จัดระเบียบ: วิธีสร้างเอกสารฉุกเฉินสำหรับบ้านและธุรกิจที่สำคัญภายในไม่ถึงหนึ่งชั่วโมง

หากคุณจัดการสำนักงานคุณมีแผนผังชั้นที่บันทึกไว้ออนไลน์หรือไม่ในกรณีที่เกิดภัยพิบัติหรือสาเหตุอื่นที่ทำให้คนที่ไม่คุ้นเคยกับพื้นที่ต้องเข้ามา? หากคุณเช่าที่พักตากอากาศหรือแม้กระทั่งห้องพักในบ้านของคุณคุณให้ข้อมูลฉุกเฉินที่เพียงพอแก่แขกของคุณหรือไม่? แผนที่ทางออกฉุกเฉินของคุณอยู่ที่ไหนสำหรับครอบครัวและแขกที่อาจอยู่กับคุณ?

การคิดเกี่ยวกับการเตรียมความพร้อมในกรณีฉุกเฉินนั้นไม่ใช่เรื่องสนุก แต่การวางแผนล่วงหน้าและการเตรียมความพร้อมนั้นดีกว่าการนึกอยากทำ หลังจาก ประสบภัยพิบัติ ต่อไปนี้เป็นโครงการง่าย ๆ ที่จะช่วยให้คุณเตรียมพร้อมมากขึ้น: สร้างแผนที่ทางออกฉุกเฉินแผนพื้นและเอกสารอื่น ๆ ที่คุณต้องการและทำในเวลาประมาณหนึ่งชั่วโมง

ความลับในการทำให้โครงการนี้สั้นคือการใช้แอพสร้างไดอะแกรมที่มีให้ใช้ออนไลน์ฟรีและง่ายต่อการใช้งาน แอพเหล่านี้มีความสำคัญเช่นเดียวกับเทมเพลตสำหรับไดอะแกรมแผนที่แผนภูมิและอื่น ๆ ทุกประเภท

เมื่อคุณทำงานจากแม่แบบเหล่านี้สิ่งที่คุณต้องทำคือจัดเรียงเฟอร์นิเจอร์ใหม่เหมือนเดิม คุณไม่ต้องวาดอะไรเลยตั้งแต่ต้น

ไดอะแกรมแอปใดที่จะใช้

สมมติว่าคุณไม่รู้อะไรเลยเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การออกแบบหรือการวาดภาพเวกเตอร์มีสองแอพที่ฉันแนะนำให้ใช้ในการทำแผนทางออกฉุกเฉินแผนที่พื้นและเอกสารสำคัญอื่น ๆ สำหรับบ้านทรัพย์สินสำหรับวันหยุดพักผ่อนและธุรกิจของคุณ พวกเขาคือ Lucidchart และ SmartDraw

จากประสบการณ์ของฉันกับแอพเหล่านี้ Lucidchart นั้นใช้งานง่ายกว่าเล็กน้อย แต่ SmartDraw มีเทมเพลตมากขึ้นสำหรับการเตรียมพร้อมในกรณีฉุกเฉิน อย่างไรก็ตามทั้งคู่มีประโยชน์มาก ทั้งคู่มีระดับบริการฟรีดังนั้นคุณไม่ต้องจ่ายอะไรเลยในการสร้างไฟล์สำคัญเหล่านี้ และทั้งคู่มีเว็บแอปดังนั้นคุณสามารถใช้แอพได้ทันทีในเบราว์เซอร์ของคุณโดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ใด ๆ

เอกสารการเตรียมความพร้อมในกรณีฉุกเฉิน

ฉันต้องการแสดงตัวอย่างเอกสารเตรียมความพร้อมกรณีฉุกเฉินเนื่องจากบ่อยครั้งที่คุณไม่ทราบว่าเอกสารใดที่คุณต้องการจนกว่าคุณจะมีโอกาสค้นดูตัวเลือกบางอย่าง คนทั่วไปสองสามคือ:

• แผนอพยพชั้น / แผนที่
• การสร้างแผน / แผนที่การอพยพรวมถึงจุดนัดพบที่ปลอดภัย
• แผนอพยพ / แผนที่บ้านรวมถึงจุดนัดพบที่ปลอดภัย
• แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ,
• รายชื่อผู้ติดต่อในกรณีฉุกเฉิน (ทุกบ้านควรมีตู้เย็นหรือโพสต์ในที่ที่เห็นได้ชัดเจน)
• ต้นไม้โทรศัพท์ฉุกเฉิน
• แผนภูมิข้อมูลการปฐมพยาบาลและ CPR และ
• เคล็ดลับไฟป่าน้ำท่วมแผ่นดินไหวและที่พักพิงในสถานที่

