จัดระเบียบ: วิธีจัดการจดหมายข่าวและอีเมลจัดการรายวัน

แคชเชียร์ที่ร้านค้าที่คุณชื่นชอบมอบส่วนลด 10% พร้อมส่วนลดพิเศษในอนาคตเพื่อแลกกับที่อยู่อีเมลของคุณ เพื่อนของคุณแนะนำจดหมายข่าวข้อตกลงรายวันที่สามารถช่วยคุณประหยัดเงินได้หากมีการต่อรองราคาที่เหมาะสมกับคุณ คุณได้ลงทะเบียนเพื่อรับอีเมลคำศัพท์ประจำวันซึ่งคุณจะอ่านเฉพาะตอนเช้าเมื่องานช้า ข้อความทั้งหมดเหล่านี้คือ graymail, เมลที่ได้รับเชิญซึ่งคุณอาจต้องการอ่านในบางครั้ง แต่ไม่สำคัญเลย เกรเมลเมลนั้นแตกต่างจากสแปมในกรณีที่ไม่พึงประสงค์ แต่เกรย์เมลมาตามคำขอของคุณ ในขณะที่เราหลายคนเรียกดู graymail ของเรามันสามารถเป็นแหล่งของความยุ่งเหยิงโดยเฉพาะถ้ามันไม่ถูกตรวจสอบเป็นเวลานานเกินไป

ต่อไปนี้เป็นวิธีแก้ไขปัญหาสำหรับการจัดการ graymail เพื่อให้กล่องจดหมายของคุณอยู่ในสภาพดี

สร้างบัญชี 'จดหมายขยะ'

หนึ่งในโซลูชันที่เก่าแก่ที่สุดในหนังสือสำหรับการจัดการ graymail คือการสร้างบัญชีเว็บเมลฟรีที่คุณใช้เฉพาะสำหรับข้อความทางการตลาดรายการบริการคูปองและอีเมลที่ไม่สำคัญอื่น ๆ

เป็นเวลาหลายปีแล้วที่ฉันใช้บัญชี Hotmail เพื่อจุดประสงค์นี้แม้ว่ามันจะดูโง่ไปหน่อยเพราะทั้ง Hotmail และ Outlook.com (เพื่อไม่ให้สับสนกับแอพเดสก์ท็อปของ Outlook) มีเครื่องมือในตัวหลายตัวสำหรับจัดการ graymail กล่าวถึงในรายละเอียดมากขึ้นด้านล่าง เครื่องมือเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องใช้หากคุณกำลังจองบัญชีอีเมลหนึ่งบัญชีให้กับ graymail อย่างที่ฉันได้ทำไปแล้วเนื่องจากกล่องจดหมายนั้นเป็นตัวกรองขนาดใหญ่ตัวหนึ่งแล้ว ไม่ว่าในกรณีใดฉันจะตั้งค่าบัญชีประมาณสิบปีที่แล้วก่อนที่คุณสมบัติจะเข้าที่

ฉันมักจะเข้าสู่บัญชีวันละครั้ง แต่ฉันไม่เคยคิดเกี่ยวกับมันสองครั้งเมื่อฉันไม่ ฉันไม่เคยกังวลว่าข้อความสำคัญจะถูกฝังอยู่ในบัญชีเทาเมลเพราะไม่มีข้อความสำคัญในบัญชีนี้ มันสงวนไว้สำหรับ graymail เท่านั้น ฟีเจอร์ที่ใหม่กว่าใน Outlook.com ช่วยให้คุณสร้างที่อยู่อีเมลแทนซึ่งสามารถทิ้งได้สำหรับสิ่งต่าง ๆ เช่น graymail หรือการติดต่ออื่น ๆ ที่จะถูก จำกัด และคุณไม่ต้องการให้คนอื่นติดต่อคุณอีก (พูดเพื่อโพสต์บน Craigslist)

ใช้กฎตัวกรองและโฟลเดอร์

โปรแกรมอีเมลทุกโปรแกรมช่วยให้คุณสร้างกฎหรือตัวกรองเพื่อจัดเรียงข้อความโดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์ต่าง ๆ เพื่อให้คุณสามารถจัดการแยกต่างหาก ตัวอย่างเช่นคุณอาจสร้างกฎที่ระบุว่า "หากอีเมลมาจากผู้ส่งที่มีที่อยู่ลงท้ายด้วย 'nypl.org' จากนั้นย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ที่เรียกว่า 'Library Notices' โดยอัตโนมัติเมื่อได้รับ

