จัดระเบียบ: วิธีทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณ | จิลล์ดัฟฟี่

อีเมลทำให้เกิดปัญหาร้ายแรงต่อประสิทธิภาพการผลิตของเราและสำหรับจิตใจของเรา กล่องจดหมายล้นที่มีน้ำหนักอยู่ในใจ การกลับมาทำงานซ้ำแล้วซ้ำอีกสร้าง "งานเกี่ยวกับการทำงาน" มากขึ้นตามที่พูดไปซึ่งไม่มีประสิทธิภาพสูงและไม่ค่อยเป็นศูนย์กลางของงานจริงที่เราต้องทำ หากฟังดูเหมือนชีวิตของคุณก็ถึงเวลาที่ต้องทำความสะอาดกล่องจดหมายนั้น

วิธีการของฉันในการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับอีเมลนั้นขึ้นอยู่กับการกระทำเล็ก ๆ น้อย ๆ และเป็นรูปธรรมที่ฉันดำเนินการทุกวันลองดู 11 เคล็ดลับสำหรับการจัดการอีเมล กล่าวอีกนัยหนึ่งการบำรุงรักษากล่องจดหมายเข้าของฉันไม่ใช่งานล้างครั้งเดียว แต่คุณจะทำอย่างไรถ้ากล่องจดหมายของคุณน่ากลัวจนคุณไม่สามารถมองเห็นได้ไกลเกินกว่าที่จะรับมือกับมันได้ในทันที ในกรณีนี้ถึงเวลาที่จะนั่งลงและยกเครื่องกล่องจดหมาย

นี่คือวิธีที่จะทำ

ขั้นตอน 1. กวาดกล่องจดหมายเข้าของคุณ

ลืมเกี่ยวกับการประมวลผลทุกข้อความในกล่องจดหมายของคุณ มันจะไม่เกิดขึ้นและจะไม่มีผลตอบแทนที่ยิ่งใหญ่ ทำการกวาดจะดีกว่า

"Sweeping" หมายถึงการเคลื่อนย้ายกลุ่มของความยุ่งเหยิงทั้งหมดไปยังอีกกลุ่มหนึ่ง ตั้งค่าโฟลเดอร์ใหม่ไม่กี่โฟลเดอร์ในโปรแกรมอีเมลของคุณและตั้งชื่อตามปีไตรมาสหรือเดือน (ไม่รวมปีปัจจุบันไตรมาสหรือเดือนเช่นอย่าสร้างโฟลเดอร์ "2013" ขึ้นอยู่กับสถานะของคุณ กล่องจดหมายและคุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับเวลา ตัวอย่างเช่นคุณอาจสร้างโฟลเดอร์เหล่านี้:

• 2010
• 2011
• 2012

หรือคุณอาจจะมี:

• 2012_Q4
• 2013_Q1
• 2013_Q2

สาเหตุที่คุณจะไม่สร้างโฟลเดอร์สำหรับปีไตรมาสหรือเดือนปัจจุบันเป็นเพราะกล่องขาเข้าของคุณจะเป็นโฟลเดอร์ "ปัจจุบัน" ในตอนนี้

ถัดไปเรียงลำดับหรือทำการค้นหาทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโปรแกรมอีเมลที่คุณใช้เพื่อแยกข้อความทั้งหมดจากช่วงเวลาหนึ่งและย้ายข้อความจำนวน มาก ไปยังโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้อง

อะไรก็ตามที่เหลืออยู่ในกล่องจดหมายของคุณนั่นคือข้อความที่คุณสามารถกังวลเกี่ยวกับการประมวลผลบางทีในวันนี้อาจจะพรุ่งนี้ แต่มีโอกาสมากขึ้นที่มันจะค่อยเป็นค่อยไปในสองสามวันถัดไป คุณไม่ต้องการทำอะไรมากเกินไปในคราวเดียว

ข้อความเก่าทั้งหมดของคุณยังคงปรากฏอยู่พวกเขาเพิ่งจะออกนอกทาง บางทีวันหนึ่งคุณอาจจะจัดการกับพวกเขา แต่ฉันเดิมพันคุณจะไม่ นั่นเป็นหนึ่งในปัญหาที่เลวร้ายที่สุดของอีเมล เราคิดว่าเรากำลังจะไปอ่านหนังสือตอบกลับหรือทำปฏิกิริยากับข้อความมากมาย แต่เราไม่เคยทำ การกวาดช่วยให้คุณสามารถกำจัดมันได้โดยไม่ต้องกำจัดออกไป ดังนั้นคุณสามารถเชื่อได้ว่าวันหนึ่งคุณอาจดำเนินการกับอีเมล 2012 ทั้งหมด (แม้ว่าคุณอาจจะไม่ได้)

