จัดระเบียบ: ฉันจะเปลี่ยนไปทำงานในระบบคลาวด์ได้อย่างไร

หลังจากหลายปีที่ทำงานในระบบไฮบริดที่มีไฟล์บางไฟล์อยู่ในเครื่องและบางตัวอยู่ในระบบคลาวด์ฉันเพิ่งเปลี่ยนมาทำงานแบบออนไลน์ทั้งหมด ฉันเลือกใช้ Google Drive แต่อาจเป็นบริการที่คล้ายกันเช่น Microsoft Office Online

นี่คือวิธีที่ฉันย้ายไปสู่สภาพแวดล้อมใหม่ข้อดีและข้อเสียของการทำงานออนไลน์ทั้งหมดและคำแนะนำหากคุณกำลังคิดที่จะเปลี่ยนเช่นกัน

ทำไมฉันย้ายไปที่ Google Drive

ฉันใช้ Google Drive มานานแล้วรวมถึง Google เอกสารชีตและสไลด์ แต่ฉันไม่เคยใช้มันสำหรับการทำงานของฉันทั้งหมดจนกระทั่งเมื่อเร็ว ๆ นี้

การตั้งค่าก่อนหน้าของฉันมีไฟล์บางไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของฉัน (สำรองไว้) และมีไฟล์จำนวนหนึ่งที่อาศัยอยู่เช่น Google เอกสารและไฟล์ออนไลน์อื่น ๆ ส่วนใหญ่ฉันใช้ Google Drive สำหรับไฟล์ที่ทำงานร่วมกันเช่นเอกสารเพื่อวางแผนวันหยุดพักผ่อนกับเพื่อน ๆ

เหตุผลสำคัญอย่างหนึ่งที่ฉันตัดสินใจย้ายไปที่คลาวด์ทั้งหมดเนื่องจากฉันใช้อุปกรณ์ต่าง ๆ มากมายมากกว่าที่เคยเป็นมา ในวันใดวันหนึ่งฉันอาจต้องการทำงานให้เสร็จจากอุปกรณ์ที่ต่างกันประมาณห้าเครื่องขึ้นอยู่กับว่าฉันอยู่บ้านประชุมประชุมเดินทางหรือที่อื่น ฉันมีเดสก์ท็อป Mac, Chromebook Pixel ที่พกพาได้ แต่ไม่เหมาะสำหรับการประชุมสมาร์ทโฟนและแล็ปท็อป และบางครั้งฉันก็ทำงานกับคอมพิวเตอร์ของคนอื่น

เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ฉันต้องการทำบันทึกย่อและแก้ไขบนไฟล์ของฉันโดยตรงแทนที่จะทำบันทึกแยกต่างหากในแอปจดบันทึกเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันต้องทำในภายหลังกับไฟล์ การทำงานในระบบคลาวด์ตรงตามความต้องการและ Google Drive สามารถตอบสนองความต้องการอื่น ๆ ของฉันได้เช่นกันเช่นความเข้ากันได้กับรูปแบบไฟล์ Microsoft Office พื้นที่เก็บข้อมูลจำนวนมากและการรองรับอุปกรณ์ทั้งหมดที่ฉันมี

เมื่องานทั้งหมดของคุณอยู่ในคลาวด์คุณจะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้โดยตรง ตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต (และบางครั้งแม้ในขณะที่คุณไม่มี) คุณสามารถแก้ไขไฟล์ได้ ไม่กี่ปีที่ผ่านมา Google ไดรฟ์ถึงจุดนี้ แต่ตอนนี้ที่นี่ฉันใช้มันพร้อมผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม

เคล็ดลับในการโยกย้ายไปยังคลาวด์

เมื่อตัดสินใจที่จะเก็บงานทั้งหมดของคุณไว้ในระบบคลาวด์และเก็บไว้ที่ใด ๆ ในพื้นที่คุณจะพบกับความท้าทายที่ยิ่งใหญ่อย่างหนึ่งคือการหาว่าจะทำอย่างไรกับไฟล์เก่าทั้งหมดของคุณ คำแนะนำของฉันคือ ไม่ต้องกังวลกับไฟล์เก่า มากเกินไป อย่าเสียเวลาพยายามโยกย้ายหรือจัดระเบียบข้อมูลเก่าทั้งหมดของคุณอย่างสมบูรณ์แบบซึ่งคุณอาจไม่เคยดูอีกต่อไป

