จัดระเบียบ: วิธีแยกเก็บงานและไฟล์ส่วนตัวของคุณ

เจ้าหน้าที่ด้านข้อมูลอย่างฉันมักจะตรวจสอบอีเมลที่ทำงานของเราในช่วงสุดสัปดาห์ หรือเราอาจใช้ความคืบหน้าในการนำเสนอที่สำคัญตอนดึกจากที่บ้านถ้านั่นคือเวลาที่มีประสิทธิผลมากที่สุดของเรา (หรือถ้าเรากำลังทำงานอยู่เบื้องหลังในโครงการ) เรามีแนวโน้มที่จะตอบกลับข้อความส่วนบุคคลอย่างเท่าเทียมกันในขณะที่เรากำลังทำงานหรืออาจสแกนเอกสารประกันบ้านในเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงาน คนทำงานที่มีความรู้มักชอบความยืดหยุ่นชนิดนี้ แต่ถ้าคุณไม่ระวังเกี่ยวกับการแยกงานและไฟล์ส่วนตัวของคุณคุณอาจทำให้ตัวคุณเองและข้อมูลของคุณมีปัญหา

พฤติกรรมเสี่ยงในพื้นที่สีเทาระหว่างการทำงานและชีวิตอาจทำให้ข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนตกอยู่ในความเสี่ยง ตัวอย่างเช่นในขณะที่หลายคนอาจสแกนเอกสารส่วนตัวที่สำนักงานที่นี่และที่นั่นคุณไม่ต้องการสแกนสิ่งที่ละเอียดอ่อนเพราะถ้าคุณเป็นหัวหน้าฝ่ายไอทีคุณไม่มีความคิดว่าเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นประหยัดได้ที่ไหน สำเนาไฟล์ที่สแกน พวกเขาอาจอยู่ในฮาร์ดไดรฟ์ของสแกนเนอร์เองและอาจถูกบันทึกไว้ในเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกันที่ไม่มีหลักประกันเช่นกัน

นอกจากนี้เพื่อรักษาความสมดุลของชีวิตการทำงานและการมีตัวชี้นำที่เตือนให้คุณทราบเมื่อคุณกำลังทำงานประเภทหนึ่งเมื่อคุณอยู่ในเวลาอื่น สมมติว่าคุณกำลังติดตามอีเมลสามวันในช่วงวันหยุดพักผ่อนของครอบครัว คุณอาจชื่นชมว่าคุณมีความยืดหยุ่นและโอกาสในการรับมือกับเรื่องเร่งด่วนใด ๆ แต่คุณอาจต้องการกลับไปเพลิดเพลินกับ Splash Mountain กับลูก ๆ ของคุณ ด้วยกลยุทธ์ง่ายๆสองสามข้อในการแยกไฟล์ส่วนบุคคลและไฟล์งานของคุณคุณจะไม่ถูกดูดเข้าไปทำงานนานเกินไปเมื่อคุณเพลิดเพลินกับเวลาส่วนตัวและในทางกลับกัน

จัดแบ่งไฟล์ของคุณ

เคล็ดลับหลักในการแยกไฟล์งานและไฟล์ส่วนตัวคือการแบ่งไฟล์ การรักษาสิ่งที่เฉพาะเจาะจงไว้ในสถานที่เฉพาะนั้นไม่เพียงสร้างความสงบเรียบร้อย แต่ยังมั่นใจได้ มันทำงานได้ทั้งในโลกทางกายภาพและโลกดิจิตอล หากคุณใส่กุญแจไว้ในกระเป๋าด้านขวาและโทรศัพท์ทางซ้ายมือคุณจะไม่ต้องค้นหาแจ็คเก็ตของคุณสำหรับรายการเหล่านั้น

ด้วยไฟล์ดิจิทัลหลักการก็เหมือนกัน แต่ความเป็นจริงนั้นแตกต่างกันเล็กน้อย คุณสามารถเก็บไฟล์งานทั้งหมดของคุณไว้ในโฟลเดอร์เดียวและไฟล์ส่วนบุคคลในไฟล์อื่น แต่ไฟล์เหล่านั้นอยู่บนเซิร์ฟเวอร์คอมพิวเตอร์แอปหรืออุปกรณ์มือถือเครื่องเดียวกันหรือไม่ คุณต้องการให้พวกเขา

บางครั้งเราแยกไฟล์งานออกจากไฟล์ส่วนบุคคลเพื่อรักษาขอบเขตเพื่อไม่ให้เราสะดุดเมื่อเราควรใช้เวลากับครอบครัวและเพื่อน ๆ หรือเพื่อที่เราจะไม่ถูกล่อลวงให้ยื่นภาษีจนเสร็จ เราอยู่บนนาฬิกา

ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาฉันได้พัฒนากลยุทธ์บางอย่างที่ช่วยให้ฉันแยกงานและไฟล์ส่วนบุคคลของฉันออกเพื่อให้ตรงตามเงื่อนไขเหล่านี้:

