จัดระเบียบ: วิธีเก็บรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อยใช้เวลาสแกนและไม่ยุ่งเกินไป

Slack ทำให้การสื่อสารภายในทีมง่ายกว่าการใช้อีเมล แต่แอพมีแนวโน้มที่จะดูเหมือนห้องเด็กเล่นที่ยุ่งเหยิง หากสมาชิกในทีมของคุณมีความหลงใหลอย่างลึกซึ้งในเรื่องอนิเมชั่น gif หรือไม่คิดว่าพวกเขาตั้งชื่อช่องทางอย่างไรอินเตอร์เฟซส่วนบุคคลของคุณอาจจะไม่เป็นระเบียบอย่างสมบูรณ์ เคล็ดลับเก้าข้อเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณควบคุมแอปส่งข้อความทางธุรกิจยอดนิยมนี้ได้อีกครั้ง

1. ทำให้ข้อความ Slack มีขนาดเล็กลง

การตั้งค่าสองอย่างจะทำให้ส่วนต่อประสาน Slack ของคุณกระชับขึ้นเพื่อให้มีความคล่องตัวยิ่งขึ้น ไปที่การตั้งค่า> ข้อความและสื่อ ภายใต้ชุดรูปแบบเลือกขนาดกะทัดรัด จากนั้นด้านล่างให้เลือกดูเพียงแสดงชื่อ

เมื่อรวมกันแล้วการตั้งค่าเหล่านี้จะช่วยลดอักขระส่วนเกินและช่องว่างจาก Slack มันอาจจะไม่ใช่สไตล์ที่คุณชอบ แต่มันก็คุ้มค่าที่จะลองถ้าคุณอยากให้ Slack Space ดูยุ่งเหยิงและยุ่งน้อยลง หากคุณต้องการสแกนข้อมูลจำนวนมากโดยไม่ต้องเลื่อนหลายครั้งอาจเป็นการลองทำสิ่งนี้

2. ตัดแถบด้านข้างหย่อนของคุณ

ไม่มีเหตุผลที่คุณต้องเห็นทุกช่องและข้อความที่ระบุไว้ในแถบด้านข้างของคุณโดยค่าเริ่มต้น ติดดาวช่องและส่งข้อความโดยตรงที่คุณใช้บ่อยที่สุด นั่นทำให้พวกเขานั่งที่ด้านบนภายใต้หัวข้อติดดาวทำให้คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่รายการที่รวบรวมไว้นี้

หากบัญชี Slack ของคุณรกมากพิจารณาเปลี่ยนการตั้งค่าเพื่อแสดงเฉพาะข้อความที่ติดดาวและข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน ไปที่การตั้งค่า> แถบด้านข้าง> การตั้งค่าแถบด้านข้าง> ลักษณะที่ปรากฏและเลือกการสนทนาที่ยังไม่ได้อ่านและติดดาว

3. ระงับภาพที่ไม่เป็นระเบียบ

หากการร้องเรียนหลักของคุณเกี่ยวกับ Slack คือเพื่อนร่วมงานของคุณโพสต์ gifs, emojis และภาพเคลื่อนไหวที่มีภาพตัวอย่างขนาดใหญ่มากเกินไปคุณสามารถระงับพวกเขาในมุมมองของคุณ ดูในการตั้งค่า> ข้อความและสื่อ ที่ด้านล่างคือช่องทำเครื่องหมายที่ให้คุณซ่อนภาพประเภทต่างๆ

หากคุณต้องการประสบการณ์ Slack ที่ดีที่สุดให้ตั้งค่าเหล่านี้:

4. ปรับแต่งการแจ้งเตือน

การได้รับการแจ้งเตือนมากเกินไปทำให้พวกเขากลายเป็นเสียงรบกวน ปรับแต่งการแจ้งเตือนที่คุณได้รับใน Slack ในสามขั้นตอน

ก่อนอื่นให้ปิดเสียงช่องใด ๆ ที่ข้อความใหม่ส่วนใหญ่ไม่สำคัญ ไปที่ช่องคลิกที่ไอคอนฟันเฟืองถัดจากแถบค้นหาและเลือกตัวเลือกเพื่อปิดเสียงช่องนั้น

ประการที่สองเปลี่ยนการตั้งค่าการแจ้งเตือนของคุณเป็นข้อความโดยตรงการกล่าวถึงและคำหลักเท่านั้นหรือไม่มีอะไร หากคุณเลือกไม่มีอะไรคุณจะเห็นป้ายแสดงข้อความใหม่ แต่คุณจะไม่ได้รับการแจ้งเตือนด้วยเสียงหรือการแจ้งเตือนบนหน้าจออื่น ๆ