ให้ เน้นที่วิธีที่คุณจะจัดระเบียบหรือจัดเก็บข้อมูลใหม่ในอนาคต ในกรณีของฉันฉันเริ่มใช้ Google Drive สำหรับเอกสารใหม่ของฉันทันที ฉันสร้างโฟลเดอร์ใหม่ใน Google ไดรฟ์ออนไลน์ที่สะท้อนระบบองค์กรเดียวกับที่ฉันเคยใช้บนเดสก์ท็อป เมื่อฉันเริ่มไฟล์ใหม่ฉันสร้างเป็น Google Doc ฉันให้ความสำคัญกับปัจจุบันมากกว่าอดีต

ฉันมีไฟล์ไม่กี่ไฟล์ที่ฉันจะจัดว่าเป็นไฟล์เก่าหรือใหม่ แต่ "ต่อเนื่อง" ไฟล์ต่อเนื่องเป็นไฟล์ที่ฉันสร้างมานาน แต่ก็ยังมีความเกี่ยวข้องและมีการใช้งานในปัจจุบัน ในกรณีของฉันพวกเขามักจะเป็นสเปรดชีตที่ฉันบันทึกการทำงานขณะที่ฉันทำมัน ตัวอย่างเช่นฉันมีไฟล์ต่อเนื่องที่ฉันติดตามบทความที่ฉันเขียนวันที่เผยแพร่และข้อมูลเมตาอื่น ๆ ฉันเพิ่มมันอย่างต่อเนื่องและมันก็มีประโยชน์และเกี่ยวข้องเสมอแม้ว่าฉันจะสร้างมันขึ้นเมื่อหลายปีก่อน

ในการโยกย้ายไฟล์ต่อเนื่องเหล่านี้ฉันเพียงอัปโหลดไฟล์ไปยัง Google Drive ทีละไฟล์และแปลงเป็นไฟล์ที่จัดรูปแบบโดย Google ไฟล์ Excel กลายเป็น Google ชีต ง่าย.

เหตุผลที่ฉันทำทีละคนก็เพื่อตรวจสอบและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาจะเปิดและเนื้อหาไม่ได้อ่านไม่ออก โชคดีที่ทุกอย่างถ่ายโอนได้อย่างราบรื่น ถึงกระนั้นฉันยังคงเก็บไฟล์ต้นฉบับที่มีค่าสูงเหล่านั้นไว้ในคอมพิวเตอร์ของฉันประมาณหนึ่งเดือนในกรณีที่ทำให้ฉันได้รับคำแนะนำอีกชิ้นหนึ่ง: เก็บสำเนาไฟล์สำคัญของคุณไว้เป็นระยะเวลาซ้อนกัน

หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นกับการย้ายข้อมูลของคุณคุณจะต้องการต้นฉบับ มันเหมือนกับว่าเมื่อคุณฝากเช็คแบบกระดาษจากระยะไกลโดยใช้แอพมือถือและธนาคารส่งข้อความถึงคุณว่า "ทำไมคุณไม่ลองใช้เช็คนั้นจนกว่ามันจะเคลียร์?"

คำแนะนำอีกข้อหนึ่งคือการ ทดสอบว่าบริการทำงานบนอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณ เปิดไฟล์ต่าง ๆ ตอนนี้ปิด Wi-Fi แล้วลองเปิด เป็นไปได้หรือไม่เช่นคุณมีสำเนาออฟไลน์ของไฟล์ที่คุณคาดว่าจะมี (เพิ่มเติมในการเข้าถึงออฟไลน์ในอีกสักครู่) หรือไม่? คุณสามารถแก้ไขได้ไหม คุณจำเป็นต้องติดตั้งแอพหรือปลั๊กอินเพื่อทำงานที่คุณต้องการหรือไม่? มันยากกว่าที่คุณคิดว่าจะให้เวลากับการทดสอบเหล่านี้ แต่มันจะทำให้คุณเต้นได้ดีขึ้นและไม่สามารถทำสิ่งที่คุณวางแผนไว้ได้