• พวกมันแยกกันอยู่เสมอ
• พวกเขาสามารถเข้าถึงได้ไม่ว่าฉันจะอยู่ที่ไหน แต่
• ฉันไม่สะดวกที่จะเข้าถึงไฟล์งานเมื่อฉันอยู่ในโหมดโฮมและไฟล์โฮมเมื่อฉันอยู่ในโหมดทำงาน

ใช้อินเทอร์เฟซที่แตกต่างกันสำหรับสิ่งต่าง ๆ

ก่อนอื่นเรามาพูดถึงเอกสารดิจิทัลเช่นเอกสารประมวลผลคำสเปรดชีตงานนำเสนอ PDF และรูปภาพ

วิธีที่ง่ายที่สุดที่ฉันพบเพื่อแยกเอกสารและยังสามารถเข้าถึงได้คือการจัดเก็บไว้ในบริการซิงค์ออนไลน์และใช้บริการต่าง ๆ สำหรับข้อมูลประเภทต่างๆ ฉันใช้ Dropbox เพื่อจัดเก็บสำรองและซิงค์ไฟล์ส่วนตัวของฉันและฉันต้องใช้ Google ไดรฟ์ในการทำงาน มีตัวเลือกมากมายนอกเหนือจากบริการทั้งสองซึ่งคุณสามารถอ่านได้ในรายการ PCMag ของบริการจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ที่ดีที่สุด แต่ประเด็นคือต้องเริ่มต้นด้วยการแยกไฟล์ของคุณออกเป็นสองบริการที่แตกต่างกัน

เหตุใดฉันจึงไม่เลือกบริการจัดเก็บข้อมูลที่ฉันโปรดปรานและสร้างบัญชีสองบัญชีที่แตกต่างกันแทนที่จะใช้สองบริการที่แตกต่างกัน การมีอินเทอร์เฟซที่แตกต่างช่วยให้ฉันรักษาขอบเขตที่ฉันต้องการระหว่างงานและไฟล์ส่วนตัว

ถ้าฉันดูที่เว็บอินเตอร์เฟสของ Google Drive ฉัน รู้สึกว่า ฉันใช้งานได้ ถ้าฉันจ้องที่ Google ไดรฟ์ในขณะที่ฉันอยู่ในช่วงวันหยุดเสียงระฆังดังกึกก้องอยู่ในหัวของฉันซึ่งเตือนฉันว่าฉันกำลังทำงานเมื่อฉันควรจะพักผ่อนริมสระน้ำ แต่ถ้าฉันใช้เครื่องมือ Dropbox ในช่วงสุดสัปดาห์จัดรูปถ่ายส่วนตัวสมองของฉันก็ไม่ได้ให้สัญญาณ "คุณกำลังทำงาน" เมื่อเวลาผ่านไปฉันได้พัฒนาความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งระหว่างแต่ละอินเทอร์เฟซและสิ่งที่ฉันทำในอินเทอร์เฟซนั้น สำหรับฉันมันสำคัญยิ่งกว่าที่จะมีขอบเขตของชีวิตการทำงานที่ชัดเจนเพราะฉันทำงานจากสำนักงานที่บ้าน เมื่อฉันทำงานเต็มเวลาในอาคารสำนักงานฉันใช้กลยุทธ์ที่คล้ายกันเพื่อผลที่เหมือนกัน

สร้างตัวชี้นำภาพในระบบปฏิบัติการและธีมของคุณ

บริการจัดเก็บข้อมูลบางอย่างเช่นบริการที่รวมเข้ากับระบบปฏิบัติการของคุณอย่างแน่นหนาจะไม่ดูเหมือนอะไรเลย (เว้นแต่คุณจะใช้แอปพลิเคชันเว็บ) พวกเขาไม่จำเป็นต้องมีอินเตอร์เฟซที่แตกต่างกัน อีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถแยกแยะได้โดยไม่ต้องตระหนักว่ามันคือการใช้ระบบปฏิบัติการที่แตกต่างกันทั้งที่ทำงานและที่บ้าน หากคุณมีเครื่อง Windows ในสำนักงานและ Mac ที่บ้านคุณอาจจะรู้สึกว่าตัวเองเป็นกังวลมากเมื่อคุณทำงานที่บ้านบน Mac

ปัญหาอีกอย่างหนึ่งก็คือคุณใช้เครื่องมือเดียวกันในชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวเพราะคุณชอบพวกเขา คุณไม่ต้องการเลือกเครื่องมือหรือส่วนต่อประสานที่ต่างกันสองแบบ คุณต้องการใช้สิ่งที่คุณชอบที่สุดสำหรับทั้งคู่ เช่นเพื่อนของฉันบางคนใช้ Slack เพื่อการสื่อสารส่วนบุคคลและพวกเขายังใช้ Slack ในที่ทำงาน ในสถานการณ์นั้นฉันขอแนะนำให้เปลี่ยนธีม (เช่นชุดรูปแบบสี) ของทั้งสองบัญชี Slack ของคุณเพื่อให้พวกเขามีลักษณะที่แตกต่างกัน คุณจะเชื่อมโยงชุดสีหนึ่งชุดเข้ากับงานได้อย่างรวดเร็วและอีกชุดกับแช็ทส่วนตัวแบบส่วนตัว