ก่อนที่ฉันจะไปและเกี่ยวกับคุณสมบัติพิเศษใน Hotmail และ Outlook.com สำหรับ graymail ให้ฉันเพียงแค่ร่างวิธีการตั้งค่าตัวกรองและกฎในอีกสองโปรแกรมเว็บเมล์หลักฟรี Yahoo! เมลและ Gmail

วิธีเพิ่มตัวกรองไปยัง Yahoo! จดหมาย

ใน Yahoo! เมลที่แสดงด้านบนทำเครื่องหมายในกล่องข้อความ (หรือมากกว่าหนึ่ง) จากนั้นเลือกการกระทำและกรองอีเมลแบบนี้ กล่องป๊อปอัปจะช่วยให้คุณกรอกกฎสำหรับวิธีการกรองและจัดเรียงข้อความที่คล้ายกัน

คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์สำหรับสิ่งที่คุณปรารถนา ดูรายการคำแนะนำในตอนท้ายเพื่อหาแนวคิด

วิธีเพิ่มตัวกรองไปยัง Gmail

กระบวนการนี้คล้ายกันมากใน Gmail

ทำเครื่องหมายที่ช่องทางด้านซ้ายของข้อความที่คุณต้องการกรองแล้วเลือกเพิ่มเติมจากนั้นเลือก "กรองข้อความเช่นนี้" จากนั้นคุณสามารถใช้กฎชุดแรกกับตัวกรองเช่นข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่งหรือชื่อ "กับ" หรือบางสิ่งในบรรทัดหัวเรื่อง คลิก "สร้างตัวกรอง" และคุณสามารถใช้ขั้นตอนต่อไปในกฎ: จะทำอย่างไรกับข้อความที่ตรงกับเกณฑ์ (เช่นทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว, ลบ, ส่งต่อไปยัง … ฯลฯ )

หมายเหตุ: จากประสบการณ์ของฉันการเปิดใช้งานกฎใน Gmail ไม่ได้ราบรื่นเสมอไป (ล่าสุดใช้ Chrome บน Windows) ลิงค์และปุ่มไม่ได้ผลเสมอไป การออกจากระบบและลงชื่อเข้าใช้อีกครั้งดูเหมือนจะแก้ไขการไม่ตอบสนอง

ไม่พบตัวเลือก Gmail เพิ่มเติมหนึ่งรายการใน Yahoo! เมลให้คุณติดดาวข้อความใด ๆ โดยอัตโนมัติเพื่อทำเครื่องหมายว่าสำคัญ ในขณะที่ Yahoo! มีวิธีในการทำเครื่องหมายจดหมายสำคัญด้วยเช่นกันคุณสามารถทำได้ด้วยตนเองเท่านั้นไม่ใช่ด้วยตัวกรองโดยอัตโนมัติ

วิธีเพิ่มตัวกรองไปยัง Hotmail / Outlook.com

Hotmail และ Outlook มีคุณสมบัติเพิ่มเติมมากมายสำหรับการจัดการ graymail ตัวอย่างที่ฉันเคยใช้จะดูได้แค่ผิวเผินเท่านั้น กฎอาจค่อนข้างซับซ้อนและเมื่อมีการเปิดใช้งานให้ถูกต้องและทดสอบว่ากฎเหล่านั้นทำงานตามที่คุณต้องการหรือไม่ - เว้นแต่คุณจะใช้ Hotmail หรือ Outlook.com

ดังที่ได้กล่าวไว้แล้วว่าแอพพลิเคชั่นเว็บเมลของ Microsoft มีกฎบางอย่างที่ดำเนินการตัวกรองทั่วไปที่ผู้ใช้ต้องการนำไปใช้กับกล่องจดหมายของพวกเขา ระบบอัตโนมัติส่วนใหญ่ได้รับการจัดการผ่านหมวดหมู่ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถจัดหมวดหมู่จำนวนข้อความเป็น "จดหมายข่าว" แล้วตั้งกฎสำหรับสิ่งที่เกิดขึ้นกับจดหมายข่าวทั้งหมด การมีหมวดหมู่ทำให้ง่ายต่อการเปลี่ยนแปลงกฎในภายหลังและนำไปใช้กับข้อความที่คล้ายกัน

อีกคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมอย่างแท้จริงใน Outlook.com และ Hotmail คือตัวเลือกการยกเลิกและการกำหนดเวลาการล้างข้อมูลที่ปรากฏในตอนท้ายของทุกข้อความที่ Microsoft รู้ว่าเป็น Graymail

ลิงก์การยกเลิกการสมัครนั้นขึ้นอยู่กับทิศทางการยกเลิกการสมัครรับข้อมูลจากผู้ส่งซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถกำจัดข้อความที่ไม่ต้องการได้อย่างง่ายดายซึ่งบางครั้งก็เหมาะกว่าที่จะจัดการมัน เมื่อใช้งานปุ่มยกเลิกการเป็นสมาชิกจะให้ตัวเลือกในการลบอีเมลก่อนหน้านี้ทั้งหมดจากผู้ส่งรายเดียวกัน

ตัวเลือกที่สองกำหนดเวลาการล้างข้อมูลนำเสนอตัวเลือกสองสามอย่างสำหรับการทิ้งข้อความจากผู้ส่งรายเดียวกันซึ่งอาจมีการซ้อนทับเมื่อเวลาผ่านไป การเลือกที่ฉันต้องการคือเก็บเฉพาะข้อความล่าสุดจากผู้ส่งและสร้างกฎให้มีผลเหมือนกัน เมื่อข้อความใหม่มาถึงจากผู้ส่งรายนี้ข้อความเก่าจะถูกลบออกจากกล่องจดหมาย

คุณอาจจินตนาการถึงประโยชน์ของฟีเจอร์นี้สำหรับบางอย่างเช่นอีเมลดีลรายวันซึ่งมีเพียงอีเมลล่าสุดเท่านั้นที่เกี่ยวข้อง

ไอเดียสำหรับโฟลเดอร์

เมื่อจัดการ graymail ฉันขอแนะนำให้สร้างโฟลเดอร์ที่มีชื่อที่จดจำได้ง่ายสำหรับจดหมายประเภทที่คุณมักจะอ่านหรืออาจจะ "สแกน" เป็นคำที่เหมาะสม - มากกว่าที่อื่น ความคิดบางอย่างรวมถึง:

• การปรับปรุงบล็อก
• อีเมลยืนยัน (การแจ้งเตือนการชำระเงินอัตโนมัติ ฯลฯ )
• ประกาศกิจกรรม (การติดตามสถานที่การอัปเดตศิลปินเพลง ฯลฯ )
• แท็ก Facebook / การแจ้งเตือนข้อความ
• Google News Alerts
• การแจ้งเตือน LinkedIn / การปรับปรุงงาน
• จดหมายข่าว - ส่วนบุคคล (สำหรับงานอดิเรกและความสนใจ)
• จดหมายข่าว - Professional (สำหรับการพัฒนาอาชีพ)
• รายรับ
• ยืนยันการจัดส่งสินค้า / การติดตาม
• ประกาศการหยุดทำงานตามกำหนดเวลา
• การท่องเที่ยว
• การแจ้งเตือนของ Twitter

ในทางกลับกันหากคุณเห็นการแจ้งเตือนแท็ก Facebook ทั้งหมดของคุณตัวอย่างเช่นอย่ากรองข้อความเหล่านี้! ปล่อยให้มันตั้งค่าตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณ

ทำให้กล่องจดหมายของคุณทำงานเหมือนกล่องจดหมาย

แนวคิดทั้งหมดที่อยู่เบื้องหลังการจัดการ graymail คือการรักษาข้อความเหล่านั้นที่คุณอาจต้องการเห็นบางครั้งแยกออกจากข้อความที่คุณต้องการดูทันทีที่มาถึงกล่องจดหมายของคุณ การทำเช่นนั้นจะช่วยให้คุณมีความสุขในการอ่านอัปเดตจากบล็อกที่คุณโปรดปรานเว็บไซต์แหล่งข่าวเครือข่ายสังคมและอื่น ๆ โดยไม่ขัดขวางความสามารถของคุณในการสร้างผลงานและมีประสิทธิภาพตลอดเวลา

สำหรับวิธีเพิ่มเติมในการทำให้กล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นระเบียบให้ดู 11 เคล็ดลับในการจัดการอีเมล "5 เหตุผลที่กล่องจดหมายเข้าของคุณไม่ใช่รายการที่ต้องทำ" และ "วิธีหลีกเลี่ยงอีเมลโอเวอร์โหลด"