จัดระเบียบ: วิธีทำงานร่วมกันใน microsoft office ใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ

คุณลักษณะใหม่ที่ใหญ่ที่สุดใน Microsoft Office 2016 คือช่วยให้สามารถแก้ไขการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ การอนุญาตให้บุคคลมากกว่าหนึ่งคนทำงานกับไฟล์ในเวลาเดียวกันและให้ทุกฝ่ายเห็นการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากผู้ทำงานร่วมกันทำให้พวกเขากลายเป็นจุดขายของห้องชุดสำนักงานคู่แข่งมานานแล้วเช่น Google Drive พร้อมเอกสารแผ่นงานและอื่น ๆ ออนไลน์ แอพเพิ่มประสิทธิภาพ การเขียนร่วมสดใน Office เป็นการต้อนรับหากเกินกำหนดนอกเหนือจากแอป Office การใช้คุณสมบัติการแก้ไขการทำงานร่วมกันทำให้การตั้งค่าเล็กน้อยและความรู้บางอย่าง ห้าขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยคุณเริ่มต้น

1. ตรวจสอบชื่อของคุณ

คนอื่นจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณเป็นใครเมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้ไฟล์และเริ่มแก้ไข? เปิดแอปเช่น Word หรือ Excel แล้วไปที่ไฟล์> ตัวเลือกจากนั้นบนแท็บทั่วไปคุณจะเห็นส่วนหัวที่ชื่อว่า "ปรับแต่งสำเนา Microsoft Office ของคุณ" ผู้ใช้ Mac จะพบตัวเลือกนี้ในการตั้งค่า> ผู้ใช้ ที่นี่คุณสามารถอัปเดตชื่อชื่อย่อและข้อมูลระบุตัวตนอื่น ๆ ของคุณได้ คุณอาจจะเห็นรายละเอียดบางส่วนที่กรอกตามบัญชี Microsoft ของคุณหรือข้อมูลใด ๆ ที่ได้รับจากผู้ดูแลระบบของบัญชี บริษัท ของคุณ

ไม่ว่าในกรณีใดการอัปเดตชื่อและชื่อย่อจะมีประโยชน์ถ้าคนรู้จักคุณด้วยชื่ออื่นที่ไม่ใช่ชื่อตามกฎหมายหรือชื่อที่คุณป้อน การเลือกชื่อย่อที่สามารถระบุตัวตนได้ช่วยได้เช่นกันหากคุณแบ่งปันชุดของชื่อย่อกับผู้ทำงานร่วมกันของคุณ ตัวอย่างเช่นฉันเปลี่ยนชื่อย่อทั่วไปของฉัน JD เป็น JED

2. บันทึกไฟล์ลงในคลาวด์

ไม่มีใครสามารถทำงานกับไฟล์ของคุณได้หากไฟล์นั้นไม่ได้รับการบันทึกในพื้นที่แชร์ คุณจะมีเวลาในการติดตามไฟล์ของคุณได้ง่ายขึ้นถ้าคุณบันทึกไฟล์ลงในพื้นที่ที่แชร์จากการไปแทนที่จะรอ Office 2016 เพื่อแจ้งให้คุณทำสำเนาไปยังพื้นที่สาธารณะ (ซึ่งจะทำทุกครั้งที่คุณ พยายามแชร์ไฟล์ที่บันทึกไว้ในเครื่อง)

ไปที่ไฟล์> บันทึกเป็นและเลือกตำแหน่งบน OneDrive (ผู้ใช้ตามบ้านจะเลือกตัวเลือกแรกนี้), OneDrive for Business หรือ SharePoint

3. เชิญผู้ทำงานร่วมกัน

ในการเชิญผู้ทำงานร่วมกันคุณจะต้องใช้เมนูตัวเลือกการใช้ร่วมกันซึ่งอยู่ที่มุมขวาบน มองหาไอคอน "บุคคลที่มีเครื่องหมายบวก" จากที่นี่คุณสามารถเลือก "เชิญคนอื่น"

เชิญผู้คนเปิดกล่องในหน้าต่างเดียวกับที่คุณป้อนที่อยู่อีเมลเพิ่มข้อความเพิ่มเติมและแบ่งปันไฟล์ทางอีเมล ใน Office 2016 เวอร์ชัน Mac สำหรับ Mac ปุ่มแบ่งปันยังมีตัวเลือกคัดลอกลิงก์และส่งไฟล์แนบซึ่งผู้ใช้ Windows สามารถหาได้จากบานหน้าต่างไฟล์> แชร์ ที่ด้านล่างของแผงควบคุมแชร์เป็นตัวเลือก "รับลิงก์แชร์" ซึ่งคัดลอกลิงก์ไปยังไฟล์ไปยังคลิปบอร์ดของคุณซึ่งคุณสามารถวางลงในแพลตฟอร์มการสื่อสารหรือการทำงานร่วมกันที่คุณต้องการ

4. เมื่อการแก้ไขแบบเรียลไทม์ไม่ปรากฏให้รีเฟรชเพื่อดูการเปลี่ยนแปลง

หากคุณและผู้ทำงานร่วมกันของคุณใช้ OneDrive for Business หรือ SharePoint ตำแหน่งที่ตั้งเดียวกันสำหรับการบันทึกไฟล์และคุณใช้ Office 2016 รุ่นเดียวกันคุณควรจะเห็นการเปลี่ยนแปลงของไฟล์ของคุณเมื่อเกิดการพิมพ์โดยแต่ละคนตั้งค่าสถานะโดย สีและชุดของชื่อย่อหรือรูปภาพ

แต่ถ้าผู้ทำงานร่วมกันของคุณเข้าถึงไฟล์ที่คุณแชร์ด้วยวิธีที่ต่างกันเช่นผ่าน Word เวอร์ชันออนไลน์อย่างที่ผู้ทำงานร่วมกันของฉันทำในระหว่างการทดสอบคุณอาจไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงปรากฏขึ้นแบบเรียลไทม์ ฉันต้องรีเฟรชหรืออัปเดตไฟล์ด้วยตนเอง

ที่ด้านล่างสุดของหน้าต่างค้นหาบรรทัดที่ระบุว่า "การปรับปรุงที่พร้อมใช้งาน"

รีเฟรชเอกสารโดยคลิกที่ข้อความนั้นและการเปลี่ยนแปลงของผู้ทำงานร่วมกันของคุณจะปรากฏขึ้น

5. ล็อคเนื้อหาเพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลง

บางครั้งคุณเชิญผู้ทำงานร่วมกันเพื่อช่วยแก้ไขเอกสาร แต่มีเนื้อหาบางอย่างที่พวกเขาไม่ควรเปลี่ยนแปลง คุณสามารถล็อคได้โดยใช้เครื่องมือ Block Authors ซึ่งไม่ได้ตั้งชื่อตามสัญชาตญาณ ดูเหมือนว่าจะเพิกถอนสิทธิ์การแก้ไขเมื่อจริง ๆ แล้วมันเพียงล็อคเนื้อหาที่คุณเลือกจากการแก้ไข

เน้นเนื้อหาที่คุณต้องการล็อค ไปที่บทวิจารณ์> บล็อกผู้เขียน ส่วนที่ไฮไลต์จะมีไอคอนอยู่ด้านข้างเพื่อระบุว่าไม่มีใครนอกจากคุณสามารถเปลี่ยนได้