จัดระเบียบ: วิธีปรับปรุงการสื่อสารเพื่อการจัดการโครงการที่ดีขึ้น

ในระหว่างโครงการใด ๆ การรู้วิธีการสื่อสารรวมถึงเวลาที่จะใช้บริการการจัดการโครงการเพื่อการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดสำหรับความสำเร็จในการบริหารโครงการตามรายงานจากสถาบันบริหารโครงการ การสื่อสารที่ไม่ดีมักเป็นสาเหตุของปัญหาอื่น ๆ ที่นำไปสู่โครงการนอกเส้นทางหรือรวมเข้าด้วยกัน

การสื่อสารที่ชัดเจนเปิดเผยและมีประสิทธิภาพหมายถึงอะไรในแง่ของการจัดการโครงการและคุณจะทำอย่างไร คอลัมน์จัดระเบียบเมื่อสัปดาห์ที่แล้วดูวิธีเริ่มต้นจัดการโครงการ ประเด็นสำคัญคือการกำหนดโครงการ (และทำให้แน่ใจว่า เป็น โครงการมากกว่าการดำเนินงานต่อเนื่อง) และข้อกำหนดขอบเขตขอบเขตการส่งมอบเหตุการณ์สำคัญและผู้เล่นรวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หากคุณยังไม่ได้อ่านฉันแนะนำให้ทำก่อนที่จะแก้ปัญหาบทความนี้

การสื่อสารที่ไม่ดีส่งผลต่อการจัดการโครงการอย่างไร

ปัญหาสามอันดับแรกที่ป้องกันไม่ให้โครงการประสบความสำเร็จคือการเปลี่ยนแปลงขอบเขตการประเมินที่ไม่ดีในขั้นตอนการวางแผนและเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ไม่ดีตามการสำรวจโดย PricewaterhouseCooper แต่ Jason Westland ซีอีโอของ ProjectManager.com มองว่าประเด็นทั้งหมดนั้นเกิดจากรากเหง้าที่แตกต่างนั่นก็คือการสื่อสารที่ไม่ดี

“ หากผู้จัดการโครงการไม่มีขอบเขตหรือผู้เล่นไม่ทราบระยะเวลาสิ่งต่าง ๆ หรือสิ่งที่ส่งมอบไม่เป็นไปตามข้อกำหนด” เวสต์แลนด์กล่าวเมื่อเร็ว ๆ นี้เมื่อฉันพูดกับเขาเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการบริหารโครงการ .

Westland ผู้เขียน The Project Management Life Cycle กล่าวเพิ่มเติมว่า "สิ่งที่เกิดขึ้นโดยทั่วไปคือผู้จัดการโครงการไม่ได้จัดการกับขอบเขตของโครงการอย่างแท้จริงทีมไม่ทราบว่าพวกเขากำลังส่งมอบอะไรจริง ๆ ไม่มีใคร รู้ว่าวันที่สิ้นสุดสำหรับเหตุการณ์สำคัญหรือการส่งมอบกุญแจคืออะไรและตลอดโครงการไม่มีใครแจ้งให้พวกเขาทราบถึงวิสัยทัศน์โดยรวมเหตุผลที่ว่าทำไมพวกเขาถึงทำมัน

เวสต์แลนด์เติบโตขึ้นมาในนิวซีแลนด์ เขาแบ่งปันความคล้ายคลึงกันระหว่างฉันกับฝูงแกะในพื้นที่ของบ้านเกิดเมืองนอนของเขาและจัดการโครงการ

ลองนึกภาพเด็กชายตัวเล็กที่ต้องย้ายแกะ 300 ตัวจากคอกข้างหนึ่งไปยังอีกตัวโดยใช้สุนัขเพียงไม่กี่ตัว "คุณกำลังสื่อสารกับสุนัขของคุณอย่างต่อเนื่องผ่านเสียงนกหวีด" เขากล่าว "สุนัขกำลังเคลื่อนไหวอย่างต่อเนื่องเพื่อแยกกลุ่มหรือรวมกลุ่ม" งานอาจดูไม่น่าไว้วางใจสำหรับเด็กชายหนึ่งคนและสุนัขสองสามตัว แต่ถ้าไม่มีการสื่อสารที่ไม่หยุดยั้งและเด็กชายก็เตือนตัวเองถึงเป้าหมายของเขาก็สามารถทำได้

ดูภาพใหญ่

ในระหว่างการประชุมแจ้งกำหนดการของโครงการผู้เล่นทุกคนที่จะทำงานในโครงการจะต้องออกจากการประชุมพร้อมคำอธิบายที่ชัดเจนว่าโครงการสุดท้ายจะประกอบด้วยอะไร ในคำอื่น ๆ ทุกคนควรมีวิสัยทัศน์ไม่เพียง แต่รายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษรเช่นกัน