จัดแบ่งโดยเบราว์เซอร์

อีกทางเลือกหนึ่งสำหรับแบ่งงานของคุณออกและสร้างตัวชี้นำภาพที่เตือนให้คุณทราบว่างานประเภทใดที่คุณกำลังทำคือติดกับเบราว์เซอร์ประเภทใดประเภทหนึ่งในที่ทำงาน ตัวชี้นำภาพอาจจะบอบบางกว่านี้ แต่คุณจะยังคงติดนิสัยในการเปิดตัวพูด Chrome สำหรับทำงานและ Firefox สำหรับของส่วนตัว

นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการใช้เบราว์เซอร์สองตัวแยกกันเพื่อแยกประวัติเว็บของคุณออกจากกัน ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องระมัดระวังเกี่ยวกับการล้างแคชเบราว์เซอร์สำหรับไฟล์งานเนื่องจากมีข้อมูล บริษัท ที่ละเอียดอ่อน แต่คุณอาจต้องการเก็บประวัติเว็บส่วนตัวของคุณเพื่อให้คุณสามารถค้นหาไซต์ที่คุณเข้าชมได้อย่างรวดเร็วไม่กี่วันที่ผ่านมา ในทางกลับกัน)

ใช้แอปอีเมลไคลเอ็นต์เพื่อประโยชน์ของคุณ

บนโทรศัพท์มือถือมีวิธีที่ง่ายมากในการแยกอีเมลที่ทำงานออกจากอีเมลส่วนตัวไม่ว่าคุณจะใช้บริการอีเมลเดียวกันเช่นการใช้ Gmail สำหรับทั้งที่ทำงานและที่บ้าน วิธีแก้ไข: ใช้ไคลเอนต์อีเมลอื่น

Gmail มีแอปแบบสแตนด์อโลน แต่คุณไม่จำเป็นต้องเลือกเป็นแอพที่คุณใช้ในการเข้าถึง Gmail บน iPhone คุณสามารถใช้แอพ Mail Stock หรือบนโทรศัพท์ทุกประเภทคุณสามารถติดตั้งแอปไคลเอ็นต์อีเมลบุคคลที่สามที่ใช้งานได้กับ Gmail เช่น Boxer หรือ Inboxcube

ฉันชอบที่จะใช้แอพแยกต่างหากสำหรับการทำงานและอีเมลส่วนตัว ฉันได้รับประโยชน์แบบเดียวกันกับการมีอินเตอร์เฟสที่แตกต่างกันสองแบบ นอกจากนี้เมื่อฉันพยายามที่จะไม่ถูกดูดเข้าไปทำงานฉันสามารถออกและปิดอีเมลที่ทำงานได้ในขณะที่ทำให้อีเมลส่วนตัวของฉันเข้าถึงได้ง่ายขึ้นหรือในทางกลับกัน

อาจเป็นกรณีที่คุณชอบแอปอีเมลไคลเอ็นต์เพียงแอปเดียวและคุณต้องการใช้ทั้งอีเมลที่ทำงานและอีเมลส่วนตัว ด้วยแอพจำนวนมากคุณสามารถรับรองความถูกต้องหลายบัญชีและสลับไปมาระหว่างกันได้ตามต้องการ มันให้ความสะดวกในการใช้งานที่คุณจริงอาจไม่ต้องการอย่างไรก็ตาม คุณสูญเสียผลประโยชน์จากการมีอินเทอร์เฟซที่แตกต่างกันสองแบบและคุณสูญเสียความสามารถในการออกจากแอพด้วยบัญชีใดก็ตามที่คุณต้องการให้ดึงดูดน้อยลงในขณะนี้ บางทีคุณอาจต้องการให้เทคโนโลยีของคุณเป็นมิตรกับผู้ใช้น้อยลงเล็กน้อยเพื่อประโยชน์ของจิตวิทยาของคุณเอง

จัดแบ่งให้สมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตที่ดีขึ้น

หากคุณต้องการขอบเขตที่ชัดเจนระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวของคุณการแบ่งข้อมูลของคุณออกเป็นแอพบริการระบบปฏิบัติการและเบราว์เซอร์ที่แตกต่างกันช่วยได้อย่างมากมาย

การมีช่องว่างเสมือนสองช่องทางที่แตกต่างกันซึ่งคุณเข้าถึงไฟล์ของคุณจะสร้างตัวชี้นำการเชื่อมโยงและอุปสรรคของการป้อนข้อมูลที่สามารถช่วยให้คุณลดเวลาทำงานหรือทำงานบ้านส่วนตัวในขณะที่คุณทำงานขณะที่ยังทำงานอยู่ จำเป็น