ฉันสามารถไปเรื่อย ๆ แต่หวังว่ารายการนี้จะทำให้เกิดแนวคิดสำหรับเอกสารและไดอะแกรมที่เหมาะสมกับสถานที่และสถานการณ์ของคุณ ไม่ใช่เอกสารทุกฉบับที่เหมาะสมสำหรับบ้านหรือธุรกิจทุกหลักสูตร เอกสารเหล่านี้บางส่วนสามารถพิมพ์ได้ง่ายเช่น CPR และแผนภูมิการปฐมพยาบาล บุคคลอื่นนั้นเรียบง่ายและตรงไปตรงมาเพื่อให้คุณสามารถร่างได้อย่างรวดเร็วในแอปประมวลผล Word คุณอาจถูกล่อลวงให้เขียนด้วยมือ ฉันขอแนะนำให้ใช้ระบบดิจิทัลแทนเพราะอย่างนั้นมันง่ายกว่าที่จะเก็บสำเนาดิจิตอลไว้ในคลาวด์ การมีสำเนาดิจิทัลในคลาวด์หมายถึง 1) คุณสามารถอัปเดตได้ง่ายและ 2) คุณสามารถรับข้อมูลได้แม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่หน้ากระดาษที่คุณพิมพ์

วิธีทำเอกสารฉุกเฉิน

การใช้หนึ่งในสองแอพที่ฉันกล่าวถึงก่อนหน้านี้ SmartDraw หรือ Lucidchart จะทำให้โครงการนี้เร็วและมีประสิทธิภาพ คุณอาจสนุกกับการใช้เครื่องมือ

เริ่มต้นด้วยการดูเทมเพลตที่แอพมีให้ ในซอฟต์แวร์การสร้างไดอะแกรม "เทมเพลต" หมายถึงเอกสารตัวอย่างดังนั้นคุณจะได้รับมากกว่าไฟล์ที่มีการจัดรูปแบบที่เหมาะสม ลองมาตัวอย่างของแผนที่การอพยพสำนักงาน เทมเพลตนั้นมีแผนผังชั้นตัวอย่างและเส้นทางการอพยพที่วาดไว้แล้ว (แทนที่จะให้ผืนผ้าใบว่างเปล่าและไลบรารีของวัตถุที่เหมาะสมเพื่อตบมัน) สิ่งที่คุณต้องทำทั้งที่เป็นตัวอักษรและเชิงเปรียบเทียบคือเคลื่อนย้ายเฟอร์นิเจอร์ไปรอบ ๆ คุณลากและวางวัตถุที่แสดงถึงประตูหน้าต่างโต๊ะทำงานเก้าอี้กระถางต้นไม้เครื่องทำน้ำเย็นห้องน้ำตู้เสื้อผ้าเป็นต้นจนกว่าแผนชั้นตัวอย่างจะแปรเปลี่ยนเป็นตัวแทนของพื้นที่สำนักงานที่แท้จริงของคุณ ในทำนองเดียวกันคุณย้ายและหมุนยืดหรือทำให้ลูกศรสีแดงสั้นลงชี้ไปที่ทางออกที่ใกล้ที่สุด

คุณอาจไม่สามารถค้นหาเทมเพลตที่ต้องการได้ แต่คุณสามารถเลือกไดอะแกรมที่คล้ายคลึงกันอื่น ๆ เพื่อจุดประสงค์ของคุณได้เสมอ ตัวอย่างเช่นแผนภูมิ org แนวตั้งไม่ใช่สิ่งที่แตกต่างกันทั้งหมดซึ่งเป็นการพูดแผนผังจากแผนผังของโทรศัพท์

ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในการเตรียมพร้อมที่ดีกว่า

แอพการทำแผนภาพช่วยให้ง่ายต่อการปั่นเอกสารเตรียมความพร้อมในกรณีฉุกเฉินบางอย่างที่คุณควรจะสามารถนำเข้าสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องการในหนึ่งชั่วโมง ใช้เวลาบ่ายวันศุกร์ที่สำนักงานเมื่อคุณรู้สึกเหนื่อยล้าจากการทำงานอื่น ๆ หรือเช้าวันเสาร์ที่บ้านเพื่อรับเอกสารส่วนบุคคลและรับไฟล์สำคัญบางอย่าง

แน่นอนนี่เป็นเพียงยอดภูเขาน้ำแข็งเมื่อมันมาถึงการวางแผนสำหรับที่เลวร้ายที่สุด คุณจะทำอย่างไรถ้าพลังงานดับ จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณติด ransomware สำรองข้อมูลทั้งหมดของคุณบนคลาวด์หรือไม่ เมื่อเวลาเอื้ออำนวยคุณควรอ่านวิธีป้องกันภัยพิบัติทางธุรกิจซึ่งรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับการวางแผนการเตรียมความพร้อมรับมือกับภัยพิบัติการดำเนินการและการฝึกอบรม