ลองนึกภาพโครงการที่ใช้เวลาดำเนินการหนึ่งปี ไม่กี่เดือนในโครงการเป็นไปได้อย่างสิ้นเชิงว่าวิสัยทัศน์ในสายตาของใครบางคนเปลี่ยนไปเล็กน้อยตั้งแต่วันแรก ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องเตือนทุกคนถึงคำอธิบายของโครงการสุดท้าย - และต้องทำบ่อยครั้ง การสื่อสารด้วยภาพแบบนี้สามารถเกิดขึ้นได้ในระหว่างการประชุมที่กำหนดไว้เป็นประจำ (เพิ่มเติมในอีกสักครู่) หรือโดยการนำลูกค้าของโครงการเป็นครั้งคราวเพื่อเตือนให้ทีมทราบถึงสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่

นอกจากนี้ทุกคนในทีมโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในการสื่อสารเมื่องานหรือชุดของงานเบี่ยงเบนไปจากการส่งมอบครั้งต่อไปหรือคำอธิบายขั้นสุดท้ายของโครงการ เมื่องานเกิดขึ้นที่ไม่อยู่ในขอบเขตพนักงานต้องพูดและผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องฟัง การสื่อสารเป็นถนนสองทาง ในทำนองเดียวกันหากทีมเชื่อว่าจะไม่ถึงกำหนดเวลาพวกเขาจำเป็นต้องแจ้งผู้จัดการโครงการเมื่อพวกเขาตกอยู่ในอันตรายไม่หลังจากที่สายเกินไป ผู้จัดการโครงการที่ได้ยินการสื่อสารประเภทนี้สามารถตัดสินใจได้อย่างเหมาะสม และตามที่คุณอาจเดาได้ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องแจ้งให้ทีมทราบถึงการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นและเรียกร้องความคิดเห็น

ใส่ใจกับรายละเอียด

นอกเหนือจากการกลับไปสู่วิสัยทัศน์บ่อยครั้งและทำให้ขอบเขตในการตรวจสอบผู้จัดการโครงการต้องรู้เกี่ยวกับรายละเอียดทุกอย่าง “ ในระหว่างโครงการมันสำคัญมากที่ผู้จัดการโครงการจะต้องตระหนักถึงทุกภารกิจและสถานะของงานนั้น ๆ ” เวสต์แลนด์กล่าว

โครงการสามารถมีงานนับพันได้อย่างง่ายดายซึ่งเป็นข้อมูลจำนวนมากสำหรับผู้จัดการโครงการคนใดคนหนึ่งที่ต้องจดจำ ด้วยเหตุนี้เองที่บริการการจัดการโครงการมีค่ามาก ตัวอย่างที่สองคือโครงการ Zoho และโครงการการทำงานเป็นทีมแม้ว่าจะมีหลายสิบในตลาดสำหรับทีมที่มีขนาดและความซับซ้อนที่หลากหลาย

เมื่อทีมใช้แพลตฟอร์มการจัดการโครงการงานทั้งหมดจะถูกบันทึกในระบบและทุกคนที่ต้องการเห็นพวกเขาจะเห็น (หรือบางครั้งพวกเขาจะปรากฏให้ทุกคนเห็นทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเครื่องมือ) แต่ละงานมีผู้รับโอนและวันครบกำหนด โดยทั่วไปมักจะมีข้อมูลเพิ่มเติมที่อธิบายว่างานนี้ยังไม่ได้อยู่ในจานหรือมีการใช้งานหรือเสร็จสมบูรณ์ บางแพลตฟอร์มตรวจสอบโดยละเอียดยิ่งขึ้นถึงระดับเปอร์เซ็นต์ของความสำเร็จของแต่ละงาน ดังนั้นผู้จัดการโครงการสามารถตรวจสอบงานได้ตลอดเวลาเพื่อดูสถานะโดยไม่ต้องเดินไปที่โต๊ะทำงานของใครบางคนแตะคนที่ไหล่และถาม มันเปลี่ยนลักษณะของการสื่อสารอย่างสมบูรณ์

เครื่องมือการจัดการโครงการรวมศูนย์ข้อมูลและให้ทุกคนเข้าถึงได้ ในที่สุดเอกสารเป็นเพียงรูปแบบหนึ่งของการสื่อสาร