ประการที่สามให้ความสนใจกับสองตัวเลือกสุดท้ายที่ปรากฏในส่วนนี้ของการตั้งค่าของคุณ: แจ้งให้ฉันทราบเกี่ยวกับการตอบกระทู้ที่ฉันติดตามและใช้การตั้งค่าที่แตกต่างกันสำหรับอุปกรณ์มือถือ คุณอาจต้องการเลือกตัวเลือกเพื่อรับการแจ้งเตือนเธรดทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณและเพื่อนร่วมทีมใช้การสนทนาแบบเธรด สำหรับตัวเลือกอุปกรณ์มือถือการเลือกให้มีการตั้งค่าที่แตกต่างกันในโทรศัพท์ของคุณสามารถช่วยให้คุณโฟกัสได้ ในครั้งต่อไปที่คุณต้องทำงานโดยไม่หยุดชะงักให้ออกจากแอป Slack บนเดสก์ท็อปและออกจากระบบของเว็บแอปพลิเคชัน

5. ใช้ส่วนนำหน้าเพื่อจัดกลุ่มแชนเนล Slack ที่คล้ายกัน

นี่เป็นกลยุทธ์ที่ฉันเห็นทีมใช้เป็นประจำใน Slack: สร้างคำนำหน้าสำหรับช่องที่ควรจัดกลุ่มเข้าด้วยกัน ยกตัวอย่างเช่นแชแนลทั้งหมดที่ใช้โดยทีมขายเท่านั้นควรใช้คำนำหน้า "sales-" เพื่อให้คุณสามารถมี # sales-contact, # sales-tips, # sales-wins และอื่น ๆ ช่องที่ให้ความสนุกสนานสามารถใช้คำนำหน้า "fun-" หรือ "watercooler-"

การใช้ส่วนนำหน้าทำให้ช่องทางที่คล้ายกันรวมกลุ่มโดยอัตโนมัติทั้งในแถบด้านข้างของคุณและในรายการช่องแบบเต็มรูปแบบเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการสำรวจ

6. ใช้เครื่องมือสำรวจ (หรือแฮ็คนี้)

เมื่อถามคำถามสไตล์สำรวจกับเพื่อนร่วมทีมของคุณเช่น "ทุกคนจะพบกับบ่ายวันนี้เวลาใด" ใช้แอพการสำรวจ มันง่ายกว่ามากและผู้อ่านจะตอบการสำรวจความคิดเห็นมากกว่าไปยังหน้าผ่านการแสดงความคิดเห็น

Polly for Slack เป็นหนึ่งในแอพที่รู้จักกันดีและสำรวจ ติดตั้งเป็น Add-on ของ Slack จากนั้นพิมพ์ "/ polly" ทุกครั้งที่คุณต้องการสร้างแบบสำรวจ

นอกจากนี้คุณยังสามารถข้ามเครื่องมือสำรวจด้วยแฮ็คง่ายๆนี้: เขียนคำถามของคุณและให้คำตอบที่เป็นไปได้ด้วย reacji เพื่อนร่วมทีมของคุณจะคิดออกว่าพวกเขาควรเพิ่ม reacji ที่เหมาะสมให้กับคำถามเพื่อแสดงการตั้งค่าของพวกเขา สำหรับตัวเลือกการสำรวจที่ไม่มีไอคอนชัดเจนที่จะจับคู่ให้ใช้หมายเลข reacji หรือจุดสี ผลลัพธ์มีความแน่นเป็นระเบียบและอ่านง่าย

7. สร้างมารยาทสำหรับเธรด

หัวข้อข้อความนั้นยอดเยี่ยมสำหรับการจัดระเบียบ Slack แต่เฉพาะเมื่อคุณใช้ในวิธีที่เหมาะกับทีมของคุณ เธรดข้อความคือการสนทนาที่แยกออกจากช่องหลักไปยังแถบด้านข้าง ผู้คนสามารถเลือกเข้าร่วมการสนทนาหรือไม่ใช้มัน ในชุดข้อความคุณและเพื่อนร่วมทีมของคุณสามารถสนทนาอย่างละเอียดเกี่ยวกับหัวข้อเดียวโดยไม่ต้องถูกขัดจังหวะ

เมื่อมีเธรดจำนวนมากเกินไปมันเป็นการยากที่จะสแกนช่องและติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อเร็ว ๆ นี้ ดังนั้นคุณต้องค้นหาความสมดุลที่เหมาะสมของการใช้เธรดและมารยาทสำหรับมัน ไม่มีกฎสำหรับวิธีการทำ

ฉันเคยทำงานกับทีมที่จะเพิ่มหลอดของอีโมจิด้ายในตอนท้ายของข้อความใด ๆ ที่พวกเขาต้องการเบี่ยงเบนความสนใจไปที่ช่องหลัก เมื่อเวลาผ่านไปเราทุกคนเลือกกฎอย่างไม่เป็นทางการเป็นเวลาถึงเธรดข้อความและทุกคนดูเหมือนจะยินดีที่จะติดตามพวกเขา

เคล็ดลับ: ในการเพิ่มอีโมจิที่กำหนดเองให้คลิกพื้นที่ทำงานของคุณที่ด้านบนซ้ายเลือกกำหนดค่าเผื่อและอัปโหลดภาพที่คุณเลือกจากแท็บ Emoji โปรดทราบว่าผู้ดูแลระบบสามารถ จำกัด ผู้ที่สามารถเพิ่มอีโมจิที่กำหนดเอง