เมื่อฉันเริ่มทำงานกับระบบใหม่ของฉันใน Google ไดรฟ์ (แต่ยังอยู่ในช่วงเวลาที่ทับซ้อนกันก่อนที่ฉันจะลบข้อมูลที่เก็บไว้ในเครื่องของฉันทั้งหมด) ฉันจึงติดตั้งส่วนประกอบการซิงค์ Google Drive บนคอมพิวเตอร์ของฉัน มูลค่าของข้อมูลไปยังคลาวด์ ฉันไม่ได้ทดสอบทุกไฟล์เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาแปลงเป็น Google ไดรฟ์อย่างหมดจดวิธีที่ฉันทำกับไฟล์ที่สำคัญอย่างต่อเนื่อง แต่ฉันรู้สึกดีขึ้นที่รู้ว่าฉันได้ดึงข้อมูลเก่า ๆ ของฉันในกรณีที่ฉันต้องการมัน คำแนะนำในหน้านั้น: สำรองไฟล์เก่า แต่อย่าใช้เวลานานเกินไป

ในการชั่งน้ำหนักความเสี่ยงและผลตอบแทนสิ่งอำนวยความสะดวกและความไม่สะดวกฉันรู้สึกว่าการสำรองข้อมูลเก่าของฉันซึ่งฉันอาจไม่ต้องการอีกครั้งไปที่ Google ไดรฟ์และเรียกมันว่าวันเดียวก็เพียงพอแล้วสำหรับฉัน

มีข้อดีและข้อเสียอื่น ๆ เช่นกัน โปรดทราบว่าฉันไม่ได้แสดงรายการมืออาชีพทุกคน แต่มีเพียงบางส่วนเท่านั้นที่เกี่ยวข้องกับการใช้ Google ไดรฟ์สำหรับไฟล์งานโดยเฉพาะ

การทำงานในคลาวด์: ข้อดี

สำรองข้อมูลอัตโนมัติ ฉันรู้ว่าคนส่วนใหญ่ที่ไม่ได้สำรองข้อมูลของพวกเขาในขณะนี้จะไม่เริ่มเวลาใด ๆ ในไม่ช้า เมื่อคุณทำงานใน Google Drive คุณไม่ต้องคิดถึงการสำรองข้อมูล มันเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติและบ่อยครั้ง

พื้นที่มาก! Google Drive มาพร้อมกับพื้นที่จำนวนมาก ทุกคนที่มีบัญชี Google จะได้รับอย่างน้อย 15GB แต่การซื้อเพิ่มเติมนั้นถูก นอกจากนี้ยังมีช่องโหว่อื่น ๆ ที่ช่วยให้คุณมีพื้นที่มากขึ้น ตัวอย่างเช่นไฟล์ที่คุณสร้างใน Google Drive เช่น Google เอกสารจะไม่นับรวมในขีด จำกัด พื้นที่เก็บข้อมูลของคุณ! มันใหญ่มาก

เข้ากันได้กับ Office ในขณะที่ฉันสร้างและแก้ไขไฟล์เฉพาะใน Google Drive ไม่ใช่ทุกคนที่ฉันทำงานด้วย หลายคนยังคงใช้ Microsoft Office ด้วย Google Drive คุณสามารถส่งออกไฟล์ประเภทใด ๆ ของ Google เป็นรูปแบบ Microsoft ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้งฉันสามารถเปลี่ยน Google เอกสารเป็นไฟล์. docx

การทำงานร่วมกัน. สำหรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ไม่มีอะไรจะชนะ Google Drive คุณสามารถแชร์ไฟล์กับผู้ใช้คนอื่นจัดการว่าใครสามารถดูและแก้ไขและยังมีการแชทกับผู้ทำงานร่วมกันในขณะที่คุณทำงานกับไฟล์ด้วยกัน