Peter Clarkson ผู้อำนวยการที่ Maestro Development ซึ่งทำให้แพลตฟอร์มการจัดการโครงการ Maestro Project Office เป็นอดีตผู้จัดการโครงการที่มีการจัดการหลายพันโครงการ “ ฉันทำการตรวจสอบโปรเจ็กต์ที่ไม่ดีมากมายฉันเป็นที่รู้จักในฐานะศิลปินที่ได้รับการประกันตัว” เขาบอกกับฉัน "คงเส้นคงวาผูกติดอยู่กับการขาดวิธีการและขาดความรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นในโครงการ: ไม่บันทึกการประชุมประเด็นการกระทำ"

เมื่อ Clarkson อธิบายวันของเขาในฐานะผู้จัดการโครงการความสำคัญของการสื่อสารและผู้จัดการโครงการที่เชื่อมต่อกับการสื่อสารทุกบิตจะเห็นได้ชัด “ ในฐานะผู้จัดการโครงการฉันมักจะอ้างว่าฉันขี้เกียจเพราะฉันไม่เคยมอบหมายอะไรให้กับตัวเองเลย” เขากล่าว "ทั้งหมดที่ฉันทำคือเดินไปรอบ ๆ และพูดคุยกับผู้คนหรืออ่านรายงานหรือตรวจสอบในฐานข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นและถูกบันทึกไว้ แต่ไม่มีใครทำอะไรกับฉันจะอ่านรายงานการประชุมจากการประชุมต่างๆ จริง ๆ แล้วไม่ไป " เขากล่าวว่าเขาใช้เวลาหนึ่งในสามของวันทำงานของเขาในเครื่องมือการบริหารโครงการและฐานข้อมูลที่ทีมใช้

ประชุมกันเรื่อย ๆ

โครงการและทีมโครงการส่วนใหญ่พึ่งพาการประชุมในระดับหนึ่ง ดังที่เวสต์แลนด์อธิบายว่า "ก่อนที่เครื่องมือออนไลน์ผู้จัดการโครงการจะจัดการประชุมแบบ stand-up ทุกสัปดาห์โดยที่ทุกคนระบุว่างานที่พวกเขาทำอยู่นั้นงานใดที่พวกเขาทำเสร็จแล้วและสถานะของงานหรืองานอื่น ๆ " แต่ด้วยแพลตฟอร์มการจัดการโครงการในสถานที่ที่ข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกและทำให้มองเห็นได้ยังมีจุดที่จะมีการประชุมหรือไม่?

จริง ๆ แล้วใช่ ในขณะที่การสื่อสารได้รับการปรับปรุงอย่างมากด้วยเครื่องมือออนไลน์การประชุมยังคงเป็นประโยชน์ “ ไม่ใช่ว่าคุณยังไม่มีสแตนอัพมันเป็นเพียงแค่การเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์เท่านั้นแทนที่จะเป็นงานประจำสัปดาห์คุณสามารถกลายเป็นการประชุมแบบปักษ์สัปดาห์ซึ่งผู้จัดการโครงการกำหนดวิสัยทัศน์และทำให้แน่ใจว่าทุกคน รู้ว่าพวกเขาต้องไปที่ไหนหรือพาลูกค้ามาพูดคุยเกี่ยวกับเหตุผลที่โครงการกำลังส่งมอบมันกลายเป็นกลยุทธ์มากกว่าเซสชันการดำเนินการ "Westland กล่าว

วางแผนสำหรับงานศพ

การสื่อสารเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของทุกโครงการไม่เพียง แต่ในขั้นตอนการวางแผนและการประชุมกำหนดการ แต่ยังตลอดหลักสูตรของโครงการและแม้หลังจากเสร็จสิ้น การประชุมการชันสูตรศพเป็นการให้โอกาสสุดท้ายแก่สมาชิกในทีมในการสื่อสารสิ่งที่ผิดพลาดในโครงการ

สมาชิกในทีมควรซื่อสัตย์และเปิดรับความคิดเห็นของพวกเขา แต่ที่สำคัญผู้จัดการโครงการต้องรับฟังความคิดเห็นบันทึกและอ้างอิงในครั้งต่อไปที่เกิดโครงการที่คล้ายกันขึ้นมา

แพลตฟอร์มการจัดการโครงการสามารถเป็นแหล่งข้อมูลอ้างอิงที่ดีหลังจากสิ้นสุดโครงการ ทีมส่วนใหญ่ได้รับประโยชน์จากการตรวจสอบรายงานและประวัติโครงการของพวกเขาเพื่อให้เข้าใจได้ดีขึ้นว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีบางสิ่งผิดพลาด

สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้ประโยชน์สูงสุดจากบริการจัดการโครงการ Editors 'Choice สองทางคุณสามารถอ่าน 7 วิธีในการทำให้การจัดการโครงการง่ายขึ้นในโครงการทำงานเป็นทีมและ 5 คุณสมบัติโครงการ Zoho เพื่อจัดระเบียบธุรกิจของคุณ