หากคุณไม่สนใจการซ่อมแซมขั้นสูงคุณอาจต้องการเรียนรู้วิธีสร้างบอทหย่อน

8. จัดระเบียบความคิดของคุณด้วยการจัดรูปแบบ

ใช้การจัดรูปแบบเพื่อจัดระเบียบสิ่งที่คุณเขียนในข้อความ Slack ทำให้ผู้อื่นสามารถสแกนช่องและรับสิ่งที่สำคัญได้ง่ายขึ้น

Slack ใช้การจัดรูปแบบ Markdown สำหรับตัวหนาตัวเอียงขีดเส้นใต้และการจัดรูปแบบโค้ด เมื่อคุณพิมพ์อักขระเกินสองสามตัวแผ่นชีทจะปรากฏที่ด้านล่างของหน้าจอเพื่อช่วยคุณออก

นอกจากนี้เพิ่มตัวแบ่งบรรทัดในข้อความของคุณโดยใช้ shift + return การรวมกันการกดแป้นพิมพ์นี้ช่วยให้คุณสร้างย่อหน้าโดยไม่ต้องโพสต์ข้อความ (ถ้าคุณกดย้อนกลับโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงข้อความของคุณจะโพสต์) เมื่อคุณทำเสร็จแล้วคุณสามารถเขียนข้อความที่ยาวขึ้นซึ่งง่ายต่อการอ่านและแก้ไขแทนที่จะต้องโพสต์ข้อความติดต่อกันห้าหรือหกครั้ง วิธีนี้จะเป็นประโยชน์ต่อผลการค้นหา Slack ของคุณหากคุณใช้บัญชีฟรีที่ จำกัด การค้นหาเฉพาะ 10, 000 ข้อความล่าสุดเท่านั้น

9. สร้างการแจ้งเตือนอัตโนมัติ

การแจ้งเตือนอัตโนมัติใน Slack เป็นการแจ้งเตือนที่คุณได้รับโดยอัตโนมัติเมื่อมีการกระทำบางอย่างเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างการแจ้งเตือนเมื่อมีคนกรอกแบบฟอร์มเว็บของ บริษัท คุณ แนวคิดอื่น ๆ บางประการ: คุณสามารถมีการแจ้งเตือนทุกครั้งที่มีการปิดการขายในร้านค้าออนไลน์ของคุณเมื่อใดก็ตามที่ความคิดเห็นใหม่ปรากฏบนเว็บไซต์ของคุณหรือทันทีที่มีคนในทีมของคุณเปิดหรือปิดปัญหาใน Github

มีหลายวิธีในการตั้งค่าและควบคุมการแจ้งเตือนอัตโนมัติ สิ่งที่ง่ายที่สุดคือการผสานรวมของ Slack เข้ากับเครื่องมืออื่น ๆ ใน App Directory ตัวอย่างเช่นเชื่อมต่อ Slack กับ Freshdesk และคุณสามารถรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับตั๋วสนับสนุนที่ส่งไปยังทีมของคุณ

อีกวิธีหนึ่งคือใช้แอป Slack Incoming Webhooks ซึ่งใช้ความรู้ทางเทคนิคเล็กน้อยในการตั้งค่า แต่ให้คุณได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับกิจกรรมที่อาจอยู่นอกขอบเขตของแอป Slack ตัวเลือกสุดท้ายคือการใช้เครื่องมืออัตโนมัติของบุคคลที่สามเช่น IFTTT, Workato หรือ Zapier บริการเหล่านี้ให้คุณเชื่อมต่อแอพเข้าด้วยกันและในกรณีของ Slack คุณสามารถเชื่อมต่อแอพได้แม้ว่า Slack จะไม่รองรับ เครื่องมืออัตโนมัติยังสามารถให้ตัวเลือกเพิ่มเติมแก่คุณในการปรับแต่งการแจ้งเตือน

สัญญาณและเสียงรบกวน

Slack สัญญาว่าจะช่วยแก้ไขปัญหาสัญญาณต่อเสียงรบกวนบางส่วนที่มีอยู่ในอีเมล นอกจากนี้ยังสัญญาว่าจะให้วิธีการสื่อสารกับผู้คนที่สนุกมากขึ้น มันกลายเป็นแอพที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่ในทั้งสองด้าน แต่ในการทำเช่นนั้นได้กลายเป็นสัตว์ร้ายชนิดต่าง ๆ ที่สามารถรู้สึกไม่เทอะทะ ด้วยการล้างอินเตอร์เฟส Slack ของคุณคุณสามารถลดเสียงรบกวนลงได้อย่างมากและสร้างพื้นที่ที่มีความสำคัญในการสื่อสาร

หากสิ่งอื่นใดล้มเหลวคุณสามารถข้ามเรือได้โดยดูจาก 17 ทางเลือกสู่ Slack หากคุณมุ่งมั่นที่จะยึดติดกับแอพอย่าลืมสอนตัวเองให้มากขึ้นสำหรับเคล็ดลับและกลเม็ดสำหรับ Slack