ดูวิดีโอวิธีการกวาดใน Gmail

ขั้นตอนที่ 2 แบ่งส่วน

"การกวาด" จะดูแลข้อความที่คุณมีอยู่แล้ว แต่จะไม่ทำอะไรเลยสำหรับข้อความที่จะเปิดในไม่ช้าในขณะนี้ ดังนั้นเมื่อคุณมีกล่องจดหมายที่ไม่รู้สึกหายใจไม่ออกคุณจำเป็นต้องสร้างตัวกรองหรือวิธีอื่น ๆ ในการแยกแยะโดยอัตโนมัติไปข้างหน้า

วิธีหนึ่งที่จะทำได้คือใช้บัญชีอีเมลที่แตกต่างกันเพื่อจุดประสงค์ที่แตกต่างกันแทนที่จะเป็นบัญชีเดียวสำหรับทุกสิ่ง จริง ๆ แล้วฉันมีบัญชีอีเมลที่แตกต่างกันสี่บัญชีที่ฉันใช้เป็นประจำ: บัญชีหนึ่งสำหรับธุรกิจหนึ่งบัญชีสำหรับการสื่อสารส่วนตัวหนึ่งบัญชีสำหรับการช็อปปิ้งออนไลน์ (ที่ฉันเก็บใบเสร็จรับเงินติดตามพัสดุภัณฑ์รับการธนาคารและการแจ้งเตือนการยื่นภาษีอิเล็กทรอนิกส์) ขยะ." บัญชีขยะของฉันไม่ได้มีไว้สำหรับขยะจริง ๆ เป็นที่อยู่ที่ฉันใช้ในการสมัครรับจดหมายข่าวหรือบริการออนไลน์ใหม่ที่ฉันต้องการลอง แต่ในท้ายที่สุดก็ไม่สำคัญ ชื่ออื่นสำหรับเนื้อหาประเภทนี้คือ graymail ไม่ใช่จดหมายขยะเพราะคุณร้องขอและต้องการมัน ไม่มีสิ่งใดที่มีความสำคัญต่อภารกิจในบัญชีขยะนี้ดังนั้นถ้าฉันไม่ตรวจสอบเป็นเวลาหลายวันมันก็ไม่ใช่เรื่องใหญ่อะไร ฉันยังไม่ได้เปิดบัญชีขยะหรือบัญชีการช็อปปิ้งในขณะที่ฉันกำลังทำงานอยู่ดังนั้นฉันจึงไม่เคยแม้แต่จะล่อลวงฉันเลย

วิธีที่สองในการรับเอฟเฟกต์เดียวกันคือการใช้โฟลเดอร์และการเรียงลำดับอัตโนมัติ นี่เป็นวิธีที่มีประโยชน์อย่างยิ่งในการจัดการจดหมายข่าวและข้อเสนอรายวัน Outlook.com ค่อนข้างมีความซับซ้อนในเรื่องนี้และ Gmail ก็ค่อนข้างดีเช่นกัน

ไม่ว่าคุณจะตั้งค่าตัวกรองและโฟลเดอร์หรือเริ่มผลักจดหมายข่าวและใบเสร็จรับเงินสำหรับการช้อปปิ้งไปยังที่อยู่อีเมลอื่นขั้นตอนนี้ใช้เวลาสักครู่ คุณอาจต้องใช้เวลา 30 นาทีถึงหนึ่งชั่วโมงในการตั้งค่าวิธีแยกประเภทพื้นฐาน

ขั้นตอนที่ 3 ลบ

หวังว่าสิ่งที่เหลืออยู่ในกล่องจดหมายของคุณจะเป็นเพียงเศษเสี้ยวของสิ่งที่เคยมีมาก่อน สิ่งต่อไปที่ฉันจะทำคือพยายามลบสิ่งที่ไม่สำคัญ ขั้นตอนนี้อาจใช้เวลาสักครู่ แต่ฉันจะไม่เสียเวลามากเกินไป