การซิงค์ในท้องถิ่น ดังที่ฉันได้กล่าวไปแล้วฉันสามารถสำรองไฟล์เก่าของฉันไปยัง Google ไดรฟ์ได้อย่างรวดเร็วเนื่องจากมีองค์ประกอบการซิงค์ในเครื่อง คุณลักษณะนี้ช่วยให้ Google ไดรฟ์ทำงานเป็นสองเท่าเป็นชุดสำนักงานความร่วมมือออนไลน์และโปรแกรมซิงค์ไฟล์และสำรองข้อมูล

ราคา. Google Drive ฟรี Microsoft Office มีค่าใช้จ่ายประมาณ $ 100 ต่อปี ฉันต้องการพูดอีกหรือไม่

การทำงานในคลาวด์: ข้อเสีย

ความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย ผู้ที่ไม่ต้องการใช้บริการคลาวด์เลยกังวลเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยเสมอ มีคนอื่นกำลังจัดเก็บข้อมูลของคุณในสถานที่ที่คุณอาจไม่สามารถระบุได้ Google เข้ารหัสไฟล์ของคุณที่เก็บไว้ในไดรฟ์โดยค่าเริ่มต้น แต่ บริษัท ยังจัดการกุญแจให้คุณด้วยซึ่งเป็นธงสีแดงสำหรับบางคน หากคุณไม่ไว้วางใจ บริษัท ที่จัดเก็บไฟล์ของคุณหรือหากไฟล์ของคุณมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนการโยกย้ายไปยังคลาวด์อาจไม่เหมาะกับคุณ

เข้าถึงแบบออฟไลน์ การทำงานบนคลาวด์หมายความว่าคุณต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต การนำทางออนไลน์กับกฎและการกำหนดค่าแบบออฟไลน์อาจเป็นความเจ็บปวดอย่างแท้จริง บางครั้งสิ่งผิดปกติหรือไม่เป็นไปตามที่คุณคาดไว้

ด้วย Google ไดรฟ์เป็นไปได้ที่จะทำงานแบบออฟไลน์ซึ่งยอดเยี่ยมยกเว้นมีคำเตือนจำนวนมากและตรงไปตรงมาฉันไม่ได้จดจำพวกเขา ฉันรู้ว่าฉันต้องใช้เบราว์เซอร์ Chrome เพื่อให้ทำงานได้ แต่ฉันลืมรายละเอียดบ่อยครั้ง ฉันพบว่าการโหลดไฟล์ที่ฉันต้องการใช้งานก่อนที่ฉันจะออกจากพื้นที่ด้วย Wi-Fi เป็นวิธีแก้ปัญหาที่ดี แต่ถ้าฉันใช้ Chrome จากนั้นฉันสามารถทำงานกับไฟล์เหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย (ตราบใดที่ฉันไม่ปิดแท็บโดยไม่ตั้งใจ)

แต่มันอาจจะยุ่ง

เมื่อฉันแก้ไขออฟไลน์เสร็จแล้วฉันยังต้องเชื่อมต่ออุปกรณ์กับอินเทอร์เน็ตเพื่อรับการเปลี่ยนแปลงในระบบคลาวด์ บางครั้งก็ทำให้เกิดปัญหา สมมติว่าฉันทำงานแบบออฟไลน์บนแล็ปท็อปขณะที่ฉันอยู่บนเครื่องบิน เครื่องบินลงจอดฉันขึ้นแท็กซี่แล้วจำการเปลี่ยนแปลงอื่นที่ฉันต้องการได้ หากฉันเปิดโทรศัพท์และโหลดไฟล์โดยใช้การเชื่อมต่อข้อมูลฉันจะเห็นสำเนาเก่าก่อนการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ฉันทำบนเครื่องบินเพราะฉันยังไม่ได้ซิงค์ สมมติว่าฉันลืมจุดนั้นและฉันทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยผ่านทางโทรศัพท์ เมื่อฉันเชื่อมต่อแล็ปท็อปของฉันกับอินเทอร์เน็ตในที่สุด Google ก็จะบอกฉันว่ามีอะไรบางอย่างผิดปกติ มีวิธีแก้ปัญหา แต่ไม่มีวิธีใดที่สะอาดหรือเรียบง่าย เตรียมพร้อมที่จะคัดลอกและวาง

