉันเขียนข้อความแจ้งเตือนเกี่ยวกับเรื่องนี้ ฉันยังคงเรียกใช้รายการแอพที่เคยอยู่ในรายการก่อนหน้านี้ แต่ได้สูญเสียสถานที่ไปแล้ว

สเปรดชีตนี้ยังช่วยให้ฉันเห็นว่าฉันมีแอพ 100 แอปหรือไม่เพราะ Excel นับให้ฉันโดยอัตโนมัติ ฉันยังใช้มันเพื่อจัดกลุ่มแอพลงบนหน้าต่าง ๆ โดยเพิ่มเส้นขอบเพื่อระบุตัวแบ่งหน้า การเข้ารหัสสียังช่วยให้ฉันเห็นแอพพลิเคชั่นใหม่ในรายการ (สีเหลือง) ซึ่งเป็นธงระหว่างกระบวนการเผยแพร่ซึ่งหมายความว่าฉันควรตรวจสอบส่วนเหล่านั้นอย่างใกล้ชิดยิ่งกว่าแอพอื่น ๆ

ให้ฉันยอมรับด้วยว่าฉันไม่ได้ใช้คอลัมน์ทั้งหมดที่ฉันตั้งไว้ในสเปรดชีตนี้ ในคราวเดียวฉันคิดว่าข้อมูลบางอย่างมีความสำคัญเท่านั้นที่จะตระหนักในภายหลังว่าฉันไม่ต้องการมันเลย เนื่องจากสเปรดชีตนี้เป็นของฉันคนเดียวเท่านั้นฉันจึงสามารถละทิ้งพื้นที่ที่ไม่มีผลตอบแทนได้หากไม่มีผลลัพธ์ ฉันสามารถล้างสเปรดชีตและกำจัดส่วนที่ฉันไม่ได้ใช้ แต่มันคุ้มค่ากว่าที่ฉันจะเก็บไว้และไม่ใช้มันมากกว่าการลงทุนเพื่อทำให้สเปรดชีทเป็นระเบียบเล็กน้อย ประเด็นคืออะไร? ไม่มีใครนอกจากฉันเคยเห็นมัน

ประโยชน์ของการใช้สเปรดชีตเพื่อติดตามการทำงานของคุณ

สเปรดชีตอย่างง่ายอาจเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดระเบียบงานของคุณและคุณไม่จำเป็นต้องเป็นหวือหวาที่ Excel เพื่อสร้างงานของคุณ ประโยชน์ของการใช้สเปรดชีตเพื่อติดตามงานของคุณ ได้แก่ :

• ความสามารถในการดูสิ่งที่คุณทำไปแล้วเพื่อที่คุณจะไม่ได้ทำซ้ำ (หรือถ้าคุณต้องการที่จะทำซ้ำคุณสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่าคุณทำมันครั้งแรกเมื่อไหร่และอย่างไรเพื่อให้คุณสามารถใช้ประโยชน์จากงานก่อนหน้าได้)
• มีสถานที่เฉพาะสำหรับบันทึกความคิดและดูเป็นประจำ
• เก็บรักษาบันทึกงานของคุณหากคุณต้องการหลักฐานที่แสดงว่าคุณทำสำเร็จแล้ว
• ทำให้งานของคุณง่ายขึ้นโดยการสร้างระบบการดึงข้อมูลที่ปรับแต่งตามความต้องการของคุณทั้งหมด