สแกนข้อความในกล่องขาเข้าของคุณและเมื่อคุณลงจอดบนข้อความที่คุณกำลังจะลบลองเรียงลำดับกล่องจดหมายโดยผู้ส่งและดูว่ามีข้อความอื่น ๆ จากบุคคลเดียวกันนี้ที่ควรลบไหม บ่อยครั้งที่ฉันได้รับอีเมลติดตามหลายฉบับจากบุคคลหนึ่งที่พูดเหมือนกันและพวกเขาทั้งหมดควรอยู่ในเขียง

ลบมากที่สุดเท่าที่คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องติดตามเนื้อหาของข้อความใดข้อความหนึ่ง หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับข้อความเพียงฝากไว้คนเดียวตอนนี้

การลบเป็นสิ่งสำคัญสำหรับฉันเพราะมันหมายถึงการปล่อย หากข้อความไม่สำคัญและไม่มีข้อมูลที่สำคัญการลบมันเป็นสัญญาณที่ฉันไม่ต้องคิดถึงมันอีกเลย จิตใจช่วยให้ฉันเป็นอิสระจากภาระผูกพันที่อีเมลเป็นตัวแทน

คุณอาจต้องการสร้างโฟลเดอร์ชื่อ "ภายหลัง" ซึ่งเป็นไฟล์ข้อความที่ไม่สำคัญ แต่คุณยังมีเอกสารแนบทางจิตวิทยาอยู่ นี่คือข้อความที่คุณตั้งใจจะจัดการกับ "ภายหลัง" จากประสบการณ์ของฉันข้อความ "ภายหลัง" มักเป็นถังขยะที่ฉันยังไม่พร้อมที่จะปล่อย

บริการที่ยอดเยี่ยมที่เรียกว่า SaneBox ($ 6 ต่อเดือน) จะสแกนกล่องจดหมายของคุณและส่งอีเมลที่ไม่สำคัญไปยังโฟลเดอร์ใหม่ที่ชื่อว่า "@SaneLater" โดยอัตโนมัติสำหรับคุณ ในการทดสอบ SaneBox ฉันพบว่ามันทำงานได้อย่างเหลือเชื่อในการระบุสิ่งที่สำคัญกับสิ่งที่ไม่สำคัญ

ขั้นตอนที่ 4 พัฒนาระบบเปลี่ยนเป็นนิสัย

ด้วยกล่องขาเข้าที่จัดการได้และโครงสร้างพื้นฐานที่ใช้แทนการจัดเก็บอีเมลคุณจะต้องมีระบบสำหรับวิธีการจัดเก็บอีเมลของคุณ - นอกเหนือจากกฎพื้นฐานของ "อีเมลที่เกี่ยวข้องกับบทความมิถุนายน 2013 ไปที่โฟลเดอร์ 1306_JUN" แต่ เมื่อไหร่ พวกเขาอยู่ที่นั่น? คุณจะมองผ่านพวกเขา บ่อยแค่ไหน ? คุณจะทำอย่างไรกับข้อความก่อนที่จะทำการบันทึก?

ขั้นตอนนี้ยากที่สุดเพราะจะขอให้คุณสร้างกฎและพัฒนานิสัยเพื่อติดตามพวกเขาในระยะยาว กฎที่คุณสร้างควรชัดเจน คุณควรจะสามารถพูดได้ แต่พวกเขาไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์แบบหรือเด็ดขาด ไม่เป็นไรถ้าคุณหลงทางจากพวกเขาเป็นครั้งคราว คุณต้องการระบบที่ให้อภัยวันที่เลวร้ายที่นี่และที่นั่นระบบที่ช่วยให้คุณสามารถย้อนกลับได้อย่างง่ายดายหากคุณล้มเหลว

เพื่อให้คุณทราบถึงวิธีการเล่นกฎต่างๆนี่คือกฎบางส่วนของฉันในการประมวลผลอีเมล

ลบอย่างรวดเร็ว หากอีเมลไม่ต้องการการดำเนินการรวมถึงการอ่านซ้ำหรือการเก็บถาวรเพื่อการอ้างอิงฉันจะโยนมันทิ้งทันที ฉันปลูกฝังการลบข้อความอย่างรวดเร็วจนติดเป็นนิสัยโดยการลบข้อความเป็นจำนวนมากทุกเช้า เมื่อฉันไปถึงโต๊ะทำงานฉันลบข้อความได้มากเท่าที่เห็นในบัดดล โดยปกติแล้วประมาณ 60 เปอร์เซ็นต์ของข้อความที่ยังไม่ได้อ่านใหม่ของฉัน