การค้นหาใช้งานได้ยกเว้นเมื่อไม่เป็นเช่นนั้น เมื่อคุณจัดเก็บไฟล์ด้วย Google ชื่อแรกในการค้นหาทางอินเทอร์เน็ตคุณมีความคาดหวังสูงสำหรับเครื่องมือค้นหา การค้นหาไฟล์ใน Google ไดรฟ์นั้นได้รับผลกระทบหรือพลาดไปสำหรับฉัน เมื่อฉันค้นหาด้วยชื่อไฟล์ฉันมีแนวโน้มที่จะพบสิ่งที่ฉันต้องการ แต่ไม่เสมอไป ขีดเส้นใต้ในชื่อไฟล์โดยเฉพาะอย่างยิ่งดูเหมือนจะโยน Google สำหรับวง ฉันมีไฟล์ชื่อ 160530_SIN_RR_ แผนภูมิการทำงานร่วมกัน แต่เมื่อฉันค้นหา "การทำงานร่วมกัน" ภาพด้านล่างแสดงสิ่งที่เกิดขึ้น

Google ทำการค้นหาเนื้อหาของไฟล์ของคุณซึ่งช่วยได้ แต่อาจยังต้องใช้การทดลองและข้อผิดพลาดเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ เมื่อผู้ทำงานร่วมกันคนอื่น ๆ แชร์ไฟล์กับคุณสิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่ฉันมักจะหาเวลาที่ยากที่สุดไม่ว่าจะมีหรือไม่มีการค้นหา ฉันต้องพึ่งพาไฟล์ที่มีเครื่องหมายดาว (รายการโปรด) รวมถึงรายการไฟล์ล่าสุดที่ Google ไดรฟ์ให้บริการค่อนข้างมาก

การรบกวนออนไลน์ ในการทำงานใน Google เอกสารคุณต้องเปิดหน้าต่างเบราว์เซอร์และสำหรับบางคนการออนไลน์เป็นความลาดชันลื่น สำหรับฉันมันไม่ได้เป็นปัญหามากนัก ฉันใช้เครื่องมือและลูกเล่นต่าง ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดการรบกวน แต่สำหรับคนอื่น ๆ การอยู่ในโลกออนไลน์นั้นเป็นการเชิญให้ท่องเว็บและไม่ได้ทำงานให้สำเร็จ หากคุณทำงานได้ดีขึ้นเมื่อคุณถอดปลั๊กออกจากอินเทอร์เน็ตการทำงานในคลาวด์อาจไม่เหมาะกับคุณ

คุณ ควรย้ายไปยังคลาวด์หรือไม่

การทำงานเฉพาะในคลาวด์นั้นมีข้อดี แต่ก็มาพร้อมกับความผิดหวัง ดังที่ฉันได้กล่าวไว้การทำงานออนไลน์ไม่ได้แปลว่าใช้ Google Drive แต่ข้อดีและข้อเสียหลายอย่างจะเหมือนกันในโซลูชันที่คล้ายกัน คำถามบางข้อที่คุณควรถามตัวเองก่อนที่จะย้ายไปที่คลาวด์คือ:

• ฉันมีความน่าเชื่อถือในการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตเป็นส่วนใหญ่หรือไม่?
• ฉันยินดีที่จะเรียนรู้กฎการทำงานออฟไลน์กับออนไลน์หรือไม่
• การทำงานในระบบคลาวด์จะทำให้ฉันสามารถเข้าถึงไฟล์ในแบบที่ฉันยังไม่มีตอนนี้และใช้งานได้จริงหรือไม่?
• ฉันยินดีจัดระเบียบที่เก็บงานของฉันเพื่อให้สามารถค้นหาได้ง่ายหรือไม่
• ฉันจะสามารถต้านทานสิ่งล่อใจในการท่องเว็บได้หรือไม่หากฉันเชื่อมต่ออยู่ตลอดเวลา

สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมให้ดูที่ 30 เคล็ดลับของ Google Drive