ตอบกลับข้อความสำคัญทันทีหรือเก็บไว้ในกล่องจดหมาย หากอีเมลมีความสำคัญ - หมายถึงต้องการการดำเนินการที่ใกล้เข้ามาหรือการอ่านซ้ำอย่างลึกซึ้งและอาจเป็นการตอบกลับ - ฉันดำเนินการทันทีหรือปล่อยให้มันอยู่ในกล่องจดหมายจนกว่าฉันจะดำเนินการตามปกติภายในหนึ่งหรือสองวัน สามารถอยู่ในกล่องจดหมายได้สูงสุดหนึ่งเดือน หลังจากผ่านไปหนึ่งเดือนฉันต้องลงมือทำ นั่นคือกำหนด

ไฟล์ในตอนท้ายของวัน หากข้อความมีข้อมูลที่ฉันต้องการ แต่ไม่ต้องการการดำเนินการในทันทีมันควรถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้อง (หรือบันทึกไว้ในเดสก์ท็อปของฉัน) ภายในสิ้นวันหรือท้ายสัปดาห์ถ้าฉันยุ่งมาก .

ทำความสะอาดกล่องจดหมายช่วงบ่ายวันศุกร์ บ่ายวันศุกร์ฉันให้เวลา 10 ถึง 20 นาทีในการเรียงลำดับอะไรก็ตามที่อยู่ในกล่องจดหมายและอาจทำสิ่งที่ไม่ต้องการการตอบสนองเป็นเวลานาน เมื่อฉันออกจากสำนักงานฉันควรจะเห็นพื้นที่สีขาวหนึ่งหรือสองนิ้วที่ด้านล่าง (ห้องเพื่อเติมเต็มอีกครั้งในช่วงสุดสัปดาห์)

ดูที่ด้านล่างของกล่องจดหมาย กฎประจำวันนี้เป็นกฎที่ฉันใช้ชีวิตในระดับพื้นฐานที่สุด: ดูที่ด้านล่างของกล่องจดหมายเสมอ ไม่เหมือนกับ Inbox Zero ฉันตั้งเป้าหมายว่าจะไม่มีข้อความในกล่องจดหมายเกินกว่าที่ฉันเห็นบนหน้าจอ มันง่ายมาก มันให้อภัย มันยืดหยุ่นดี มันเป็นเป้าหมายที่สมเหตุสมผลและสามารถบรรลุได้ และไม่ต้องทำตามกฎนี้อย่างสม่ำเสมอ มันเล่นเป็นนิสัยเมื่อฉันเริ่มเล็งเห็นที่ด้านล่างของกล่องจดหมายของฉันมันกลายเป็นเป้าหมายของจิตใต้สำนึก

โซลูชันระยะยาวในการจัดการอีเมล

ทุกองค์กรต้องทำตามกติกาอย่างแท้จริงและสิ่งที่ยึดกฎไว้ด้วยกันก็คือนิสัย นิสัยเป็นวิธีที่คุณทำกฎ หากกฎว่างเปล่าถังขยะอีเมลในตอนท้ายของวันนิสัยก็มักจะคลิกขวาเพื่อทิ้งถังขยะก่อนที่คุณจะออกจากโปรแกรมอีเมล (หรือการตั้งค่าโปรแกรมอีเมลของคุณเพื่อลบถังขยะโดยอัตโนมัติเมื่อเลิก) หากกฎคือตอบอีเมลจากเจ้านายของคุณในตอนท้ายของวันนิสัยอาจจะเรียงลำดับข้อความจากเจ้านายของคุณลงในโฟลเดอร์พิเศษโดยอัตโนมัติและตรวจสอบโฟลเดอร์นั้นทุกวันเวลา 16.00 น.

การจัดการอีเมลที่ดีและมีประสิทธิภาพเป็นเรื่องเกี่ยวกับระบบที่คุณใช้ไม่ใช่ซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ แอพคุณลักษณะและปลั๊กอินอาจช่วยแก้ปัญหาเฉพาะที่คุณมีกับอีเมลได้ แต่หากพวกเขาไม่ได้ประกอบไปด้วยระบบกฎหรือวิธีการที่ครอบคลุมมากขึ้นสำหรับนิสัยที่ติดตัวพวกเขาจะไม่ได้รับผลตอบแทนระยะยาว